Pokud využíváte služeb Office 365, ať už v bezplatné či placené verzi, máte automaticky k dispozici i OneDrive, cloudové úložiště od společnosti Microsoft. Cloudové úložiště je ideální pro snadné sdílení souborů s ostatními uživateli. Podívejme se, jak sdílení na OneDrive funguje.
Soubory z OneDrive můžete sdílet buď prostřednictvím složky OneDrive ve vašem počítači (takzvané „klientské rozhraní“), přes webové rozhraní Office 365, nebo skrze mobilní aplikaci OneDrive. Nejvhodnější metoda se odvíjí od vaší konkrétní situace a osobních preferencí. Microsoft nicméně silně prosazuje své cloudové služby, což se odráží i v uživatelském rozhraní OneDrive. Upřímně řečeno, webové rozhraní Office 365 a aplikace OneDrive jsou vizuálně mnohem atraktivnější a propracovanější než klientské rozhraní. Klientské rozhraní navíc nabízí nejméně sedm různých způsobů sdílení, z nichž některé jsou pozůstatkem starších verzí Windows. Z těchto důvodů se v tomto článku zaměříme na sdílení prostřednictvím aplikace OneDrive a webového rozhraní OneDrive.
Sdílení souboru (a zrušení sdílení) pomocí mobilní aplikace OneDrive
Je zřejmé, že Microsoft věnoval aplikaci OneDrive značnou péči, protože proces sdílení je zde jednoduchý a intuitivní. Pro naše ilustrativní příklady použijeme verzi aplikace pro Android, ale verze pro iOS se jí velmi podobá. Upozorníme, pokud se objeví významné rozdíly.
Chcete-li sdílet soubor (nebo složku), klepněte na ikonu tří teček, která se nachází vedle jeho názvu.
V zobrazeném menu zvolte možnost „Sdílet“.
Otevřou se možnosti sdílení. Ve výchozím nastavení OneDrive umožňuje lidem, s kterými soubor sdílíte, ho také upravovat. Toto nastavení můžete změnit na „pouze pro zobrazení“ klepnutím na šipku vedle možnosti „Může upravovat“ a následnou změnou na „Může zobrazit“. Můžete také nastavit „Datum vypršení platnosti“, což znamená, že soubor bude sdílen pouze po omezenou dobu.
Poznámka: V mobilní aplikaci pro iPhone nebo iPad to funguje trochu odlišně. V nabídce sdílení se zobrazuje možnost „Pouze zobrazit“ pro zakázání úprav. Naleznete zde také volbu „Nastavení odkazu“, kde můžete nastavit datum vypršení platnosti.
Jakmile nastavíte všechny požadované parametry (nebo je ponecháte v základním nastavení), můžete soubor sdílet. V horní části nabídky sdílení se nacházejí výchozí možnosti OneDrive.
Tyto možnosti nabízejí následující způsoby sdílení:
Kopírovat odkaz: Vytvoří URL adresu a uloží ji do schránky, odkud ji můžete vložit kamkoli potřebujete. Tento odkaz může použít kdokoli, kdo ho získá.
Pozvat lidi: Odešle odkaz na jednu nebo více e-mailových adres, které vyberete ze svých kontaktů nebo zadáte ručně. Tento odkaz mohou použít pouze lidé, kterým ho zašlete.
Odeslat soubory: Umožňuje odeslat kopii souboru. Soubor můžete odeslat prostřednictvím e-mailu, nebo jakékoli jiné komunikační aplikace ve vašem telefonu, například Slack nebo WhatsApp. Na rozdíl od možností „Kopírovat odkaz“ nebo „Pozvat lidi“, které poskytují odkaz, se v tomto případě odesílá fyzická kopie souboru. Odkazy můžete kdykoli přestat sdílet, ale jakmile jednou soubor odešlete, příjemce si ho může nechat napořád. Tuto metodu používejte jen v případě, že vám nevadí, že si ho příjemce nechá.
Outlook: Pokud máte na telefonu aplikaci Outlook, otevře se nový e-mail s odkazem na soubor, který můžete odeslat komukoli.
Pod těmito možnostmi se zobrazí všechny aplikace a metody, které váš telefon nabízí pro sdílení souboru, ať už jde o Slack, WhatsApp, Signal, LINE, Twitter, Facebook, Bluetooth, WiFi Direct, e-mail nebo jakoukoli jinou nainstalovanou aplikaci. Klepněte na příslušnou ikonu a postupujte podle pokynů pro sdílení souboru.
Chcete-li zrušit sdílení souboru, klepněte na tři tečky vedle jeho názvu a poté na ikonu informací.
Zobrazí se vlastnosti souboru a dole uvidíte, s kým jste soubor sdíleli.
Klepněte na odkaz „Může upravovat“ (nebo „Může zobrazit“, pokud byl soubor sdílen pouze pro prohlížení) a z nabídky, která se objeví, vyberte „Ukončit sdílení“. Klepnutím na „OK“ potvrdíte ukončení sdílení souboru.
Sdílení souboru (a zrušení sdílení) prostřednictvím webového rozhraní O365
Přihlaste se do Office 365 a přejděte do OneDrive.
Vyberte soubor, který chcete sdílet, a v horní liště klikněte na „Sdílet“.
Zobrazí se možnosti sdílení souboru, které jsou velmi podobné jako v aplikaci OneDrive – výchozí možností sdílení je umožnit lidem upravovat soubor a také je možné nastavit datum vypršení platnosti, pokud chcete soubor sdílet pouze po omezenou dobu.
Jedna z možností, která je dostupná pouze ve webovém rozhraní OneDrive, je možnost ochránit soubor heslem. To provedete kliknutím na „Nastavit heslo“. Pokud tuto funkci použijete, osoba, které odkaz na soubor pošlete, ho bude moci otevřít pouze v případě, že zná heslo. Pro ty, kteří dbají na bezpečnost, je to velmi užitečná funkce a určitě stojí za to ji využít, pokud sdílíte něco citlivého.
Dvě hlavní možnosti, jak odeslat odkaz, jsou „Získat odkaz“ a „E-mail“.
Získat odkaz: Vytvoří odkaz, který můžete zkopírovat a vložit kamkoli potřebujete. Tento odkaz bude fungovat komukoli, kdo ho má.
E-mail: Otevře okno webového e-mailu s vloženým odkazem, kam můžete zadat jednu nebo více e-mailových adres a zprávu. Tento odkaz bude fungovat pouze lidem, kteří k němu přistupují z konkrétních zadaných e-mailových adres.
Kliknutím na „Více“ zobrazíte konkrétní služby, ve kterých můžete sdílet. V době psaní tohoto článku se jedná o Facebook, Twitter, LinkedIn a Weibo. Po kliknutí na jednu z těchto služeb se otevře nové okno, kde se můžete přihlásit a sdílet odkaz. Důvody, proč si Microsoft vybral zrovna tyto čtyři služby, jsou spekulativní, nicméně LinkedIn vlastní a Facebook, Twitter a Weibo dohromady pravděpodobně pokrývají velkou část internetové populace. Proč ale jen čtyři aplikace a ne například pět nebo šest, to není zcela jasné. Pokud chcete sdílet soubor v jiné aplikaci, použijte možnost „Získat odkaz“ a vložte odkaz do libovolné aplikace.
Chcete-li zrušit sdílení souboru, vyberte ho a klikněte na ikonu informací v pravém horním rohu stránky OneDrive.
Zobrazí se vlastnosti souboru. Kliknutím na „Spravovat přístup“ zobrazíte, s kým jste soubor sdíleli.
Zobrazí se seznam odkazů pro sdílení, s informacemi o tom, kdo má k souboru přístup a jaká má oprávnění.
Pokud chcete změnit oprávnění, například převést soubor z upravitelného na pouze pro zobrazení, nebo přidat ochranu heslem, klikněte na šipku vedle odkazu. Chcete-li zrušit sdílení souboru, klikněte na „x“ vedle daného odkazu. Zobrazí se varovná zpráva.
Kliknutím na „Odstranit odkaz“ zrušíte sdílení souboru. Tím odstraníte pouze tento konkrétní odkaz. Pokud chcete sdílení souboru zcela ukončit, budete muset odstranit všechny odkazy, které jste k němu vytvořili.