Microsoft Outlook uchovává vaše e-maily, úkoly a naplánované události v souborech typu PST nebo OST. Oba formáty slouží v podstatě ke stejnému účelu, ale existují mezi nimi zásadní odlišnosti, které mají vliv na to, jak budete data zálohovat, obnovovat či přenášet.
Pro pochopení rozdílu mezi PST a OST soubory je nutné se podívat do historie technologií a vysvětlit si rozdíly mezi e-mailovými protokoly POP a IMAP. Stručný přehled následuje.
Co je protokol POP?
Původní e-mailový protokol, který se používal v dobách vytáčeného připojení, je Post Office Protocol (POP). Nejnovější verzí je POP3.
Protokol POP stahoval všechny vaše e-maily do e-mailového klienta a standardně je mazal z poštovního serveru. To znamenalo, že existovala pouze jedna kopie e-mailů – ve vašem počítači. Je sice možné nastavit POP tak, aby zprávy ze serveru nemazal, ale…
V minulosti lidé obvykle kontrolovali poštu pouze z jednoho zařízení, takže nebylo potřeba uchovávat druhou kopii na serveru.
Při použití protokolu POP se jakékoli změny provedené v e-mailovém klientu nepromítnou na serveru. Smazání e-mailu v klientovi tak nemá vliv na stav e-mailů na serveru, a naopak.
Co je protokol IMAP?
Internet Message Access Protocol (IMAP) je modernější protokol, který stahuje kopii e-mailů ze serveru do klienta. Jakékoli úpravy provedené v e-mailovém klientu se automaticky synchronizují se serverem. Smazání zprávy v počítači ji smaže i na serveru a opačně.
IMAP je mnohem vhodnější pro dnešní dobu. E-mailové účty používáme na více zařízeních a většina z nás má trvalé širokopásmové, optické či mobilní připojení. S protokolem IMAP se synchronizuje vše, co s e-maily děláte.
Pokud například odešlete e-mail z mobilního telefonu, najdete ho i ve složce odeslaných zpráv na tabletu. Proto doporučujeme používat IMAP, pokud nemáte specifický důvod pro použití protokolu POP3.
Je také důležité poznamenat, že Microsoft u svých e-mailových účtů preferuje rozhraní Messaging API (MAPI) před protokolem IMAP. Ačkoli se MAPI liší, stejně jako IMAP synchronizuje e-maily mezi klientem a serverem.
Soubory PST a OST v souvislosti s protokoly POP a IMAP
Pokud používáte účet POP, Outlook ukládá veškeré e-maily a události do souboru PST (Personal Storage Table). Soubor PST můžete naimportovat do Outlooku, což je ideální pro přesun e-mailů do nového počítače nebo pro vytvoření zálohy, kterou můžete použít v případě poruchy počítače.
Do verze Microsoft Outlook 2013 se soubory PST používaly i pro účty IMAP nebo MAPI. Nicméně od Outlooku 2016 ukládá klient veškeré e-maily a události z účtů IMAP a MAPI do souboru OST (Offline Storage Table).
Soubory OST se automaticky synchronizují s e-mailovým serverem, pokud je počítač připojený k internetu. Narozdíl od PST souborů, OST soubor nemůžete naimportovat do Outlooku – protože to není potřeba.
Pokud nastavujete Outlook na novém počítači a připojujete se k e-mailovému účtu přes IMAP nebo MAPI, všechny vaše zprávy jsou uložené na serveru a automaticky se stáhnou.
Hlavní rozdíl mezi PST a OST je v tom, že obsah souboru PST je k dispozici pouze v daném souboru. Obsah OST je ale dostupný i na e-mailovém serveru a na jakémkoli dalším zařízení, které pro přístup k e-mailu používáte.
Kdy jsou soubory PST a OST důležité?
Ve většině případů se o soubory PST a OST nemusíte starat. Jen zřídka je uvidíte nebo k nim budete mít přímý přístup, pokud se o ně sami nebudete zajímat.
Důležité jsou jen při přesouvání dat do nového počítače, nebo pokud chcete archivovat své e-maily. Při používání POP3 musíte soubor PST zkopírovat do nového počítače a importovat ho do Outlooku. V opačném případě přijdete o všechny e-maily.
Při použití IMAP nebo MAPI je důležité znát pouze velikost vaší poštovní schránky na serveru. Pokud byste dosáhli maximální kapacity a chtěli uchovat všechny zprávy, museli byste část z nich exportovat do souboru PST a odstranit ze serveru.
Poté si tyto e-maily můžete zobrazit, pokud soubor PST naimportujete do Outlooku. Nebudou ale již uložené na poštovním serveru.