Je zcela běžné, že prezentace v Microsoft PowerPointu nabývají značných rozměrů. To je způsobeno velkým množstvím vložených obrázků, animovaných GIFů, videí, tabulek, grafů a dalšího obsahu. Pokud potřebujete zmenšit velikost takové prezentace, existuje několik postupů, které vám mohou pomoci.
Rozměrné soubory mohou být komplikací. Nejenže zabírají drahocenné místo na pevném disku, ale také mohou zpomalovat přehrávání a způsobovat problémy s odesíláním e-mailů, kdy velikost přílohy přesahuje stanovený limit. Redukcí velikosti prezentace se těmto nepříjemnostem můžete vyhnout.
Jak již bylo zmíněno, při zmenšování velikosti souboru je důležité věnovat pozornost obrázkům, které bývají objemné. Existují způsoby, jak jejich velikost snížit, například kompresí přímo v prezentaci. Pokud máte podezření, že jsou to právě obrázky, které vaši prezentaci „nafukují“, doporučujeme si přečíst náš článek o snižování velikosti dokumentů Office obsahujících obrázky.
Pokud i po aplikaci těchto kroků stále potřebujete soubor dále zmenšit, máme pro vás ještě několik dalších doporučení.
Převod prezentace do formátu PPTX
Společnost Microsoft zavedla formát PPTX v sadě Office 2007. Nicméně, stále se setkáváme s prezentacemi ve starším formátu PPT. Jaký je mezi nimi rozdíl? Formát PPTX komprimuje veškerý obsah prezentace. Převedením souboru PPT na PPTX byste měli pozorovat snížení jeho velikosti.
Samotný převod je jednoduchý. Stačí otevřít soubor PPT, kliknout na kartu „Soubor“ a následně zvolit možnost „Převést“.
Otevře se dialogové okno Průzkumníka Windows. Všimněte si, že typ souboru „Uložit jako“ je nastaven na „Prezentace aplikace PowerPoint“. To je právě formát PPTX. Poté stačí kliknout na tlačítko „Uložit“.
Váš soubor PPT se nyní převede na PPTX a jeho velikost by se měla zmenšit.
Na obrázku vidíme, že soubor „HTG Presentation 2“ byl ve formátu PPT, zatímco „HTG Presentation 3“ už je PPTX. Pouhou konverzí formátu došlo ke snížení velikosti o 335 KB.
I když se na první pohled nemusí jednat o dramatické snížení, u dokumentu Word jsme dosáhli snížení z 6001 KB na 721 KB. Výsledek závisí na obsahu souboru. V ideálním případě by tento krok mohl být jediným potřebným. Pokud ale ne, čtěte dále.
Vkládejte obrázky správně – nekopírujte a nevkládejte
Je lákavé prostě zkopírovat obrázek a vložit ho do PowerPointu, místo použití funkce vložení. Pokud vám nezáleží na velikosti souboru, nemusíte se tím zabývat, ale v opačném případě je lepší se kopírování a vkládání vyhnout, protože může dojít k přeformátování obrázku na formát BMP nebo PNG. Proč je to problém? Oba tyto formáty jsou větší než JPG.
Na výše uvedeném snímku vidíme, že obrázek ve formátu PNG má velikost 153 KB, zatímco stejný obrázek ve formátu JPG má 120 KB. Pokaždé, když zkopírujete JPG do PowerPointu a dojde k jeho převedení na PNG, zbytečně tak zvětšujete velikost prezentace. Použitím funkce vložení máte jistotu, že obrázek bude vložen v zamýšleném formátu.
Provádějte úpravy obrázků v editoru, ne v PowerPointu
Před vložením obrázku do PowerPointu se ujistěte, že nevyžaduje žádné úpravy. Pokud ano, je lepší je provést v externím editoru obrázků. Proč? Protože když k úpravám použijete nástroje PowerPointu, všechny provedené změny se uloží jako součást prezentace. Například, pokud změníte obrázek na černobílý, PowerPoint si ponechá i jeho plnobarevnou verzi. To znamená zbytečné ukládání dat.
Pokud nemáte editor obrázků nebo zkrátka musíte použít PowerPoint, nezapomeňte PowerPointu nařídit, aby zahoodil nepotřebná data vzniklá při úpravách. I když to neušetří tolik místa, jako práce s editorem, určitě to pomůže.
Komprimujte všechny obrázky v prezentaci
Obrázky v prezentaci můžete komprimovat jednotlivě, nebo všechny najednou. Ukážeme si, jak na to druhé.
Otevřete prezentaci a přejděte na kartu „Soubor“. V levém menu vyberte „Uložit jako“.
Následně klikněte na „Další možnosti“ (pod polem pro zadání názvu souboru) a vyberte typ souboru.
Zobrazí se okno „Uložit jako“, tentokrát s rozšířenými možnostmi. Vedle tlačítka „Uložit“ klikněte na „Nástroje“.
Z rozbalovací nabídky vyberte „Komprimovat obrázky“.
Objeví se okno „Komprimovat obrázky“. Zde můžete zvolit typ rozlišení obrázků (podle PPI). Všimněte si, že v této nabídce nemůžete vybrat volbu „Použít jen na tento obrázek“ v sekci „Možnosti komprese“, protože se sem dostáváme přes jinou cestu, než při editaci konkrétního obrázku.
Poznámka: Pokud chcete komprimovat jeden obrázek, vyberte ho a přejděte na Formát nástrojů obrázků > Komprimovat obrázky.
Až budete s nastavením spokojeni, klikněte na „OK“.
Nezapomeňte prezentaci uložit.
Nepoužívejte vkládaná písma
Chápeme, že můžete chtít vkládat písma, například pokud vytváříte prezentaci s tématem Star Wars a chcete mít jistotu, že se speciální písmo zobrazí všem, i těm, kteří jej v počítači nemají. Vkládání písem sice může předejít problémům, ale zvyšuje velikost souboru.
Obecně platí, že pokud si nejste jisti, zda speciální písmo potřebujete, doporučujeme vkládání písem vypnout.
Přejděte na kartu „Soubor“ a v dolní části levého panelu klikněte na „Možnosti“.
V sekci „Uložit“ zrušte zaškrtnutí políčka „Vložit písma do souboru“ a klikněte na „OK“.
Vytvořili jsme kopii prezentace se všemi písmy, bez vkládaných písem a také s vloženými pouze těmi, které se v prezentaci používají. Podívejte se na rozdíly ve velikosti:
Už jste přesvědčeni?
Odkazujte na soubory místo jejich vkládání
Uvědomte si rozdíl ve velikosti souboru, pokud do prezentace vložíte celé video z YouTube, nebo na něj jen odkážete. Vložením celého videa se velikost prezentace dramaticky zvětší. Vkládání souborů oproti odkazování na ně má jistě výhody (například, když příjemce nemusí mít přístup k internetu, aby mohl video přehrát), ale pokud je pro vás důležitá velikost souboru, měli byste se tomu vyhnout.
Neukládejte náhledy prezentace
Dříve Office umožňoval ukládání náhledů prezentací, abyste měli přehled o obsahu souboru při procházení Průzkumníkem souborů. Systém Windows se však v tomto směru stal sofistikovanějším a již nepotřebuje pomoc Office. Nicméně, možnost ukládání náhledů je stále k dispozici.
Provedli jsme malý test, abychom viděli, jaký je rozdíl ve velikosti souboru s touto možností a bez ní. Zde jsou výsledky:
S povoleným náhledem byla velikost souboru 2660 KB. Bez náhledu se velikost souboru snížila na 2662 KB, což ušetřilo celých 7 KB.
Je to sice jen malá úspora, ale když jsme tento test provedli s dokumentem Word, byl rozdíl značný: 721 KB bez náhledu a 3247 KB s náhledem.
Přestože je rozdíl mezi aplikacemi značný a není zcela jasné, proč je tak velký, stojí za to možnost náhledů prozkoumat. Pro vypnutí této funkce otevřete prezentaci, přejděte na kartu „Soubor“ a poté vyberte „Vlastnosti“ na pravé straně. Následně klikněte na „Pokročilé vlastnosti“.
Nyní jste v okně „Vlastnosti“ na kartě „Souhrn“. V dolní části okna odškrtněte políčko „Uložit obrázek náhledu“ a klikněte na „OK“.
Odstraňte osobní a skryté informace z prezentace
Microsoft Office ukládá vaše osobní informace (jako je jméno autora) a skryté vlastnosti do prezentace. Odstranění těchto informací může ušetřit trochu místa.
Otevřete prezentaci, přejděte na kartu „Soubor“, vyberte „Zkontrolovat problémy“ a poté „Zkontrolovat dokument“.
Otevře se okno „Kontrola dokumentu“. Ujistěte se, že je zaškrtnuté políčko „Vlastnosti dokumentu a osobní údaje“, a klikněte na „Zkontrolovat“.
V dalším okně klikněte na „Odebrat vše“. Vaše osobní informace budou odstraněny a ušetříte tím pár KB místa.
Vypněte automatické obnovení
Tuto možnost nedoporučujeme a měli byste ji použít jen v nejnutnějších případech. Automatické obnovení je užitečná funkce Office. Pokud jste někdy ztratili rozpracovaný dokument, jistě víte, o čem mluvíme.
Pokaždé, když Office použije automatické obnovení, se velikost souboru trochu zvětší. Chcete-li automatické obnovení vypnout, přejděte na kartu „Soubor“ a v dolní části levého panelu klikněte na „Možnosti“.
V sekci „Uložit“ v okně „Možnosti“ odškrtněte políčko „Ukládat informace pro automatické obnovení každých xx minut“.
Pokud prezentaci uložíte a okamžitě zavřete, rozdíl nepoznáte. Ale postupem času, jak na prezentaci pracujete, funkce automatického obnovení přidává do souboru další KB.
Zkopírujte vše do nové prezentace
Při tvorbě prezentace PowerPoint ukládá různé věci na pozadí, aby vám pomohl. Zmínili jsme, jak vypnout některé funkce a odstranit uložená data, ale vždy je tu možnost, že něco zůstalo a PowerPoint uložil informace, které už nepotřebujete. Zkopírování obsahu do nové prezentace může tento problém vyřešit.
Může to být trochu pracné, protože musíte zkopírovat každý snímek (a předlohy snímků). Nicméně, nová prezentace nebude obsahovat předchozí uložená data, informace o automatickém obnovení ani předchozí verze souboru. Díky tomu by se měla velikost souboru zmenšit.
Nemůžeme říct, o kolik přesně se velikost zmenší, protože každá prezentace je jiná, ale rozhodně to stojí za vyzkoušení.
Alternativní možnost: Rozbalte prezentaci a znovu zkomprimujte
Jak jsme zmínili, soubor PPTX je komprimovaný (proto je menší než starý PPT). To znamená, že jej můžete rozbalit pomocí nástroje jako 7-Zip nebo WinRar, extrahovat z něj všechny soubory, vložit je do komprimovaného archivu a ten pak přejmenovat na příponu PPTX.
Ovšem, máme s tímto postupem určité problémy.
Při testu s dokumentem Word se podařilo zmenšit velikost souboru z 721 KB na 72 KB. Nicméně, došlo k poškození souboru. Při testu s mým souborem (2614 KB) nedošlo k poškození, ale soubor se zmenšil jen na 2594 KB