Firemní verze Office 365 poskytuje uživatelům možnost sdílet dokumenty v rámci jednoho předplatného i s těmi, kteří nemají stejnou licenci. Tato funkce, určená pro sdílení obsahu s osobami mimo vaši organizaci, se nazývá sdílení jako host. I když je tato možnost k dispozici, hosté mohou dokumenty pouze prohlížet, nikoli však stahovat. Navíc nemají možnost otevírat soubory v desktopové aplikaci Office. Tato omezení slouží k ochraně vaší společnosti a zajištění kontroly nad tím, kdo má přístup k dokumentům a může je zobrazovat. Přímé sdílení odkazů umožňující okamžité stažení souboru není standardně dostupné. Pokud chcete sdílet přímý odkaz ke stažení dokumentu z Office 365, je nutné mírně upravit URL adresu, kterou získáte pro sdílení s hostem. Zde je popis, jak na to.
Postup úpravy odkazu pro přímé stažení souboru
Krok 1: Přihlaste se do webového rozhraní Office 365 a vyhledejte dokument, pro který chcete získat přímý odkaz ke stažení.
Krok 2: Zkopírujte odkaz pro sdílení k tomuto dokumentu a vložte jej do textového editoru, abyste ho mohli snadno upravovat. Odkaz můžete také vložit přímo do adresního řádku webového prohlížeče a upravit ho tam – vyberte si variantu, která vám nejvíce vyhovuje.
Krok 3: Standardní odkaz pro sdílení vypadá například takto:
https://at.sharepoint.com/personal/_layouts/15/guestaccess.aspx?guestaccesstoken=[token]
Část [token] představuje číselnou hodnotu, která je specifická pro každý soubor. Pro náš účel není tato hodnota důležitá. Klíčová je změna části guestaccess.aspx na download.aspx. Upravený odkaz by tedy měl vypadat takto:
https://at.sharepoint.com/personal/_layouts/15/download.aspx?guestaccesstoken=[token]
Krok 4: Tento upravený odkaz sdílejte s kýmkoli. Po kliknutí na něj se automaticky stáhne kopie souboru do jeho lokálního úložiště.
Je důležité si uvědomit, že pro fungování tohoto postupu musí být v Office 365 povoleno externí sdílení. V opačném případě nebude možné získat odkaz pro sdílení s hostem. Token generovaný v odkazu je nezbytný pro správné fungování odkazu pro stažení. Pokud je sdílení souborů s externími uživateli zakázáno, a tedy není k dispozici možnost sdílení jako host, tento trik nebude fungovat.