QuickBooks a FreshBooks se trvale umisťují na špici žebříčku mezi softwary pro správu financí menších podniků.
Obě tyto účetní platformy se těší dobré pověsti a nabízejí obdobné základní funkce, přičemž se odlišují několika klíčovými aspekty a jsou navrženy pro specifické podnikatelské potřeby.
Každý, kdo se pouští do podnikání, ať už jde o nového majitele firmy, zaměstnance účetní kanceláře nebo nezávislého profesionála, dobře ví, jak náročné může být vedení malého podniku. Sledování nákupů, plateb, firemních výdajů a peněžních toků představuje každodenní boj, který vyžaduje značné úsilí.
Efektivnější cestou je využívání specializovaného softwaru pro řízení financí, který usnadňuje správu všeho od vytváření faktur po sledování denních výdajů a příjmů.
Používání účetního softwaru nejenže zefektivňuje celý proces a uvolňuje čas pro jiné úkoly, ale také významně snižuje zátěž spojenou s finanční správou.
I když většina lidí chápe, že účetní software je pro malé firmy a živnostníky nezbytností, volba mezi různými programy se může stát komplikovaným a matoucím úkolem.
Pokud se v této situaci poznáváte, pomůžeme vám porovnat dva přední účetní softwary – QuickBooks a FreshBooks – a zjistit, který z nich je pro vaše podnikání nejvhodnější.
Co je QuickBooks?
QuickBooks je oblíbený účetní program určený pro malé a střední podniky, který umožňuje efektivní správu financí bez ohledu na to, kde se firma nachází. Nabízí moderní a intuitivní sadu nástrojů, které společnostem poskytují jasný přehled o jejich hospodaření bez potřeby manuálního zadávání dat.
QuickBooks automaticky synchronizuje s účty, kategorizuje transakce a nabízí účetním týmům bezproblémovou správu výdajů, organizaci účetních knih, sledování stavu zásob, odesílání faktur a zpracování mezd.
Firmy, které používají QuickBooks, si mohou snadno přizpůsobit různé funkce, jako je cloudové účetnictví, sledování času a zpracování plateb, aby vyhovovaly specifickým potřebám. Tento všestranný software je dostupný a ovladatelný z počítačů, notebooků, tabletů i chytrých telefonů.
Klíčové vlastnosti QuickBooks
#1. Spolupráce
Účetní, auditoři a další oprávnění zaměstnanci firem používajících QuickBooks se mohou přihlásit současně, zadávat data online a sledovat všechny změny prostřednictvím detailního záznamu aktivit.
#2. Správa daní ze mzdy
QuickBooks automaticky počítá daně spojené s každou výplatou, kromě správy a aktualizace daňových sazeb. Software také nabízí ochranu před daňovými sankcemi a může vám uhradit až 25 000 USD, pokud by vaše organizace byla potrestána.
#3. Sledování firemních výdajů
Mobilní aplikace QuickBooks umožňuje fotografovat a ukládat účtenky, které lze následně přiřadit k existujícím transakcím.
Po propojení s bankovním účtem, kreditní kartou nebo PayPal účtem uživatele, QuickBooks automaticky importuje, sleduje a kategorizuje výdaje. Tato funkce umožňuje uživatelům generovat přehledy o jejich podrobných výdajích.
#4. Zprávy
Uživatelé mohou vytvářet a sdílet profesionální finanční a obchodní reporty s partnery. Účetní týmy si mohou přizpůsobit tyto reporty podle prioritních informací a díky možnosti odesílání e-mailem udržovat účetní aktuální v reálném čase.
Klíčové metriky, které uživatelé mohou z řídicího panelu získat, zahrnují statistiky o podnikání, rozvahy, finanční výkazy a vlastní reporty a trendy prodeje.
Co je FreshBooks?
FreshBooks je cloudové účetní řešení určené pro nezávislé profesionály a malé až střední podniky. Tento snadno ovladatelný software nabízí intuitivní nástroje pro generování účetních výkazů, organizaci výdajů, vytváření faktur a přijímání plateb.
Uživatelé mohou přistupovat k FreshBooks přes webový prohlížeč z jakéhokoli počítače, nebo využít mobilní aplikaci pro zařízení iPhone, iPad a Android, a pracovat tak odkudkoli. Veškerá data jsou bezpečně uložena v cloudu.
S FreshBooks mohou uživatelé strávit méně času papírováním, protože usnadňuje fakturaci a přijímání online plateb. Můžete také sledovat odpracované hodiny a převést je na fakturu pro přesné vyúčtování odvedené práce.
Po propojení s bankovním účtem, FreshBooks automaticky sleduje všechny vaše transakce. Zároveň zaznamenává a kategorizuje transakce na jednom místě, což významně zjednodušuje přípravu na daňové období.
Klíčové vlastnosti FreshBooks
#1. Účetnictví, fakturace a platby
FreshBooks je nástroj pro podvojné účetnictví, který zaručuje přesnost a shodu, pomáhá uživatelům identifikovat příjmy a související výdaje pro přesné určení zisků a ztrát. Automatické kontroly a zůstatky softwaru zajišťují správnost debetních a kreditních položek.
Uživatelé FreshBooks mohou svým účetním poskytnout přístup k finančním informacím a reportům, což usnadňuje podporu podnikání, automatické odsouhlasení bankovních účtů a správu pohledávek a závazků.
Funkce rychlé fakturace umožňuje uživatelům automatizovat upomínky plateb, žádat o zálohy a automatizovat upomínky plateb.
#2. Sledování času a výdajů
FreshBooks obsahuje integrované sledování času a plánování týmu, což nezávislí profesionálové mohou použít k zaznamenávání času a jeho automatickému vložení do faktury.
Uživatelé mohou také sledovat výdaje pro lepší kontrolu peněžních toků po propojení softwaru s bankovními účty. Dále mohou kategorizovat výdaje a označit je jako fakturovatelné pro sledování výdajů projektu a rozpočtování.
#3. Centralizované projekty a reporty
Firmy využívající FreshBooks mohou snadno spolupracovat s obchodními partnery a dodavateli díky centralizovanému úložišti souborů, které umožňuje nastavit různá přístupová oprávnění.
Nástroje pro vyhodnocování ziskovosti softwaru zobrazují přehledy, souhrny a detailní reporty, a také poskytují šablony a odhady, finanční výkazy, správu klientů, aplikace pro iOS a Android a automatické sledování ujetých kilometrů.
QuickBooks vs. FreshBooks
#1. Fakturace
Přizpůsobitelné šablony faktur FreshBooks obsahují tlačítko pro online platbu jedním kliknutím, což usnadňuje bezproblémové uhrazení faktur, s možností automatického importu dat z funkce pro sledování času. Mezi další automatizované funkce patří opakované faktury za účtovatelné hodiny a automatické odesílání upomínek ohledně neuhrazených plateb. Příjemci mohou platit ihned pomocí Apple Pay a kreditních karet ACH.
QuickBooks sleduje účtovatelné hodiny pomocí integrace s externími aplikacemi pro sledování času, jako jsou TSheets a Kalendář Google, a zahrnuje je do faktur. Tvůrce faktur nabízí možnosti úprav, jako je změna barev nebo přidání loga. Možnosti platby zahrnují tlačítko pro platbu jedním kliknutím, které umožňuje zákazníkům vybrat si mezi platbou pomocí Apple Pay, kreditní kartou nebo platbou ACH. Dále nabízí zasílání upomínek na platformy po splatnosti a automatické opakované platby.
#2. Sledování času
Integrovaný sledovač času FreshBooks je ideální pro podniky zaměřené na konkrétní případy a projekty, kde pracovníci evidují účtovatelné hodiny a související výdaje. Uživatelé si mohou prohlížet odpracované hodiny na řídicím panelu, sledovat jednotlivé zaměstnance a importovat data do účetního systému v reálném čase.
QuickBooks nabízí dodatek QuickBooks Time za příplatek pro uživatele, kteří chtějí sledovat pracovní dobu zaměstnanců na plný nebo částečný úvazek. Společnosti, které za dodatek neplatí, musí zadávat mzdy jako výdaj a kategorizovat nabízenou službu. To komplikuje sledování času zaměstnanců i nezávislých pracovníků.
#3. Sledování výdajů
QuickBooks nabízí podporu debetních a kreditních karet, což uživatelům umožňuje pravidelně sledovat ziskové marže v rámci měsíčního účetního cyklu. Jedinou nevýhodou je, že vyžaduje ruční zadávání, protože QuickBooks Online zobrazuje pouze řádkové položky a ne detailnější rozdělení. Uživatelé mohou aktualizovat měsíční výdaje pomocí mobilní aplikace, která umožňuje pořizování snímků a nahrávání účtenek.
FreshBooks byl navržen pro fakturaci a výběr plateb, což znamená, že uživatelé musí integrovat externí účetní systém. Nicméně software poskytuje výjimečné funkce pro sledování výdajů, jako je sledování doby trvání projektu, správa účtenek a daně z obratu, což ocení zejména začínající podnikatelé.
#4. Snadnost použití
QuickBooks i FreshBooks mají intuitivní řídicí panely s grafy a svislými postranními panely, které umožňují uživatelům přístup k různým funkcím, a to i těm, kteří nemají hluboké znalosti účetnictví. Nicméně nastavení QuickBooks se zdá být ve srovnání s FreshBooks jednodušší. Uživatelé mohou snadno zaznamenávat a upravovat položky v deníku ve FreshBooks, stejně jako zakládat počáteční zůstatky a spravovat účtovou osnovu.
FreshBooks usnadňuje zadávání dat. Nicméně uživatelé nemohou uzavřít transakci z předchozího období, což je nutné, aby se předešlo nežádoucím změnám v účetních datech. I když je možné zadávat počáteční zůstatky a upravovat položky deníku ve FreshBooks, musíte být uživatelem účtu registrovaným s jinou e-mailovou adresou, abyste toho dosáhli.
#5. Výpočty daní
Intuit, vývojář TurboTax a QuickBooks online, implementoval do softwaru množství podpůrných daňových funkcí. Nástroj je navržen tak, aby na konci roku vygeneroval potřebné množství daňových formulářů v závislosti na počtu zaměstnanců. Majitelé firem mohou také organizovat daně z výdajů a příjmů podle kategorií, což usnadňuje výpočet čtvrtletních daní. Dále je možné sledovat daň z obratu a automaticky ji přidávat k fakturám.
FreshBooks sice nabízí funkci daňového plánování, ale není tak komplexní jako u konkurenčního softwaru. To může být pro nezávislé profesionály a osoby bez účetních znalostí náročné. FreshBooks poskytuje určitou daňovou pomoc, ale nemůže sledovat výdaje pomocí skenování účtenek. Uživatelé mohou sledovat daně pouze propojením svých bankovních účtů. Absence integrovaného skeneru účtenek v rušném provozu může být nepříjemná.
#6. Účetnictví
FreshBooks nabízí funkci podvojného účetnictví, která pomáhá sledovat příjmy a výdaje. Díky tomu mají uživatelé přehled o svých ziscích a ztrátách. Tato funkce také zajišťuje, že debetní a kreditní položky jsou v rovnováze a okamžitě upozorňuje na případné chyby, aby se předešlo problémům v daňové sezoně.
Uživatelé FreshBooks mohou importovat a kategorizovat finanční transakce a vytvářet shrnutí reportů, které lze exportovat do Excelu. Dále mohou ke svému účtu snadno přidat účetního, aby měl exkluzivní přístup.
QuickBooks sleduje všechny výdaje tříděním transakcí a jejich rozdělením do daňových kategorií. Software také propojuje fotografie účtenek s příslušnými transakcemi a používá neupravená data ke generování různých typů reportů. Mobilní aplikace QuickBooks využívá GPS k automatickému sledování ujeté vzdálenosti a vytváření reportů, které přesně zaznamenávají odpočty služebních cest.
#7. Přehledy a řídicí panely
Oba účetní softwary nabízejí různé druhy reportů. FreshBooks generuje specifické reporty o ziscích a ztrátách, účtech klientů, dani z obratu, výdajích a přijatých platbách. Řídicí panel také obsahuje nejpoužívanější tabulky a grafy včetně měsíčních opakovaných příjmů, nevyrovnaných příjmů, toky příjmů, celkového zisku, výdajů a veškerého nevyfakturovaného času.
Řídicí panel QuickBooks naopak nabízí sekci Centrum reportů, která umožňuje uživatelům rychle najít standardní šablony a možnost přizpůsobit si vlastní. Sekce „manažerské reporty“ umožňuje vytvářet profesionální reporty s titulními stránkami, úvody, obsahy a vysvětlivkami.
Příklady reportů, které jsou součástí přednastavených šablon, zahrnují rozvahy, reporty daně z obratu, protokoly auditů, výkazy peněžních toků, otevřené faktury, zisky a ztráty, přehledy rozpočtů a zákaznické reporty sestavené podle třídy, zákazníka, měsíce a roku.
#8. Ceny
QuickBooks i FreshBooks nabízejí plány založené na předplatném. Pokud jde o škálovatelnost, první z nich poskytuje lepší cenový plán. S QuickBooks můžete propojit účetního a stát se součástí online komunity s více než 5 miliony uživatelů.
FreshBooks nenabízí odsouhlasení bank pro uživatele, kteří si vyberou tarif Lite, a počet uživatelů se musí navyšovat. A co je nejdůležitější, je nutné si uvědomit, že škálování je dražší.
Ceny QuickBooks
- Simple Start: 1 uživatel, 25 $ měsíčně, 2 účetní firmy
- Essentials: 3 uživatelé, 50 $ měsíčně, 2 účetní firmy
- Plus: 5 uživatelů, 80 $ měsíčně, 2 účetní firmy
- Advanced: 25 uživatelů, 180 $ měsíčně, 3 účetní firmy
Ceny FreshBooks
- Lite: 180 $ ročně nebo 15 $ měsíčně
- Plus: 300 $ ročně nebo 25 $ měsíčně
- Premium: 600 $ ročně nebo 50 $ měsíčně
- Select: Vlastní cena
Všechny plány FreshBooks kromě Select zahrnují jednoho uživatele. Za každého dalšího člena týmu uživatelé platí 10 $.
#9. Podpora/Integrace
QuickBooks obsahuje minimálně 400 nativních integrací. Patří mezi ně firemní bankovnictví, platební software, e-commerce, CRM a několik dalších kategorií, které uživatelům poskytují kontrolu a přehled o finančních datech a prodejních procesech. Mezi další doplňky patří PayPal a ReceiptBank, které udržují transakce aktuální.
FreshBooks integruje více než 100 aplikací, které jsou zaměřeny na majitele malých firem a nezávislé profesionály. Usnadňují propojení aplikace s nástroji pro daňová přiznání a lidské zdroje. Integrace jako Squarespace nebo Zapier pomáhají sledovat platby, zpracovávat je a organizovat desítky dalších systémů.
#10. Výplatní páska
QuickBooks nabízí kompletní mzdový plán s neomezeným počtem mezd a formulářů na konci roku. Mezi další funkce patří automatické výpočty daní, online portál, který zaměstnancům umožňuje prohlížet si daňové údaje a výplatní pásky, podpora pro exekuce a srážky a stahování historických dat. Uživatelé si mohou také vybrat prémiový plán, který podporuje přímý vklad ve stejný den, správu firemních benefitů a centrum podpory lidských zdrojů.
FreshBooks podporuje externí integraci výplatních pásek, protože nemá vlastní funkci výplatní pásky. Software podporuje Gusto, který stojí 6 až 12 USD za uživatele měsíčně a úvodní poplatek 39 USD měsíčně. Dále je podporována kanadská mzdová služba PaymentEvolution na bezplatné nebo placené úrovni (22 $ za měsíc).
#11. Zákaznická podpora
QuickBooks poskytuje online zákaznickou podporu, což znamená, že se musíte přihlásit, abyste ji mohli využít. K dispozici je také interní databáze znalostí, kde mohou uživatelé hledat odpovědi na otázky a další informace. Dále je k dispozici rozsáhlé komunitní fórum.
Zákaznický servis FreshBooks nabízí živý chat a telefonickou podporu 12 hodin denně, pět dní v týdnu. Na webových stránkách společnosti je centrum nápovědy s možností vyhledávání informací, které se týkají nejčastějších dotazů zákazníků.
QuickBooks vs. FreshBooks: Shrnutí rozdílů
| Funkce | QuickBooks | FreshBooks |
| Přehled | Založeno v roce 1983 | Založeno v roce 2003 |
| Cílové trhy | Nejlepší pro společnosti, které prodávají produkty | Nejlepší pro podniky založené na službách, nezávislé pracovníky a samostatné podnikatele |
| Klíčové vlastnosti | Umožňuje vytvářet vlastní faktury s logem a individuálními poli. Funguje na cestách pomocí mobilní aplikace. | Zaručuje přesnost podvojného účetnictví a usnadňuje přípravu finančních zpráv. |
| Cena | Simple Start: 25 $/měsíc Essentials: 50 $/měsíc Plus: 80 $/měsíc Advanced: 180 $/měsíc |
Lite: 15 $/měsíc nebo 180 $ ročně Plus: 25 $/měsíc nebo 300 $ ročně Premium: 50 $/měsíc nebo 600 $ ročně |
| Podpora | Telefon, e-mail nebo zprávy. Doporučené články v nápovědě. Školení uživatelů, prohledávatelné databáze, komunita uživatelů. | Telefonická a e-mailová podpora. Nápověda ve službě. Zprávy v produktu. Často kladené otázky. |
| Snadnost použití | Snadný proces nastavení, který uživatelům umožní rychle se začít učit. Nabízí jak základy, tak i další detaily postupem času. | Přehledná uvítací stránka zobrazuje průběh nastavení pomocí svislého panelu nabídek na levé straně obrazovky. |
Poznámka autora
Kdy zvolit QuickBooks
QuickBooks je ideální pro obchodníky, kteří prodávají produkty a spravují zásoby. Jeho funkce pro správu zásob umožňuje sledovat denní prodeje zboží z různých kanálů, včetně Shopify a PayPal. Jeho komplexní funkce, které integrují další produkty Intuit (např. QuickBooks Point of Sale), umožňují růst společně s podnikáním uživatele.
QuickBooks je také oblíbenou volbou účetních i majitelů firem, kteří chtějí být v kontaktu se svými účetními. Efektivně spravuje integrace, bankovní zdroje a dodržování daňových předpisů. Zvolte si QuickBooks, pokud potřebujete cenově dostupný účetní software, který se dokáže přizpůsobit růstu vašeho podnikání.
Kdy zvolit FreshBooks
FreshBooks je oblíbený mezi nezávislými profesionály, živnostníky a majiteli malých firem, kteří hledají kvalitní účetní software bez nutnosti hlubokých účetních znalostí.
Nabízí sledování času, fakturaci, správu projektů a integraci s oblíbenými platebními nástroji, jako je Stripe, což je ideální pro malé firmy a začátečníky.
Intuitivní funkce FreshBooks je navržena pro širokou veřejnost, což usnadňuje nastavení a správu. Umožňuje také rychlou a snadnou integraci s oblíbenými firemními nástroji.
Dále se můžete podívat na mzdový software pro začínající a střední podniky.