Standardní okno pro psaní e-mailu má pole Komu, Odesílatel a Předmět. Můžete také vidět dvě další pole: CC a BCC. Tato dvě pole nejsou povinná pole, tj. můžete odeslat e-mail, aniž byste je vyplňovali, a často mohou být skryta ve výchozím uživatelském rozhraní.
Table of Contents
CC a BCC
Pole CC a BCC jsou pole pro zadání e-mailu nebo několika e-mailů. Když odešlete zprávu, obdrží ji všichni uvedení v polích Komu, Kopie a Skrytá kopie.
CC znamená Carbon Copy a BCC znamená Blind Carbon Copy. Pokud si nejste jisti, co znamená kopie, je to termín vytvořený z relikvie skutečného světa; uhlíkový papír. Karbonový papír je papír natřený inkoustem (který vám ušpiní ruce a vše, s čím přijde do styku). Vkládá se mezi dva papíry. Napíšete na papír nahoře a ten se automaticky zkopíruje na papír níže díky uhlovému papíru.
Je důležité vědět, že kopie a skrytá kopie neposílají samostatné zprávy. Všem je zaslána stejná zpráva, stejné vlákno.
Rozdíl mezi CC a BCC
E-mailové adresy zadané do pole Kopie jsou viditelné všem ostatním, kterým je zpráva odeslána. Pokud někomu kopii e-mailu, příjemci, kteří byli přidáni do pole Komu, uvidí všechny zahrnuté v poli Kopie.
E-mailové adresy zadané do pole BCC nejsou viditelné pro nikoho. Jsou „slepí“ nebo skrytí. Pokud chcete někomu poslat e-mail, ale také někoho jiného zahrnout do seznamu příjemců, aniž by to zjistili další lidé, je pole BCC nástrojem pro tuto úlohu.
E-mailová etiketa: Používání CC
Neexistují žádné zákony a texty o používání CC a BCC. Existuje však e-mailová etiketa, kterou byste měli při používání těchto polí dodržovat. Pokud tak neučiníte, získáte si nepřátele v práci.
Pole CC by se mělo použít, když;
Chcete mít někoho o něčem v obraze, ale to od něj nevyžaduje odpověď
Cítíte, že poselství je něco, o čem člověk může v určitém okamžiku potřebovat vědět
Vzájemný dozorce
Vedoucí/vedoucí pro vás a druhou osobu, pokud pracujete v různých odděleních/sekcích. To se nejlépe používá, pokud vedoucí/manažer požaduje dokumentaci, kdy je práce přidělena mezi oddělení.
Kdy nepoužívat CC;
Udržet nadřízeného ve smyčce, když to není potřeba.
Chcete-li použít zprávu jako dokumentaci práce, kterou děláte
Abych to dokázal
protichůdné použití CC;
Neměli byste zbytečně používat CC a zahrnout lidi do zpráv, když je nepotřebují. To znamená, že pokud máte podezření, že spolupracovník nebude na něco navazovat, pokud není ve zprávě zahrnut nadřízený, můžete jej také přidat.
Měli byste jej také použít, pokud manažer požaduje důkaz, že pracujete.
E-mailová etiketa: Používání BCC
Používání BCC v podstatě znamená, že o někom „říkáte“. Používejte to opatrně. Když přidáte lidi do pole BCC, nikdo neví, kdo další zprávu obdržel. Představte si to jako tajné nahrávání schůzky nebo umožnění někomu naslouchat.
BCC by měl být používán střídmě a opatrně. Nastane čas, kdy jej budete potřebovat použít, a bude zřejmé, kdy to budete potřebovat. Mimo to nezadávejte v e-mailech lidi se Skrytou kopií. Místo toho použijte pole CC.
Závěr
Pole BCC je skryté, takže nikdo nepozná, že jste ho použili. Pole CC není skryté a jeho použití bude zřejmé. Příjemci budou vědět, zda byli přidáni do pole Kopie nebo Skrytá kopie. Zajistěte, aby lidé, které skryjete, neskončili pomocí tlačítka Odpovědět všem.