Vytváření organizačního schématu v Excelu je praktické, protože umožňuje snadné čerpání dat z různých zdrojů, jako jsou jiné excelové tabulky nebo Outlook. Když je schéma hotové, často ho potřebujeme prezentovat v PowerPointu. Naštěstí je přesun z Excelu do PowerPointu poměrně jednoduchý.
Tvorba organizačního schématu v Excelu
Nejprve si otevřete nový sešit v Excelu. Klikněte na kartu „Vložení“ a vyberte možnost „SmartArt“.
Otevře se okno s názvem „Vybrat obrázek SmartArt“. V levém panelu zvolte „Hierarchie“. V pravé části se vám zobrazí několik různých stylů schémat. Vyberte ten, který nejlépe odpovídá vašim potřebám. V tomto návodu použijeme možnost „Organizační schéma jméno a název“.
Po zvolení stylu se v pravé části okna zobrazí náhled schématu spolu s jeho popisem. Jakmile jste připraveni, klikněte na „OK“.
Vaše schéma se nyní objeví v excelovém listu. Vyplňte příslušné údaje pro členy vašeho týmu (nebo použijte data z jiných zdrojů). Po dokončení by mělo schéma vypadat přibližně takto:
Tabulka obsahuje jména členů týmu a jejich pracovní pozice. Důkladně zkontrolujte správnost informací, uložte excelový soubor a zavřete ho.
Vložení organizačního schématu do PowerPointu
Teď je čas přejít do PowerPointu. Otevřete prezentaci a vyberte snímek, na který chcete vložit organizační schéma. Na kartě „Vložení“ klikněte na „Objekt“.
Zobrazí se okno „Vložit objekt“. Zde vyberte volbu „Vytvořit ze souboru“ a klikněte na „Procházet“.
Vyhledejte umístění excelového souboru s organizačním schématem, vyberte ho a klikněte na „OK“.
Zkontrolujte, zda je cesta k souboru správná a klikněte na „OK“.
Organizační schéma z Excelu se nyní zobrazí ve vaší prezentaci v PowerPointu! Pokud potřebujete provést jakékoli úpravy, stačí na schéma dvakrát kliknout a upravit jeho obsah. Budete mít k dispozici všechny nástroje Excelu.
Sloučení buněk v pozadí může být užitečné, protože někdy působí rušivě. Provedete to tak, že dvakrát kliknete na graf a vyberete všechny buňky, které se zobrazují.
Na kartě „Domů“ vyberte možnost „Sloučit a zarovnat na střed“.
Nyní máte v powerpointové prezentaci úhledné a přehledné organizační schéma. Hodně štěstí!