Používáte-li Microsoft Excel pro přehledné uspořádání kontaktů, jistě narazíte na potřebu tisknout adresní štítky. Pro tento účel se nejlépe hodí funkce hromadné korespondence v aplikaci Word, která dokáže data z Excelu efektivně využít. Zde je podrobný návod, jak na to.
Příprava seznamu kontaktů
Pokud už máte seznam kontaktů v Excelu hotový, můžete tento krok přeskočit. Pokud seznam teprve vytváříte, doporučujeme vám jej sestavit právě v Excelu. Excel je totiž pro organizaci a správu dat mnohem vhodnější než tabulka v aplikaci Word, a to i přesto, že Excel přímo nenabízí funkci pro vytváření poštovních štítků.
Nejprve si vytvořte záhlaví sloupců, která odpovídají datům, jež se v jednotlivých sloupcích budou nacházet. Tato záhlaví umístěte do prvního řádku každého sloupce.
Jaká záhlaví zvolíte, záleží na tom, jaké informace chcete na poštovních štítcích uvádět. Jména a příjmení jsou obvyklé, ale pokud posíláte korespondenci například na firmy, je výhodnější použít namísto jména a příjmení název firmy. Pro účely tohoto návodu použijeme osobní seznam adresátů, který bude obsahovat následující záhlaví:
Jméno
Příjmení
Ulice a číslo popisné
Město
PSČ
To jsou standardní údaje, které se na poštovních štítcích zpravidla objevují. Chcete-li, můžete do štítků vložit i obrázky, ale k tomu se dostaneme později, až budeme pracovat ve Wordu.
Po vytvoření záhlaví zadejte do tabulky všechny potřebné údaje. Po dokončení by váš seznam měl vypadat přibližně takto:
Seznam uložte a můžeme se přesunout do aplikace Microsoft Word.
Nastavení štítků ve Wordu
Spusťte prázdný dokument aplikace Word. Dále přejděte na kartu „Korespondence“ a klikněte na „Spustit hromadnou korespondenci“.
V zobrazené rozbalovací nabídce vyberte možnost „Štítky“.
Otevře se okno „Možnosti štítku“, kde si vyberete výrobce štítků a jejich konkrétní produktové číslo. Po dokončení výběru klikněte na „OK“.
Nyní se v dokumentu aplikace Word zobrazí obrysy jednotlivých štítků.
Pokud se obrysy štítků nezobrazují, přejděte do nabídky Návrh > Ohraničení a zaškrtněte možnost Zobrazit mřížku.
Propojení seznamu s dokumentem Word
Předtím, než budete moci vložit data z Excelu do štítků ve Wordu, je musíte vzájemně propojit. Na kartě „Korespondence“ klikněte na možnost „Vybrat příjemce“.
Zobrazí se rozbalovací nabídka, ve které zvolte „Použít existující seznam“.
Nyní se objeví Průzkumník souborů, kde vyhledejte a vyberte uložený soubor s vaším seznamem adresátů. Po vybrání souboru klikněte na „Otevřít“.
Zobrazí se okno „Vybrat tabulku“, ve kterém se zobrazí všechny listy z vašeho sešitu. Vyberte list, který obsahuje seznam kontaktů. Zaškrtněte volbu „První řádek dat obsahuje záhlaví sloupců“ a poté klikněte na „OK“.
Vaše štítky jsou nyní propojeny s vaším seznamem.
Vložení polí hromadné korespondence do štítků
Nyní je čas vložit do štítků pole hromadné korespondence. Vyberte první štítek, přejděte na kartu „Korespondence“ a klikněte na „Blok adresy“.
V zobrazeném okně „Vložit blok adresy“ klikněte na tlačítko „Shoda polí“.
Zobrazí se okno „Shoda polí“. Ve skupině „Vyžadováno pro blokování adresy“ zkontrolujte, zda se každé nastavení shoduje se sloupcem v sešitu Excel. Například „Jméno“ by mělo být spárováno s „Jméno“ atd. Po potvrzení správnosti nastavení klikněte na „OK“.
V okně „Vložit blok adresy“ si prohlédněte náhled, abyste se ujistili, že je vše v pořádku, a klikněte na „OK“.
Na prvním štítku se nyní zobrazí <<Blok adresy>>.
Vraťte se na kartu „Korespondence“ a klikněte na „Aktualizovat štítky“.
Po kliknutí na tuto možnost by se <<Blok adresy>> měl objevit na každém štítku.
Nyní jste připraveni provést hromadnou korespondenci.
Provedení hromadné korespondence
Na kartě „Korespondence“ klikněte na „Dokončit a sloučit“.
V rozbalovací nabídce zvolte „Upravit jednotlivé dokumenty“.
Otevře se okno „Sloučit do nového dokumentu“. Zvolte „Vše“ a poté klikněte na „OK“.
Váš seznam z Excelu bude nyní sloučen do štítků v aplikaci Word.
Nyní už stačí štítky jen vytisknout a můžete odesílat poštu!