Jak vytvořit poštovní štítky v aplikaci Word ze seznamu aplikace Excel

Možná používáte Microsoft Excel k přehlednému uspořádání seznamu adresátů. Když se však připravíte na tisk adresních štítků, budete je muset vytvořit pomocí hromadné korespondence ve Wordu ze seznamu Excelu. Zde je návod.

První krok: Připravte si seznam adresátů

Pokud jste již vytvořili seznam adresátů v aplikaci Excel, můžete tento test bezpečně přeskočit. Pokud jste seznam ještě nevytvořili, i přes absenci funkce poštovních štítků v Excelu stále důrazně doporučujeme používat Excel, protože je lepší pro organizaci a údržbu dat než použití tabulky ve Wordu.

První věc, kterou musíte udělat, je vytvořit záhlaví sloupce odpovídající datům, která jsou v každém sloupci. Umístěte tato záhlaví do prvního řádku každého sloupce.

To, která záhlaví zahrnete, závisí na tom, jaké informace plánujete použít v poštovních štítcích. Názvy jsou vždy hezké, ale je důležité, abyste před vytvořením štítků věděli, kterým titulem se daný člověk řídí. Také, pokud je váš seznam pro společnosti a ne pro jednotlivé osoby, můžete vynechat záhlaví „Jméno“ a „Příjmení“ a místo toho použít „Název společnosti“. Abychom správně ilustrovali kroky, použijeme v tomto příkladu osobní seznam adresátů. Náš seznam bude obsahovat následující záhlaví:

Jméno
Příjmení
Adresa ulice
Město
Stát
PSČ

Toto jsou standardní informace, které najdete na poštovních štítcích. Pokud chcete, můžete dokonce vkládat obrázky do poštovních štítků, ale tento krok přijde později ve Wordu.

Jakmile dokončíte vytváření záhlaví, pokračujte a zadejte data. Až budete hotovi, váš seznam by měl vypadat nějak takto:

Pokračujte, uložte si seznam a přejděme k aplikaci Microsoft Word.

Krok 2: Nastavení štítků v aplikaci Word

Otevřete prázdný dokument aplikace Word. Dále přejděte na kartu „Mailings“ a vyberte „Spustit hromadnou korespondenci“.

V zobrazené rozbalovací nabídce vyberte možnost „Štítky“.

Zobrazí se okno „Možnosti štítku“. Zde si můžete vybrat značku štítku a číslo produktu. Po dokončení klikněte na „OK“.

Obrysy štítků se nyní zobrazí ve Wordu.

Poznámka: Pokud se obrysy štítků nezobrazují, přejděte do nabídky Návrh > Ohraničení a vyberte možnost Zobrazit mřížku.

Krok tři: Připojte svůj list k štítkům aplikace Word

Než budete moci přenést data z Excelu do štítků ve Wordu, musíte je propojit. Zpět na kartě „Pošty“ v dokumentu aplikace Word vyberte možnost „Vybrat příjemce“.

Zobrazí se rozbalovací nabídka. Vyberte „Použít existující seznam“.

Zobrazí se Průzkumník souborů Windows. Použijte jej k vyhledání a výběru souboru seznamu adresátů. S vybraným souborem klikněte na „Otevřít“.

Zobrazí se okno „Vybrat tabulku“. Pokud máte v sešitu více listů, zobrazí se zde. Vyberte ten, který obsahuje váš seznam. Ujistěte se, že jste povolili možnost „První řádek dat obsahuje záhlaví sloupců“, pokud ještě není, a poté klikněte na „OK“.

Vaše štítky jsou nyní propojeny s vaším listem.

Krok čtyři: Přidejte pole hromadné korespondence do štítků

Nyní je čas přidat pole hromadné korespondence do štítků aplikace Word. Vyberte první štítek, přepněte se na kartu „Pošty“ a poté klikněte na „Blok adresy“.

V okně „Vložit blok adresy“, které se zobrazí, klikněte na tlačítko „Shoda polí“.

Zobrazí se okno „Match Fields“. Ve skupině „Vyžadováno pro blokování adresy“ se ujistěte, že každé nastavení odpovídá sloupci v sešitu. Například „First Name“ by se mělo shodovat s „First Name“ a tak dále. Jakmile potvrdíte, že je vše správně nastaveno, klikněte na „OK“.

Zpět v okně „Vložit blok adresy“ se podívejte na náhled, abyste se ujistili, že vše vypadá dobře, a poté klikněte na „OK“.

> se nyní objeví ve vašem prvním štítku.

Vraťte se na kartu „Pošty“ a poté klikněte na „Aktualizovat štítky“.

Po výběru by se > mělo objevit v každém štítku.

Nyní jste připraveni provést hromadnou korespondenci.

Krok 5: Provedení hromadné korespondence

Nyní sledujte, jak se kouzlo děje. Na kartě „Mailings“ klikněte na „Finish & Merge“.

Z rozbalovací nabídky, která se zobrazí, vyberte „Upravit jednotlivé dokumenty“.

Zobrazí se okno „Sloučit do nového dokumentu“. Vyberte „Vše“ a poté klikněte na „OK“.

Váš seznam z Excelu bude nyní sloučen do štítků ve Wordu.

Nyní zbývá pouze vytisknout štítky a odeslat poštu!