KRA vs. KPI – definice, příklady a proč potřebujete obojí

V dnešní době, kdy firmy stále více spoléhají na data, se pojmy jako výkon a výsledky, které dříve byly hodnoceny individuálně, nyní určují analýzou obrovského množství dat.

Výkonnost firmy i jednotlivých zaměstnanců lze dnes snadno analyzovat pomocí různých metrik, jako jsou KPI (klíčové ukazatele výkonnosti) a KRA (klíčové oblasti odpovědnosti).

V tomto článku si podrobně rozebereme vše, co potřebujete vědět o KPI a KRA – jejich definice, příklady a srovnání KRA vs. KPI.

Jak KRA a KPI souvisí s podnikáním?

Ve třetím čtvrtletí roku 2021 vzniklo ve Spojených státech více než 356 tisíc nových firem. Každý den se registruje 3869 firem.

Udržet firmu v dnešním konkurenčním a dynamickém prostředí je náročné.

A co je ještě horší? Pokud nemáte správné metriky pro měření růstu, může se vaše firma ocitnout mezi 50 % startupů, které zkrachují během prvních pěti let.

Při měření pokroku jsou KPI a KRA dvě důležité metriky, které pomáhají majitelům firem analyzovat úspěšnost jejich podnikání.

Možná se ale ptáte: Co přesně jsou KPI a KRA?

KRA znamená klíčové oblasti odpovědnosti, zatímco KPI se týkají klíčových ukazatelů výkonu.

Tyto termíny ale nejsou jen zkratky. Jsou to mechanismy, které pohánějí váš podnik (ať už je malý nebo velký) přes všechny překážky.

Pojďme si tyto dvě klíčové metriky podrobně vysvětlit, začneme s KPI.

Vše, co byste měli vědět o KPI

Co je KPI?

Klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) jsou soubory měřitelných hodnot, které se používají k hodnocení výkonnosti společnosti za určité období.

Můžete mít dlouhodobé KPI, které se zaměřují na celkové obchodní cíle vaší organizace, nebo krátkodobé KPI, které se zaměřují na konkrétní jednotlivce nebo oddělení.

KPI pomáhají při strategickém růstu ve všech oblastech vašeho podnikání – HR, finance, marketing a prodej.

Typy KPI

Klíčové ukazatele výkonnosti se objevují v různých formách, aby vyhovovaly vašim obchodním cílům. Některé se běžně používají pro měření měsíčního pokroku, jiné efektivněji určují dlouhodobý úspěch.

Jedna věc ale zůstává u všech typů společná – měření strategických cílů. Podívejme se na různé typy KPI, které se používají.

#1. Strategické KPI

Strategické klíčové ukazatele výkonnosti se používají k určení toho, jak si organizace v daném okamžiku vede. Hrají hlavní roli při analýze dlouhodobých obchodních cílů.

Příklady: návratnost investic (ROI), roční příjem, podíl na trhu atd.

#2. Provozní KPI

Provozní KPI měří efektivitu, kvalitu a konzistenci každodenních operací. Měří plnění krátkodobých cílů. Většinou se týkají organizačních procesů a efektivity.

Příklady: měsíční tržby, průměrné měsíční náklady na dopravu, prodeje podle regionu, cena za akvizici (CPA)

#3. Zaostávající a vedoucí KPI

Zaostávající KPI sledují výkon úkolů, které již proběhly. Vedoucí pracovníci je používají k měření dosažení konkrétního cíle za určité časové období.

Příklady: Měření návštěvnosti webu, počtu lidí, kteří se zúčastnili události, a příjmů získaných prostřednictvím programu nebo kampaně.

Na druhou stranu přední KPI pomáhají předvídat výsledky nebo budoucí stav podniku.

Firmy mohou například používat ukazatele, jako je růst počtu pracovních míst, zájem o nové trhy nebo míra nezaměstnanosti, aby předpovídaly různé výsledky pro svou organizaci.

A co kvalitativní a kvantitativní KPI?

Kvalitativní KPI mají „popisnou charakteristiku“, obvykle názor nebo vlastnost. Běžně se používají pro měření spokojenosti zákazníků nebo zaměstnanců prostřednictvím průzkumů.

Samotný průzkum má kvalitativní charakter. Měření jsou však založena na individuálních názorech a interpretacích.

Na druhou stranu, kvantitativní KPI mají měřitelné charakteristiky. Všechny souvisejí s čísly – počet prodaných položek, měsíční tržby, navštívené kurzy, vyřízené hovory. Jsou to nejoblíbenější a nejrozšířenější ukazatele výkonnosti.

Oba typy mají svůj vlastní význam.

Klíčové ukazatele výkonnosti pro každou organizaci

Přestože existuje mnoho ukazatelů, kterými lze měřit výkonnost společnosti, uvádíme pět klíčových ukazatelů výkonnosti, které jsou důležité pro každou organizaci:

• Růst tržeb: Sledování růstu tržeb je klíčové. Pomůže vám předvídat udržitelnost a pokrok vašeho podnikání v blízké budoucnosti.
• Toky příjmů: Sledování výkonnosti jednotlivých toků příjmů, jako jsou tržby na klienta, tržby z prodeje a další, vám poskytne přesný obraz o růstu.
• Ziskovost v čase: Bez tohoto KPI je vaše podnikání ve slepé uličce. Umožňuje vám měřit příjmy a výdaje v průběhu času a vypočítat celkový zisk (a zda je dostatečný k přežití?), a podle toho vám pomůže snížit náklady.
• Spokojenost zákazníků: Je to jednoduché, vaše organizace bez zákazníků nepřežije. Ať už jde o ziskovou nebo neziskovou organizaci, každá musí zajistit, aby poskytovala zákazníkům hodnotu.
• Pracovní kapitál se týká prostředků potřebných k provádění každodenních obchodních operací. Sledování této metriky zajišťuje, že organizace je dobře financovaná a soběstačná, aby přežila.

Jak vyvíjet KPI?

S tolika nezpracovanými daty může být měření všech ukazatelů náročné.

Je ale rozumné měřit pouze klíčové ukazatele výkonnosti, které vám pomohou dosáhnout vašich obchodních cílů. Zde je několik důležitých věcí, které je třeba vzít v úvahu při vývoji KPI.

#1. Definujte použití KPI

Promluvte si s podřízenými nebo vedoucími pracovníky, kteří jsou přímo či nepřímo zapojeni do procesu. Zeptejte se jich, čeho chtějí v daném časovém rámci dosáhnout a jak toho dosáhnou. To vám pomůže definovat KPI, která jsou cenná a spolehlivá.

#2. Spojte je s vašimi obchodními cíli

Pokud se vaše KPI neshodují s vašimi hlavními obchodními cíli, možná se ubíráte špatným směrem.

Ať už KPI používáte pro konkrétní operace nebo konkrétní kampaně, musí být vázána na vaše obchodní cíle.

Koneckonců, každý provoz je věnován dlouhodobé vizi společnosti. Stejně tak by tomu mělo být i u vašich KPI.

#3. Napište SMART KPI

SMART v obchodních termínech znamená specifické, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově omezené.

Například: „Zvyšte prodej o 20 % do konce tohoto fiskálního roku a snižte míru odchodů o 5 % za 5 měsíců.“

#4. Buďte jasní a přesní

KPI jsou nakonec založena na nezpracovaných datech, a proto je důležitá datová gramotnost.

Každý v organizaci by měl rozumět tomu, co jsou KPI, jak pracovat s daty a dělat rozhodnutí na základě dat, která pozitivně ovlivňují celkové obchodní cíle.

#5. Vyhněte se přehlcení KPI

To, že máte dostatek nezpracovaných dat, neznamená, že musíte prozkoumat všechny známé KPI.

KPI by se měla používat pro nejdůležitější cíle. Vyhněte se měření zbytečných KPI, abyste měli jasné plány a měřítka pro vaše podnikání.

Co jsou SMART cíle?

SMART v inteligentních cílech znamená specifické, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově omezené. Tyto parametry zajišťují, že vaše cíle vycházejí z realistických očekávání a jsou dosažitelné v daném čase. Vytváření SMART cílů eliminuje dohady, stanoví jasnou časovou osu, vaše cíle jsou měřitelné a přináší lepší výsledky.

Nyní, když víte hodně o KPI, pojďme se podívat na KRA.

Vše, co byste měli vědět o KRA

Co je KRA?

Klíčová oblast odpovědnosti nebo klíčová oblast výsledků označuje užší seznam měřitelných cílů pro zaměstnance v organizaci.

KRA každého zaměstnance se liší v závislosti na jeho pracovní pozici, zkušenostech a očekáváních, například:

• KRA pro manažera prodeje může být celkový počet prodejů za čtvrtletí
• KRA pro HR manažera může být míra fluktuace a spokojenost zaměstnanců
• KRA pro finančního správce může být úspora nákladů a účetnictví

KRA pomáhají zaměstnancům lépe porozumět tomu, co se od nich očekává, a povzbuzují je, aby se zaměřili na stanovené cíle.

Proč jsou klíčové oblasti výsledků (KRA) důležité pro podniky?

80 % důsledků pochází z 20 % příčin, říká Paretův princip.

Pokud tento princip aplikujete na podnikání, zjistíte, že 80 % hodnoty vaší práce pochází z 20 % práce vykonané vámi a vašimi zaměstnanci.

Proto musíte porozumět a identifikovat výsledky, které se od každého zaměstnance očekávají, tedy těch 20 % vaší práce.

Jakmile určíte klíčové oblasti výsledků, budete mít nástroj pro řízení dlouhodobého úspěchu, protože sladí jednání zaměstnanců se strategickými cíli vaší společnosti.

Určování KRA navíc přispívá k organizaci mnoha dalšími způsoby:

• Práce je rozdělena rovnoměrně.
• Spravuje úkoly a sleduje výkon.
• Zvyšuje produktivitu zaměstnanců.
• Umožňuje pravidelné měření výsledků.
• Zajišťuje jednotu při dosahování cílů společnosti.

Překážky v identifikaci, porozumění a používání KRA

Ačkoli vyvíjení dobrých KRA není žádná velká věda, někdy se objevují běžné překážky, které způsobují problémy.

• Nedostatek srozumitelnosti: Vytváření KRA zahrnuje dvě strany – zaměstnance a zaměstnavatele. To někdy způsobuje nejasnosti ohledně úkolů a výsledků, na které by se zaměstnanci měli zaměřit.
• Rozptylování: Lidé se často rozptylují každodenními úkoly, které se zdají důležité. Tyto úkoly ale nakonec nepřispívají k celkovému úspěchu organizace.
• Delegování práce: Nadřízení, kteří vytvářejí KRA pro juniorní zaměstnance, přímo jim ukládají povinnosti, místo aby o nich diskutovali s podřízeným a získali od něj informace. Tento systém identifikace KRA často selhává.

Jak identifikovat klíčové oblasti odpovědnosti?

Pro definování klíčových oblastí odpovědnosti neexistuje jednotný přístup. Liší se podle organizací, oddělení a zaměstnanců. Proto je důležité identifikovat KRA a podle toho pracovat.

Zde je několik parametrů, které je třeba mít na paměti při identifikaci KRA.

#1. Organizační cíle

Než přidělíte práci a povinnosti, musíte znát firmu a její vizi.

Ujistěte se, že si kandidáti dobře uvědomují, na čem budou pracovat a jak jejich práce přispěje k dlouhodobým cílům organizace.

Ještě lepší je, když zaměstnancům umožníte zaujmout stanovisko a určit si klíčové oblasti odpovědnosti (své navrhované KPI můžete vždy přidat k jejich návrhům).

V důsledku toho se zaměstnanci budou více věnovat svým povinnostem. Bude je to motivovat k tomu, aby pilně pracovali a opakovaně dosahovali skvělých výsledků.

#2. Vzdělání

Dalším parametrem, který je třeba vzít v úvahu při identifikaci KRA, je akademická kvalifikace zaměstnanců nebo kandidátů.

Ne každý má stejný potenciál a ne každý dosáhne stejných výsledků.

Před přidělením klíčových oblastí odpovědnosti je proto důležité posoudit kvalifikaci, předchozí zkušenosti, dovednosti a zájmy kandidáta.

Jakmile tyto věci prozkoumáte, rozhodněte se, který profil jim nejlépe vyhovuje, a načrtněte jejich klíčové oblasti odpovědnosti.

Bonusový tip: Uznání silných stránek zaměstnanců a jejich začlenění do jejich KRA zlepší jejich morálku a motivuje je k lepším výkonům ve vaší organizaci.

#3. Ochota přijímat KRA

Bez ohledu na to, jak zvažujete organizační cíle a hodnotíte vzdělávací kvalifikaci uchazečů, zaměstnanci musí svým KRA rozumět a přijímat je ochotně.

Přijetí klíčových povinností zaměstnancem výrazně pomůže k dosažení lepších výsledků ve vaší organizaci. Musíte si však uvědomit, že verbální komunikaci v dnešní době chybí autenticita a legitimita.

Proto se ujistěte, že každá odpovědnost, o které se zaměstnancem bavíte, je kompletně zdokumentována.

KRA vs. KPI: Jaký je rozdíl?

KRA a KPI jsou dvě důležité metriky, které vám pomohou zjistit, zda se vaše organizace ubírá správným směrem.

Je zřejmé, že obě metriky jsou na sobě velmi závislé. Pojďme si tedy rozebrat klíčový rozdíl mezi KRA a KPI.

Základní rozdíl

KRA se zaměřují na soubor očekávání, která jsou definována pro zaměstnance. Poskytují podrobnosti o všech úkolech, které jsou zaměstnancům přiděleny, a o tom, co se od těchto úkolů v rámci finančního roku očekává.

KPI vstupují do hry, aby efektivně měřily vývoj a výkon těchto KRA směrem k organizačním cílům.

Klíčové ukazatele výkonnosti měří výkon klíčových oblastí výsledků definovaných jednotlivým zaměstnancům nebo oddělením a určují, zda organizace postupuje ke svým cílům.

Například, HR je požádáno, aby za měsíc najalo obchodního manažera. Nyní se podívejme na KRA a KPI věnované tomuto úkolu.

Cíl: Najmout 10 obchodních manažerů za měsíc

KRA: Nábor a nástup vedoucích pracovníků

KPI: Počet najatých vedoucích pracovníků.

Doufám, že nyní dokážete rozlišovat mezi KPI a KRA. Další příklady podrobně rozebereme dále v článku.

Role

Klíčové oblasti výsledků hrají důležitou roli při pochopení toho, jak dobře organizace, její oddělení nebo zaměstnanci dosáhli svých celkových cílů.

Je to rámec, který nastiňuje rozsah produktů nebo služeb nabízených organizací.

Zatímco klíčové ukazatele výkonnosti jsou měřitelné hodnoty, které organizace používají k analýze výkonu svých produktů nebo služeb. To organizaci pomáhá dosahovat dlouhodobých cílů.

KPI jsou nejčastěji doporučované obchodní metriky pro posouzení úspěšnosti vaší organizace v průběhu času.

Příklady KRA a KPI pro různé pracovní pozice

Manažer prodeje

Manažer lidských zdrojů

IT manažeři

Závěr

KRA a KPI jdou ruku v ruce, protože obě jsou pro úspěch vašeho podnikání stejně důležité.

Spojení akcí vašich zaměstnanců se strategickými cíli organizace může výrazně zvýšit vaše šance na dosažení dlouhodobých cílů.

Používání KRA a KPI společně zajistí úspěch vašeho podnikání.

Mohlo by vás také zajímat, jak vytvořit řídicí panely KPI.