Možná si myslíte, že aplikace Apple Připomínky slouží jen k vytváření jednoduchých upomínek, ale to je velký omyl. I když je známá svou jednoduchostí, skrývá v sobě mnohem větší potenciál a může se stát vaším spolehlivým organizátorem úkolů. V tomto textu si ukážeme, jak efektivně využít aplikaci Připomínky k lepšímu řízení vašich úkolů a zvýšení produktivity. Naučíme se osvědčené metody pro nastavení pracovního postupu, organizaci úkolů, překonávání prokrastinace a udržení si přehledu o všech vašich povinnostech.
1 Vytvoření seznamu „Inbox“ pro zachycení všech úkolů
Pokud se ocitáte v situaci, kdy máte na starost mnoho různých úkolů, je snadné se cítit zahlceně. To často vede k odkládání povinností a nedodržování termínů, protože trávíte více času přemýšlením o úkolech, než jejich samotným plněním. Abych se tomu vyhnul, používám v aplikaci Připomínky metodu „Getting Things Done“ (GTD).
Prvním krokem je vytvoření seznamu „Inbox“, kam si budete zapisovat všechny vaše úkoly. Tento seznam slouží jako dočasné úložiště pro veškeré úkoly, ať už se jedná o pracovní povinnosti, e-maily, vyřizování záležitostí nebo cokoliv jiného. Díky tomu si uvolníte hlavu a zabráníte tomu, aby vám důležité věci unikaly.
Zde je postup, jak vytvořit seznam „Inbox“ v aplikaci Připomínky na vašem Macu:
Ačkoli si pro tento účel můžete vytvořit i nový seznam, je lepší přejmenovat ten výchozí, kam se automaticky ukládají všechny vaše připomínky. Takto se každý nově přidaný úkol, na který nemáte čas hned se zaměřit, automaticky uloží do seznamu „Inbox“.
2 Vytvoření samostatných seznamů pro kategorizaci úkolů
Jakmile budete mít v seznamu „Inbox“ několik úkolů, je na čase je roztřídit do různých seznamů podle jejich charakteru. Předtím si ale vytvořte seznamy, které pokryjí všechny důležité oblasti vašeho života, jako je práce, osobní život, rodina, škola, cestování a další.
Například, všechny vaše úkoly spojené se školou můžete zařadit do seznamu „Škola“, zatímco seznam „Práce“ bude obsahovat připomínky týkající se pracovních úkolů, termínů a schůzek. Díky tomu získáte jasný přehled o svých povinnostech a závazcích v každé oblasti.
Zde je postup, jak vytvořit nové seznamy v aplikaci Připomínky na vašem Macu:
Po vytvoření nových seznamů (kategorií) bude mnohem snazší organizovat úkoly ze seznamu „Inbox“, jakmile budete mít volnou chvíli.
3 Vytvoření sekcí pro jednotlivé projekty v rámci seznamů
Kromě kategorií (seznamů) v aplikaci Připomínky často potřebuji úkoly rozdělit do jednotlivých projektů nebo sekcí. V tomto kontextu je projekt skupina souvisejících dílčích úkolů, které mají společný cíl nebo vedou k určitému výsledku.
Například, v seznamu „Práce“ můžete mít projekt (sekci) s názvem „Marketingová kampaň pro uvedení nového produktu“ s několika úkoly, jako jsou „Vytvořit příspěvky na sociálních sítích“, „Navrhnout propagační materiály“, „Koordinovat se s prodejním týmem“ a „Naplánovat schůzky s potenciálními klienty“.
Podobně, v seznamu „Zdraví“ můžete mít projekt (sekci) s názvem „Cíle kondice“ s dílčími úkoly jako „Jít běhat“, „Udělat 50 kliků“ a „Vypít sklenici vody“.
Zde je postup, jak vytvořit sekce v rámci seznamu v aplikaci Připomínky:
Po přidání většího počtu sekcí do seznamu se může zdát, že je pohled mírně nepřehledný. To se dá vyřešit pomocí funkce „Zobrazit jako sloupce“. Ta umožní, aby se každá sekce zobrazila jako samostatný sloupec, což vám umožní vizualizovat úkoly v pohledu podobném Kanbanu. Přejděte do nabídky „Zobrazit“ a vyberte „jako sloupce“.
4 Třídění úkolů podle priority a vytváření chytrých seznamů
Ne všechny úkoly mají stejnou důležitost nebo naléhavost, což je o to více relevantní, když máte málo času. Proto je klíčové nastavit si v aplikaci Připomínky úrovně priority úkolů poté, co je uspořádáte do příslušných seznamů a sekcí.
Chcete-li nastavit prioritu úkolu, přejděte na požadovanou připomínku, klikněte na ikonu informací a z rozbalovací nabídky „Priorita“ vyberte úroveň priority. Úkoly můžete také seřadit podle priority pomocí volby „Zobrazit“ > „Seřadit podle“ > „Priorita“.
Jedním z nejlepších způsobů, jak maximálně využít aplikaci Připomínky, je vytváření chytrých seznamů. Tato funkce vám umožní zobrazit všechny vaše úkoly z různých seznamů na jednom místě na základě konkrétních kritérií, jako je datum, čas, priorita, místo a další.
Já například používám funkci chytrého seznamu v aplikaci Připomínky k zobrazení všech úkolů, které potřebuji dokončit během následujících sedmi dní. Když vyberu tento chytrý seznam, vidím všechny své úkoly z různých seznamů, které mají termín v následujících sedmi dnech.
Zde je postup, jak vytvořit chytrý seznam v aplikaci Připomínky:
5 Vytváření šablon pro opakované úkoly
Pravděpodobně se neustále zabýváte stejnými typy úkolů a vytvářet každý úkol znovu od začátku by bylo časově náročné. Naštěstí si v aplikaci Připomínky můžete uložit seznam připomínek jako šablonu a použít ji k rychlému nastavení rutinních úkolů.
Zde je postup, jak vytvořit šablonu seznamu připomínek v aplikaci Připomínky:
6 Nastavení procesu týdenní revize
Proces týdenní revize je klíčový pro udržení organizace a produktivity a zajištění, že vám nic důležitého neunikne. Jak se hromadí e-maily, osobní závazky, úkoly a další povinnosti, je snadné ztratit přehled o tom, co už jste udělali a co ještě musíte udělat. Já například provádím revizi svých úkolů každou neděli, abych si naplánoval nadcházející týden.
Zde je postup, jak nastavit připomenutí týdenní revize v aplikaci Připomínky:
Pokud vlastníte jedno nebo více zařízení Apple, aplikace Připomínky je vše, co potřebujete k udržení organizace a sledování svých úkolů. Jediné, co musíte udělat, je věnovat čas jejímu nastavení a dostat se do zvyku ji pravidelně používat.