Microsoft Outlook nabízí uživatelům možnost vytvářet pravidla pro automatické zpracování příchozích a odchozích zpráv. Tato pravidla jsou efektivním nástrojem pro automatizaci, usnadňují správu a organizaci vaší elektronické pošty. Vedle těchto dobře známých pravidel existuje v Outlooku i méně často využívaná, ale stejně užitečná funkce – Rychlé kroky. Tyto kroky představují automatizační nástroj pro provádění specifických akcí, jako je přesouvání či kopírování e-mailů. Díky Rychlým krokům můžete například přesunout veškeré nové zprávy do vyhrazené složky jediným kliknutím. Vytvoříte si tak přehlednou složku „Dnes“, kam se budou automaticky ukládat vaše aktuální e-maily. Nastavení je rychlé a jednoduché a Rychlý krok můžete opakovat několikrát denně. Ukážeme si, jak na to.
Ve výchozím nastavení Outlook seskupuje e-maily do sekcí podle data přijetí – „Dnes“, „Včera“ a „Minulý týden“. Při procházení zpráv se tak snadno může stát, že se omylem dostanete k e-mailům, které přišly „Včera“, a to i když jste chtěli zůstat pouze u zpráv „Dnes“. Je to způsobeno tím, že sekce „Dnes“ a „Včera“ nejsou samostatnými fyzickými umístěními, ale spíše relativními časovými úseky v rámci vaší doručené pošty. My tyto sekce využijeme k přesunutí všech nových e-mailů do samostatné složky.
Otevřete aplikaci Outlook. Na kartě Domů, v sekci Rychlé kroky, klikněte na možnost „Vytvořit nový“.
Zobrazí se nové okno pro konfiguraci Rychlého kroku. Nejprve jej pojmenujte. Pokud nezadáte vlastní název, bude automaticky odvozen od akce, kterou pro něj nastavíte.
Rozbalte seznam Akce a vyberte možnost „Přesunout do složky“. Outlook vás vyzve k výběru existující složky nebo vytvoření nové. Vytvořte novou složku a nazvěte ji „Dnes“. V sekci „Volitelné“ ve stejném okně můžete nastavit klávesovou zkratku pro spouštění Rychlého kroku. Potvrďte kliknutím na tlačítko „Dokončit“.
Vraťte se do hlavního okna Outlooku a sbalte sekci „Dnes“. Klikněte na ni, aby se označila světle modrou barvou. Tím se vybere celá sekce „Dnes“ včetně všech e-mailů v ní.
Nyní klikněte na Rychlý krok, který jste právě vytvořili, nebo použijte klávesovou zkratku, kterou jste nastavili.
Všechny e-maily, které jste dnes obdrželi, se přesunou do složky, kterou jste vytvořili v rámci Rychlého kroku. Při procházení e-mailů tak už nebudete náhodně prolínat starší zprávy s aktuálními.
Pro ještě lepší organizaci můžete vytvořit další Rychlý krok, který na konci dne vyprázdní složku „Dnes“. Zajistíte si tak, že bude připravena pro další dávku e-mailů. Sadu Rychlých kroků můžete použít k efektivnímu přesouvání všech nových e-mailů do speciální složky. Tuto akci můžete provádět opakovaně a třídit nové zprávy ihned po jejich doručení.
Tento tip bude efektivní pouze tehdy, pokud budete na konci každého dne složku „Dnes“ pravidelně vyprázdňovat. V opačném případě byste skončili jen s další složkou plnou nepřečtených e-mailů.