Některé e-mailové zprávy vyžadují naši okamžitou pozornost více než jiné. Místo toho, abyste byli neustále vyrušováni každým příchozím e-mailem, můžete si Microsoft Outlook nastavit tak, aby vás upozorňoval pouze na ty skutečně důležité zprávy, které se objeví ve vaší doručené poště. Ostatní e-maily si tak můžete prohlédnout až ve chvíli, kdy na to budete mít čas.
Pokud vás notifikace z Outlooku rozptylují, nejjednodušším řešením je jejich kompletní vypnutí. Ovšem co v případě, kdy potřebujete vědět, že vám dorazil e-mail od vašeho nadřízeného, klíčového klienta nebo jiné pro vás důležité osoby?
Outlook vám umožňuje konfiguraci specifických pravidel pro upozornění, a to jak pro jednotlivé e-mailové adresy, tak i pro celé domény. O pravidlech jsme již hovořili, takže pokud s nimi nemáte zkušenosti, doporučujeme se na ně rychle podívat.
Jakmile si nastavíte vlastní pravidlo upozornění, toto pravidlo má přednost před vašimi výchozími nastaveními. I pokud máte vypnuté všechny notifikace, budete upozorněni na zprávy, pro které máte nastavené pravidlo.
Vytvoření pravidla pro konkrétního odesílatele
Chcete-li vytvořit pravidlo pro upozornění na e-maily od konkrétní osoby, spusťte Outlook a najděte e-mail od odesílatele, pro kterého chcete notifikace. Klikněte na daný e-mail pravým tlačítkem myši a z menu vyberte Pravidla > Vytvořit pravidlo.
Alternativně můžete daný e-mail označit a na kartě Domů v panelu nástrojů zvolit Pravidla > Vytvořit pravidlo.
Zaškrtněte políčko vedle jména odesílatele a poté aktivujte možnosti Zobrazit v okně upozornění na novou položku a/nebo Přehrát vybraný zvuk.
Pokud si zvolíte možnost Přehrát vybraný zvuk, budete muset zvolit zvukový soubor. Pokud nemáte zvukové soubory formátu .wav po ruce, můžete je nalézt v adresáři C:WindowsMedia (nebo /System/Library/Sounds/ pokud používáte Outlook na Macu). V dialogovém okně Vytvořit pravidlo můžete vybraný zvuk před potvrzením přehrát pomocí tlačítka Přehrát.
Kliknutím na tlačítko OK v okně Vytvořit pravidlo aktivujete nastavení pravidla. Od této chvíle budete notifikováni o každé zprávě, která vám dorazí z dané e-mailové adresy.
Vytvoření pravidla pro celou doménu
Jestliže chcete být upozorňováni na e-maily z určité domény (například od konkrétního klienta nebo vaší domovské e-mailové domény), musíte vytvořit pravidlo od samotného začátku.
Na kartě Domů v menu vyberte Pravidla > Spravovat pravidla a upozornění.
V okně Pravidla a upozornění klikněte na tlačítko Nové pravidlo.
Zvolte možnost Použít pravidlo na přijaté zprávy a klikněte na tlačítko Další.
Sjeďte dolů, vyberte možnost S konkrétními slovy v adrese odesílatele a klikněte na podtrženou možnost Konkrétní slova ve spodním panelu.
Přidejte doménu, pro kterou chcete notifikace (můžete přidat i více domén), a klikněte na tlačítko Přidat a poté na OK.
Doména se zobrazí jako Specifická slova. Klikněte na Další.
Nyní vyberte, zda chcete přehrát zvuk, zobrazit upozornění nebo obojí. Pokud zvolíte zvuk, budete muset kliknout na A Sound a vybrat zvukový soubor. Po dokončení klikněte na Dokončit.
Vytvořené pravidlo se zobrazí v seznamu Pravidla a upozornění. Zapnete ho kliknutím na Použít.
Od této chvíle budete upozorněni pokaždé, když vám dorazí e-mail z dané domény.