Při vkládání komentářů do dokumentů Word, tabulek Excel nebo prezentací PowerPoint vám Office 365 nabízí možnost upozornit konkrétního uživatele pomocí symbolu „@“, podobně jako v mnoha chatovacích aplikacích. Následující text objasňuje, co přesně zmínky v Office 365 znamenají a jak je nejlépe využít.
Funkce zmínek má smysl především při spolupráci s ostatními. I když ji můžete používat i v rámci osobního předplatného Office 365, plně ji oceníte až ve chvíli, kdy k předplatnému přizvete další lidi. Zmínky se tak stávají nejefektivnějšími v rámci organizací, kde má každý člen licenci O365.
Aplikace Word, Excel ani PowerPoint nejsou primárně určeny k chatování, ale to neznamená, že musíte opustit recenzovaný dokument a kontaktovat jeho autora jiným způsobem. Dříve jste mohli do souborů Office vkládat komentáře, které si mohl přečíst kdokoli, kdo měl k dokumentu přístup. Nicméně tato metoda spoléhala na to, že si dotyčný soubor skutečně otevře a komentáře si prohlédne. Díky zmínkám můžete zprávu uživateli doručit aktivně.
Zpráva může mít formu dotazu (např. „Petře, můžeš prosím ověřit správnost těchto čísel?“), úpravy (např. „Jano, tento úsek je příliš rozsáhlý, nemohla bys ho zkrátit?“) nebo pouhého komentáře (např. „Marku, tenhle snímek je skvělý, působí velmi efektně.“). Ať už je to jakkoli, zmínka automaticky odešle dané osobě e-mailové upozornění s odkazem na konkrétní komentář. Nemusíte už tedy čekat, až si někdo náhodou otevře soubor a zjistí, že jste přidali komentář!
Pro demonstraci použijeme aplikaci Word, ale postup je stejný i v Excelu a PowerPointu.
Vyberte text, ke kterému chcete přidat komentář, a klikněte na Vložit > Nový komentář (případně klikněte pravým tlačítkem na zvýrazněný text a z kontextové nabídky zvolte „Nový komentář“).
V zobrazeném poli pro komentář zadejte symbol „@“ a jméno osoby, kterou chcete zmínit. Dopište zbytek zprávy a následně klikněte na tlačítko „Odeslat“.
A je to, dotyčnou osobu jste úspěšně zmínili.
Osoba, kterou jste zmínili, obdrží e-mailové oznámení s vaším komentářem, textem, ke kterému se komentář vztahuje, a tlačítkem, které ji přesměruje přímo na váš komentář v dokumentu.
Zmínky fungují standardně v mobilních aplikacích, webových aplikacích i desktopových klientech Microsoft pro Word, Excel a PowerPoint.
E-mailové upozornění navíc zobrazí celou konverzaci ke komentáři, související kontext dokumentu a umožňuje vám na komentář odpovědět přímo z e-mailu.
Tato pokročilá funkce je dostupná v mobilních i webových verzích Wordu, Excelu a PowerPointu, a také v desktopovém klientovi Excel (verze 1911 a novější pro Windows, verze 16.31 a novější pro Mac). E-mailová upozornění z desktopových aplikací Word a PowerPoint získají tuto vylepšenou funkcionalitu v průběhu roku 2020.