Oblíbená platforma pro týmovou komunikaci, Slack, představila funkci Workflow Builder, která usnadňuje automatizaci opakujících se úkolů. V tomto článku si vysvětlíme, co Workflow Builder nabízí, jak funguje a jak ho můžete využít ve své práci.
Workflow Builder je dostupný pouze v placených verzích Slacku, konkrétně v plánech Standard, Plus nebo Enterprise. Uživatelé bezplatné verze musí pro přístup k této funkci přejít na placený tarif, případně mohou využít zkušební období zdarma k otestování funkcionality.
Co je to Workflow Builder?
Workflow Builder umožňuje definovat spouštěče událostí a následné akce. Když dojde ke spuštění, automaticky se provede definovaná série kroků. Například, podle příkladu od Slacku, spouštěčem může být připojení nového člena ke kanálu. Následnou akcí může být automatické odeslání uvítací zprávy s důležitými informacemi a dotazníkem pro představení se ostatním členům kanálu.
K dispozici jsou tyto spouštěče:
- Spuštění z nabídky akcí: Uživatel manuálně vybere pracovní postup z nabídky kanálu.
- Nový člen kanálu: Pracovní postup se spustí, když se do kanálu přidá nový člen.
- Reakce emotikonou: Pracovní postup se spustí, když někdo zareaguje na zprávu emotikonou.
V rámci pracovního postupu můžete nastavit libovolný počet kroků, přičemž si musíte vybrat alespoň jednu z těchto akcí:
- Odeslat zprávu: Odeslání zprávy konkrétní osobě nebo celému kanálu.
- Odeslat formulář: Odeslání formuláře konkrétní osobě nebo celému kanálu.
I přes jednoduchost spouštěčů a akcí, můžete vytvářet komplexní pracovní postupy, například pro schvalování dokumentů nebo sběr dat. Slack plánuje v budoucnu přidat podporu spouštění pracovních postupů pomocí API. To by umožnilo propojení s platformami jako IFTTT nebo Microsoft Flow, a spouštění pracovních postupů ze třetích stran nebo z vlastních aplikací.
Prozatím jsou ale spouštěče i akce dostupné pouze interně v rámci Slacku.
Jak používat Workflow Builder?
Pracovní postup se vytvoří a publikuje, aby byl dostupný pro ostatní uživatele. Pro zahájení tvorby klikněte na šipku vedle názvu vašeho pracovního prostoru a vyberte „Workflow Builder“.
Na panelu Workflow Builder klikněte na tlačítko „Vytvořit pracovní postup“.
Zadejte název nového pracovního postupu – ostatní uživatelé ho uvidí, takže zvolte popisný název. Po zadání názvu klikněte na „Další“.
Vyberte spouštěcí akci. V tomto příkladu použijeme „Spuštění z nabídky akcí“, protože chceme, aby uživatelé mohli pracovní postup spustit kdykoli potřebují.
Následující krok se liší v závislosti na vybraném spouštěči. Pokud zvolíte „Nový člen kanálu“, musíte vybrat kanál, ve kterém se má pracovní postup spustit. Pokud zvolíte „Reakce emotikonou“, musíte vybrat emotikonu, která spustí pracovní postup.
Protože jsme vybrali „Spuštění z nabídky akcí“, musíme vybrat kanál, ve kterém mohou uživatelé pracovní postup spustit, a také jeho název pro snadný výběr. Poté klikneme na „Uložit“.
Pracovní postup se vytvoří a zobrazí na stránce „Přehled pracovního postupu“. Kliknutím na „Upravit“ můžete upravit detaily. U spouštěče „Spuštění z nabídky akcí“ můžete změnit název pracovního postupu a kanál, ve kterém se zobrazuje, ale nemůžete změnit spouštěcí akci – pro to musíte vytvořit nový pracovní postup.
Nyní musíte přidat alespoň jednu akci, kterou má pracovní postup provést, takže klikněte na „Přidat krok“.
Můžete si vybrat mezi „Odeslat zprávu“ nebo „Vytvořit formulář“. V našem příkladu klikneme na „Přidat“ vedle možnosti „Vytvořit formulář“.
V panelu „Vytvořit formulář“ zadejte název a otázku a poté vyberte typ otázky z rozbalovací nabídky:
- Stručná odpověď
- Dlouhá odpověď
- Výběr ze seznamu
- Výběr osoby
- Výběr kanálu nebo DM
Pro náš příklad zvolíme „Výběr ze seznamu“. Přidáme hodnotu do seznamu a poté klikneme na „Přidat položku seznamu“ pro přidání další. Tento postup opakujte, dokud nepřidáte všechny možnosti, ze kterých má uživatel vybírat.
Pomocí tlačítek napravo můžete položky v seznamu přesouvat nahoru a dolů, nebo je ze seznamu odstranit. Můžete také vybrat „Výchozí výběr“ z rozbalovací nabídky pod položkami seznamu.
Jakmile je vaše otázka dokončena, můžete ji nastavit jako povinnou a poté přidat další. Můžete přidávat otázky dokud nebude formulář kompletní. Poté vyberte kanál (nebo osobu), kterému chcete výsledky odeslat.
Až bude formulář hotový, klikněte na „Uložit“.
„Přehled pracovního postupu“ nyní zobrazuje přidaný krok. Kliknutím na „Přidat krok“ můžete přidat další kroky, dokud nebude váš pracovní postup kompletní.
Když je pracovní postup hotový, klikněte na „Publikovat“ v pravém horním rohu stránky.
Objeví se panel s oznámením o úspěšném publikování vašeho pracovního postupu.
V kanálu se zobrazí zpráva o publikování pracovního postupu, aby o tom věděli všichni uživatelé.
Pracovní postup je nyní součástí kanálu a každý ho může využít. Symbol pracovního postupu (blesk) je nyní viditelný. Po kliknutí na ikonu se zobrazí seznam dostupných pracovních postupů, kde uživatelé mohou vybrat a spustit ten váš.
Po kliknutí na váš pracovní postup se zobrazí vámi vytvořený formulář.
Pro úpravu nebo změnu pracovního postupu klikněte na šipku vedle názvu pracovního prostoru a vyberte „Tvůrce pracovního postupu“.
Otevře se panel Workflow Builder.
Pro úpravu pracovního postupu stačí na něj kliknout. Kliknutím na tři tečky napravo se otevře nabídka s dalšími možnostmi, jako je zrušení publikování nebo odstranění pracovního postupu.
Očekáváme, že Slack v budoucnu přidá do pracovních postupů další funkce. I tak je ale Workflow Builder užitečný nástroj pro zlepšení komunikace a spolupráce v týmu.