Formát PDF se stal preferovanou volbou pro sdílení dokumentů online. Ačkoliv mnoho uživatelů vytváří své dokumenty v textových procesorech, jako je MS Word, pro online publikaci je často převádějí do PDF. MS Word nabízí vestavěnou funkci pro export dokumentů do PDF, což je praktické a zajišťuje dokonalé zobrazení. Nicméně, jednou z nevýhod je často zbytečně velká velikost takto vytvořeného PDF souboru, zvláště pokud obsahuje obrázky. To představuje problém při publikování online nebo odesílání e-mailem. Naštěstí existuje jednoduchý způsob, jak optimalizovat PDF soubory vyexportované z MS Word.
Optimalizace exportu do PDF
Pro export dokumentu do PDF, otevřete požadovaný soubor a v menu zvolte „Soubor“ a poté „Exportovat“.
V zobrazeném okně „Exportovat“ klikněte na tlačítko „Vytvořit PDF/XPS“. Otevře se dialogové okno „Publikovat jako PDF nebo XPS“, kde můžete dokument uložit.
Redukce velikosti souboru
Při exportu dokumentu máte možnost optimalizovat velikost PDF souboru. Výchozí nastavení je „Standardní“, které však vytváří objemnější soubory. Pro dosažení menší velikosti souboru vyberte v dialogovém okně „Publikovat jako PDF nebo XPS“ možnost „Minimalizovat velikost“.
Výběr standardních písem
V MS Word můžete používat různá písma nainstalovaná ve vašem systému. Problémem je, že ne každý má stejná písma. Při odeslání souboru ve formátu MS Word se písmo nepřiloží. Exportem do PDF se tento problém řeší, protože písmo je vloženo do souboru. To však zvětšuje jeho velikost. Pokud je vybrané písmo důležitou součástí designu dokumentu, musíte s větší velikostí počítat.
Pokud vám na konkrétním písmu nezáleží, doporučuje se používat standardní písma podporovaná PDF prohlížeči, jako jsou Times New Roman, Arial a Helvetica.
Pokud i přes optimalizaci je výsledný PDF soubor stále příliš velký, můžete využít online kompresní nástroje. Nicméně, u dokumentů s velkým množstvím obrázků nebývají tyto nástroje příliš účinné. Pro dokumenty s převahou textu je možné dosáhnout výrazné redukce velikosti a usnadnit tak jejich sdílení.