Když přidáváte komentáře do dokumentu aplikace Word, tabulky Excel nebo prezentace v PowerPointu, Office 365 vám umožní zmínit jiného uživatele pomocí znaku „@“ (jako většina chatovacích aplikací). Zde se dozvíte, k čemu Office 365 zmiňuje a jak je efektivně používat.
Zmínky mají smysl pouze tehdy, když pracujete s jinými lidmi, takže i když je můžete používat s osobním předplatným Office 365 (O365), budete muset k tomuto předplatnému přidat další lidi, aby je hodně využili. To znamená, že zmínky bývají užitečnější v rámci organizace, kde má každý licenci O365.
Nikdy nebudete používat Word, Excel nebo PowerPoint jako chatovací aplikace, ale to neznamená, že chcete soubor, který recenzujete, opustit a poslat autorovi zprávu. Dříve jste mohli přidávat komentáře k souboru Office, aby je mohl číst kdokoli jiný s přístupem k tomuto souboru, ale to závisí na tom, že soubor otevře a přečte si komentáře. Pomocí zmínek můžete někomu proaktivně poslat zprávu.
Tou zprávou může být otázka („Sandro, můžeš potvrdit, že jsou tato čísla správná?“), úprava („Johne, tato část je příliš rozvláčná, můžeš to prosím zkrátit.“) nebo prostě komentář („Jean , miluji tento snímek, je opravdu efektivní“). Ať už je to cokoli, zmínka automaticky odešle dané osobě e-mailové upozornění s odkazem na komentář. Už žádné čekání, až někdo otevře soubor „pro případ“, že jste přidali komentář!
Budeme to demonstrovat ve Wordu, ale postup je naprosto stejný v Excelu a PowerPointu.
Vyberte text, který chcete okomentovat, a poté klikněte na Vložit > Nový komentář (nebo klikněte pravým tlačítkem na zvýrazněný text a z kontextové nabídky vyberte „Nový komentář“).
Do zobrazeného pole komentáře zadejte „@“ a jméno osoby, kterou chcete zmínit. Napište zbytek zprávy a poté klikněte na tlačítko „Poslat“.
A je to, někoho jste zmínil.
Osoba, kterou jste zmínili, obdrží e-mailové upozornění s vaším komentářem, textem, který jste okomentovali, a tlačítkem, které ji přesune přímo na váš komentář v dokumentu.
Zmínky obecně fungují v mobilních aplikacích, webových aplikacích a desktopových klientech společnosti Microsoft pro Word, Excel a PowerPoint.
E-mailové upozornění má další funkce, které také zobrazí jakékoli vlákno komentáře, okolní kontext dokumentu a umožní vám odpovědět na komentář z e-mailu.
Tato další funkce je k dispozici v mobilních aplikacích a webových aplikacích pro Word, Excel a PowerPoint a v klientovi Excel (verze 1911 nebo novější pro Windows, verze 16.31 nebo novější pro Mac). E-mailová upozornění z klientských aplikací Word a PowerPoint dostanou tuto další funkci někdy v roce 2020.