Outlook má v e-mailovém klientovi zabudované užitečné nástroje, jako je Nepořádek, Vyčištění konverzace a Zaměřená doručená pošta, které vám pomohou udržet pořádek ve vaší doručené poště. Outlook Online obsahuje funkci zvanou Sweep, nástroj používaný k mazání nebo přesouvání e-mailů pomocí jednoduchých pravidel. Zde je návod, jak to funguje.
Sweep je nástroj, který vám umožňuje nastavit pravidla, kam se mají odesílat e-maily od konkrétních odesílatelů. Pravidla Sweep se spouštějí jednou za 24 hodin a pravidla můžete vytvářet v libovolné složce, nejen v doručené poště.
Nástroj Sweep je k dispozici na panelu nástrojů v horní části Outlook Online. Zobrazí se, když vyberete jakýkoli e-mail ze složky, ve které se nacházíte (kromě zpráv od vás a Microsoftu, které vám sdělují, že Cutter přesunul některé zprávy).
Sweep je nástroj pro přesun, což znamená, že máte možnosti, které e-maily přesunout, a možnost vybrat složku, do které se e-maily přesunou.
Ve výchozím nastavení Sweep přesune všechny e-maily od vybraného odesílatele do složky Odstraněná pošta, takže ačkoli je Sweep nástroj pro přesun, lze jej použít také k odstranění e-mailů.
Položku „Přesunout do“ můžete změnit ze složky Odstraněné položky do libovolné složky, včetně složky Doručená pošta. To znamená, že Sweep není jen pro vymazání vaší doručené pošty.
Pokud jste se například rozhodli začít kategorizovat své e-maily, můžete pomocí funkce Sweep rychle přesunout všechny e-maily od konkrétního odesílatele ve složce Archiv do složky pro zpracování a aplikovat na ně kategorii najednou. To by bylo mnohem rychlejší než ruční hledání e-mailů.
Druhá možnost – „Přesunout všechny zprávy ze složky a všechny budoucí zprávy“ – také přesune všechny e-maily od vybraného odesílatele, ale přesune také všechny budoucí zprávy od tohoto odesílatele.
Stejně jako u první možnosti má druhá možnost větší sílu, než by se mohlo zdát. Tato možnost bude fungovat v jakékoli složce, takže ji můžete použít k automatizaci systému souborů. Řekněme, že jste ten typ člověka, který má pro svůj e-mail souborový systém. Pokaždé, když jste se zabývali e-mailem, museli jste jej ručně přesunout do správné složky. Ale pomocí Sweep to můžete automatizovat.
Ve složce Archiv nastavte pravidlo Sweep, abyste přesunuli každý e-mail od konkrétního odesílatele do správné složky. Poté, když se vypořádáte s e-mailem ve své doručené poště, přejděte do Archivu a nechte pravidlo Sweep, aby jej odtud poslalo do správné složky.
Třetí možnost – „Vždy ponechat nejnovější zprávu a zbytek přesunout ze složky“ – je dynamická verze nástroje Vyčištění konverzace v klientovi Outlook. Tento nástroj se spustí ručně, když mu to řeknete, a je to skvělý nástroj, který doporučujeme používat, ale verze Sweep se spustí automaticky.
U zpráv od lidí nemusí být tato možnost použitelná, protože lidé vám mohou e-maily o různých věcech. Ale je ideální pro upomínkové e-maily z věcí, jako je systém časového rozvrhu nebo pravidelné výstražné zprávy.
Poslední možnost – „Vždy přesouvat zprávy starší než 10 dní ze složky“ – je skvělá pro každého, kdo je zavalen e-maily, které se v jeho doručené poště shromažďují jako bahno v korytě řeky.
Existuje spousta e-mailů, které, pokud je nevyřídíte do týdne nebo tak nějak, nebudou vyřízeny vůbec. Proč je tedy nepřesunout z doručené pošty automaticky?
Pokud vám to nevyhovuje, je tato možnost stále užitečná pro řešení e-mailů, které obsahují informace, které jsou časově omezené. Dostáváte e-maily o místních událostech v nadcházejícím týdnu? Tato možnost je ideální pro jejich odstranění. Pokud budete mít možnost si je přečíst, pak skvělé, můžete si s nimi poradit sami. Pokud ne, nechejte Sweep, aby se s nimi vypořádal za vás.
Nemusí se mazat, protože je můžete odeslat do libovolné složky, takže nabídky voucherů mohou být smazány, ale e-maily od místní astronomické společnosti o tom, co se tento týden děje na obloze, mohou být archivovány.
Chcete-li zobrazit všechna pravidla pro odtažení a v případě potřeby je odstranit, klikněte na Nastavení > Zobrazit všechna nastavení Outlooku.
Otevřete E-mail > Sweep.
Budete si moci prohlédnout všechna pravidla vymítání, která jste vytvořili, a smazat je.
Celkově je Sweep překvapivě výkonný nástroj pro pohyb. Můžete jej použít k udržení čistoty v doručené poště nebo jako jednoduchý nástroj pracovního postupu pro směrování pošty ze složky do složky. Myslíme si, že je to skvělý doplněk k arzenálu Outlooku, který vám pomůže mít svůj e-mail pod kontrolou.