Máte pocit, že vás přemíra myšlenek a úkolů brzdí v dosažení vašich záměrů? Metoda GTD (Getting Things Done), neboli „Mít hotovo“, představuje efektivní a systematický přístup, který vám umožní zpracovat všechny úkoly a povinnosti externě. Tím se vám uvolní kapacita pro jasné a cílené plnění úkolů. V dnešním dynamickém světě, plném povinností a nároků, bývá obtížné udržet si soustředění a produktivitu. Právě proto vám představujeme metodiku GTD, která vám pomůže uspořádat si myšlenky, snížit stres a efektivně hospodařit s časem.
Co je to metoda GTD?
Metoda Getting Things Done (GTD), vytvořená expertem na produktivitu Davidem Allenem, je zjednodušený systém, jehož cílem je zlepšit vaše dovednosti v oblasti time managementu. Základním principem metody GTD je dosáhnout mentální jasnosti a soustředění tím, že veškeré úkoly a nápady ukládáte do spolehlivého externího systému, místo abyste se je snažili udržet v paměti.
Mameraman / Shutterstock
Tento přístup je klíčový, protože vaše energie, pozornost, kognitivní schopnosti a čas – tedy základní kameny produktivity – jsou omezené zdroje. Díky metodě GTD se nemusíte trápit tím, že si musíte pamatovat každý detail z nekonečného seznamu úkolů. To napomáhá eliminovat mentální chaos a stres, a uvolňuje tak váš mozek pro soustředění se na skutečnou práci. Navíc je metoda GTD flexibilní, a proto se hodí pro řízení různých úkolů, ať už osobních, pracovních či studijních.
Metoda GTD se skládá z pěti základních kroků: Zachycení, Ujasnění, Organizování, Revize a Akce. Tyto kroky vzájemně spolupracují a pomáhají vám efektivně spravovat vaše úkoly a povinnosti. Nyní se na každý krok podíváme blíže.
Krok 1: Zachycení veškerého dění do spolehlivého systému
Prvním krokem metody Getting Things Done je zachytit veškeré úkoly, myšlenky a závazky z různých oblastí vašeho života do externího, spolehlivého systému. To znamená, že shromažďujete vše, co vyžaduje vaši pozornost nebo by mohlo být užitečné v budoucnu, jakmile vám to přijde na mysl. Může jít například o náhodné nápady, připomínky k zaplacení složenek, e-maily od kolegů či telefonát příteli.
Zachycování nespočívá v rozhodování o tom, zda je něco okamžitě proveditelné nebo roztříděné, ale spíše o odstranění úkolů z vaší mysli. Zjistil jsem, že snaha zapamatovat si všechny úkoly je cestou k vyhoření. Místo toho vše zapisuji bez hodnocení, s vědomím, že se k tomu později vrátím a vše uspořádám.
Existuje mnoho různých nástrojů, které můžete použít k zapisování úkolů, včetně e-mailu, aplikací pro správu úkolů nebo klasického papírového seznamu. Klíčové je, abyste měli k dispozici externí, spolehlivý systém, který je vám vždy po ruce. Já trávím většinu času u svého Macu, a proto si úkoly zapisuji a organizuji v aplikaci Apple Připomínky, která se také synchronizuje s mým iPhonem. Díky tomu mohu rychle zapisovat úkoly a nápady i na cestách, s jistotou, že budou bezpečně uložené v mém spolehlivém systému.
Krok 2: Ujasnění úkolů
Dalším krokem metody GTD je zpracování každé zaznamenané položky. To znamená podrobněji se podívat na vše, co jste zachytili, definovat, o co se jedná, a rozhodnout, zda je to proveditelné. Zpracování každého úkolu zahajuji definováním požadovaného výsledku. To mi pomáhá ujasnit si, co musím udělat a proč.
Následně se ptám: Je tato položka proveditelná? Tato otázka mi pomáhá rychle rozhodnout, co vyžaduje mou pozornost a co ne. Pokud je odpověď ne, tzn. úkol je neproveditelný, pak s ním naložím jedním ze tří způsobů:
- Vyhodím, pokud již není relevantní nebo nevyžaduje mou pozornost. Například zrušení schůzky s klientem, pokud na projektu již nepracuje.
- Inkubuji, pokud se jedná o budoucí úkol nebo nápad, na kterém nemusím pracovat nyní. Například plánování dovolené na příští rok.
- Odkazuji, pokud se jedná o informaci, kterou si potřebuji uchovat, jako například citace z článku.
Pokud je odpověď ano (tj. položka je proveditelná), pak po definování toho, co musím udělat, existují tři možné výsledky:
- Udělám, pokud lze úkol splnit do 2 minut.
- Deleguji, pokud může úkol udělat někdo jiný.
- Odložím, pokud jsem nejlepší člověk, který úkol může udělat, a zabere to více než 2 minuty.
Krok 3: Efektivní organizace úkolů
Když jsem s metodou GTD začínal, uvědomil jsem si, že efektivní organizace mých úkolů neznamená pouze seznam úkolů, ale vyžaduje vytvoření strukturovaného systému pro sledování každého závazku, projektu a myšlenky.
Důležité je zmínit, že některé zachycené úkoly mohou k dokončení vyžadovat několik kroků. V metodě GTD se takové položky označují jako Projekty. Projekty jsou orientované na výsledek a k jejich dokončení je třeba provést několik akcí. Například napsání článku vyžaduje několik kroků, jako je rešerše, psaní a úprava.
Nejprve je třeba vytvořit vhodné seznamy pro organizaci proveditelných a neproveditelných úkolů. Zde je návod, jak proveditelné položky organizovat do příslušných seznamů:
- Použijte Projekty k seskupování několika souvisejících akcí, které je třeba provést k dosažení konkrétního výsledku. Například kampaně na sociálních sítích při uvedení produktu na trh.
- Použijte Kalendář pro časově specifické úkoly, jako je sjednání schůzky na pondělí v 9 hodin, a pro úkoly, které se vztahují ke konkrétnímu dni, jako je vyzvednutí prádla v sobotu.
- Použijte seznam Další akce pro zbývající odložené úkoly (které nelze delegovat a trvají déle než dvě minuty), které můžete udělat co nejdříve. Například vypracování návrhů pro schůzku s klientem nebo kontrola rozpočtu na příští měsíc.
Pro neproveditelné položky používám speciální seznamy. Zde je návod, jak organizovat neproveditelné položky do příslušných seznamů:
- Použijte seznam Někdy/Možná pro úkoly, které chcete provést později, ale které nejsou aktuálně urgentní, například učení se novému jazyku.
- Použijte seznam Čekám na pro úkoly, které jste delegovali.
- Použijte seznam Odkazy pro ukládání neproveditelných položek, jako jsou články, poznámky ze schůzek a účtenky.
Krok 4: Pravidelná revize
Pravidelná kontrola úkolů je klíčovým krokem metody GTD, který mi pomáhá mít přehled o svých úkolech a udržovat si jasnou a organizovanou mysl. Tato praxe mi pomáhá zaznamenávat nové úkoly, hodnotit stávající, sledovat, čeho jsem dosáhl, a případně měnit priority úkolů. Systém GTD doporučuje dva typy revizí:
Denní revize
Jedná se o rychlou revizi, kterou provádím jednou denně, buď večer, nebo ráno. Tato revize mi pomáhá získat přehled o všech svých úkolech a umožňuje mi podle potřeby přidávat nebo odebírat úkoly ze svých seznamů.
Týdenní revize
Jedná se o důkladnější revizi, kterou provádím jednou týdně. Vyhradím si na tuto revizi jednu až dvě hodiny, abych zaznamenal úkoly na následující týden a zhodnotil všechny své seznamy. Týdenní revizi provádím v neděli, protože mi pomáhá začít týden s jasnou myslí a zaměřenými cíli.
Denní a týdenní revize mi celkově pomáhají udržovat jasnou mysl a uspořádaný plán. Pravidelnou revizí udržuji svůj systém v souladu se svými cíli a zajišťuji, že jsem vždy připraven čelit tomu, co mě čeká.
Krok 5: Pusťte se do práce a udělejte to
Posledním krokem metody GTD Davida Allena je plnění úkolů. Právě v tuto chvíli se veškerá příprava zhmotní, když s důvěrou podnikám kroky podle svého plánu. Abych se ale mohl rozhodnout, co dělat v daný okamžik, existují čtyři klíčová kritéria, která je třeba vzít v úvahu:
Kontext
V této fázi zhodnotím své prostředí a určím, zda je vhodné pro danou akci. Některé úkoly je možné provádět pouze v konkrétních situacích – například telefonování, když sedím u stolu, nebo odpovídání na e-maily, když mám u sebe notebook. V aplikaci Připomínky používám Štítky, abych si úkoly roztřídil podle kontextu, takže je snazší určit, co mohu v daný okamžik udělat.
Priorita
Co je teď nejdůležitější, co můžu udělat? Některé úkoly jsou důležité, ale nejsou urgentní. V takovém případě může být pro mě výhodnější soustředit se na úkoly, které jsou jak důležité, tak urgentní.
Dostupný čas
Než se pustím do úkolu, zvážím, kolik mám k dispozici času. Pokud mám za 10 minut schůzku, vyberu si rychlý úkol, jako je odpověď na krátký e-mail, místo abych se pouštěl do projektu, který vyžaduje hluboké soustředění.
Dostupná energie
Moje aktuální energetická hladina mi pomáhá určit, zda mám mentální a fyzickou kapacitu pro daný úkol. Znalost vašeho spánkového chronotypu vám pomůže určit vaše nejproduktivnější denní doby a přizpůsobit tomu své úkoly. Já jsem například ranní ptáče (chronotyp Lev), takže si své nejnáročnější úkoly plánuji na brzké dopoledne.
Tento strukturovaný přístup mi umožňuje zůstat aktivní a produktivní po celý den a zajišťuje, že se neustále posouvám vpřed v důležitých věcech.
Metoda GTD je spolehlivým systémem, pokud se často potýkáte s velkým množstvím úkolů a potřebujete definovat jasné akce a priority. I když se to na první pohled může zdát složité, implementace této metody vám může pomoci udržet si soustředění a organizaci, což nakonec povede k vyšší produktivitě.