Některé e-maily jsou důležitější než jiné. Namísto toho, abyste dostávali upozornění pokaždé, když přijde e-mail, nakonfigurujte Microsoft Outlook tak, aby vás upozorňoval pouze na důležité věci, které dorazí do vaší doručené pošty, a ne na staré e-maily, které mohou čekat, až zkontrolujete doručenou poštu.
Pokud vás e-mailová upozornění z Outlooku rozptylují, nejjednodušší je je vypnout. Co když ale opravdu potřebujete vědět, kdy vám přijde e-mail od vašeho šéfa, klienta nebo někoho jiného pro vás důležitého?
Microsoft Outlook umožňuje nastavit vlastní pravidla výstrah pro konkrétní e-mailové adresy nebo celé domény. Pravidla jsme probrali obecně dříve, takže se rychle podívejte, pokud jste je ještě nikdy nepoužili.
Když nastavíte vlastní výstrahu pomocí pravidla, přepíše výchozí oprávnění výstrahy, která jste nastavili. Pokud jste v Outlooku vypnuli všechna upozornění, budete stále dostávat upozornění, pokud k tomu máte nastavené pravidlo.
Vytvořte pravidlo pro konkrétní osobu
Chcete-li nastavit vlastní pravidlo upozornění pro konkrétní osobu, otevřete Outlook a vyhledejte e-mail od někoho, pro koho chcete upozornění. Klikněte pravým tlačítkem na e-mail a vyberte Pravidla > Vytvořit pravidlo.
Případně vyberte e-mail a na kartě Domů na pásu karet klikněte na Pravidla > Vytvořit pravidlo.
Zaškrtněte políčko vedle jména odesílatele a poté vyberte „Zobrazit v okně upozornění na novou položku“ a/nebo „Přehrát vybraný zvuk“.
Pokud zvolíte „Play A Selected Sound“, budete muset vybrat zvukový soubor, který chcete přehrát. Většina lidí nemá po ruce výběr souborů .wav, takže přejděte do C:WindowsMedia (nebo /System/Library/Sounds/, pokud používáte Outlook na Macu) a vyberte si zvuk, který chcete. Před potvrzením výběru můžete použít tlačítko přehrávání v okně „Vytvořit pravidlo“ a slyšet zvuk.
Klikněte na „OK“ v okně Vytvořit pravidlo a vaše pravidlo je nastaveno. Od této chvíle budete upozorněni, kdykoli obdržíte zprávu z této e-mailové adresy.
Vytvořte pravidlo pro celou doménu
Pokud chcete být upozorněni, když obdržíte e-mail z určité domény, například od konkrétního klienta nebo vaší domovské e-mailové domény, budete muset nastavit pravidlo od začátku.
Na kartě Domů klikněte na Pravidla > Spravovat pravidla a upozornění.
V okně „Pravidla a upozornění“ klikněte na „Nové pravidlo“.
Vyberte „Použít pravidlo na přijaté zprávy“ a poté klikněte na tlačítko „Další“.
Přejděte dolů, vyberte „S konkrétními slovy v adrese odesílatele“ a poté klikněte na podtržené „Konkrétní slova“ ve spodním panelu.
Přidejte doménu, pro kterou chcete upozornění, klikněte na „Přidat“ (pokud chcete, můžete přidat více domén) a poté klikněte na „OK“.
Doména bude nahrazena „Specifická slova“. Klikněte na „Další“.
Nyní vyberte, zda chcete přehrát zvuk, zobrazit upozornění nebo obojí. Pokud zvolíte zvuk, budete muset kliknout na „A Sound“ a vybrat zvuk, který chcete. Jakmile to uděláte, klikněte na „Dokončit“.
Pravidlo bude viditelné v seznamu „Rules And Alerts“. Klepnutím na „Použít“ jej zapněte.
Od nynějška, kdykoli přijde e-mail z této domény, budete dostávat upozornění, které jste si vybrali.