Jak eliminovat funkci „Odpovědět všem“ v Outlook 365
Po odeslání e-mailu z vašeho účtu Outlook má adresát k dispozici několik možností reakce. Mezi ně patří odpověď, odpověď všem, tisk, přeposlání nebo připojení zprávy k jiné. Uživatelé mají také možnost stahovat, editovat a dále manipulovat s přílohami. Pokud si však přejete některou z těchto funkcí omezit, například zrušit možnost „Odpovědět všem“ v e-mailech odesílaných z Outlook 365, je to možné prostřednictvím úpravy nastavení správy práv k informacím (IRM). Tímto zablokujete „Odpovědět všem“ v Outlook 365, což vám může pomoci vyhnout se zbytečnému zahlcení e-maily od rozsáhlých skupin adresátů.
Deaktivace funkce „Odpovědět všem“ v Outlook 365 nemusí být na první pohled intuitivní. Proto je zde tento podrobný průvodce. Kromě toho si objasníme, co je to IRM a jak jeho pomocí docílit vypnutí „Odpovědět všem“, čímž zvýšíme zabezpečení vašich e-mailů. Provedení těchto úprav v nastavení vyžaduje následující kroky:
1. Spusťte aplikaci Outlook 365 a zvolte záložku Soubor.
2. Dále klikněte na Možnosti a následně na Přizpůsobit pás karet.
3. V zobrazeném menu vyberte záložku Vývojář a klikněte na Navrhnout formulář.
4. V novém okně najděte a zvolte Zpráva a pak klikněte na Otevřít.
5. Následně přejděte na záložku Akce, označte Odpovědět všem a nakonec zvolte Vlastnosti.
6. Zrušte zaškrtnutí u možnosti Povoleno a potvrďte kliknutím na OK.
7. Přejděte na záložku Vlastnosti a aktivujte volbu Odeslat z definice s položkou.
8. Proces potvrďte tlačítkem OK.
9. Dále zvolte Publikovat a poté klikněte na Publikovat formulář jako.
10. V rozevírací nabídce Look In vyberte požadované umístění a formulář pojmenujte.
11. Potvrďte akci tlačítkem Publikovat.
12. Pro dokončení deaktivace „Odpovědět všem“ v Outlook 365 vyberte Vývojář Windows.
Jak poslat e-mail s vypnutou funkcí „Odpovědět všem“
Nyní, když jste provedli konfiguraci pro zastavení e-mailů „Odpovědět všem“ v Outlook 365, si ukážeme, jak napsat e-mail s deaktivovaným „Odpovědět všem“. Postupujte dle následujících kroků:
1. Spusťte Outlook 365 a klikněte na Soubor.
2. Dále přejděte na Možnosti a klikněte na Přizpůsobit pás karet.
3. V levém panelu klikněte na Vývojář.
4. Nyní klikněte na Vybrat formulář.
5. Zvolte Hledat v: Knihovna osobních formulářů.
6. Vyberte formulář, který jste si dříve vytvořili.
7. Nakonec stiskněte tlačítko Otevřít.
Jak nalézt možnost „Navrhnout formulář“ v Outlook 365
Při pokusu o vypnutí funkce „Odpovědět všem“ v Outlook 365 se může stát, že nenajdete možnost „Navrhnout formulář“. Zde je návod, jak ji nalézt:
1. Spusťte aplikaci Outlook 365 a zvolte Soubor.
2. Dále zvolte Možnosti a klikněte na Přizpůsobit pás karet.
3. V levém panelu klikněte na Vývojář.
4. Zvolte Nová skupina a následně Přejmenovat.
5. Novou skupinu pojmenujte dle potřeby.
6. Z rozevírací nabídky Vybrat příkaz z zvolte Všechny příkazy.
7. Přidejte do nové skupiny možnost Navrhnout formulář.
8. Změny uložte kliknutím na OK.
Co je správa informačních práv (IRM) v Outlook 365?
Správa informačních práv (IRM) je bezpečnostní technologie v IT, sloužící k ochraně dokumentů a citlivých dat, například prostřednictvím deaktivace „Odpovědět všem“ v Outlook 365. IRM se vztahuje na dokumenty, tabulky a prezentace sdílené prostřednictvím e-mailu, čímž se brání neoprávněným úpravám, kopírování, tisku nebo přeposílání souborů. Nastavení správy práv k informacím (IRM) je klíčové, pokud chcete zablokovat „Odpovědět všem“ v Outlook 365. V následujícím textu se podíváme na metody deaktivace „Odpovědět všem“ v aplikaci Outlook 365.
Zabezpečení zpráv pomocí IRM v Outlook 365
Administrátor Outlook 365 rozhoduje, jaká oprávnění může příjemce využívat. Mezi typická oprávnění spravovaná administrátorem Outlook 365 patří:
- Nepřeposílat
- Neodpovídat všem
- Všechna práva
- Všechna práva kromě kopírování a tisku
- Pouze číst a tisknout
- Pouze ke čtení
IRM funguje pouze u zpráv odesílaných jiným uživatelům aplikace Outlook nebo v rámci stejné organizace. Při odesílání zpráv na externí e-mailové adresy IRM nemá kontrolu nad oprávněními, jako je odstranění „Odpovědět všem“ v aplikaci Outlook. Níže jsou uvedeny kroky k zabezpečení e-mailu pomocí IRM a k zablokování „Odpovědět všem“ pro odchozí poštu v Outlook 365:
1. Spusťte Outlook 365 na vašem PC a přejděte na kartu Možnosti.
2. Zvolte možnost Oprávnění.
3. Vyberte oprávnění, které chcete pro danou e-mailovou zprávu nastavit.
4. Napište zprávu a odešlete ji obvyklým způsobem.
Často kladené otázky (FAQ)
| Q1. Co znamená „Odpovědět všem“ v Outlooku? | A1. Při zvolení „Odpovědět všem“ obdrží odpověď nejen odesílatel, ale i všichni příjemci uvedení v poli Kopie (CC). |
| Q2. Jak zablokovat „Odpovědět všem“ v Outlook 365? | A2. Funkci „Odpovědět všem“ z odchozího e-mailu lze eliminovat změnou nastavení IRM v Outlook 365. |
| Q3. Je možné zablokovat i další akce z odchozího e-mailu? | A3. Správce Outlooku řídí oprávnění, která má příjemce. Tato oprávnění lze měnit prostřednictvím nastavení IRM. |
| Q4. Co je to IRM? | A4. IRM je technologie, která chrání vaše dokumenty a citlivé soubory pomocí omezení různých oprávnění pro příjemce. |
| Q5. Co řídí správa informačních práv? | A5. Správa informačních práv (IRM) definuje, jaké akce může příjemce s daným e-mailem provést. |
***
Doufáme, že tento návod byl pro vás užitečný a pomohl vám zablokovat „Odpovědět všem“ v Outlook 365. Dejte nám vědět, která metoda se vám osvědčila. Pokud máte další dotazy nebo návrhy, neváhejte se s nimi podělit v komentářích.