Jestliže jsou smlouvy běžnou součástí vaší denní pracovní rutiny, pak zřejmě znáte tu frustraci, když někdo neoprávněně mění části dokumentu. Naštěstí, Microsoft Word nabízí vývojářský nástroj, který vám umožní ochránit text v dokumentu a zároveň umožnit uživatelům vyplňovat prázdná místa.
Dokument k vyplnění, nikoli k úpravě
Představte si, že máte například dohodu o mlčenlivosti, kterou chcete zaslat novému zaměstnanci. Chcete mu umožnit vyplnit specifická pole v dokumentu, ale současně zajistit, že žádná část dohody nebude nijak pozměněna. K dosažení tohoto cíle ve Wordu stačí jen několik kroků. Zde je návod, jak na to.
Nejprve si připravte právní dokument, se kterým chcete pracovat. Microsoft nabízí několik základních šablon, ale existuje také spousta webových stránek, které poskytují detailní a komplexní právní šablony online zdarma, které vytvořili skuteční právníci. V tomto příkladu použijeme NDA, kterou jsme získali z odkazu uvedeného výše.
Jakmile máte dokument otevřený, je čas přidat do něj ovládací prvky a ochranu. Nejprve je třeba zobrazit kartu „Vývojář“. Word ji ve výchozím nastavení v pásu karet nezobrazuje, takže to napravíme.
Klikněte na „Soubor“.
Úplně dole v nabídce vyberte „Možnosti“.
V levém panelu nabídky Možnosti vyberte „Přizpůsobit pás karet“.
Vpravo zaškrtněte políčko „Vývojář“, které najdete v části „Přizpůsobit pás karet“, a poté klikněte na „OK“.
Nyní si všimněte, že se mezi kartami Zobrazit a Nápověda objevila karta Vývojář. Přejděte na kartu „Vývojář“.
Zde najděte skupinu „Ovládací prvky“, kde se zobrazuje několik možností ovládání obsahu pro formátovaný nebo prostý text, obrázky, pole se seznamem, rozevírací seznamy, výběry data, zaškrtávací políčka nebo ovládací prvky stavebních bloků.
Pojďme to vyzkoušet v praxi. Vložíme do části podpisu naší šablony NDA výběr data a pole s formátovaným textem, do kterého zadáme datum naší smlouvy a vytištěné jméno.
Nejprve přesuňte kurzor do oblasti, kam chcete vložit výběr data. Náš umístíme sem:
Dále na kartě „Vývojář“ vyberte „Kontrola obsahu výběru data“ (je to ikona kalendáře).
Nyní se zobrazí pole. Klikněte na šipku a vyberte datum z kalendáře, který se zobrazí.
Dále odstraníme řádky vedle položky „Podle:“ a nahradíme je polem s formátovaným textem. Po odstranění řádků umístěte textový kurzor tam, kam má patřit:
Zpět na kartě „Vývojář“ klikněte na tlačítko „Řízení obsahu RTF“.
Nyní se zobrazí vaše textové pole. Opakujte kroky pro další řádek, kam má přijít název, a získáte něco, co vypadá takto:
Jak vidíte, nyní máte vyplnitelné sekce pro text a datum.
Použití této funkce je obzvláště užitečné u formulářů, které se rozesílají často a mají více částí, které musí vyplnit příjemce. Vezměte si například první odstavec naší NDA:
Samotný odstavec má sedm částí, které je třeba vyplnit. Proto dává smysl to převést do vyplnitelné formy.
Pro budoucnost, NDA není dokument, jehož obsah se mění často. Stejně tak, když posíláte smlouvu k podpisu, chcete mít jistotu, že žádný obsah nebyl změněn a poté vám bez vašeho vědomí poslán zpět. Omezení práv pro úpravy pro příjemce je skvělý způsob, jak chránit integritu dokumentu i sebe.
Chcete-li zamezit úpravě dokumentu, vyberte nejprve veškerý text v dokumentu stisknutím kláves Ctrl+A. Jakmile je celý text zvýrazněn, klikněte na „Omezit úpravy“ ve skupině „Chránit“ na kartě „Vývojář“.
V podokně „Omezit úpravy“, které se zobrazí vpravo, vyberte možnost v sekci „Omezení úprav“.
Dále ve stejné sekci klikněte na šipku pro zobrazení rozevírací nabídky a vyberte „Vyplňování formulářů“.
Nakonec vyberte „Ano, spustit ochranu“.
Pro dodatečnou ochranu dokumentu budete vyzváni k vytvoření hesla. To je zcela volitelné. Pokud se tak rozhodnete, zadejte heslo a klikněte na „OK“. Jinak stačí kliknout na Storno.
<img decoding=“async“ class=“alignnone size-full wp-image-398346″ src=“data:image/png;base64,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