Efektivní správa e-mailů: Tajemství spočívá v archivaci
Pro optimální organizaci vaší elektronické pošty doporučujeme aplikovat metodu OHIO (Operate Here, In Only Once), což v překladu znamená „Zpracuj zde, pouze jednou“. Klíčovou součástí tohoto přístupu je archivace e-mailů, které potřebujete uchovat. Důležité je přemístit je z doručené pošty, a to z dobrého důvodu. Podívejme se, proč je archivace tak zásadní a proč byste se neměli zahlcovat vytvářením složek.
Proč je archivace e-mailů nezbytná?
Stručně si zopakujme základní myšlenku z našeho článku o metodě OHIO: vaše doručená pošta není skladiště, šuplík, kartotéka ani smetiště. Je to primárně schránka pro přijímání a třídění nových zpráv.
Pokud se vám v doručené poště hromadí stovky nebo dokonce tisíce e-mailů, rychle se v nich ztratíte. Ztratí se přehled a důležité zprávy zapadnou. Vyhledávání konkrétních e-mailů je pak velmi obtížné. Navíc se tím zpomaluje chod poštovního klienta, a to i v případě, že k e-mailům přistupujete přes webový prohlížeč (jako je tomu u Gmailu). Pokud navíc používáte Outlook nebo Apple Mail v mobilním telefonu, zahlcená schránka může zabírat cenné úložiště.
Zkrátka a dobře, nemá smysl ponechávat veškeré e-maily v doručené poště. Existuje spousta pádných argumentů, proč se tomuto postupu vyhnout. Proto je nutné e-mail zpracovat – buď na něj odpovědět, přeposlat jej, vytvořit z něj úkol, sjednat schůzku – a následně ho buď smazat, nebo archivovat. Níže si vysvětlíme, jak na to.
Kam e-maily archivovat?
Ideálním místem pro uložení vašich e-mailů je složka „Archiv“. Neměly by končit v jedné z mnoha pečlivě uspořádaných složek, nýbrž v jediné složce nazvané „Archiv“.
Toto tvrzení vyžaduje malé vysvětlení. Za prvé, vytváření a spravování složité hierarchie složek vyžaduje čas, který byste mohli efektivněji využít ke zpracování samotných e-mailů. Dále, rozhodování o tom, kam daný e-mail zařadit, může být docela náročné. Například, pokud vám kolega poslal zprávu o možném zpoždění projektu, měla by skončit ve složce projektu? Ve složce kolegy? Nebo snad ve složce „Ponaučení“? Rozhodování je časově náročné a vyčerpávající. A konečně, pokud e-maily rozesetě do mnoha složek, je mnohem obtížnější je později najít, když by se mohly nacházet v kterékoli z nich. Každá složka může obsahovat stovky e-mailů.
Použití jediného archivu usnadňuje přesun e-mailů z doručené pošty. Nemusíte přemýšlet ani se rozhodovat, kam s nimi. Jednoduše e-mail zpracujete a přesunete ho do archivu. Je to velmi jednoduché, a když se snažíte udržet krok s nekonečným proudem e-mailů, je žádoucí, aby váš proces byl co nejjednodušší a nejpřímočařejší. Každá komplikace nebo frustrace se zvětšuje s rostoucím počtem e-mailů. To, co je u jednoho e-mailu malá nepříjemnost nebo ztráta času, se u stovek e-mailů stává velkým problémem a častou překážkou.
Pro někoho to může být úleva od nutnosti vytvářet složitou strukturu složek, ale jiní mohou mít problém s myšlenkou, že by měli opustit svou precizně navrženou, logickou a krásnou organizaci. Pokud patříte do této druhé skupiny, pak bude pro vás tento přístup zpočátku těžké přijmout. Chápeme vaše obavy, ale jsme přesvědčeni, že dlouhodobé výhody jediného archivu převáží krátkodobé nepohodlí ze změny vašeho systému.
Jak provést hromadnou archivaci e-mailů?
Je zřejmé, že e-maily se archivují přesunutím do složky „Archiv“. Pokud ale máte v doručené poště stovky nebo tisíce zpráv, přesunovat je jednotlivě by bylo velmi náročné. Proto je efektivnější najít způsob, jak to udělat hromadně.
V e-mailových klientech, jako je Microsoft Outlook nebo Apple Mail, je hromadný výběr e-mailů velmi jednoduchý. Stačí kliknout na e-mail v doručené poště, poté stisknout klávesu SHIFT na klávesnici a kliknout na jiný e-mail. Všechny zprávy mezi těmito dvěma budou označeny. Poté je můžete přetáhnout do složky archivu nebo použít tlačítko „Archivovat“. Podobně jako ikona diskety označuje „Uložit“, existuje standardní ikona archivu, která připomíná tradiční kartonovou archivní krabici. Tuto ikonu najdete v aplikacích Outlook i Apple Mail (jak v desktopových, tak v mobilních verzích) pro tlačítko „Archivovat“.
Pokud používáte Outlook, můžete si vytvořit rychlou akci, která označí vybrané e-maily jako přečtené a přesune je jedním kliknutím (nebo klávesovou zkratkou) do složky archivu.
Pokud se chcete zbavit staré pošty, můžete vybrat všechny e-maily v doručené poště pomocí klávesové zkratky Ctrl + A (Command + A na Macu) a archivovat je. Nemůžeme vám zaručit, že je to správný postup, ale jistě se tak velmi rychle dostanete k prázdné schránce.
Ve webovém rozhraní, jako je Gmail, můžete vybrat celou stránku e-mailů najednou kliknutím na zaškrtávací políčko v horní části stránky.
Po výběru e-mailů klikněte na tlačítko „Archivovat“ a přesuňte je.
V Gmailu neexistuje klávesová zkratka pro výběr všech e-mailů v doručené poště (ačkoli * + a vybere všechny e-maily na stránce). Když ale vyberete všechny e-maily na stránce, objeví se nad e-maily lišta zpráv. Zde máte možnost vybrat všechny e-maily ve vaší doručené poště.
Kliknutím na tento odkaz vyberete všechny e-maily v doručené poště. Lišta zpráv se změní, abyste mohli svůj výběr zrušit.
Kolik e-mailů byste měli archivovat najednou?
Počet e-mailů, které archivujete najednou, je čistě na vás. Jak už bylo zmíněno, dosažení prázdné schránky je v nejlepším případě jen dočasný stav, v horším případě téměř nemožný. Nemůžete ovlivnit to, co vám do schránky přijde, protože kdokoli, kdo má vaši adresu, vám může poslat e-mail. I když se vám tedy podaří schránku vyprázdnit, dlouho prázdná nezůstane. Nicméně, dosáhnout prázdné doručené pošty, byť jen na krátkou chvíli, vám rozhodně odlehčí a uleví od stresu. Je důležité si uvědomit, že správa e-mailů je proces, nikoli cíl. Pokud e-mail nepotřebujete uchovávat, můžete ho smazat, což je skvělá volba pro úsporu místa.
Místo toho, abyste se snažili za každou cenu archivovat (nebo mazat) každý e-mail ve vaší doručené poště, zaměřte se na dosažitelné cíle, které sníží váš e-mailový stres. Jen vy víte, co vám nejvíce pomůže. Příklady cílů mohou být:
- Na konci dne nemáte žádné e-maily s vysokou prioritou.
- Ve vaší doručené poště nejsou žádné e-maily starší než dva pracovní dny.
- Na konci týdne nemáte žádné e-maily od vašich zaměstnanců, manažerů nebo zákazníků (ty nepotřebné smažte).
Identifikujte, které e-maily vám způsobují největší stres. Zpracovávejte a archivujte (nebo mažte) tyto e-maily přednostně.