Elektronická pošta se stala nepostradatelnou součástí každodenní komunikace a je považována za standardní metodu pro formální výměnu zpráv. Zatímco chatovací aplikace jsou ideální pro neformální konverzace, e-maily představují ověřený způsob, jak zasílat důležité informace, které lze snadno odesílat, kopírovat nebo skrýt před konkrétními příjemci. Mnoho oblíbených e-mailových služeb je dostupných zdarma, například Google a Microsoft nabízejí bezplatné i placené firemní účty. Samotný proces odeslání nebo přijetí e-mailu vyžaduje pouze přístup k prohlížeči a základní znalost psaní a odesílání.
Automatizace e-mailových systémů
E-mailové systémy jsou do značné míry automatizované, aby uživatelům usnadnily práci. Mezi běžné automatické funkce patří například zprávy o nepřítomnosti, které se aktivují, když je uživatel mimo kancelář a nemůže odpovídat na e-maily. Dále jsou to podpisy, pravidla pro třídění e-mailů, automatické přeposílání zpráv na jiné adresy a blokování nevyžádané pošty.
Automatizované zprávy z podsystému doručování pošty jsou generovány, když se e-mail nepodaří doručit příjemci. Vrácená zpráva informuje o tom, že odeslaný e-mail nedorazil. K selhání doručení obvykle dochází do několika minut od odeslání, v některých případech to však může trvat i několik hodin, v závislosti na e-mailovém systému příjemce.
Řešení problémů s nedoručenou poštou
Pokud obdržíte e-mail s oznámením o nedoručení, znamená to, že vámi odeslaná zpráva nebyla doručena. Tento problém se obvykle týká pouze konkrétního e-mailu. K vyřešení situace je nutné nejprve identifikovat e-mail, z něhož byla zpráva vrácena. Zjistíte to otevřením e-mailu z podsystému doručování pošty. V této zprávě je obvykle uveden e-mail, který nebyl doručen, a také důvod, proč k nedoručení došlo.
Mezi nejčastější důvody nedoručení e-mailů patří:
Plná schránka příjemce
I když se může zdát, že e-mailové schránky mají neomezenou kapacitu, i schránky o velikosti 10 GB nebo 15 GB mají své limity. Jakmile je kapacita vyčerpána, e-mailový účet nemůže přijímat další zprávy, dokud se místo neuvolní. Pokud se vám e-maily zaslané na konkrétní účet neustále vrací, může to znamenat, že má příjemce přeplněnou schránku. V takovém případě je vhodné požádat příjemce o vyčištění schránky, aby se uvolnilo místo pro nové e-maily.
Neaktivní nebo pozastavený e-mailový účet
E-mailové účty lze mazat, ať už ručně uživatelem, nebo automaticky. Mohou být také pozastaveny, pokud porušují podmínky služby domény. U pracovních e-mailů může dojít k pozastavení z důvodu vypršení předplatného. V takovém případě se v zprávě o nedoručení obvykle objeví text, že daný e-mail nebyl nalezen. I v tomto případě je nutné kontaktovat příjemce jiným způsobem, aby problém vyřešil.
Nesprávná e-mailová adresa
Pokud odešlete e-mail na neexistující adresu, tedy pokud jste se překlepli v e-mailové adrese, zpráva se vrátí zpět. Stejně jako se nedoručí dopis zaslaný na neexistující adresu, ani e-mail se nedostane k příjemci. Proto je vždy důležité pečlivě zkontrolovat, zda je e-mailová adresa správná. Může jít o chybu v doméně, nebo o překlep v zadané adrese.
Závěrem
Zprávy od podsystému doručování pošty vám signalizují, že se váš e-mail nepodařilo doručit. Zpráva může, ale nemusí obsahovat důvod, proč k nedoručení došlo. Často je doprovázena chybovým kódem nebo odpovědí ze serveru, na který byl e-mail zaslán. Tyto informace vám mohou pomoci identifikovat příčinu problému a vyřešit jej. V případě potřeby můžete vyhledat specifický chybový kód online a získat tak více informací o důvodu selhání doručení.