Jak skrýt e-mailové adresy ve skupině kontaktů aplikace Outlook
Když rozesíláte e-mail skupině kontaktů v aplikaci Outlook (dříve známé jako distribuční seznamy), možná budete chtít utajit e-mailové adresy jednotlivých členů. Nabízíme vám jednoduchý postup, jak zabezpečit soukromí vašich kontaktů.
Co představuje kontaktní skupina?
V rámci předplatného Office 365 (O365) od Microsoftu nahradily tradiční distribuční seznamy dva odlišné typy skupin:
Skupiny O365: Jsou koncipovány pro okamžitou spolupráci a zahrnují sdílenou poštovní schránku, kalendář, úložiště pro soubory, nástroj Planner a OneNote Notebook. Ideálně se hodí pro menší projektové týmy, organizaci zkoušek divadelních spolků či jiné situace vyžadující rychlé a snadné nástroje pro společnou práci.
Kontaktní skupiny: Jedná se o seznam e-mailových adres sdružených do jedné skupiny. Místo toho, abyste museli přidávat každou adresu zvlášť, stačí odeslat e-mail na název skupiny a všichni její členové budou automaticky zahrnuti jako příjemci. Pokud vám to zní podobně jako distribuční seznam, máte pravdu, až na jeden podstatný rozdíl: distribuční seznamy (a skupiny O365) jsou standardně viditelné v globálním adresáři vaší organizace pro všechny uživatele. Kontaktní skupiny jsou však určeny pouze pro vaši osobní potřebu.
Pokud nemáte O365 a používáte klasickou verzi Office bez online aplikací, mohou být pro vás stále k dispozici distribuční seznamy. V tomto textu vám ukážeme, jak skrýt jména příjemců v kontaktní skupině. Stejný postup ale platí i pro distribuční seznamy.
Proč skrývat jména v kontaktní skupině?
Někdy je to prostě projev ohleduplnosti. Vaši přátelé možná souhlasili s tím, že je můžete kontaktovat e-mailem, ale pravděpodobně si nepřejí, aby jejich kontaktní údaje byly sdíleny s každým, komu odesíláte hromadné zprávy.
Ochrana osobních údajů a dodržování souvisejících nařízení jsou další závažné důvody, proč skrývat e-mailové adresy. Pokud pracujete s jakýmikoli citlivými informacemi, zejména finančními nebo zdravotními, je téměř jisté, že máte povinnost zachovat identitu lidí v utajení.
E-mailové adresy jsou často snadno spojitelné s konkrétní osobou, a proto jsou považovány za „individuálně identifikovatelné informace“ jak podle amerického zákona HIPAA, tak podle evropského GDPR. Pokud tedy posíláte například zprávu skupině podpory, neměli byste v žádném případě sdílet kontaktní údaje jejich členů.
Jak tedy skrýt jména v kontaktní skupině?
Dobrou zprávou je, že skrýt jména pomocí možnosti Skrytá kopie (BCC) je velmi snadné.
Skrytá kopie (BCC) znamená "blind carbon copy". Jistě jste již použili možnost Kopie (CC), pokud jste chtěli informovat někoho, kdo nebyl hlavním adresátem e-mailu. Skrytá kopie funguje podobně, avšak s tím rozdílem, že příjemci v BCC vidí v poli "Komu" pouze jméno odesílatele a jméno dalšího příjemce.
Lidé, kteří jsou označeni jako příjemci v poli Skrytá kopie, nevidí, kdo další dostal kopii a nedostanou žádné reakce, pokud některý z příjemců klikne na "Odpovědět všem".
Pole Skrytá kopie není standardně viditelné při vytváření nové zprávy, ale jeho zobrazení je velmi jednoduché. V novém e-mailu v aplikaci Outlook klikněte na Možnosti > Skrytá kopie.
Tímto krokem se v novém e-mailu objeví pole BCC.
Tento krok stačí provést pouze jednou. V budoucnu se pole Skrytá kopie bude zobrazovat u všech vašich e-mailů. Pokud naopak chcete pole Skrytá kopie skrýt, klikněte na Možnosti > Skrytá kopie v libovolném e-mailu a ono opět zmizí.
Když je pole BCC viditelné, zadejte své jméno do pole "Komu" a název vaší kontaktní skupiny do pole Skrytá kopie.
E-mail obdrží každý člen kontaktní skupiny, ale uvidí pouze jméno odesílatele (tedy vaše) a jméno uvedené v poli "Komu" (také vaše).
Pokud to děláte poprvé, zvažte přidání krátké poznámky do e-mailu, ve které vysvětlíte příjemcům, že používáte Skrytou kopii pro ochranu jejich soukromí. Vaši méně technicky zdatní příjemci tak nebudou překvapeni, proč dostávají e-mail, který se zdá, že je odeslaný od vás!
