Outlook, jakožto oblíbený e-mailový klient, nabízí řadu šikovných funkcí, které vám usnadní organizaci doručené pošty. Mezi ně patří například nástroje jako Nepořádek, Vyčištění konverzace a Zaměřená doručená pošta. V online verzi Outlooku je k dispozici funkce s názvem Sweep, která umožňuje efektivně spravovat e-maily pomocí jednoduchých pravidel. Podívejme se, jak tento nástroj funguje.
Sweep je nástroj, který vám umožní definovat pravidla pro automatické přesouvání e-mailů od konkrétních odesílatelů. Nastavená pravidla se spouští jednou za 24 hodin a lze je vytvářet v libovolné složce, nejen v doručené poště. Je důležité zmínit, že nástroj Sweep se objeví na horním panelu nástrojů Outlook Online po označení e-mailu v dané složce, s výjimkou zpráv od vás samotných a systémových zpráv od Microsoftu, které vás informují o přesunutí zpráv pomocí nástroje Sweep.
Sweep slouží primárně k přesouvání zpráv, což znamená, že si můžete vybrat, které e-maily a kam se mají přesunout. Ve výchozím nastavení Sweep přesouvá všechny e-maily od vybraného odesílatele do složky Odstraněná pošta. Tím pádem lze nástroj použít i k mazání e-mailů.
Ovšem cíl přesunu můžete jednoduše změnit z Odstraněné pošty na jakoukoli jinou složku, včetně složky Doručená pošta. Nástroj Sweep tak není omezen pouze na mazání e-mailů. Pokud se například rozhodnete kategorizovat své e-maily, Sweep vám pomůže hromadně přesunout všechny e-maily od daného odesílatele z archivu do složky pro zpracování a přidat jim příslušnou kategorii. Tato akce by byla mnohem rychlejší než ruční hledání e-mailů.
Druhá možnost, „Přesunout všechny zprávy ze složky a všechny budoucí zprávy“, funguje tak, že přesune všechny e-maily od vybraného odesílatele a zároveň zajistí, že i všechny budoucí zprávy od stejného odesílatele budou automaticky přesunuty.
Stejně jako první možnost, i tato druhá nabízí větší flexibilitu, než se na první pohled zdá. Funkci lze použít v libovolné složce a využít ji tak pro automatizaci celého systému správy e-mailů. Pokud si rádi organizujete e-maily do specifických složek, díky Sweep to můžete dělat automaticky. Jednoduše si nastavte pravidlo pro přesouvání e-mailů z archivu do správných složek.
Třetí volba, „Vždy ponechat nejnovější zprávu a zbytek přesunout ze složky“, představuje automatizovanou verzi funkce Vyčištění konverzace z desktopové verze Outlooku. S tím rozdílem, že Sweep to udělá automaticky, zatímco Vyčištění konverzace musíte spouštět ručně. U zpráv od lidí tato funkce nemusí být nejvhodnější, jelikož od nich obvykle dostáváme e-maily na různá témata. Je ale ideální pro automatické odstranění duplicitních upozornění z různých systémů.
Čtvrtá a poslední možnost „Vždy přesouvat zprávy starší než 10 dní ze složky“ je vhodná pro každého, kdo má ve své schránce nepřeberné množství starých e-mailů. Zprávy, které nevyřídíme do týdne, většinou zůstanou nepřečtené navždy. Proč je tedy automaticky nepřesunout z doručené pošty? Tato funkce je užitečná i pro řešení e-mailů s časově omezenými informacemi, jako jsou například pozvánky na místní akce, které se konají v dohledné době.
Díky tomu, že e-maily nemusíte jen mazat, ale i přesouvat do jiných složek, se můžete rozhodnout, jestli nabídky z e-shopů smazat, nebo e-maily o astronomických událostech archivovat. Chcete-li si prohlédnout a případně odstranit vytvořená pravidla, přejděte do Nastavení > Zobrazit všechna nastavení Outlooku. Následně zvolte E-mail > Sweep.
Zde uvidíte seznam všech nastavených pravidel, které můžete spravovat.
Celkově lze říci, že Sweep je překvapivě výkonný nástroj pro organizaci e-mailové schránky. Můžete ho využít k udržení čistoty doručené pošty i jako jednoduchý nástroj pro automatické přesouvání zpráv do specifických složek. Je to skvělý doplněk k funkcím Outlooku, který vám pomůže udržet kontrolu nad vašimi e-maily.