Zásadní body
- Aplikace a programy pro zvýšení efektivity mohou být kontraproduktivní, pokud se primárně věnujete vytváření komplikovaných systémů namísto samotné činnosti.
- Přestože klasické pero a papír nemají takové možnosti jako digitální nástroje, jejich prostota může být v některých případech výhodnější.
- Abyste zbytečně neztráceli čas s nástroji pro produktivitu, upřednostňujte jednoduchost, omezte počet používaných aplikací a vyhraďte si čas na jejich správu.
Nástroje zaměřené na produktivitu mohou být velkými pomocníky při udržování přehledu, soustředění a zvýšení celkové efektivity. Nicméně, bez patřičné obezřetnosti se mohou snadno stát překážkou v dosahování vašich cílů. Podívejme se, na co si dát pozor a jak se těmto problémům vyhnout.
Tyto nástroje jsou navrženy s cílem usnadnit práci, organizovat informace a celkově zlepšit produktivitu. Pokud však nejsou využívány rozumně, mohou se rychle změnit v past na vaši efektivitu.
Zpočátku může trvat nějakou dobu, než si na nový nástroj zvyknete. Prvním krokem k plnému využití jeho potenciálu je naučit se jeho parametry. Následně je potřeba nastavit systémy, uspořádat data a optimalizovat procesy podle individuálních potřeb.
T. Schneider / Shutterstock
Když se ocitnete v nekonečném kolotoči dolaďování a organizování, některé z vašich systémů mohou paradoxně vaši produktivitu spíše brzdit, než podporovat. I když komplexní systémy mohou vyvolávat pocit úspěchu, ve skutečnosti se může stát, že se od skutečné práce vzdalujete.
Naopak, porovnáme-li to s někým, kdo používá jen blok a tužku, je často zřejmé, kdo toho nakonec více udělá. S papírem a perem prostě napíšete, co máte v plánu, a okamžitě se můžete do toho pustit. V jednoduchosti se skrývá síla. To však neznamená, že digitální nástroje na poznámky jsou zcela nefunkční nebo že byste měli používat výhradně papírové varianty. Každá z těchto možností má své pro i proti.
Kaspars Grinvalds / Shutterstock
Pokud se i vy cítíte v začarovaném kruhu neustálého nastavování a organizování, existuje několik kroků, jak zajistit, aby vám vaše nástroje pomáhaly, namísto aby vás zdržovaly. Zde jsou tři tipy, které vám s tím pomohou.
1. Vyhraďte si čas pro organizaci
Jednou z výhod, kterou mají nástroje pro produktivitu oproti klasickému peru a papíru, je možnost efektivní organizace pracovních postupů a informací. Je zcela legitimní věnovat se této činnosti, aby byly vaše data snadno dostupné a aby se váš systém průběžně přizpůsoboval vašim měnícím se potřebám.
Abyste předešli tomu, že se tato činnost stane zbytečnou ztrátou času, naplánujte si na ni konkrétní časový úsek. Můžete si vyhradit určitý čas v den, kdy máte volno nebo nemáte tolik povinností. Osobně zjišťuji, že nejlepší je věnovat se tomu v neděli, protože je to zároveň čas, kdy si plánuji celý svůj týden.
2. Omezte počet používaných nástrojů
Na trhu existuje nespočet nástrojů pro produktivitu, které se dělí do různých kategorií, například nástroje pro poznámky, seznamy úkolů, správce záložek, deníky, týmové wiki a mnoho dalších – některé z nich se snaží nabídnout komplexní řešení. Například aplikace Notion dokáže nahradit mnoho různých typů produktivních nástrojů.
Sahana M S / Shutterstock
Pokud ve svém systému používáte velké množství různých nástrojů, jejich omezením můžete ušetřit mnoho času. Čím méně takových nástrojů používáte, tím lépe. Ideálně byste měli používat pouze jeden, ale musíte si vybrat multifunkční nástroj, aby to fungovalo. Maximálně můžete používat dva: jeden pro poznámky, deníkové záznamy, ukládání záložek a podobně, a druhý pro sledování úkolů.
3. Dbejte na jednoduchost
Nástroje pro produktivitu mohou být vybaveny velkým množstvím funkcí a mohou se různě přizpůsobovat. Nejlepší způsob, jak se vyhnout uvíznutí v nekonečném cyklu ladění a organizace, je dát přednost jednoduchosti. Čím komplikovanější je vaše nastavení, tím větší je pravděpodobnost, že vás to bude zdržovat od skutečné práce.
Pokud váš nástroj nabízí širokou škálu funkcí, nemusíte se nutně snažit využívat všechny do jedné. Například pokud váš nástroj nabízí štítky, složky a kategorie, vyvarujte se vytváření příliš mnoha z nich, abyste snížili složitost. Tento přístup minimalizuje čas strávený organizováním a umožní vám věnovat více času samotným úkolům.
Nástroje pro zvýšení produktivity mohou představovat past, pokud trávíte více času organizováním a plánováním než samotnou prací. Pokud se dostanete do takového nekončícího cyklu dolaďování, je vhodné upřednostnit jednoduchost, vyhradit si čas na organizaci a omezit počet používaných nástrojů.