Ať už jde o služební cesty nebo daně, možná budete muset v určitém okamžiku vyplnit formulář výdajů. Pokud náhodou nemáte společnost nebo konzultanta, který by vám šablonu poskytl, můžete si ji vytvořit pomocí šablony poskytnuté aplikací Word.
Nastavení výdajového formuláře
Podání výkazu výdajů je nezbytnou součástí každé pracovní cesty. I když každá společnost může mít svá vlastní pravidla, která je třeba dodržovat, pokud jde o proplácení, obecná struktura formuláře (a položky v něm) zůstane docela konzistentní bez ohledu na to, kde se nacházíte.
Pokud vyplňujete výdajový formulář pro vaši společnost, zjistěte si nejprve, zda má pokyny, které byste měli dodržovat, nebo šablonu, kterou byste měli použít.
Pokud si potřebujete vytvořit svůj vlastní výdajový formulář, Word nabízí docela pěknou šablonu, která vám pomůže začít. I když to nemusí přesně splňovat vaše požadavky, je to dobré místo, kde začít.
Nejprve otevřete Word. Na levé straně úvodního pole klikněte na „Nový“.
Ve vyhledávací liště vyhledejte „výdaje“.
Stiskněte „Enter“ pro zobrazení dostupné šablony a poté klikněte na výsledek.
Objeví se nové okno s názvem a popisem šablony spolu s náhledem šablony. Klikněte na „Vytvořit“.
Zobrazí se vaše nová šablona výdajového formuláře. Podívejte se na něj a upravte potřebné části. Ujistěte se, že barvy a typografie odpovídají vizuálním pokynům vaší společnosti.
Jakmile provedete příslušné úpravy, můžete šablonu uložit, dokud nebudete připraveni sledovat své výdaje. Pravděpodobně je dobré si vše zaznamenávat za pochodu, místo abyste čekali, až výlet skončí, a udělali to všechno najednou, protože je snadné zapomenout na něco, co jste si koupili několik dní předtím.
Zde jsou nejčastější položky výdajů, které lidé obvykle sledují:
Hotel
Doprava (zahrnuje letenky, veřejnou dopravu a poplatky za pronájem a někdy i ujeté kilometry)
Pohonné hmoty
Stravování
Telefon (Mnoho společností vyžaduje, abyste si pro místní komunikaci zakoupili SIM kartu, zatímco jiným může platit roamingové poplatky)
Zábava (Toto spadá do kategorie „přiměřené úhrady“. Pravděpodobně je dobré získat předběžný souhlas, než vezmete své klienty na dobrý čas. Pokud tak neučiníte, pak se ujistěte, že to nepřeháníte, protože by to mohlo mít problémy s vaší společností.)
Smíšený
Pravidlem dobré praxe je, že je vždy nejlepší získat předběžné schválení výdajů před cestou, abyste se vyhnuli konfliktu ohledně proplácení poté, co jste již peníze utratili. Pamatujte také na limit útraty společnosti založený na různých lokalitách. Většina společností poskytne zvýšené limity výdajů, pokud cestujete někam, kde jsou věci dražší.
Ujistěte se, že držíte krok se všemi svými účtenkami, zdokumentujte všechny své výdaje, vyplňte výkaz výdajů a můžete vyrazit!