Pokud používáte OneDrive, pravděpodobně víte, jak důležité je udržovat svůj úložný prostor optimalizovaný. S plným úložištěm se vaše soubory přestanou synchronizovat, což může vést k ztrátě e-mailů v Outlooku, zejména těch s přílohami. Proto je zásadní pravidelně uvolňovat místo v OneDrive, abyste zajistili plynulý provoz a dostatečnou kapacitu pro nové soubory a e-maily. V tomto článku vás provedeme několika jednoduchými kroky, jak efektivně vyčistit úložiště OneDrive a optimalizovat jeho využívání, aniž byste museli investovat do dalších kapacit.
Table of Contents
1. Vymažte koš OneDrive
Když odstraníte soubor z vašeho účtu OneDrive, přesune se do koše. Protože soubory v koši se počítají do vašeho úložného prostoru OneDrive, je důležité ho pravidelně uklízet. OneDrive uchovává smazané soubory v koši po dobu 30 dnů, ale můžete je ručně odstranit pro okamžité uvolnění místa.
Pro vyprázdnění koše klikněte pravým tlačítkem na ikonu OneDrive na hlavním panelu Windows (v pravém dolním rohu) a vyberte Koš. Pokud nemáte desktopovou aplikaci, přihlaste se na OneDrive web a poté klikněte na ikonu Koš v levém navigačním panelu.
Projděte si seznam položek ve vašem koši a ujistěte se, že neodstraníte nic důležitého. Pokud chcete vymazat všechny položky, klikněte na možnost Vyprázdnit koš, která se nachází pod vyhledávacím panelem nahoře. Jinak můžete vybrat jednotlivé položky a kliknout na Odstranit pro jejich trvalé odstranění.
Tuto operaci můžete provést také pomocí mobilní aplikace OneDrive. Na Androidu přejděte na záložku Já v dolním menu a klepněte na Koš. Poté zvolte Odstranit VŠE pro vyprázdnění koše. Na iOS klepněte na ikonu profilu v levém horním rohu, vyberte Koš, označte všechny soubory, které chcete odstranit, a poté klepněte na Odstranit.
2. Odstraňte velké a nepotřebné soubory
Po vyprázdnění koše zjistíme, co zabírá nejvíce místa, pomocí možnosti Spravovat úložiště v OneDrive. Chcete-li identifikovat soubory, které zabírají místo, klikněte pravým tlačítkem na ikonu OneDrive na panelu úloh a vyberte Nastavení. V levém dolním rohu klikněte na Spravovat úložiště. To otevře váš účet OneDrive na webu.
Pokud nemáte desktopovou aplikaci, přihlaste se na OneDrive web, klikněte na Nastavení (ikona ozubeného kola) v pravém horním rohu a vyberte Možnosti pod nastavením OneDrive.
Na stránce shrnutí úložiště uvidíte, kolik místa z vašeho úložného prostoru OneDrive zabírají soubory a přílohy z Outlooku. Klikněte na odkaz OneDrive a počkejte, až se vaše soubory a složky načtou na obrazovku.
OneDrive podle defaultu seřadí seznam podle největších souborů ve vašem účtu. Cílem je najít velké, ale méně důležité soubory, které můžete odstranit nebo přesunout jinam.
Zálohujte soubory na místní disk
Odstranění souboru z vašeho účtu OneDrive na webu také odstraní soubor z vašeho složky OneDrive na počítači nebo chytrém telefonu, a naopak. Pokud tedy máte soubor nebo složku v OneDrive, které již nechcete uchovávat v cloudu, ale chcete si vytvořit kopii na počítači, je nutné je před odstraněním přesunout ze složky OneDrive.
Chcete-li vytvořit zálohu, dvojitě klikněte na ikonu OneDrive na panelu úloh pro otevření složky OneDrive. Projděte si soubory a složky, vyberte jakýkoli soubor, který chcete zálohovat, stiskněte Ctrl + C pro jeho zkopírování a poté ho přesuňte do jiné složky na vašem disku.
Nyní na OneDrive webu vyberte všechny soubory, které chcete odstranit, a klikněte na Odstranit v levém horním rohu. Klikněte znovu na Odstranit pro potvrzení akce. Po odstranění souborů opět vyprázdněte koš pro trvalé smazání a obnovení úložného místa. Pokud nemůžete odstranit některé soubory, podívejte se na náš průvodce k vyřešení problémů s odstraňováním souborů v OneDrive.
Nezapomeňte, že fotografie mohou také zabírat místo ve vašem úložišti OneDrive. Pro vyčištění vaší fotogalerie otevřete možnost Fotografie v levém panelu, vyberte všechny obrázky, které nechcete uchovávat, a klikněte na Odstranit.
3. Optimalizujte nastavení synchronizace OneDrive
Ve výchozím nastavení OneDrive zálohuje standardní složky na vašem počítači, včetně Dokumentů, Plochy a Obrázků. Optimalizací nastavení synchronizace OneDrive zajistíte, že v cloudu budou uchovány pouze důležité položky. Chcete-li povolit selektivní synchronizaci, postupujte podle těchto kroků:
Snažte se do složky Dokumenty ukládat pouze méně důležité a velké soubory pro snadný přístup. OneDrive synchronizuje všechny soubory v těchto složkách, takže brzy zaplní vaše úložiště v cloudu. Disciplínovaná správa souborů je klíčem k efektivnímu hospodaření se omezeným úložným prostorem v cloudu.
4. Optimalizujte e-mailové přílohy
Přílohy e-mailů v Outlooku nyní zaplňují úložiště OneDrive místo úložiště e-mailu Outlook. Pro jednotlivce pracujícího s e-mailem se přílohy mohou rychle nasčítat a zabírat tak omezených 5 GB volného úložného prostoru nabízeného OneDrive. Postupem času přestanou e-maily s přílohami přicházet kvůli nedostatku místa pro jejich uložení.
Řešením je odstranit velké přílohy z Outlooku. Bohužel přílohu nemůžete odstranit bez odstranění samotného e-mailu. Proto si nejprve uložte jakékoli důležité informace a přílohy na místní disk nebo jinou cloudovou službu, než začnete čisti proces.
Chcete-li odstranit e-mailové přílohy, otevřete OneDrive na webu, klikněte na Nastavení v pravém horním rohu a vyberte Možnosti. Pod Spravovat úložiště klikněte na odkaz Outlook (Přílohy).
To otevře váš účet Outlook a zobrazí všechny e-maily s přílohami. Projděte si a vyberte e-maily s přílohami, o kterých si myslíte, že je bezpečné je odstranit, a klikněte na Odstranit.
Nyní otevřete kartu Odstraněné položky v levém panelu, vyberte všechny položky a klikněte na Odstranit pro vyprázdnění koše.
5. Přesuňte soubory na externí úložné zařízení nebo jinou cloudovou službu
Pokud vám úložiště OneDrive brzy dojde, měli byste zálohovat svá data na externí úložný disk. Externí pevné disky nebo USB flash disky jsou spolehlivé způsoby, jak zálohovat velké množství dat lokálně.
Další možností je migrovat své soubory na jinou cloudovou úložnou službu, jako je Google Drive, která nabízí štědrých 15 GB volného úložného prostoru. Pokud potřebujete více místa, můžete se přihlásit k Google One, které začíná na 1,99 USD měsíčně za 100 GB úložného prostoru spolu s dalšími výhodami.
6. Zvažte upgrade svého úložného plánu
Pokud se rozhodnete zůstat u OneDrive, zvažte upgrade svého úložného plánu. Microsoft nenabízí žádné prémiové plány OneDrive, ale nabízí extra úložiště v rámci svých plánů Microsoft 365.
Například základní plán Microsoft 365 nabízí 100 GB úložiště za 19,99 USD ročně spolu s dalšími výhodami, jako je bezreklamový přístup k Outlooku, přístup k webovým a mobilním aplikacím Office, ochrana souborů a fotografií před ransomwarovými útoky a přístup k podpoře Microsoftu.
Pokud potřebujete více úložiště, plán Microsoft 365 Personal vám poskytne 1 TB úložného prostoru za 6,99 USD měsíčně a přístup k prémiovým desktopovým aplikacím, včetně Office, Clipchamp, Teams, Microsoft Defender a dalších.
Doufáme, že s doporučenými tipy nebudete muset svůj OneDrive storage upgradovat. Správou nejlepších praktik pro správu úložiště můžete zabránit rychlému zaplnění vašeho OneDrive.