Aplikace Outlook disponuje funkcí, která umožňuje nastavit datum expirace pro odesílané i přijímané e-maily. Po uplynutí tohoto data se zpráva zobrazí v odlišném formátu. Outlook navíc nabízí integrované nástroje pro automatickou správu e-mailů, kterým vypršela platnost.
Je důležité poznamenat, že data expirace se týkají pouze e-mailů. Kalendářové události nebo úkoly mají vlastní mechanismy správy založené na datech.
Nastavení data expirace u e-mailu
Chcete-li přidat datum expirace k e-mailu, který se chystáte odeslat, je třeba otevřít okno Vlastnosti dané zprávy. U otevřeného e-mailu klikněte na *Zpráva* a následně na *Štítky*.
Otevře se okno Vlastnosti e-mailu. Alternativně se do něj dostanete i přes *Možnosti* > *Další možnosti* nebo *Soubor* > *Vlastnosti*. Zaškrtněte políčko *Vyprší po* a zadejte požadované datum a čas.
Potvrďte kliknutím na *Zavřít*, čímž se vrátíte zpět k e-mailu. V samotné zprávě nebudou patrné žádné vizuální změny. E-mail pak odešlete obvyklým způsobem.
Pro přidání data expirace k přijatému e-mailu postupujte obdobně. Otevřete zprávu a klikněte na *Zpráva* > *Štítky* (nebo *Soubor* > *Vlastnosti*).
Opět se zobrazí okno Vlastnosti. U přijatých zpráv není sice tolik možností jako u odesílaných, ale i tak můžete nastavit datum a čas vypršení platnosti.
Jak se projevuje datum expirace?
Úspěšně jste nastavili datum expirace. Jaké jsou ale výhody tohoto nastavení?
Outlook využívá datum vypršení různými způsoby, které vám pomohou soustředit se na nejdůležitější zprávy. Obecně platí, že e-maily s vypršenou platností jsou méně relevantní než ty aktuální. Proto Outlook automaticky formátuje zprávy, kterým již platnost vypršela, odlišně.
Pokud jste se někdy dívali na nastavení podmíněného formátování v Outlooku, možná jste narazili na pravidlo formátování *Položky s vypršenou platností*.
Toto pravidlo zobrazí všechny zprávy, kterým vypršela platnost, šedým písmem a textem přeškrtnutým.
Díky tomu snadno poznáte, že platnost e-mailu vypršela, a můžete se soustředit na důležitější zprávy. Pokud jste odeslali zprávu s datem expirace, formátování se použije i v Outlooku příjemce. Nicméně jiné e-mailové klienty, jako je například Thunderbird, webové aplikace typu Gmail nebo Yahoo! Mail, datum expirace ignorují.
Do složky můžete také přidat sloupec s datem expirace. Klikněte pravým tlačítkem myši na záhlaví sloupce ve složce, do které chcete sloupec přidat, a zvolte *Výběr pole*.
V rozevíracím seznamu vyberte *Pole data a času* a poté položku *Platnost vyprší*.
Přetáhněte *Platnost platnosti* do složky a tím přidáte nový sloupec.
Když otevřete e-mail s vypršenou platností, Outlook vás na to upozorní zprávou v záhlaví.
Na zprávu, které vypršela platnost, můžete stále odpovědět nebo ji přeposlat. Při přeposílání však Outlook zobrazí varování.
Kliknutím na *Ano* zprávu odešlete, *Ne* ji zruší.
Využití data expirace pro správu e-mailů
Některé integrované nástroje v Outlooku také využívají data expirace. Pokud máte v aplikaci nastavenou automatickou archivaci, možná jste si všimli možnosti *Smazat položky s prošlou platností (pouze e-mailová složka)*.
Při aktivaci této možnosti automatická archivace odstraní nebo přesune (v závislosti na nastavení) všechny zprávy, kterým vypršela platnost. Je to praktický způsob, jak automaticky odstranit staré e-maily a uvolnit místo v poštovní schránce.
Pokud si nepřejete zprávy s vypršenou platností odstraňovat ani přesouvat, ale zároveň je nechcete mít v Outlooku zobrazené, můžete nastavit pravidla synchronizace, která zabrání jejich stahování ze serveru Exchange.
Při vytváření synchronizačního filtru klikněte na záložku *Upřesnit* a pak na tlačítko *Pole*.
Z nabídky vyberte *Pole data/času* > *Vyprší*. Toto pole je dostupné i v možnostech *Všechna pole pošty* a *Všechna pole pošty*.
Nastavte *Podmínka* na *zapnuto nebo dříve* a *Hodnota* na *včera*. Poté klikněte na *Přidat do seznamu*.
Tímto filtrem se vyřadí všechny zprávy, kterým vypršela platnost, takže se nebudou synchronizovat s Outlookem a nezobrazí se ve vaší poštovní schránce. Stále je ale najdete ve webové aplikaci Outlook.
Nelze sice automaticky přidávat data expirace k příchozím e-mailům ani vytvořit rychlý krok pro aplikaci data stiskem tlačítka, ale můžete nastavit, aby se datum expirace automaticky přidávalo ke všem odchozím zprávám. Klikněte na *Soubor* > *Možnosti* > *Pošta*. V sekci *Odesílat zprávy* aktivujte volbu *Označit e-maily jako vypršené po tomto mnoha dnech*.
Zadejte počet dní, po kterých má zpráva vypršet, a potvrďte kliknutím na *OK*. Tím se ke všem odeslaným zprávám automaticky přiřadí datum expirace.
Data expirace jsou užitečným nástrojem pro správu priorit a obsahu vaší poštovní schránky. Zprávy, které již nejsou relevantní, jsou takto vizuálně odlišeny a umožňují vám využít nástroje Outlooku pro odstranění či skrytí nepotřebných zpráv. Je to další krok k tomu, aby se vaše poštovní schránka nevymkla kontrole a je to velice praktická funkce.