Efektivní organizace Dokumentů Google pomocí složek
Google Dokumenty jsou výborný bezplatný textový editor, a díky integraci do ekosystému Google usnadňují bezproblémovou spolupráci. Nicméně, aby práce v Dokumentech Google byla efektivní, je klíčové mít v souborech pořádek. Neorganizované dokumenty mohou vést ke ztrátě důležitých informací a plýtvání časem při jejich hledání.
Pro lepší organizaci doporučujeme využívat složky. Umožňují třídit dokumenty podle projektů, témat, kategorií a dalších kritérií. Je však důležité si uvědomit, že Google Dokumenty nemají funkci vytváření složek přímo v aplikaci. Složky se vytvářejí a spravují v Google Disku.
V tomto návodu vám ukážeme, jak vytvářet složky na Google Disku pro uspořádání Dokumentů Google.
Jak vytvořit složku pro Dokumenty Google
Složku lze vytvořit buď přímo z otevřeného dokumentu v Google Dokumentech, nebo přímo z prostředí Google Disku. Obě metody jsou jednoduché a rychlé, takže volba té správné závisí na vašich preferencích.
Vytvoření složky z Dokumentů Google
- V otevřeném dokumentu Google klikněte na ikonu složky „Přesunout“ vedle názvu dokumentu.
- Zobrazí se okno, kde můžete dokument přidat do existující složky nebo vytvořit novou. Pro přidání do existující složky klikněte na její název a potvrďte volbou „Přesunout“.
- Pro vytvoření nové složky klikněte na ikonu složky v levém dolním rohu okna, zadejte její název, potvrďte stisknutím „Přesunout sem“.
Vytvoření složky na Google Disku
Pokud jste na Google Disku, mimo konkrétní dokument, zobrazí se vám seznam všech vašich souborů.
- Pro uspořádání souborů klikněte na tlačítko „Nový“ v levém horním rohu obrazovky.
- Z rozbalovacího menu vyberte možnost „Složka“. Pojmenujte složku a ta se objeví v seznamu souborů.
- Složky se v seznamu umisťují nad soubory. Pro přesunutí souborů do složky můžete soubor přetáhnout, nebo kliknout pravým tlačítkem myši a vybrat „Přesunout do“ a zvolit cílovou složku.
Obě metody jsou velmi rychlé a efektivní pro organizaci dokumentů.
Správa složek na Google Disku
Složky se spravují v prostředí Google Disku. Zde můžete složky přesouvat, mazat a spravovat je dalšími způsoby.
- Pro správu složky na ni klikněte pravým tlačítkem myši a zvolte potřebnou akci z rozevíracího menu.
- Složky zjednodušují sdílení dokumentů. Místo sdílení každého souboru zvlášť, můžete nasdílet celou složku. Oprávnění uživatelé tak získají přístup ke všem dokumentům v ní, mohou přidávat i upravovat soubory.
Často kladené otázky
Je možné obnovit smazanou složku z Google Disku?
Ano, smazanou složku můžete obnovit do 30 dnů od smazání. Postup je následující:
- V Google Disku klikněte na Koš, který se nachází na levé straně obrazovky.
- Klikněte pravým tlačítkem myši na složku, kterou chcete obnovit, a vyberte možnost „Obnovit“.
Závěrem
S dostatečnou znalostí práce se složkami na Google Disku si každý může najít svůj ideální systém organizace. Někdo preferuje oddělené složky pro všechno, jiný sdružuje větší množství dokumentů do jedné složky s podsložkami.
Bez ohledu na váš preferovaný systém, efektivní správa složek vám umožní pracovat plynule a bez zbytečného hledání souborů.