Tvorba faktury v Excelu: Kompletní průvodce
Ať už jste freelancer pracující pro více klientů nebo firma plánující rozšíření úvěrových limitů, faktury jsou nezbytné. Vytvoření vlastních faktur v Excelu je snadné a umožní vám ihned je odesílat a přijímat platby.
Využití šablon faktur
Základní fakturu v Excelu lze vytvořit poměrně rychle. Stačí pár tabulek, nastavit několik pravidel a doplnit potřebné údaje. Další možností je využít šablon faktur zdarma, které poskytuje mnoho webů. Tyto šablony jsou často vytvořeny odborníky na účetnictví a mohou posloužit jako inspirace při tvorbě vlastní faktury.
Excel také nabízí vlastní kolekci šablon. Pro jejich zobrazení otevřete Excel a klikněte na „Soubor“, následně na „Nový“ a do vyhledávacího pole zadejte „Faktura“.
Po stisknutí klávesy Enter se zobrazí výběr šablon faktur.
Projděte si dostupné šablony a vyberte si tu, která vám nejvíce vyhovuje.
Tvorba faktury v Excelu od začátku
Pro vytvoření jednoduché faktury od nuly je klíčové znát potřebné údaje. Zjednodušíme si to a vytvoříme fakturu pouze s daty nezbytnými pro přijetí platby. Mezi tyto informace patří:
- Informace o prodejci:
- Jméno/název
- Adresa
- Telefonní číslo
- Informace o kupujícím:
- Název firmy/jméno
- Adresa
- Další údaje:
- Datum vystavení faktury
- Číslo faktury
- Popis položky (produkt nebo služba)
- Cena za položku
- Celková částka k úhradě
- Způsob platby
Začínáme.
Nejprve otevřete prázdný list v Excelu. Doporučujeme odstranit mřížku pro čistší vzhled. Přejděte na kartu „Zobrazit“ a zrušte zaškrtnutí políčka „Mřížka“.
Nyní upravíme šířku sloupců a výšku řádků. Tím získáme prostor pro rozsáhlejší informace, jako jsou například popisy položek. Změnu velikosti provedete kliknutím a přetažením okraje sloupce nebo řádku.
Standardně jsou řádky nastaveny na výšku 20 pixelů a sloupce na šířku 64 pixelů. Pro optimalizaci doporučujeme nastavit tyto hodnoty:
| Řádky: |
| Řádek 1: 45 pixelů |
| Sloupce: |
| Sloupec A: 385 pixelů |
| Sloupec B: 175 pixelů |
| Sloupec C: 125 pixelů |
Do řádku 1 umístíme vaše jméno a slovo „Faktura“. Tyto informace by měly být na první pohled zřejmé, proto jim dáme větší prostor a zvýšíme velikost písma.
Sloupec A bude obsahovat většinu důležitých údajů, včetně informací o prodávajícím a kupujícím, popis položky a způsob platby. Sloupec B bude vyhrazen pro specifická data k uvedeným položkám a sloupec C pro číslo faktury, datum, cenu jednotlivých položek a celkovou sumu.
Upravte si sloupce a řádky podle navržených parametrů a začněte vyplňovat informace.
Do sloupce A, řádku 1, zadejte vaše jméno a použijte větší písmo (kolem 18 pt) a tučné písmo.
Do sloupce B, řádku 1, zadejte text „Faktura“ s 28 pt písmem a velkými písmeny. Můžete použít i světlejší barvu.
Do sloupce A, řádků 4, 5 a 6, vložte vaši adresu a telefonní číslo.
Do sloupce B, řádků 4 a 5, napište „DATUM:“ a „FAKTURA:“ s tučným písmem a zarovnáním doprava. Řádky 4 a 5 ve sloupci C budou obsahovat datum a číslo faktury.
Nakonec, do sloupce A, řádku 8, zadejte text „Fakturovat komu:“ (tučně) a do řádků 9, 10 a 11 údaje o příjemci faktury.
Nyní vytvoříme tabulku se seznamem položek, daty dodání a částkami. Postupujte následovně:
Nejprve sloučíme sloupce A a B v řádku 14. Tento řádek bude sloužit jako nadpis pro popis položek (sloupec A, řádky 15-30) a data dodání (sloupec B, řádky 15-30). Po sloučení sloupců A a B v řádku 14 přidejte ohraničení. To se provádí na kartě „Domů“ v sekci „Písmo“ volbou ikony ohraničení a typu čáry. Prozatím použijeme „Všechny okraje“.
Totéž udělejte pro buňku C14. Pokud chcete, můžete buňky vyplnit barvou. Prozatím zvolíme světle šedou. Pro obarvení buněk vyberte buňky, klikněte na šipku vedle ikony „Barva výplně“ a vyberte barvu z rozbalovací nabídky.
Do první zvýrazněné buňky napište „POPIS“ a zarovnejte text na střed. Pro C14 zadejte „ČÁSTKA“ s centrálním zarovnáním. U obou nadpisů použijte tučné písmo. Tím získáte záhlaví tabulky.
Ujistěte se, že tabulka je dostatečně velká pro všechny vaše položky. V našem příkladu použijeme šestnáct řádků. Můžete jich použít více či méně, dle potřeby.
Na konci tabulky ohraničte spodní část prvních dvou buněk v řádku.
Nyní zvýrazněte buňky C15-29 a ohraničte je zleva a zprava.
Vyberte buňku C30 a ohraničte ji zleva, zprava a zdola. Nakonec do tabulky přidáme sekci „Celkem“. Zvýrazněte buňku C31 a ohraničte ji po celém obvodu. Můžete ji také obarvit, aby vynikla. Nezapomeňte ji v buňce vedle označit jako „CELKEM“.
Tím je rámec tabulky hotový. Nyní nastavíme formátování a vzorec pro výpočet celkové částky.
Data dodání budou ve sloupci B, řádky 15–30. Zvýrazněte tyto buňky a klikněte na pole „Formát čísla“ v sekci „Číslo“ na kartě „Domů“.
V rozbalovací nabídce vyberte „Krátké datum“. Nyní, když do kterékoliv z těchto buněk zadáte číslo (např. 12/26), automaticky se přeformátuje na verzi krátkého data.
Stejně tak zvýrazněte buňky C15-30, kde budou částky položek, a vyberte formát „Měna“. Částky se pak automaticky přeformátují tak, aby zobrazovaly měnu.
Pro automatické sčítání jednotlivých částek do buňky „Celkem“ vyberte tuto buňku (v našem případě C31) a zadejte následující vzorec:
=SUM(C15:C30)
Nyní, když přidáte nebo odeberete jakékoliv číslo v jednotlivých buňkách, součet se automaticky aktualizuje.
Toto bude z dlouhodobého hlediska efektivnější.
Do buňky A34 zadejte text „Způsob platby:“.
Způsob platby je na dohodě mezi vámi a příjemcem. Nejběžnější metody jsou hotovost, šek a bankovní převod. Někdy můžete být požádáni o přijetí poštovní poukázky, přímý vklad nebo PayPal.
Na závěr nezapomeňte poděkovat zákazníkovi!
A můžete začít odesílat faktury a přijímat platby!