Máte pocit, že vás zahlcený mentální prostor zdržuje od dosažení vašich cílů? Metoda GTD (Getting Things Done) je účinný a strukturovaný přístup, který vám pomůže externě zpracovat všechny úkoly a závazky, což vám umožní řešit úkoly s jasností. V dnešním rychle se měnícím světě, kde máme na hlavu spoustu povinností a úkolů, může být obtížné zůstat soustředěný a produktivní. Představujeme vám GTD metodiku, která vám pomůže uspořádat si myšlenky, minimalizovat stres a efektivně spravovat svůj čas.
Table of Contents
Co je to metoda GTD?
Metoda Getting Things Done (GTD), kterou vyvinul odborník na produktivitu David Allen, je zjednodušený systém navržený pro zlepšení správy času. V jádru metody GTD se jedná o dosažení jasnosti a zaměření tím, že uchováváte všechny úkoly a myšlenky v důvěryhodném externím systému, místo abyste se je snažili pamatovat.
Mameraman / Shutterstock
To je klíčové, protože vaše energie, pozornost, kognitivní kapacita a čas — pilíře produktivity — jsou všechny konečné zdroje. S metodou GTD můžete přestat mít obavy o to, že si musíte zapamatovat každý malý detail na nekonečném seznamu úkolů. To pomáhá eliminovat mentální nepořádek a stres, což uvolňuje vaši mysl, aby se soustředila na skutečnou práci. Navíc její flexibilita ji činí vhodnou pro řízení různých úkolů, včetně osobních, profesních nebo akademických cílů.
Metoda GTD se skládá z pěti základních kroků: Zachycení, Ujasnění, Organizování, Reflexe a Zapojení. Tyto kroky spolupracují a pomáhají vám efektivně spravovat vaše úkoly a závazky. Pojďme se podívat blíže na každý krok.
Krok 1: Zachycení všeho do důvěryhodného systému
Prvním krokem v metodě Getting Things Done je zachytit vše — úkoly, myšlenky a závazky — ze všech oblastí vašeho života do externího důvěryhodného systému. To znamená sbírat cokoli, co vyžaduje vaši pozornost nebo by mohlo být užitečné v budoucnosti, jakmile vám to přijde na mysl. Například to mohou být náhodné myšlenky, připomínky k zaplacení účtů, odpovědi na e-maily kolegů nebo zavolání příteli.
Zachycování není o tom rozhodovat, zda je něco okamžitě vykonatelné nebo uspořádané; jde o odstranění úkolů z vaší mysli. Zjistil jsem, že snažit se pamatovat si všechny své úkoly je recept na vyhoření. Místo toho zapisuji všechno bez hodnocení, s vědomím, že to později přezkoumám a uspořádám.
Existují různé nástroje, na které se můžete spolehnout pro zachycení svých úkolů, včetně e-mailu, softwaru pro správu úkolů nebo přepnutí na papírové seznamy úkolů. Nicméně potřebujete externí důvěryhodný systém, který je vždy po ruce. Já většinu času trávím na svém Macu, a proto zachycuji a organizuji své seznamy úkolů v aplikaci Apple Reminders, která se také synchronizuje s mým iPhone. Tímto způsobem mohu rychle zachytit úkoly a myšlenky na cestách s vědomím, že budou bezpečně uložené v mém důvěryhodném systému.
Krok 2: Ujasnění vašich úkolů
Dalším krokem v metodě GTD je zpracovat každý zachycený položku. To znamená blíže se podívat na všechno, co jste zachytili, definovat, co to je, a určit, zda je to vykonatelné nebo ne. Začínám zpracováním každého úkolu tím, že určuji požadovaný výsledek, což mi pomáhá ujasnit si, co musím udělat a proč.
Následně se ptám: je tato položka vykonatelná? Tato otázka mi pomáhá rychle rozhodnout, co vyžaduje mou pozornost a co ne. Pokud je odpověď ne, tj. úkol je nevykonatelný, zacházím s ním jedním ze tří způsobů:
- Vyhodit, pokud už není relevantní nebo vyžaduje mou pozornost. Například zrušení schůzky s klientem, pokud už na projektu nepracují.
- Inkubovat, pokud je to budoucí úkol nebo myšlenka, na které nemusím pracovat právě teď. Například plánování dovolené na příští rok.
- Odkazovat, pokud je to něco, co potřebuji uchovat, jako jsou citace z článku.
Pokud je odpověď ano (tj. položka je vykonatelná), existují tři možné výsledky, poté co definuji, co musím udělat:
- Udělám, pokud lze úkol dokončit během 2 minut.
- Deleguji, pokud může úkol udělat někdo jiný.
- Odložím, pokud jsem nejlepší osobou, která to udělá, a zabere to více než 2 minuty.
Krok 3: Efektivní organizace úkolů
Když jsem začal používat metodu GTD, uvědomil jsem si, že efektivní organizace mých úkolů znamená víc než jen seznam úkolů — zahrnovalo to vytvoření strukturovaného systému pro sledování každého závazku, projektu a myšlenky.
Jedna věc, kterou je třeba poznamenat, je, že některé zachycené úkoly mohou vyžadovat několik kroků k dokončení. V metodě GTD se takové položky nazývají Projekty. Projekty jsou orientované na výsledek a potřebují několik akcí k dokončení. Například napsání článku vyžaduje několik kroků, jako je výzkum, psaní a editace.
První věc, kterou je třeba udělat, je vytvořit příslušné seznamy pro organizaci vykonatelných a nevykonatelných úkolů. Zde je návod, jak organizovat vykonatelné položky do relevantních seznamů:
- Použijte Projekty k seskupení několika vzájemně souvisejících akcí, které je třeba dokončit pro dosažení konkrétního výsledku. Například kampaně na sociálních médiích pro uvedení produktu na trh.
- Použijte Kalendář pro akce specifické pro čas, jako je rezervace schůzky v pondělí v 9 hodin, a akce specifické pro den, jako je vyzvednutí čištění na sobotu.
- Použijte seznam Další akce pro zbývající odložené úkoly (které nelze delegovat a trvají více než dvě minuty), které můžete udělat co nejdříve. Například návrh myšlenek na schůzku s klientem nebo revize vašeho rozpočtu na příští měsíc.
Používám zvláštní seznamy pro nevykonatelné položky. Zde je návod, jak organizovat nevykonatelné položky do relevantních seznamů:
- Použijte seznam Někdy/Možná pro sledování úkolů, které chcete udělat později, ale nejsou nyní urgentní, například učení se novému jazyku.
- Použijte seznam Čekám na pro sledování úkolů, které jste delegovali.
- Použijte seznam Odkazy pro ukládání nevykonatelných položek, jako jsou články, poznámky ze schůzek a účtenky.
Krok 4: Pravidelná reflexe
Pravidelný přehled úkolů je klíčovým krokem v metodě GTD, který zajišťuje, že zůstanu na vrcholu svého seznamu úkolů a udržuju si jasnou a organizovanou mysl. Tato praxe mi pomáhá zachycovat nové úkoly, hodnotit existující úkoly, vidět, co jsem dosáhl, a případně přeprioritizovat úkoly. Systém GTD doporučuje dva typy přezkumů:
Denní přehled
Toto je rychlý přehled, který provádím jednou denně, buď večer, nebo ráno. Tento přehled mi pomáhá získat přehled o všech svých úkolech a umožňuje mi přidávat nebo odstraňovat úkoly ze svých seznamů podle potřeby.
Týdenní přehled
Toto je komplexnější přehled, který provádím jednou týdně. Na tuto revizi si vyhrazuji jednu až dvě hodiny, abych zachytil úkoly na následující týden a zhodnotil všechny své seznamy. Týdenní přehled provádím v neděli, protože mi to pomáhá začít týden s jasnou myslí a zaměřenými cíli.
V konečném důsledku mi denní a týdenní přehledy pomáhají udržovat jasnou mysl a uspořádaný plán. Pravidelnou reflexí udržuji svůj systém v souladu s mými cíli a zajišťuji, že jsem vždy připraven se vypořádat s tím, co přijde dále.
Krok 5: Zapojte se a udělejte věci
Posledním krokem v metodě GTD Davida Allena je vykonání úkolů. To je okamžik, kdy veškerá příprava přichází k naplnění, když s důvěrou podnikám potřebné kroky podle svého plánu. Abych však učinil nejlepší rozhodnutí o tom, co dělat v daném okamžiku, existují čtyři zásadní kritéria, která je třeba vzít v úvahu:
Kontext
Toto je okamžik, kdy hodnotím své prostředí, abych určil, zda je vhodné pro konkrétní akci. Některé úkoly lze provádět pouze v konkrétních kontextech — například telefonní hovory, když jsem u stolu, nebo odpovídání na e-maily, když mám svůj laptop. Používám Štítky v Reminders, abych pomohl třídit úkoly podle kontextu, takže je snazší určit, co mohu v daném okamžiku udělat.
Priorita
Co je teď nejdůležitější, co mohu udělat? Některé úkoly jsou důležité, ale nejsou urgentní. V takovém případě může být pro mě výhodnější zaměřit se na úkoly, které mají vysokou důležitost i urgentnost.
Dostupný čas
Před tím, než se pustím do úkolu, zvažuji, kolik času mám. Pokud mám schůzku za 10 minut, vyberu si rychlý úkol, jako je odpověď na krátký e-mail, místo abych začal na projektu, který si vyžaduje hluboké zaměření.
Dostupná energie
Moje úrovně energie v konkrétním okamžiku mi pomáhají určit, zda mám duševní a fyzickou kapacitu pro konkrétní úkol. Zjištění vašeho spánkového chronotypu vám může pomoci určit vaše nejproduktivnější časy dne a přizpůsobit tomu své úkoly. Například já jsem ranní ptáče (chronotyp Lev), takže si naplánuji své nejnáročnější úkoly brzy během dne.
Tento strukturovaný přístup mi umožňuje zůstat zapojený a produktivní po celý den, což zajišťuje, že trvale postupuji kupředu na věcech, které jsou nejdůležitější.
GTD metoda je spolehlivý systém, pokud se často vyrovnáváte s vysokým objemem úkolů a potřebujete definovat jasné akce a priority. Ačkoli se to na první pohled může zdát ohromující, implementace této metody vám může pomoci zůstat soustředěný a organizovaný, což nakonec povede k vyšší produktivitě.