Efektivní platforma UCaaS představuje klíčový prvek pro rozvoj vašeho podnikání nejen v současnosti, ale i do budoucna. Může vám poskytnout významnou technologickou konkurenční výhodu.
Řešení typu UCaaS se stávají stále populárnějšími díky své flexibilitě, uživatelské přívětivosti, schopnosti škálování, optimalizaci nákladů a dalším výhodám, které nabízí moderním firmám v boji s konkurencí.
V dobách krize, jako byla nedávná pandemie, se tato řešení ukázala jako naprosto nezbytná pro umožnění práce na dálku.
Pokročilé nástroje a zdroje pro vzdálenou pracovní sílu přispívají k vyšší produktivitě, efektivnější práci a celkovému úspěchu.
V tomto článku se budeme zabývat podstatou UCaaS a představíme nejlepší platformy, které vám pomohou zlepšit komunikaci ve vaší firmě.
Co je to UCaaS?
Unified Communications as a Service (UCaaS) je cloudový model pro poskytování firemní komunikace. Umožňuje firmám všech velikostí, od malých až po velké korporace, využívat sjednocené komunikační služby z cloudu.
UCaaS je jednou z kategorií v rámci konceptu „Anything-as-a-Service“ (XaaS), kam patří i SaaS, PaaS, IaaS a další. Je rovněž nedílnou součástí digitální transformace, která celosvětově podporuje zavádění cloudových služeb v různých odvětvích. UCaaS zahrnuje šest základních komunikačních funkcí:
- Podniková telefonie
- Jednotná správa zpráv
- Mobilní přístup
- Instant messaging, včetně funkcí pro sledování přítomnosti v týmech i u jednotlivců
- Řešení pro schůzky, jako jsou videokonference, audiokonference a webové konference
- Nástroje pro podporu komunikace, například spolupráce v rámci pracovního postupu, komunikační platformy a kontaktní centra
Díky cloudovému základu je UCaaS snadno dostupný pro podniky jakékoli velikosti. Nabízí výhody, jako je snadné škálování, bezproblémové nastavení a úspora nákladů.
Jak UCaaS funguje?
Cloudovou infrastrukturu UCaaS provozuje poskytovatel služeb, který ji spravuje a udržuje. Zákazníci tak nemusejí sami konfigurovat ani nastavovat žádnou infrastrukturu pro zahájení používání. Mezi charakteristické rysy UCaaS patří:
- Multitenance, kdy jsou oddělení klienti umístěni na sdílené sjednocené komunikační infrastruktuře, jako jsou datová centra, výpočetní technika, racky, sdílené vybavení, síť a blade servery
- Samoobslužný webový portál pro poskytování služeb, správu a monitorování využití a výkonu
- Služby jsou licencovány formou opakovaného měsíčního poplatku nebo předplatného
UCaaS zefektivňuje komunikační služby v celé organizaci. Poskytuje chat, SMS, videokonference, kontaktní centra a mnoho dalších funkcí. Vše probíhá přes internet, takže není potřeba další hardware VoIP pro poskytování služeb vašim klientům. Poskytovatelé UCaaS se starají o veškerou konfiguraci, telefonní hovory, funkce i zabezpečení.
Pro lepší pochopení fungování UCaaS je důležité zmínit VoIP (Voice-over-Internet Protocol), která zajišťuje hlasovou funkci UCaaS. VoIP převádí zvuk na datové pakety a přenáší je k poskytovateli telefonních služeb v cloudu. Oznámení hlasové schránky a telefonní čísla také fungují pomocí univerzálního protokolu SIP (Session Initiation Protocol).
UCaaS využívá VoIP na maximum, aniž by to pro uživatele znamenalo jakékoli komplikace. Váš tým tak může snadno volat a pracovat vzdáleně s aplikacemi nainstalovanými na mobilních zařízeních a počítačích.
Datová centra UCaaS jsou navíc odolná vůči extrémním povětrnostním podmínkám, přepětí a výpadkům proudu. To zajišťuje nepřetržitý provoz a škálovatelnost, což by pro firmy bylo obtížné a nákladné, pokud by si vytvářely vlastní platformu UCaaS.
Sjednocené komunikační služby jsou provozovány pomocí aplikací, které umožňují snadnou spolupráci, zasílání zpráv a video. Vše je navrženo tak, aby snížilo složitost a zajistilo plynulou a jednotnou komunikaci ve vaší organizaci, ať už v kanceláři nebo vzdáleně.
Komponenty UCaaS v detailu
UCaaS zahrnuje širokou škálu komunikačních nástrojů, od audio konferencí a telefonování až po sdílení souborů, e-mailovou komunikaci a videokonference.
Kvalitní platforma UCaaS by proto měla nabízet všechny tyto možnosti spolu s intuitivním rozhraním pro snadnou navigaci a vyšší produktivitu. Měla by také obsahovat integrované kontaktní centrum a funkce pro komunikaci, chat, video a hlas.
Mezi klíčové komponenty UCaaS patří:
Telefon nebo telefonní systém
Platformy UCaaS obvykle disponují kvalitním telefonním systémem se základními funkcemi, jako je přesměrování hovorů, směrování, nahrávání, blokování ID, automatická spojovatelka, hlasová schránka a správa hovorů. Využívá cloudové pobočkové ústředny a VoIP, aby firma mohla uskutečňovat a přijímat hovory přes internet. Pokročilá řešení mohou také využívat AI pro vyšší efektivitu a detailní analýzu dat.
Videokonference
Videokonference se staly klíčovým prvkem úspěšného fungování moderních firem, zejména po pandemii COVID-19. Zaměstnanci mohou pracovat odkudkoliv, a pokud je potřeba probrat něco důležitého nebo uspořádat schůzku, je tento způsob komunikace ideální bez ohledu na to, odkud se účastníci připojují.
Řešení UCaaS nabízejí telefonní a video hovory pro více účastníků i individuální hovory, což usnadňuje firemní schůzky, webináře, prezentace, chat a další. Tímto způsobem je podporována spolupráce bez ohledu na vzdálenost.
E-mail a instant messaging
Díky instant messagingu mohou členové týmu snadno chatovat online v reálném čase. To je užitečné pro rychlé porady, připomenutí a běžnou komunikaci. Je to také skvělá možnost pro zákaznickou podporu, protože je pohodlná, efektivní a neruší.
E-mail je rovněž užitečný pro firmy a zůstává efektivním prostředkem komunikace. Jedná se o nejprofesionálnější a zároveň nejefektivnější způsob komunikace. E-maily lze využívat spolu s dalšími komunikačními kanály pro zefektivnění pracovního postupu a pro poskytování zaměstnancům a zákazníkům preferovaného způsobu komunikace.
Nástroje pro spolupráci
Platformy UCaaS zahrnují různé nástroje pro spolupráci, které zlepšují týmovou práci a komunikaci. Nabízejí funkce jako rychlé plánování, sdílení obrazovky, sdílení souborů, nahrávání, koučování, a také správu projektů, zákazníků a zaměstnanců.
Cloudové a klientské řešení
UCaaS je založen na cloudu, což znamená, že každá platforma a služba UCaaS je hostována v cloudu nebo přes internet poskytovatelem služeb v jejich datových centrech. Umožňuje vám to přistupovat k těmto službám odkudkoli, pomocí jakéhokoli zařízení a pracovat na dálku.
Výhody UCaaS pro podniky a vzdálené pracovníky
Jak už bylo zmíněno, UCaaS nabízí mnoho výhod jak pro firmy, tak i pro uživatele, včetně vzdálených pracovníků. Mezi hlavní výhody patří:
Škálovatelnost
UCaaS vám umožňuje snadno škálovat firemní software a zdroje nahoru nebo dolů podle vašich aktuálních potřeb. Uživatelé mohou být přidáváni nebo odebíráni okamžitě bez nutnosti předchozího plánování. V lokálních řešeních je škálování obtížné. Vyžadovalo by velké investice do vašeho technologického zázemí. S UCaaS je to však otázka jednoho kliknutí.
Flexibilita a dostupnost
K řešení UCaaS má každý snadný přístup odkudkoli. To umožňuje flexibilitu práce z domova nebo z jakéhokoli jiného místa, které zaměstnanci preferují, což je skvělé pro vzdálené pracovníky. Protože aplikace a řešení UCaaS jsou poskytovány přes internet nebo cloud, máte přístup ke všem komunikačním nástrojům na jakémkoli zařízení, ať už jde o smartphone, notebook, stolní počítač nebo tablet.
Úspora nákladů
UCaaS je zákazníkům poskytován jako řešení založené na předplatném. Stačí zaplatit určitou částku v pevném období a získat přístup ke všem komunikačním funkcím a nástrojům na jednom místě, aniž byste museli instalovat nákladný hardware nebo software nebo utrácet za jeho údržbu.
Vše, co potřebujete, je investovat do vašich systémů a kvalitní šířky pásma pro přístup k řešením UCaaS. Všechny služby a funkce jsou definovány ve vámi vybraném plánu a jste chráněni před nepředvídatelnými komunikačními náklady nebo výkyvy. To vám pomůže spravovat firemní výdaje a zároveň zvýšit návratnost investic.
S UCaaS můžete ušetřit na telefonních účtech díky pevnému měsíčnímu poplatku za neomezené volání a bez počátečních nákladů. Nemusíte platit za pokročilé funkce UCaaS, protože jsou zahrnuty ve vašem předplatném. Také nemusíte utrácet za IT pracovníky, protože vše má na starosti poskytovatel služeb.
Úspora času
V podnikání se počítá každá sekunda. Zajímavé příležitosti se mohou objevit kdykoliv, proto je důležité být vždy připraven.
Co se stane, pokud budete věnovat příliš mnoho času a zdrojů budování a údržbě vlastního systému, včetně zabezpečení a správy? Vaše hlavní podnikatelské aktivity mohou být narušeny, zejména pokud máte omezené personální nebo finanční zdroje.
Volba UCaaS vám zajistí služby bez starostí se správou a údržbou, protože vše můžete nechat na poskytovateli služeb.
Spolupráce a produktivita
Výkonné komunikační nástroje poskytované v cloudu pomáhají všem vašim zaměstnancům, zejména těm, kteří pracují na dálku, efektivně spolupracovat. To podporuje zdravou pracovní kulturu, kde jsou všichni propojeni a sdílejí nápady bez ohledu na to, zda jsou zaměstnanci ze stejného nebo z různých oddělení.
UCaaS také pomáhá zvyšovat produktivitu zaměstnanců díky snadnému přístupu k informacím prostřednictvím cloudového řešení a efektivní komunikace a spolupráce mezi zaměstnanci a vašimi zákazníky.
Podle společnosti Cisco 75 % uživatelů zaznamenalo zvýšení produktivity při používání UCaaS při práci na různých místech ve firmě.
Kromě výše uvedeného nabízí používání platforem UCaaS i další výhody, včetně:
- Vestavěná redundance hlasových řešení pro lepší spolehlivost
- Snadná správa a reportování využití
- Zjednodušená zkušenost zaměstnanců a uživatelů se stávajícími nástroji
- Jediné kontaktní místo pro řešení problémů prostřednictvím poskytovatele UCaaS
- Zabezpečení a dodržování předpisů jako HIPAA, PCI-DSS, SOC atd.
Některé důležité termíny související s UCaaS
Telekomunikace
Telecommuting je termín používaný v moderním obchodním prostředí, který označuje, že zaměstnanci mohou plnit své úkoly, ať už jsou jednoduché nebo složité, mimo tradiční pracoviště, například kancelář. Lidé se mohou připojovat pomocí telekomunikačních nástrojů, jako jsou telefonní hovory a videokonference, a spolupracovat odkudkoli na světě, pokud mají stabilní připojení k internetu.
Virtuální kancelář
Virtuální kancelář je prostředí, kde jednotlivci mohou plnit své úkoly na dálku. Používají zařízení (smartphone, iOS, stolní počítač atd.) pro přístup ke všem zdrojům, webům, kancelářským souborům a dalším nástrojům. Může se podobat vašemu pracovnímu stolu v kanceláři a můžete si ji zařídit tak, aby vypadala profesionálně a moderně. Můžete používat pohodlnou židli, stůl a další důležité věci, které potřebujete při práci.
Pracovní prostor pro spolupráci
Pracovní prostor pro spolupráci je prostředí zaměřené na spolupráci mezi zaměstnanci v organizaci. Cílem je snížit složitost, odstranit komunikační překážky a podpořit zdravé pracovní prostředí. V pracovním prostoru pro spolupráci mají zaměstnanci pocit sounáležitosti s organizací a jsou motivováni, aby ze sebe vydali to nejlepší, ať už pracují z kanceláře nebo na dálku.
Pokud hledáte nejlepší platformu UCaaS, máme pro vás několik doporučení.
Vonage
Sjednoťte veškerou komunikaci pomocí jediné aplikace – Vonage pro zprávy, hlas, sociální sítě, fax a video. Nabízí více než 50 funkcí a další integrovaná řešení, škálovatelnost, globální přítomnost, zvýšenou konektivitu a produktivitu, 99,999% dostupnost a kvalitu služeb (QoS).
Klíčové vlastnosti:
- Vonage Meetings, intuitivní nástroj pro video spolupráci pro celou vaši organizaci
- Administrátorský portál pro správu telefonních systémů
- Mobilní a desktopové aplikace pro propojení vašich nástrojů a týmů
- Firemní doručená pošta pro rychlejší zachycení a řešení problémů pomocí SMS, Facebook Messenger a MMS
- Virtuální asistent s umělou inteligencí pro zákaznickou samoobsluhu s podporou hlasu
- App Center pro integraci aplikací pro zvýšení produktivity a uživatelské zkušenosti
- Blokování ID volajícího
- Indikátor obsazenosti pro sledování stavu telefonů
- Call Announce, pro zjištění důvodu volání a konferenční hovory
Vonage se snadno nastavuje, rychle škáluje a je jednoduchý pro uživatele. Umožňuje zaměstnancům komunikovat se zákazníky a mezi sebou prakticky kdykoliv a kdekoliv.
Zoom
Sjednoťte schůzky, chat a hlas v jediném řešení – Zoom, který nabízí flexibilitu a usnadňuje spolupráci.
Klíčové vlastnosti:
- Schůzky: Zabezpečené HD audio a video, vestavěná řešení pro spolupráci a integrace kalendáře
- Chat: Okamžité spojení se zákazníky a zjednodušení komunikace mezi zaměstnanci, plánování a uskutečňování telefonních hovorů a ad-hoc schůzek, sledování úkolů a sdílení souborů
- Telefon: Použijte Zoom Phone, přeměňte hovor na video a využívejte cloudové telefonování VoIP z notebooku, mobilu, stolního počítače a tabletu
- Video webináře: Zoom webináře, které lze rozšířit až na 50 000 účastníků, včetně více než 100 video panelistů s špičkovou kvalitou obrazu a zvuku, s možností přizpůsobení nastavení, živého vysílání a registrace
- Zoom Rooms: Konferenční místnost pro spolupráci na dálku i v kanceláři
- Zabezpečení: 256bitové šifrování AES-GCM a další bezpečnostní funkce při schůzkách
- Podporované platformy: macOS, Windows, Linux, Android OS a iOS
Zoom vám nabízí přehledný systém telefonování, šifrovanou a zabezpečenou cloudovou komunikaci, rychlé zprávy a zjednodušenou sadu technologií.
Nextiva
Nextiva usnadňuje komunikaci propojením telefonních systémů s obchodními aplikacemi, automatizací a umělou inteligencí na jediné platformě, která vám pomůže efektivně řídit vaše podnikání.
Klíčové vlastnosti:
- Automatizace pro provádění opakujících se komunikačních činností, jako jsou automatické odpovědi, odesílání e-mailů, průzkumy atd., a šetří tak čas
- Analýzy pro získání hlubokých obchodních a zákaznických informací
- Robustní vestavěné nástroje pro podporu servisních týmů a prodeje
- Cloudová ústředna se směrováním hovorů
- HD telefonní hovory
- Sdílení obrazovky
- Integrace CRM
- Mezi pokročilé funkce patří protokolování hovorů, nahrávání, fronty, přenosy, přesměrování, ID, hudba při čekání, automatické spojovatelky atd.
Nextiva vám umožňuje komunikovat se zákazníky a zaměstnanci na různých komunikačních platformách, jako je telefon, e-mail, video, text a sociální média.
Microsoft Teams
Použijte oblíbenou platformu Microsoft Teams pro komunikaci s lidmi v práci, doma i ve škole.
Klíčové vlastnosti:
- Podpora všech zařízení od stolních počítačů a notebooků až po smartphony a tablety
- Šifrování dat pro soubory, hovory, chaty a schůzky
- Sdílení souborů, dotazování a automatizace úloh
- Cloudové úložiště
- Hosting webinářů, registrace, schůzky se zákazníky atd.
- Nástroje pro vytváření reportů
- Integrace s nástroji jako Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint atd.
Teams vás spojí s kolegy, přáteli i rodinou a zajistí přístup ke sdíleným zdrojům, ať už jste kdekoli. Můžete se učit a inovovat prostřednictvím hovorů, sdílení videí a chatování.
Dialpad
Hovořte, setkávejte se a posílejte zprávy svým zákazníkům a zaměstnancům pomocí Dialpad, který nabízí efektivní pracovní prostor pro budování smysluplných vztahů. Bez ohledu na to, kde se nacházejí vaše týmy a zákazníci, sjednotí komunikaci.
Nabízí skvělé funkce a integrace a neustále inovuje, aby přinášel lepší řešení.
Klíčové vlastnosti:
- Videokonference s umělou inteligencí, prodejní dosah a kontaktní centrum
- Rozšíření do více než 70 zemí s bezplatnými a místními telefonními čísly
- Téměř 100% dostupnost SLA
- Možnost získávat zpětnou vazbu od zákazníků u všech hovorů
- Vestavěné rozpoznávání řeči a zpracování přirozeného jazyka (NLP)
- K dispozici je více než 74 integrací
- Zkušební verze zdarma na 14 dní
Na tuto podnikovou platformu se můžete spolehnout pro všechny vaše komunikační potřeby, bez ohledu na typ a velikost vaší firmy.
GoTo
Zůstaňte v kontaktu se svými kolegy, zákazníky a lidmi, na kterých vám záleží, pomocí jednoduchého řešení – GoTo. Tento cloudový telefonní systém je bezpečný a navržený pro vzdálenou a flexibilní práci.
Klíčové vlastnosti:
- Vizuální editor drag-and-drop pro snadnou konfiguraci
- Cloud PBX a mezinárodní volání
- Směrování hovorů, HD videokonference, auto-attendant, telefonní stromový adresář atd.
- Přenesení stávajících čísel nebo přidání bezplatného čísla
- Přizpůsobitelné plány volání a směrování hovorů
- Zjednodušený pracovní postup kontaktního centra
- 99,999% dostupnost, distribuovaná cloudová architektura a nízké využití šířky pásma
GoTo podporuje všechna zařízení a je snadné přepínat mezi aplikacemi pro stolní počítače, stolní telefony nebo mobilní aplikace.
Závěr: Proč je UCaaS důležitý pro budoucnost?
Investice do správné platformy UCaaS vám zajistí lepší komunikaci ve vaší organizaci, a to jak mezi zaměstnanci, tak i se zákazníky. Dále také získáte lepší škálovatelnost, spolehlivost, flexibilitu a návratnost investic.
Podle zprávy IDC za rok 2021 dosáhl trh UCaaS v roce 2020 hodnoty 47,2 miliardy USD. Vzhledem k jeho růstu a zvýšenému využití se očekává, že se jeho popularita udrží i v nadcházejících letech. Vyberte si proto nejlepší platformu UCaaS a využívejte jejích výhod pro vaše podnikání.