Jak vytvářet, upravovat a používat podpisy v aplikaci Microsoft Outlook

Outlook vám dává možnost automaticky vkládat podpis do nových zpráv, odpovědí i přeposílaných e-mailů. Dokonce si můžete nastavit různé výchozí podpisy pro nové e-maily a odlišné pro odpovědi či přeposílání. Kromě toho si lze vytvořit další podpisy, které můžete použít dle potřeby v konkrétních situacích. Podívejme se, jak to funguje.

E-mailový podpis je užitečný nástroj pro uvedení informací o vaší osobě, pracovní pozici a kontaktních údajích. Mnohé firmy to vyžadují a váš podpis mohl být dokonce vytvořen ještě před vaším nástupem do zaměstnání.

Nicméně, po prvním spuštění Outlooku není výchozí podpis aktivní. Pokud vám tedy firma žádný nenastavila nebo používáte Outlook na domácím počítači, budete si jej muset sami vytvořit. To provedete tak, že kliknete na Soubor > Možnosti > Pošta a následně na tlačítko „Podpisy“.

Otevře se dialogové okno Podpisy a šablony, kde lze vytvářet, upravovat a odstraňovat podpisy. Pro přidání nového podpisu klikněte na „Nový“.

Následně pojmenujte svůj nový podpis a stiskněte „OK“.

Nově vytvořený podpis se objeví v seznamu. Nyní můžete do oblasti „Upravit podpis“ vložit jeho obsah.

K dispozici máte celou škálu nástrojů pro formátování textu, a dokonce můžete vkládat i obrázky, hypertextové odkazy a vizitky z vašich kontaktů.

S pomocí těchto nástrojů můžete vložit libovolné množství informací, ale pro formální podpis byste měli zahrnout alespoň:

  • Vaše celé jméno
  • Vaše telefonní číslo (pevná linka a mobil)
  • Vaši e-mailovou adresu
  • Webové stránky vaší společnosti

Pokud si vytváříte podpis pro osobní potřeby, je jen na vás, co do něj vložíte. Pokud ale nastavujete podpis pro firemní e-mail, měli byste zkontrolovat, zda existují nějaké specifické požadavky na jeho obsah.

Jakmile máte podpis hotový, můžete jej nastavit jako výchozí. Nejprve vyberte správnou poštovní schránku (pokud máte v Outlooku nastaveno více účtů). Poté vyberte podpis pro „Nové zprávy“ a také pro „Odpovědi/Přeposlání“.

Nemusíte mít nastavený žádný výchozí podpis. Pokud si přejete odesílat e-maily bez podpisu, vyberte v příslušných rozbalovacích nabídkách možnost „(žádný)“.

Můžete vytvořit libovolný počet podpisů, avšak je doporučeno dodržovat rozumné limity. V testu bylo bez problémů vytvořeno 15 různých podpisů. Neoficiální informace uvádí, že maximální počet podpisů je 128, ale nemáme to ověřeno a většina uživatelů se s tímto omezením pravděpodobně nesetká.

Při vytváření nové zprávy nebo při odpovědi či přeposílání e-mailu, Outlook automaticky použije výchozí podpis. Můžete však vybrat i jiný podpis tak, že v okně zprávy kliknete na Zpráva > Podpis a vyberete požadovaný podpis.

Výběrem nového podpisu dojde k nahrazení výchozího podpisu. Pokud jste jako výchozí nastavili „(žádný)“, Outlook vloží vámi vybraný podpis na konec e-mailu.