Ukládání excelové tabulky do formátu PDF může být někdy komplikované a výsledný soubor často nevypadá přesně tak, jak bychom si představovali. Tento článek vám ukáže, jak převést excelový list do čitelného a přehledného PDF dokumentu.
Převod Excelu do PDF: Proč a jak na to
Existuje mnoho situací, kdy je praktické uložit excelový dokument jako PDF. Například když chcete sdílet jen část tabulky nebo nechcete, aby příjemce měl možnost dokument upravovat. Nicméně, proces převodu Excelu do PDF může být někdy trochu náročný.
Při práci s Excelem se často nezamýšlíme nad tím, že tabulky mají okraje, stránky a ohraničení. Avšak, při převodu do PDF, které je určeno ke čtení, tisku nebo distribuci, je nezbytné mít na paměti, že dokument by měl být srozumitelný, bez náhodně rozházených sloupců na různých stránkách nebo buněk s příliš malým písmem.
Zde je podrobný návod, jak transformovat tabulku do PDF, které bude vypadat profesionálně a bude připravené k tisku.
Základní nastavení stránky
Pokud pracujete s verzí Office 2008 nebo novější, přejděte na záložku „Rozložení stránky“. Zde naleznete sekci „Nastavení stránky“, kde jsou sdruženy důležité možnosti. Mezi první tři patří:
Okraje: Nastavení mezer mezi okrajem dokumentu a první buňkou.
Orientace: Určení, zda výsledný dokument bude na šířku nebo na výšku.
Velikost: Volba rozměrů stránky výsledného dokumentu.
Tyto funkce fungují podobně jako v aplikaci Word, proto si je nastavte podle toho, jak si představujete výsledný dokument. Mějte na paměti, že tabulky Excelu bývají čitelnější v orientaci na šířku, pokud nemáte jen několik málo sloupců. Listy orientované na výšku často způsobují, že sloupce přesahují oblast tisku, což může ztížit čtení dokumentu.
Navíc, do konečného rozvržení můžete přidat záhlaví a zápatí. Klikněte na šipku v pravém dolním rohu sekce „Vzhled stránky“ a poté přejděte na kartu „Záhlaví/zápatí“. Můžete si vybrat z předdefinovaných možností nebo si vytvořit vlastní pomocí funkce „Přizpůsobit“.
Máte rovněž možnost změnit pozadí tištěného dokumentu. Provedete to kliknutím na tlačítko „Pozadí“ v „Nastavení stránky“. Můžete vybrat obrázek z počítače nebo cloudu, který se následně zobrazí jako pozadí vašeho listu.
Vymezení oblasti tisku a možnosti přizpůsobení
Dalším krokem je definovat, která část tabulky bude převedena do PDF, a také kolik řádků a sloupců se má objevit na každé stránce.
Nejprve můžete označit myší buňky, které chcete zahrnout do PDF. Poté přejděte do „Nastavení stránky“ > „Oblast tisku“ > „Nastavit oblast tisku“. Tím se okolo vybrané oblasti objeví tenká šedá čára. Vše mimo tuto oblast se do PDF nezahrne. Buňky lze zadat i ručně kliknutím na šipku v levém dolním rohu a následným výběrem „Listy“ > „Oblast tisku“.
Podobně jako v aplikaci Word, i zde můžete definovat konce stránek. Tyto konce mohou být horizontální i vertikální. Přejděte do buňky, kam chcete umístit konec stránky, klikněte na záložku „Rozložení stránky“ a vyberte „Nastavení stránky“ > „Konce stránek“ > „Vložit konec stránky“. Tím vytvoříte zalomení stránky nad a vlevo od vybrané buňky.
Důležitá je také funkce „Přizpůsobit“. Vpravo od „Nastavení stránky“ najdete tři možnosti: „Šířka“, „Výška“ a „Měřítko“. Pomocí „Šířky“ a „Výšky“ můžete určit, kolik stránek zaberou řádky nebo sloupce tabulky. Pokud máte například mnoho řádků, ale jen málo sloupců, nastavte „Šířku“ na jednu stránku. „Měřítko“ upravuje celkovou velikost tiskové oblasti.
Volby listu
Poslední nabídka, které byste měli věnovat pozornost, se jmenuje „Volby listu“. Tato nastavení ovlivňují vzhled tištěného listu. Chcete-li zobrazit možnosti celého listu, klikněte na šipku v levém dolním rohu sekce „Volby listu“.
Zde je přehled možností, které můžete upravit:
Tisk titulků: Umožňuje zmrazit konkrétní řádky a sloupce tak, aby se objevovaly na každé stránce, například pro záhlaví a popisky.
Mřížka: Nastavení zobrazení čar mřížky, které oddělují buňky, pokud nemají definované okraje.
Nadpisy: Zobrazení nadpisů, tedy písmen (A, B, C) a čísel (1, 2, 3) na osách x a y.
Komentáře, poznámky a chyby: Nastavení, zda se mají v PDF zobrazit komentáře, poznámky a upozornění na chyby.
Pořadí tisku: Určení, zda má být dokument tištěn po řádcích nebo sloupcích.
V této nabídce se můžete také přepnout do náhledu tisku, kde si můžete zkontrolovat, jak bude finální PDF vypadat. Do náhledu se dostanete i pomocí klávesové zkratky Ctrl+P.
Uložení nebo tisk do PDF
Když máte dokument naformátovaný a připravený k použití, existují dva způsoby, jak vytvořit PDF.
Pro uložení dokumentu do PDF v Excelu, otevřete okno „Uložit jako“ a z rozbalovacího menu „Uložit jako typ“ vyberte PDF. Další možností je přejít na „Exportovat“ > „Exportovat do XPS/PDF“. Zde máte několik možností. Můžete optimalizovat soubor na „Standardní“ nebo „Minimální“ kvalitu, což ovlivní velikost a kvalitu finálního dokumentu. Poté klikněte na „Možnosti“ a vyberte oblast, kterou chcete publikovat:
Výběr: Aktuálně vybrané buňky.
Aktivní listy: Aktuální list, ve kterém pracujete.
Celé sešity: Všechny listy v aktuálním souboru.
Tabulka: Tabulka definovaná pomocí aplikace Excel.
Můžete se také rozhodnout, že nebudete brát v úvahu nastavenou oblast tisku.
Soubor můžete také vytisknout do PDF. Microsoft má vestavěnou tiskárnu s názvem „Microsoft Print to PDF“, kterou můžete vybrat z rozevírací nabídky tiskáren. Pokud máte nainstalovanou jinou PDF tiskárnu, jako například Adobe PDF, Foxit nebo PDF Xchange, můžete použít i tu. Před kliknutím na „Tisk“ se podívejte na náhled tisku, abyste se ujistili, že je vše v pořádku.