Pokud používáte pouze aplikaci Apple Reminders k přidávání základních připomenutí, přicházíte o její plný potenciál. Ačkoliv si vydobyla pověst jednoduchosti, můžete ji využít jako plnohodnotný organizátor úkolů. Tento článek se zaměřuje na to, jak efektivně využít aplikaci Reminders, abyste mohli lépe spravovat své úkoly a dosáhnout větší produktivity. Pomocí několika osvědčených metod se dozvíte, jak nastavit svůj pracovní proces, organizovat úkoly, čelit prokrastinaci a udržet si přehled o svých závazcích.
Table of Contents
1 Vytvořte seznam Inbox pro zachycení úkolů
Pokud nosíte více klobouků, pravděpodobně se často cítíte přetíženi úkoly přicházejícími z různých směrů. To vede k prokrastinaci a zanedbaným termínům, protože trávíte více času přemýšlením o svých úkolech než jejich plněním. Abyste tomu předešli, používám metodu Getting Things Done (GTD) s aplikací Reminders.
Prvním krokem je vytvoření seznamu Inbox v aplikaci Reminders pro zachycení všech vašich úkolů. To je místo, kde shromáždíte všechny své úkoly, včetně úloh, e-mailů, vyřizování a dalšího. Je to dočasná holdingová zóna, kde shromažďujete vše, na čem potřebujete pracovat, abyste uvolnili svou mysl a zabránili únikům myšlenek.
Zde je návod, jak vytvořit seznam Inbox v aplikaci Reminders na vašem Macu:
I když můžete vytvořit nový seznam pro tento účel, je lepší přejmenovat stávající výchozí seznam, do kterého se automaticky ukládají všechna vaše připomenutí. Tímto způsobem, kdykoliv přidáte úkol a nemáte čas jej ihned organizovat, se ve výchozím nastavení uloží do seznamu Inbox.
2 Vytvořte samostatné seznamy pro kategorizaci úkolů
Nyní, když máte několik úkolů ve svém seznamu Inbox, musíte je organizovat do různých seznamů podle jejich povahy. Než to uděláte, vytvořte samostatné seznamy pokrývající všechny oblasti vašeho života, jako je práce, osobní, rodina, škola, cestování a další.
Například všechny vaše úkoly a školní úkoly mohou být zařazeny do seznamu Škola, zatímco seznam Práce může mít připomenutí týkající se pracovních úkolů, termínů a schůzek. To vám pomůže mít jasný přehled o svých povinnostech a závazcích v každé oblasti.
Zde je návod, jak vytvořit nové seznamy v aplikaci Reminders na vašem Macu:
Jakmile budou nové seznamy (kategorie) vytvořeny, bude pro vás snazší organizovat úkoly ze seznamu Inbox, když budete mít nějaký volný čas.
3 Vytvořte sekce pro jednotlivé projekty v rámci seznamů
Vytvořil jsem několik kategorií (seznamů) v aplikaci Reminders, ale často je potřebuji rozdělit do jednotlivých projektů nebo sekcí. V tomto scénáři může být projekt skupina souvisejících dílčích úkolů, které mají společný cíl nebo vedou k určitému výsledku.
Například v seznamu Práce můžete mít projekt (sekci) pro Marketingovou kampaň pro uvedení nového produktu s několika úkoly, jako jsou Vytvořit příspěvky na sociálních médiích, Navrhnout propagační materiály, Koordinovat se s prodejním týmem a Naplánovat schůzky s potenciálními klienty.
Podobně ve svém seznamu Zdraví můžete mít projekt (sekci) s názvem Cíle kondice s dílčími úkoly jako Běhat, Udělat 50 kliků a Napít se sklenice vody.
Zde je návod, jak vytvořit sekce v rámci seznamu v aplikaci Reminders:
Po přidání více sekcí do seznamu se pohled může začít zdát mírně přeplněný. To lze vyřešit použitím funkce Zobrazit jako sloupce. To umožní, aby se každá sekce objevila jako samostatný sloupec, což vám umožní vizualizovat vaše úkoly v pohledu podobném Kanban. Přejděte na Zobrazit > jako sloupce.
4 Třiďte úkoly podle priority a vytvářejte chytré seznamy
Ne každý úkol je stejně důležitý nebo urgentní, což se stává relevantnějším, když máte omezený čas. Proto je základní věcí nastavit úrovně priority v aplikaci Reminders poté, co uspořádáte své úkoly do příslušných seznamů a sekcí.
Chcete-li nastavit priority úkolů, přejděte na připomenutí, které chcete zvýraznit, klikněte na ikonu informací a vyberte úroveň priority z rozbalovacího menu Priority. Také můžete úkoly třídit podle priority tak, že přejdete na Zobrazit > Třídit podle > Priorita.
Kromě toho je jedním z nejlepších způsobů, jak maximálně využít aplikaci Reminders, vytváření chytrých seznamů. Tato užitečná funkce vám umožňuje zobrazit všechny vaše úkoly z různých seznamů na jednom místě na základě konkrétních kritérií, včetně data, času, priority, místa a dalších.
Například já používám funkci chytrého seznamu v aplikaci Reminders k zobrazení všech úkolů, které potřebuji dokončit během následujících sedmi dní. Když tedy vyberu tento chytrý seznam, vidím všechny své úkoly z různých seznamů, které mají termín během následujících sedmi dní.
Zde je, jak vytvořit chytrý seznam v aplikaci Reminders:
5 Vytvářejte šablony pro opakované úkoly
Pravděpodobně se neustále zabýváte stejnými typy úkolů, a vytváření každého úkolu od začátku by bylo časově náročné. Naštěstí můžete uložit seznam připomenutí jako šablonu v aplikaci Reminders a použít jej k rychlému nastavení rutinních úkolů.
Zde je návod, jak vytvořit šablonu seznamu připomenutí v aplikaci Reminders:
6 Nastavte proces týdenní revize
Proces týdenní revize je nezbytný pro udržení organizace a produktivity a zajištění toho, abyste nic důležitého nezmeškali. Jak se hromadí e-maily, osobní závazky, úkoly a další povinnosti, může být snadné ztratit přehled o tom, co bylo uděláno a co je třeba udělat. Například já provádím revizi svých úkolů každou neděli, abych naplánoval nadcházející týden.
Zde je návod, jak nastavit připomenutí týdenní revize v aplikaci Reminders:
Pokud vlastníte jedno nebo více zařízení Apple, aplikace Reminders je vše, co potřebujete k udržení organizace a sledování svých úkolů. Vše, co musíte udělat, je věnovat čas jejímu nastavení a dostat se do zvyku ji pravidelně používat.