Používáte-li při třídění e-mailů metodu OHIO (Zpracuj to pouze jednou), pravděpodobně budete chtít některé z nich transformovat na úkoly. Ukážeme vám, jak to udělat rychle a efektivně, abyste se mohli posunout k dalším e-mailům.
Rychlý a snadný postup
Vaše doručená pošta není seznam úkolů, je to schránka. Je lákavé ponechávat e-maily v doručené poště, protože je to pohodlnější, ale úkoly, které vyžadují vaši pozornost, se pak ztrácí v záplavě příchozích zpráv.
Zde je důvod, proč se lidé dostávají do problémů. Manuální přeměna e-mailu na úkol často zahrnuje tyto kroky:
- Otevřete aplikaci pro správu úkolů.
- Vytvořte nový úkol.
- Zkopírujte a vložte relevantní části e-mailu do nového úkolu.
- Nastavte detaily, jako je priorita, termín, barva a další.
- Uložte nový úkol.
- Archivujte nebo smažte původní e-mail.
To je šest kroků jen pro přidání jedné věci do seznamu úkolů. Není divu, že vaše doručená pošta praská ve švech. Co kdybyste mohli tento postup zkrátit na čtyři nebo dokonce tři kroky?
Dobrá zpráva je, že můžete! A my vám ukážeme jak.
Některé e-mailové aplikace jsou pro vytváření úkolů lepší než jiné
Existuje mnoho e-mailových klientů a jak se dá očekávat, některé z nich jsou pro transformaci e-mailů na úkoly lépe uzpůsobené než jiné.
Pro webové klienty, Gmail odvádí skvělou práci. Aplikace Úkoly je přímo zabudovaná a je jednoduché přetvořit e-mail na úkol. Dokonce i klávesová zkratka pro vytvoření úkolu přímo z e-mailu je k dispozici – bez potřeby myši. Pokud nechcete používat desktopového klienta, Gmail je asi nejlepší volba.
Z desktopových klientů pro Windows vítězí Outlook. Thunderbird má sice několik vestavěných funkcí pro správu úkolů a nejsou špatné, ale Outlook je mnohem elegantnější a umožňuje propojení s mnoha aplikacemi třetích stran. Pokud nemůžete z nějakého důvodu používat Outlook, Thunderbird je slušná alternativa. Ale pokud již používáte správce úkolů od třetí strany, Thunderbird vás nejspíš neosloví.
Na Macu je situace poněkud méně růžová. Apple Mail je na tom se správou úkolů ve srovnání s Gmailem a Outlookem hůře. Pokud chcete spravovat úkoly na desktopovém klientovi, bude pro vás pravděpodobně nejlepší Thunderbird pro Mac. Nebo můžete jednoduše poslat e-mail do svého správce úkolů třetí strany a spravovat je tam.
Co se týče mobilních aplikací, Gmail i Outlook fungují víceméně stejně. Ani jeden z nich sice nenabízí stejné nástroje pro vytváření úkolů jako webová nebo desktopová verze, ale oba automaticky přenášejí doplňky do aplikací třetích stran. Takže pokud používáte Trello a máte nainstalovaný doplněk v Gmailu nebo Outlooku, automaticky ho najdete i v mobilní verzi. Navíc, když si nainstalujete doplněk do Outlooku, automaticky se nainstaluje i do desktopové verze a mobilních a webových aplikací.
Stejně jako na Macu, ani uživatelé iPhonu a Apple Mail toho v mobilní verzi moc nezískají. Můžete sice používat klienty Gmail nebo Outlook, ale pokud chcete synchronizovat úkoly z telefonu do Macu, moc vám nepomohou.
Protože Gmail a Outlook jsou v tomto ohledu špičkou, zaměříme se na ně. Pokud máte oblíbeného klienta, který opravdu dobře zvládá vytváření úkolů, dejte nám o něm vědět v komentářích, rádi se na něj podíváme.
Vytváření úkolů z Gmailu
Google nabízí aplikaci s názvem Úkoly, která je integrována do Gmailu. Jedná se o jednoduchého správce úkolů s omezenými možnostmi, i když je k dispozici mobilní aplikace, která nabízí několik dalších možností úprav. Pokud hledáte něco jednoduchého, co bude úzce spolupracovat s vaší doručenou poštou v Gmailu, Úkoly jsou dobrou volbou. Přeměna e-mailu na úkol je velmi jednoduchá: stačí otevřít e-mail, kliknout na tlačítko „Více“ a vybrat „Přidat do úkolů“.
Jste-li fanouškem klávesových zkratek, Shift+T provede totéž. V postranním panelu se otevře aplikace Úkoly s vaším novým úkolem.
Pokud potřebujete úkol upravit, přidat termín, další detaily nebo podúkoly, klikněte na ikonu Upravit.
Změny se ukládají automaticky, takže není nutné je ručně potvrzovat. Jakmile máte hotovo, klikněte na tlačítko Archiv v doručené poště (nebo použijte klávesovou zkratku „e“) a přesunete e-mail do archivu.
To jsou pouhé tři kroky:
- Klikněte na „Přidat do úkolů“ (nebo použijte zkratku Shift+T).
- Nastavte termín dokončení, další detaily nebo podúkoly.
- Archivujte (nebo smažte) e-mail.
Jako bonus si můžete nastavit Chrome tak, aby se vaše úkoly zobrazovaly při otevření nové karty. Aplikace Úkoly je dostupná i pro iOS a Android. Vytvoření úkolu v mobilní aplikaci je stejně snadné jako ve webové verzi. Stačí kliknout na tři tečky v horní části e-mailu a vybrat „Přidat do úkolů“.
Tím se ihned vytvoří nový úkol.
Pokud vám Google Úkoly nevyhovují nebo již používáte jiného správce úkolů, pravděpodobně pro něj existuje doplněk pro Gmail. Aktuálně existují doplňky pro populární aplikace, jako jsou Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist a Trello a další (i když chybí Microsoft To-Do nebo Apple Připomínky).
Dříve jsme se zabývali instalací doplňků Gmailu obecně a konkrétně doplňkem Trello. Jednotlivé doplňky nabízejí různé možnosti, ale všechny doplňky pro správu úkolů obvykle umožňují přidat úkol přímo z vybraného e-mailu. Tyto doplňky jsou také dostupné jako webové a mobilní aplikace, které se navzájem automaticky synchronizují. Stejně jako Úkoly, i k doplňkům můžete přistupovat přímo v mobilní aplikaci Gmail.
Vytváření úkolů z aplikace Outlook
Outlook má vestavěnou aplikaci s názvem Úkoly, která je dostupná i jako webová aplikace v Office 365. Zde se situace trochu komplikuje, protože v roce 2015 Microsoft koupil Wunderlist, oblíbeného správce úkolů. Poslední čtyři roky pracoval na jeho přeměně na novou webovou aplikaci Office 365 nazvanou (možná trochu nepříliš nápaditě) Microsoft To-Do. Ta nakonec nahradí vestavěnou funkci Úkoly v Outlooku.
Nicméně, v současné době je Tasks stále správcem úkolů v Outlooku a není stanoven termín ani verze Outlooku, kdy se to změní. Zmiňujeme to jen proto, že pokud používáte O365, uvidíte, že všechny úkoly, které přidáte do Úkolů v Outlooku, se objeví také v Microsoft To-Do. To-Do zatím nezobrazuje všechna data, která můžete k úkolu přidat, ale časem se zobrazí.
Prozatím je Microsoft Tasks zabudovaným správcem úkolů v Outlooku, takže se na něj zaměříme.
Používání desktopového klienta Outlook
Zde Microsoft tradičně vyniká a nezklame vás ani v tomto případě. Existuje několik způsobů, jak vytvořit úkol z e-mailu, aby si vybral každý. Můžete:
- Přetáhnout e-mail do podokna Úkoly.
- Přesunout nebo zkopírovat e-mail do složky Úkoly z kontextové nabídky po kliknutí pravým tlačítkem.
- Použít Rychlý krok k vytvoření úkolu.
My se zaměříme na Rychlý krok, protože nabízí největší užitek a k Rychlému kroku můžete navíc přiřadit klávesovou zkratku.
Pokud jste ještě nikdy nepoužili Úkoly v Outlooku, podívejte se na našeho průvodce panelem Úkoly, abyste viděli své úkoly vedle pošty.
Jakmile otevřete panel Úkoly, vytvoříme si Rychlý krok, který označí e-mail jako přečtený, vytvoří úkol a přesune e-mail do vašeho archivu. Přidáme také klávesovou zkratku, takže už nikdy nebudete muset používat myš pro vytvoření úkolu z e-mailu.
Rychlé kroky umožňují definovat více akcí pro jedno kliknutí na tlačítko (nebo stisknutí klávesové zkratky). Jsou jednoduché na vytvoření a ještě jednodušší na používání, ale pokud jste je ještě nezkoušeli, máme pro vás kompletního průvodce. Po přečtení tohoto průvodce vytvořte nový Rychlý krok a přidejte následující akce:
- Vytvořte úkol s textem zprávy.
- Označit jako přečtené.
- Přesunout do složky (a vyberte složku Archiv).
Vyberte pro něj klávesovou zkratku, pojmenujte ho (například „Vytvořit úkol a archivovat“) a poté klikněte na „Uložit“. Nyní ho uvidíte v sekci Domů > Rychlé kroky.
Nyní, kdykoli budete chtít změnit e-mail na úkol, stačí kliknout na Rychlý krok (nebo použít klávesovou zkratku) a vytvoří se nový úkol. Jeho název se přebírá z předmětu e-mailu.