Standardní okno pro tvorbu e-mailových zpráv obvykle obsahuje kolonky jako „Komu“, „Odesílatel“ a „Předmět“. Často se však setkáme i s dalšími dvěma možnostmi: „Kopie“ (CC) a „Skrytá kopie“ (BCC). Tyto dvě pole nejsou povinná pro odeslání zprávy, a proto mohou být ve výchozím nastavení uživatelského rozhraní skryta.
Rozdíl mezi CC a BCC
Pole CC i BCC slouží k zadání e-mailových adres, a to jedné nebo i více. Pokud odešlete e-mail, všichni, kdo jsou uvedeni v polích „Komu“, „Kopie“ i „Skrytá kopie“, zprávu obdrží.
Zkratka CC pochází z anglického „Carbon Copy“, což znamená „Kopie“, zatímco BCC je zkratka pro „Blind Carbon Copy“, neboli „Skrytá kopie“. Výraz „kopie“ má kořeny v minulosti, kdy se používal tzv. kopírovací (uhlový) papír. Jednalo se o papír pokrytý inkoustem, který se vkládal mezi dva listy. Při psaní na horní list se díky uhlovému papíru text automaticky zkopíroval i na spodní list.
Je důležité si uvědomit, že jak „kopie“, tak „skrytá kopie“ neodesílají samostatné zprávy. Všichni adresáti dostanou stejný e-mail a jsou součástí stejné konverzace.
Podstatný rozdíl mezi CC a BCC
E-mailové adresy, které zadáte do pole „Kopie“, jsou viditelné všem ostatním příjemcům zprávy. Když tedy někomu pošlete e-mail v kopii, adresáti z pole „Komu“ uvidí všechny, kdo jsou v poli „Kopie“ uvedeni.
Naopak, e-mailové adresy uvedené v poli „Skrytá kopie“ nejsou viditelné pro nikoho. Jsou skryté, a proto se označují jako „slepé“. Pokud chcete odeslat e-mail někomu, ale zároveň zahrnout další osoby do seznamu příjemců, aniž by o tom ostatní věděli, je pole „Skrytá kopie“ ideální volbou.
E-mailová etiketa: Správné použití CC
Použití polí CC a BCC není nijak právně upraveno. Existují však obecné zásady e-mailové etikety, které byste při používání těchto polí měli respektovat. Pokud se jimi nebudete řídit, můžete si snadno udělat v pracovním prostředí nepřátele.
Pole CC byste měli použít, když:
- Chcete někoho informovat o dané záležitosti, ale neočekáváte od něj reakci.
- Domníváte se, že daná osoba by mohla v budoucnu tyto informace potřebovat.
- Jde o společného nadřízeného.
- Jde o vedoucího/manažera vás i druhé osoby, pokud pracujete v různých odděleních či sekcích. Toto je vhodné zejména v situaci, kdy vedoucí/manažer požaduje dokumentaci při zadávání práce mezi různými odděleními.
Kdy byste naopak neměli CC používat:
- Když chcete nadřízeného zbytečně informovat o věcech, které nepotřebuje vědět.
- Když chcete e-mail využít jako dokumentaci o odvedené práci.
- Když si chcete něco dokázat.
Kontroverzní využití CC:
Neměli byste zbytečně přidávat lidi do kopie e-mailu, pokud to není nutné. Na druhou stranu, pokud se domníváte, že kolega nebude řešit danou záležitost bez vědomí nadřízeného, je možné ho do kopie e-mailu přidat.
Stejně tak byste měli do kopie e-mailu přidat svého nadřízeného, pokud požaduje důkaz o tom, že pracujete.
E-mailová etiketa: Správné použití BCC
Použití pole BCC v podstatě znamená, že o někom „mluvíte za jeho zády“. Buďte proto při jeho použití velmi opatrní. Když do pole BCC přidáte nějaké osoby, nikdo jiný se nedozví, kdo další zprávu obdržel. Můžete si to představit jako tajné nahrávání schůzky nebo umožnění někomu odposlouchávat konverzaci.
BCC by se měl používat s rozmyslem a opatrně. Existují situace, kdy je jeho použití vhodné, ale mimo tyto případy byste neměli lidi do skryté kopie e-mailu přidávat. V ostatních případech raději využijte pole CC.
Závěrem
Pole BCC je skryté, takže nikdo nepozná, že jste ho použili. Naopak pole CC není skryté a jeho použití je zřejmé. Příjemci e-mailu budou vědět, zda byli přidáni do „Kopie“ nebo „Skryté kopie“. Dbejte na to, aby lidé, které jste skryli, neomylem nepoužili funkci „Odpovědět všem“.