Funkce „Text do sloupců“ v aplikaci Excel umožňuje rozdělit text, který se nachází v jedné buňce, do několika samostatných sloupců. Jedná se o praktickou funkci, která uživatelům ušetří mnoho manuální práce při úpravě a formátování dat.
Začneme jednoduchým příkladem, který ukazuje, jak rozdělit dvě datové položky do oddělených sloupců. Následně si ukážeme dvě méně známá využití této funkce, o kterých mnoho uživatelů Excelu neví.
Rozdělení textu do sloupců pomocí oddělovačů
V prvním příkladu si ukážeme, jak použít „Text do sloupců“ s daty oddělenými pomocí oddělovačů. Jedná se o velmi častý scénář, se kterým se uživatelé setkávají, proto začneme s ním.
V ukázkových datech máme sloupec obsahující jména. Naším cílem je rozdělit křestní jméno a příjmení do dvou samostatných sloupců.
V tomto konkrétním případě chceme, aby křestní jméno zůstalo ve sloupci A, zatímco příjmení se přesune do sloupce B. Sloupec B (kde se má příjmení objevit) však již obsahuje data. Proto musíme nejprve vložit nový sloupec a přidat mu záhlaví.
Nyní vybereme rozsah buněk obsahující jména a v nabídce „Data“ zvolíme „Text do sloupců“.
Otevře se průvodce, který nás provede třemi kroky. V prvním kroku musíme specifikovat, jakým způsobem je text rozdělen. Oddělovač znamená, že různé části textu, které chceme oddělit, jsou od sebe odděleny specifickým znakem, jako je například mezera, čárka nebo lomítko. V našem případě vybereme tuto možnost. (Možnost „Pevná šířka“ probereme později.)
Ve druhém kroku vybereme oddělovací znak. V našem jednoduchém příkladu jsou jména a příjmení oddělena mezerou. Proto odškrtneme možnost „Tabulátor“ a zaškrtneme „Mezerník“.
V posledním kroku můžeme nastavit formátování dat. V našem případě není potřeba žádné formátování, ale je zde možnost nastavit, zda jsou data ve formátu textu, data, nebo zda se má jeden formát převést na jiný. Také ponecháme cíl na $A$2, což znamená, že jméno zůstane na své původní pozici a příjmení se přesune do sloupce B.
Po kliknutí na tlačítko „Dokončit“ v průvodci, Excel oddělí jména a příjmení a sloupec B bude nyní správně vyplněn.
Rozdělení textu do sloupců s pevnou šířkou
V tomto příkladu si ukážeme, jak rozdělit text s pevnou šířkou. V následujících datech máme kód faktury, který vždy začíná dvěma písmeny a následuje proměnný počet číslic. Dvoupísmenný kód označuje klienta, a číselná hodnota za ním je číslo faktury. Chceme oddělit první dva znaky od čísel a uložit je do sloupců „Klient“ a „Faktura č“ (sloupce B a C). Celý kód faktury chceme zachovat i ve sloupci A.
Kód faktury má vždy dva znaky, tedy má pevnou šířku.
Nejprve vybereme rozsah buněk s textem, který chceme rozdělit, a v nabídce „Data“ zvolíme „Text do sloupců“.
V prvním kroku průvodce vybereme možnost „Pevná šířka“ a klikneme na „Další“.
Na následující stránce musíme definovat pozici, kde chceme text rozdělit. Uděláme to kliknutím do oblasti náhledu.
Poznámka: Funkce „Text do sloupců“ někdy navrhuje automatické rozdělení. To může ušetřit čas, ale je dobré zkontrolovat, zda je návrh správný.
V oblasti „Náhled dat“ klikneme na místo, kde chceme text rozdělit, a klikneme na „Další“.
V posledním kroku zadáme do pole „Cíl“ buňku B2 (=$B$2) a klikneme na „Dokončit“.
Čísla faktur jsou nyní rozdělena do sloupců B a C, přičemž původní data zůstala ve sloupci A.
Probrali jsme rozdělení textu pomocí oddělovačů a pevné šířky. Také jsme si ukázali, jak rozdělit text na stejném místě nebo na jiné místo v listu. Nyní se podíváme na dvě další specifická využití funkce „Text do sloupců“.
Převod amerických dat do evropského formátu
Jednou z vynikajících funkcí „Text do sloupců“ je možnost převodu formátů dat. Konkrétně se jedná o převod amerického formátu data na evropský formát a naopak.
Například, když importuji data do tabulky aplikace Excel, data se někdy uloží jako text. Je to proto, že zdrojová data pocházejí z USA a formát data neodpovídá místnímu nastavení Excelu.
Právě zde nám funkce „Text do sloupců“ pomůže. Níže jsou uvedena některá data v americkém formátu, kterým můj Excel nerozumí.
Nejprve vybereme rozsah buněk s daty, která chceme převést, a zvolíme „Data > Text do sloupců“.
V prvním kroku necháme vybránu možnost s oddělovači, a ve druhém kroku odstraníme všechny oddělovače, protože ve skutečnosti nechceme žádný text rozdělovat.
V posledním kroku vybereme možnost „Datum“ a pomocí rozevírací nabídky vybereme formát data, který jsme obdrželi. V tomto případě zvolíme MDY, což je formát běžně používaný v USA.
Po kliknutí na „Dokončit“ jsou data úspěšně převedena a připravena pro další zpracování.
Převod mezinárodních formátů čísel
Kromě převodu formátů dat, může funkce „Text do sloupců“ převádět i mezinárodní formáty čísel.
Například v mnoha zemích se pro desetinnou čárku používá tečka a pro oddělení tisíců čárka. Číslo 1.064,34 je v takovém případě více než tisíc, ale v Excelu by se mohlo interpretovat nesprávně a uložit jako text. Excel by číslo zaznamenal jako 1,064.34.
Naštěstí, při práci s mezinárodními formáty nám může funkce „Text do sloupců“ pomoci s převodem těchto hodnot.
V níže uvedeném příkladu mám seznam čísel formátovaných s desetinnou čárkou. Moje nastavení Excelu je nerozpoznává.
Postup je podobný jako při převodu formátů dat. Vybereme rozsah hodnot, zvolíme „Data > Text do sloupců“, vybereme možnost s oddělovači a odstraníme všechny oddělovače. V posledním kroku průvodce tentokrát vybereme „Obecné“ a poté klikneme na „Upřesnit“.
V okně, které se otevře, zadáme symbol pro oddělovač tisíců a desetinných míst. Klikneme na „OK“ a pak na „Dokončit“ v průvodci.
Hodnoty jsou nyní převedeny a rozpoznány jako čísla pro další výpočty a analýzu.
Funkce „Text do sloupců“ je mocnější, než se na první pohled zdá. Klasické použití pro rozdělení obsahu do sloupců je nesmírně užitečné, zvláště při práci s daty od jiných uživatelů. Méně známé možnosti pro převod formátů dat a mezinárodních formátů čísel jsou však také velmi cenné.