Zdá se vám, že Trello je skvělé řešení? Možná ale zjišťujete, že Jira Work Management nabízí intuitivnost, jednoduchost a spoustu funkcí. Jste z toho trochu zmatení? Žádný strach, pokud si přečtete tohoto komplexního průvodce srovnáním Trello a Jira Work Management až do konce, vše se vyjasní!
Trello i Jira Work Management patří mezi velmi oblíbené softwary pro řízení úkolů a požadavků v mnoha odvětvích. Avšak rozhodovat se mezi nimi bez důkladného průzkumu trhu není ideální. Nemáte zrovna dostatek času na takový průzkum?
Nezoufejte, provedl jsem rozsáhlý průzkum obou těchto nástrojů pro projektové řízení (PM) a níže se podělím o své postřehy. Na základě mých zkušeností bych řekl, že Jira Work Management je o něco lepší volbou než Trello, ale přesto je dobré si oba nástroje porovnat.
Přehled Jira Work Management
Jira Work Management je nativní software pro řízení úkolů a práce, který je součástí ekosystému aplikací Jira. Atlassian dříve nabízel Jira Core uživatelům Jira Software pro automatizovanou správu úkolů. Nicméně stará aplikace vyžadovala značné znalosti v oblasti projektového řízení, procesů PM, automatizace pracovních postupů a správy serverů.
Rebrandovaná verze Jira Work Management přináší moderní, bezkódový přístup k řízení práce. Můžete se zdarma zaregistrovat pomocí svého Google účtu a okamžitě začít používat šablony pro úkoly PM.
Díky funkcím pro spolupráci v reálném čase můžete snadno pracovat s členy týmu, přidávat nové úkoly, upravovat priority a spravovat závislosti úkolů.
Úloha Jiry jako nástroje pro projektové řízení
Společnost Atlassian hledala nástroj pro správu projektů a úkolů, který by se hladce integroval se všemi jejími produkty. Sice můžete spouštět projekty DevOps a Agile pomocí Jira Software a Confluence, ale chyběl nástroj pro jejich efektivní správu.
Pokud jste pro správu projektů používali samotný Jira Software, museli jste k němu přidělit zkušeného profesionála v oblasti Agile, Scrum nebo DevOps. To se pochopitelně prodražilo.
Naštěstí zavedení Jira Work Management tuto situaci kompletně změnilo. Nyní můžete část projektového řízení svěřit jakémukoli obchodnímu manažerovi, senior vývojáři nebo analytikovi, který má jasnou představu o probíhajícím projektu.
Přehled Trello
Trello je online nástroj pro správu projektů a úkolů. Využívá nástěnky, seznamy a karty pro vizuální organizaci vaší práce. Každá nástěnka představuje projekt a seznamy reprezentují různé fáze nebo kategorie. Jednotlivé úkoly nebo položky jsou reprezentovány kartami, které můžete mezi seznamy přesouvat, abyste mohli sledovat postup.
Nástěnky, seznamy i karty si můžete přizpůsobit tak, aby odpovídaly vašim specifickým potřebám. Trello také umožňuje spolupráci, přidělování úkolů a komunikaci mezi členy týmu. Lze ho integrovat s dalšími populárními aplikacemi, jako je Slack a Google Drive.
Celkově vám Trello pomáhá udržovat si pořádek, sledovat pokrok a efektivně spolupracovat.
Úloha Trello jako nástroje pro projektové řízení
Trello začínalo jako jednoduchý nástroj pro řízení projektů založený na metodě Kanban. Ti, kteří rádi přesouvají poznámky na nástěnce, si rychle oblíbili právě Trello. Bylo jedním z prvních digitálních řešení pro Kanban.
Tento nástroj nenabízí dostatečné prostředky a funkce pro sofistikované řízení projektů DevOps nebo Agile. Je spíše nenáročným nástrojem pro projektové řízení, který nabízí minimalistický pohled na věci pro lepší soustředění.
Úkoly tak můžete rychle přesouvat mezi sloupci, přidávat komentáře, sledovat zpětnou vazbu a soustředit se na svou práci, ať už jde o řízení firmy nebo nabízení produktů klientům.
Jeho přínos oceníte zejména, pokud jste malá firma, startup nebo skupina freelancerů. Brzy zjistíte, že šetříte peníze i čas při řízení malých projektů. Pokud potřebujete, můžete Trello využít i pro větší projekty, i když je jeho použití v takovém případě náročnější.
Můžete začít tím, že jako administrátor vytvoříte projekty spravované společností, které budou sloužit jako mateřské projekty. Například vývoj produktu může být nadřazený projekt, pod který spadají menší týmy pro průzkum trhu, inženýrství, design, marketing, prodej a provoz. Pro tyto dílčí projekty pak můžete vytvářet týmově spravované projekty.
Členové týmu mohou v rámci své skupiny vytvářet další týmově řízené projekty pro zjednodušení a lepší organizaci svých úkolů, reportování a sledování. Jakmile máte vy i vaše týmy vše připravené, můžete začít s vytvářením problémů. Problémy jsou zjednodušeně úkoly, pokud srovnáme tento nástroj s Trello.
K problémům můžete přidat následující značky:
- Chyba: problém v kódu nebo aplikaci
- Příběh: vlastnosti produktů nebo služeb, které uživatelé potřebují
- Aktiva: fyzické nebo digitální položky, které potřebujete sledovat
- Úkol: krátké sprinty, které musí jednotliví členové týmu dokončit
- Epic: rozsáhlý úkol, jako je vývoj mobilní aplikace
K vizualizaci úkolů a dalších prvků můžete použít karty, které jsou seřazeny na nástěnce ve stylu Kanban. Uživatelé mohou snadno přesouvat karty s problémy nebo úkoly a označovat tak jejich stav.
Například přesunutí karty s technickým dokumentem ze stavu „Úkol“ do stavu „Hotovo“ znamená, že byl úkol dokončen. Pokud chcete zobrazit všechny informace o úkolu na jedné obrazovce, můžete přepnout na zobrazení seznamu nebo zobrazení detailů.
Pokud potřebujete implementovat standardní proces pro přesouvání úkolů, dílčích úkolů nebo aktiv v rámci projektu, můžete využít pracovní postupy. Například chcete, aby se úloha produkce doporučených obrázků pohybovala takto:
Úkol zadán > Recenze designérem > Schváleno správcem obsahu > Schváleno projektovým manažerem > Sdíleno s týmem.
Výše uvedené můžete dosáhnout vytvořením automatizovaného pracovního postupu v Jira Work Management.
Výhody Jira Work Management
- Efektivní a levné plánování, sledování a organizace práce v jakémkoli oboru.
- Spolupráce s interními i externími členy týmu v reálném čase, komentování, přidávání příloh a poskytování zpětné vazby i z odlehlých míst.
- Vytváření úkolů, přidělování úkolů komukoli v týmu, pozvání nových členů k dalším úkolům a stanovení termínů dokončení.
- Získání nástroje zdarma s Jira Software.
- Správa projektů a úkolů ve známém softwaru, protože uživatelské rozhraní je podobné ostatním nástrojům od Atlassianu.
Jak Trello funguje?
Trello funguje na principu nástěnek, seznamů a karet. Další informace naleznete níže:
#1. Nástěnky
V Trello vytváříte nástěnky, které představují jednotlivé projekty. Pro rychlý začátek můžete využít šablony projektového řízení na portálu Trello Solutions, které jsou určené pro Design, Inženýrství, HR, Marketing a další.
#2. Seznamy
Seznamy jsou sloupce v Kanban nástěnce Trello. Můžete vytvářet seznamy jako „K provedení“, „Přiřazeno“, „Čeká na vyřízení“, „Hotovo“ atd.
#3. Detaily úkolu
Karty obsahují podrobné informace o každém úkolu. Pro poskytnutí dalších instrukcí členům týmu musíte přidat popisy, termíny dokončení, štítky, přílohy a kontrolní seznamy.
Výhody Trello
- Prakticky žádná nutnost učení se, nástroj můžete začít používat ihned, pokud znáte principy Kanban nástěnky.
- Vytváření, přesouvání, komentování a odstraňování úkolových karet funguje na principu drag and drop (přetažení myší).
- Limit 10 MB na soubor pro základní uživatele a 250 MB pro uživatele s placenou verzí.
- Neomezený počet připojených souborů.
Trello vs. Jira Work Management
| Funkce | Jira Work Management | Trello |
| Projektové řízení | Pokročilé a komplexní projekty, jako jsou projekty Agile, Scrum a DevOps Většinou se používá při vývoji produktů a softwaru, inženýrství atd. |
Řízení projektů založené na Kanbanu Vhodné pro menší projekty v oblasti designu, marketingu, osobní produktivity, prodeje, tvorby obsahu, digitálního marketingu atd. |
| Agilní metodiky | Vhodné pro komplexní agilní pracovní postupy | Chybí funkce pro agilní metodiky |
| Sledování problémů | Podporuje až 5 typů problémů | Všechny karty jsou úkoly Chybí technická kategorizace. Pro kategorizaci úkolů musíte ručně přidat pole nebo další informace. |
| Automatizace | Robustní automatizace pracovních postupů s šablonami i vlastním kódováním | Omezená automatizace s funkcí Butler |
| Uživatelské rozhraní | Robustní a funkčně bohaté | Jednoduché a intuitivní |
| Reporting a Analýzy | Využívá modul Data & Reporting pro vytváření podnikových reportů a analýz. | Základní reporting |
| Integrace | 500+ integrací a 3 000+ dalších rozšíření | 200+ integrací třetích stran |
| Zabezpečení | Zabezpečení na podnikové úrovni | Zabezpečení na podnikové úrovni |
| Cena | K dispozici bezplatný plán Placené plány začínají na 7,75 $/uživatel/měsíc |
K dispozici bezplatný plán Placené plány začínají na 5 $/uživatel/měsíc |
| Škálovatelnost | Vhodné pro velké týmy a projekty | Ideální pro malé až středně velké týmy |
| Přizpůsobení | Vysoce přizpůsobitelné a flexibilní | Velmi omezené možnosti přizpůsobení Můžete si upravit pozadí Kanban nástěnky |
| Mobilní aplikace | Nemá mobilní aplikaci | Má aplikace pro Android a iOS |
Proces webdesignu
Pracovní postup pro vývoj a návrh webu v Jira vám pomůže zajistit, aby vývojáři i grafičtí designéři pracovali společně. Zobrazení seznamu můžete použít jako výchozí zobrazení pro vizualizaci mnoha úkolů na jedné obrazovce. Dále můžete úkoly kategorizovat přiřazením vlastních polí, jako je stav, příjemce, datum dokončení, priorita atd.
Sledování potenciálních zákazníků
Pokud se vaše firma zaměřuje na sledování, pohovory a uzavírání obchodů s novými potenciálními zákazníky, je Jira PM správnou volbou. Můžete si vytvořit Kanban nástěnku a každému zájemci přiřadit kartu s jeho profilovým obrázkem nebo iniciály.
Každá karta by měla být nejprve ve sloupci „Začátek“, ale postupně by se měla přesouvat do dalších sloupců, jako je „Kontaktováno“, „V jednání“, „Získáno“, „Prohráno“ atd. Stejný postup můžete použít i pro svůj prodejní tým.
Další významná využití Jira PM zahrnují oblast lidských zdrojů, financí, provozu, práva, prodeje, designu a dalších.
Využití Trello
Vzdálené týmy
S pomocí Trello mohou vzdálené týmy efektivně spolupracovat při brainstormingu, plánování projektů i během schůzek. Šablona Remote Team Hub je ideální pro organizaci zdrojů a sledování pokroku týmu.
Otevřenou strukturu schůzek lze použít k projednání agendy, úspěchů i překážek. Týmy mohou pomocí šablony Remote Team Bonding sdílet své zážitky a zůstat tak v kontaktu.
Design
Týmy designérů mohou Trello používat během brainstormingu, spolupráce i v průběhu finálního dodání návrhu. Obsahuje šablony, které pomáhají kreativním týmům zpracovávat požadavky, návrhy, revize a projekty s různými funkcemi.
Šablona Design Sprint umožňuje týmům vymýšlet a testovat nápady ještě před samotnou realizací. Design Huddle pak pomáhá s lepším rozhodováním o návrhu díky zpětné vazbě. A výzkumný projekt je ideální pro analýzu celého projektu.
Trello vs. Jira Work Management: Verdikt
Pokud srovnáme vlastnosti, funkce a použitelnost, Jira Work Management jasně vítězí nad Trello. Vzhledem k tomu, že se ceny obou nástrojů téměř neliší, je pro vás výhodné přesunout své projekty do Jiry z následujících důvodů:
- Možnost implementace Agile, Scrum i DevOps, a to nejen nyní, ale i v budoucnu.
- Jira jako nástroj PM je připravena na budoucnost a obsahuje funkce nové generace.
- Vytváří nativní prostředí pro správu práce pro další aplikace Jira.
Poznámka autora
Trello se mi zdá o něco méně přehledné než Jira Work Management. Přepínání mezi různými zobrazeními (tabulka, kalendář, časová osa, řídicí panel, mapa atd.) vyžaduje předchozí zkušenosti, protože Trello schovává tato zobrazení mimo hlavní zobrazení nástěnky.
Naproti tomu Jira je nejčistší aplikace, kterou můžete pro projektové řízení získat. Karty úkolů jsou dostatečně velké a snadno se s nimi pracuje. Nejdůležitější je, že můžete rychle přepínat mezi různými zobrazeními časové osy projektu, jako jsou stránky, formuláře, kalendáře, nástěnky, seznamy, Ganttovy diagramy atd. Kliknutím na možnosti přímo nad kartou úkolu.
Zajímavé je, že standardní předplatné pro oba nástroje PM stojí v době psaní tohoto článku 5 USD na uživatele měsíčně. Pokud ale potřebujete škálovat, musíte přejít na vyšší balíčky Trello, které stojí 10 až 17,50 USD za uživatele měsíčně. U softwaru Jira Work Management můžete škálovat dle potřeby, ale cena zůstane stejná.
Nyní tedy víte, který nástroj pro správu projektů, úkolů a práce si vybrat mezi Trello a Jira Work Management. Základním pravidlem je vybrat si Jiru, pokud je váš projekt složitý nebo pokud máte velký tým. Trello si ponechte, pokud máte malý tým a nepotřebujete Agile nebo DevOps.
Pokud hledáte vlastní nástroje PM, zaměřte se dále na nejlepší software pro správu projektů s otevřeným zdrojovým kódem.