Který nástroj pro elektronický podpis je lepší?

Elektronické podpisy, často označované jako e-signatury, představují neocenitelný nástroj pro firmy, které spolupracují s partnery, vzdálenými pracovníky nebo klienty v zahraničí.

Vzpomeňte si, kdy jste naposledy museli použít tradiční pero a papír k podpisu dokumentu?

Podpis perem obvykle vyžaduje skenování, tisk, osobní setkání, odesílání poštou nebo faxem a další kroky, než se dokument dostane k příslušným osobám. Celý tento proces může být zdlouhavý, časově náročný a frustrující.

Právě zde se otevírá prostor pro elektronické podpisy.

Dropbox Sign a DocuSign jsou dvě špičkové platformy pro elektronické podepisování, které stojí za zvážení.

Pojďme se podrobněji podívat na srovnání těchto dvou řešení a zjistit, která z nich lépe vyhovuje vašim specifickým požadavkům.

Co je to elektronický podpis?

Elektronický podpis (eSignature) je legitimní a efektivní metoda pro rychlé získávání elektronických podpisů na dokumentech. Je uznáván a důvěryhodný po celém světě, především díky své bezpečnosti. Elektronické podpisy mohou v mnoha procesech plně nahradit tradiční, ručně psané podpisy.

Zjednodušeně řečeno, elektronický podpis je podpis v digitální formě. K ověření identity podepisujícího a ochraně dokumentu lze využít počítače a jiná elektronická zařízení.

Elektronickým podpisem se rozumí elektronické vyjádření záměru osoby přijmout podmínky dokumentu nebo souboru dat a odeslání těchto dat zpět. Existují tři základní typy elektronických podpisů:

• Jednoduché elektronické podpisy
• Zaručené elektronické podpisy
• Kvalifikované elektronické podpisy

Elektronické podpisy se využívají v různých situacích, jako jsou transakce, smlouvy a administrativní úkony. Jsou důvěryhodné, vymahatelné a právně platné po celém světě. Urychlují proces podepisování a šetří čas, který byste jinak strávili zdlouhavým papírováním.

Elektronické podpisy představují moderní způsob, jakým můžete komunikovat se svými klienty. Proto je nezbytné mít aplikaci pro elektronické podepisování, které můžete plně důvěřovat.

Díky nástrojům pro e-signatury získáte pohodlný a rychlý způsob, jak vyřešit problémy spojené s podpisy. Můžete snadno zajistit bezpečnost svých klientů a získat zpět podepsané dokumenty, aniž byste museli kamkoli cestovat.

Tento přístup je zároveň šetrnější k životnímu prostředí a dokáže ušetřit miliony výtisků papíru. Kromě toho pomáhá udržovat vaše dokumenty organizované, sledované a snadno dostupné.

Používání elektronických podpisů vám navíc může ušetřit mnoho času a peněz. Zefektivňuje vaše obchodní postupy a přináší efektivitu do mnoha odvětví a oddělení.

Elektronické podpisy najdou uplatnění v různých oborech, jako je prodej, lidské zdroje, finanční služby, IT, farmaceutický průmysl, veřejná správa a další.

Pojďme se blíže podívat na srovnání Dropbox Sign a DocuSign, přičemž začneme s Dropbox Sign.

Co je Dropbox Sign?

Dropbox Sign (dříve známý jako HelloSign) je aplikace určená pro elektronické podepisování a správu digitálních transakcí. Umožňuje sledování stavu podpisu, historii podpisů, podepisování dokumentů, zajišťuje dodržování předpisů a nabízí mnoho dalších funkcí.

Umožňuje vám vyžadovat elektronické podpisy a přidávat právně závazné podpisy k dokumentům. Vlastní ho společnost Dropbox, která si klade za cíl umožnit svým zákazníkům rychleji uzavírat dohody, včas a bez chyb vyplňovat důležité dokumenty, rychle přijímat nové zaměstnance a mnoho dalšího.

Dropbox Sign je užitečným řešením pro freelancery. Ti mohou snadno odesílat dokumenty svým klientům a přijímat dokumenty, jako jsou smlouvy, k elektronickému podpisu. Platforma je robustní, nabízí mnoho integrací, možností přizpůsobení značky a další.

Platformu mohou bez problémů využívat jak jednotlivci, tak velké korporace. Ať už chcete používat mobilní aplikaci nebo webovou verzi, je plně kompatibilní s různými zařízeními a můžete ji používat, kdekoli potřebujete.

Dropbox Sign je navíc dostupný ve více než 20 jazycích a lze jej integrovat s populárními nástroji, jako je Salesforce, Slack, HubSpot a další. Zjednodušuje pracovní postupy a usnadňuje komunikaci mezi klienty, dodavateli a kolegy.

S Dropbox Sign můžete:

• Bezpečně a spolehlivě shromažďovat elektronické podpisy díky šifrování dat
• Rychle uzavírat obchody pomocí automatizovaných procesů pro návrh a podpis smluv
• Automatizovat úkoly, posílit dodržování předpisů a řídit rizika pomocí funkcí umělé inteligence
• Směrovat dokumenty přiděleným pracovníkům a řídit interní pracovní postupy
• Vytvářet a upravovat smlouvy pomocí opakovaně použitelných a přizpůsobitelných šablon
• Přecházet od zahlceného papírování k digitálnímu workflow a chránit tak lesy

Dropbox Sign nabízí bezplatný tarif, který zahrnuje základní funkce a možnost odeslat tři žádosti o podpis každý měsíc. Díky tomu je vhodnou volbou pro ty, kteří potřebují podepisování dokumentů v menším měřítku.

Funkce Dropbox Sign

Dropbox Sign má unikátní funkce, které z něj dělají skvělou volbu pro každého. Zaměřuje se na maximální zjednodušení celého procesu pro uživatele i organizace. Podívejme se na jeho vlastnosti blíže:

#1. Šablony

Často používané dokumenty můžete v Dropbox Sign převést na šablony, čímž výrazně zefektivníte proces podepisování. Dokumenty můžete naformátovat během několika minut a každé odeslání je tak rychlé a bezproblémové.

Při formátování dokumentů stačí provést pouze čtyři jednoduché kroky:

• Nahrajte dokument: Vyberte dokument, který budete odesílat opakovaně, jako je dohoda o mlčenlivosti nebo formulář W2.
• Určete podepisujícího: Přiřaďte roli podepisujícího, jako je klient, majitel firmy, zaměstnanec, nájemce atd.
• Umístěte pole nebo mezeru: Pro každou roli přetáhněte pole pro podpis na místo, kam má podepisující osoba danou část vyplnit.
• Uložte, odešlete a znovu použijte: Po vytvoření šablony bude odeslání dokumentu rychlé a hladké, bez nutnosti opakovat stejné kroky.

S touto funkcí můžete automatizovat rutinní úkony, zjednodušit hromadné odesílání pomocí funkce více podepisujících a připravit dokumenty k okamžitému podpisu.

#2. Úprava dokumentu

Funkce, jako je editor dokumentů, jsou standardní součástí každé podobné aplikace. Pomocí tohoto nástroje můžete do dokumentů přidávat pole, aby podepisující mohli vyplnit požadované informace. Dropbox Sign navíc nabízí unikátní navigační funkce.

Dropbox Sign vám umožňuje přidávat vlastní značku a přizpůsobit si jazyk aplikace. Pomáhá vaší firmě posílit image značky a zlepšit komunikaci se zainteresovanými stranami. Při přidávání e-mailových prvků můžete nahrát logo společnosti, přidat slogan, upravit jméno odesílatele a podpis e-mailu.

#3. Odesílání dokumentů

Existuje několik způsobů, jak odesílat dokumenty. Dropbox Sign umožňuje nahrát CSV soubor a generovat odkaz k podpisu, nebo CSV soubor pro hromadné podpisy a osobní podepisování.

Při odesílání dokumentů e-mailem můžete upravit název dokumentu, vyžádat si přílohy, upravit zprávu pro podepisující a přiřadit kopie.

#4. Podepisování a ukládání dokumentů

Dropbox Sign poskytuje praktické funkce, jako například tlačítko „Další“, které příjemce navede k prázdnému poli, kde se může rovnou podepsat.

Po podpisu musí být k dokumentům zajištěn snadný a efektivní přístup. Dropbox Sign je cloudová platforma pro ukládání dokumentů, která ukládá všechny vaše dokumenty a umožňuje vám k nim přistupovat kdykoli potřebujete.

#5. Bezpečnost

Software pro elektronické podpisy musí splňovat specifické bezpečnostní a právní požadavky. Dropbox Sign nabízí SSL šifrování, dvoufaktorové ověřování, soulad s mezinárodním právem, soulad s HIPAA, soulad s ESIGN a bezpečné ukládání dokumentů.

Tento nástroj poskytuje auditní protokoly, které umožňují sledovat veškeré důležité změny a aktivity u každého dokumentu. Tyto protokoly jsou k podepsaným dokumentům automaticky připojovány.

#6. Integrace a API

Dropbox Sign disponuje mnoha integracemi a rozhraními API, které pomáhají zefektivnit pracovní postupy s dokumenty. Můžete integrovat své oblíbené nástroje s Dropbox Sign a vytvářet vlastní aplikace pomocí jeho funkcí.

#7. Zákaznická podpora

Dropbox Sign nabízí kvalitní zákaznickou podporu. Pro komunikaci se zákazníky využívá live chat a e-mailové kanály. Podpora je k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu a získáte přístup ke stránce se stavem aplikace, podpůrným zdrojům a upozornění na aktualizace platformy.

Co je DocuSign?

DocuSign, založený v roce 2003, je jednou z prvních aplikací pro elektronické podepisování s více než 1 milionem zákazníků, podporou 44 jazyků a 400 integracemi.

Tento nástroj pro e-signatury efektivně shromažďuje a spravuje dokumenty z libovolného místa nebo zařízení, poskytuje auditní záznamy a zefektivňuje vaše pracovní postupy. S DocuSign můžete snadno odesílat, notářsky ověřovat a podepisovat digitální dokumenty.

Můžete také snadno směrovat dokumenty k přiřazeným pracovníkům a organizovat interní pracovní postupy. DocuSign pomáhá automatizovat úkoly, posilovat dodržování předpisů a řídit rizika díky správě životního cyklu smlouvy a funkcím umělé inteligence.

Vytvářejte různé typy smluv a upravujte je dle vašich potřeb pomocí přizpůsobitelných a opakovaně použitelných šablon.

DocuSign je vhodný pro různá odvětví, obchodní sektory a další oblasti. Pokud potřebujete pravidelně podepisovat dokumenty a nevadí vám za to platit, DocuSign je pro vás tou správnou volbou.

Díky robustním možnostem integrace můžete DocuSign propojit s vašimi dalšími firemními nástroji a zefektivnit tak obchodní procesy. Neomezené možnosti šablon jsou také velmi užitečné, protože umožňují ukládat různé dokumenty k podpisu a vytvářet neomezené variace stejné šablony, aniž byste museli cokoli měnit.

DocuSign nabízí 99,99% dostupnost a více než 180 zemí jej využívá k podepisování smluv. Pokud si chcete smlouvu prohlédnout a podepsat, DocuSign vám ji připraví pomocí špičkové mobilní aplikace a podpory v prohlížeči.

Je na čase, abyste se stali hrdinou své společnosti a eliminovali manuální úkoly a zefektivnili procesy odesílání, podepisování a správy dokumentů pomocí DocuSign.

Funkce DocuSign

DocuSign nabízí flexibilní funkce, které pomáhají středním a velkým firmám ukládat a upravovat dokumenty během okamžiku. Funkce, jako jsou šablony, auditní záznamy, osobní podepisování, podepisování více stranami, právně závazné podpisy a další, vám pomohou ušetřit čas, který byste jinak strávili rutinní prací.

Pojďme se podívat na některé z jeho funkcí podrobněji:

#1. Tvorba dokumentu

S miliony uživatelů po celém světě DocuSign denně zpracovává přes milion dokumentů. Díky tomu jsou dokumenty široce dostupné a kompatibilní. Nabízí:

• Rozsáhlou podporu typů souborů: DocuSign podporuje všechny běžné formáty dokumentů, jako je Microsoft Excel, Word a PowerPoint. Podporuje také .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx a další.
• Konverzi PDF formulářů: Připravte dokumenty během okamžiku pomocí konverze PDF formulářů. Při nahrávání PDF souboru DocuSign rozpozná a automaticky převede soubor do polí pro podepisující.
• Více než 20 standardních a vlastních značek a polí: Pomocí této funkce můžete vést své klienty nebo partnery k podpisu dokumentu na správných místech. K dispozici jsou standardní značky pro podpisy, iniciály, názvy společností, text, čísla, jména a další.
• Kreslení: Toto pole umožňuje podepisujícím i odesílatelům nahrávat podpisy a obrázky přímo do dokumentu.

DocuSign také nabízí integrace s cloudovým úložištěm, automatické umisťování značek, PowerForms a doplňkové dokumenty v této části.

#2. Datová pole

Pokročilé možnosti ověřování v DocuSign automatizují obchodní logiku a zjednodušují proces pro signatáře. DocuSign můžete plynule integrovat s dalšími aplikacemi a předvyplňovat formuláře.

• Plnou funkčnost formulářů: Vytvářejte formuláře přesně podle vašich požadavků pomocí výkonných funkcí, které zahrnují zaškrtávací políčka, rozbalovací seznamy, textová pole, pole pro měny, číselná pole, přepínače atd.
• Datová pole třetích stran: Propojte svá pole s daty ze služeb třetích stran. Data se automaticky aktualizují ze systému třetí strany do dokumentu a naopak, což eliminuje manuální práci.
• Ověření dat: Omezte typ dat zadávaný do zvoleného pole, abyste minimalizovali transakce, které nejsou v pořádku. Tím se eliminují chyby při opětovném odesílání dokumentů a zadávání dat. Patří sem e-mail, telefonní číslo, 9místné PSČ, text, datum, 5místné PSČ, maskování regulárních výrazů a číslo sociálního zabezpečení.
• Formátování polí a logika: Podmíněná pole můžete použít ke skrytí dat a jejich zobrazení pouze v případě potřeby. Hodnoty se vypočítávají dynamicky s vypočítanými poli na základě vstupů do ostatních polí. Uzamčená pole navíc chrání data a propojená pole zajišťují, že se všechny změny projeví v podobných polích.
• Značky polí a dokumentů: DocuSign umožňuje úpravy určitých polí. Může spravovat požadavky a měnit provedené iniciály. Díky historii transakcí můžete sledovat všechny změny.

#3. Pracovní postup podepisování

DocuSign umožňuje určit a seřadit počet podepisujících. Můžete přidělit různé role a přístupy příjemcům a mít kontrolu nad každým krokem procesu.

Zahrnuje sériové, paralelní, smíšené směrování, hromadné odesílání, oprávnění příjemců, správné dokumenty, upomínky a upozornění, viditelnost dokumentů a šablony.

#4. Ověření podpisu

Díky více úrovním ověřování můžete zajistit, že podepisující jsou skuteční. Zvyšuje se tím zabezpečení celého procesu, protože podepisující musí ověřit svou identitu, než získají přístup k souborům.

Zahrnuje ověřování na základě e-mailu, ověřování přístupovým kódem, SMS, telefon, ověřování založené na znalostech, ověřování ID, ověřování třetí stranou a další.

#5. Odesílání a podepisování

S DocuSign můžete snadno odesílat dokumenty a zákazník je může podepsat a odeslat zpět během několika minut. DocuSign umožňuje rychlé a snadné odesílání a podepisování.

Zahrnuje responzivní podepisování, SMS notifikace, offline podepisování a odesílání, mobilní aplikace, sdílený přístup, elastické podepisování, branding a další.

#6. Reporting

Výkonné reportovací nástroje vám výrazně usnadní práci. Správci účtů i uživatelé DocuSign mají možnost získat jasný přehled o účtu.

Obchodní statistiky jsou kdykoli dostupné s přístupem v reálném čase a s možností exportovat plánované přehledy. Zahrnuje stav v reálném čase, statistiky podepisování, export dat, dokumenty, přehledy účtů a další.

DocuSign navíc nabízí širokou škálu dalších funkcí, jako je dodržování předpisů, doplňkové služby, archivace a uchovávání dokumentů, dostupnost, zabezpečení, mezinárodní správa, zásady hesel a další.

Dropbox Sign vs. DocuSign

Oba nástroje pro elektronické podpisy nabízí podobné služby. V konečném důsledku odesíláte dokument k podpisu klientovi pomocí jednoho z těchto nástrojů. Hlavní rozdíly mezi DocuSign a Dropbox Sign spočívají v jejich funkcích, cenách a podpoře. Podívejme se, jak se oba nástroje v několika bodech liší:

Závěrečná slova

Oba nástroje pro elektronické podepisování, Dropbox Sign a DocuSign, nabízejí vynikající funkce, které mohou být přínosné pro různé typy podniků. Dropbox Sign je skvělá volba pro malé firmy, protože je cenově dostupnější a má standardní funkce, které jsou dostatečné pro většinu potřeb. Pokud ale potřebujete pokročilejší funkce a máte větší firmu, je vhodné vyzkoušet DocuSign.

Chcete-li zjistit, jak mohou tyto nástroje prospět vašemu podnikání, je nejlepší vyzkoušet je sami. Testování vám pomůže rozhodnout se, které řešení lépe vyhovuje vašim potřebám.

Oba nástroje nabízejí možnost bezplatného vyzkoušení, což vám usnadní rozhodování a pomůže vám rychle začít.

Dále si můžete přečíst, jak přidat podpis do dokumentu aplikace Word.