Stanovení priorit v práci se může zdát docela jednoduché. Stačí vyplnit ten, který je podle vašeho klienta naléhavý. To však není profesionální způsob upřednostňování úkolů a pro obchodní projekty. Za zdůrazňováním určitých úkolů je celá řada vědy. Tato věda je známá jako matice priority projektů.
Chcete-li růst svého podnikání a překonat své soupeře, potřebujete víc než jen skvělý koncept, zkušený tým a pokročilé nástroje. Potřebujete kvalitní provedení úkolů, ať už jde o vývoj aplikací nebo výrobu spotřebního zboží.
Vynikající kvality při provádění můžete dosáhnout pouze tehdy, když je váš tým disciplinovaný a řídí se vědeckým způsobem zadání úkolů, dokončení a přechodu k jinému úkolu. Matice priorit je jedním z takových nástrojů, který zefektivňuje projektové úkoly a zvládá více za kratší dobu díky rychlejšímu plánovanému provádění cenných úkolů.
Pokračujte ve čtení tohoto článku o matici priorit projektu, výhodách, případech použití a šablonách matice priorit.
Table of Contents
Co je matice priorit?
Matice priorit je nástroj pro analýzu projektových úkolů, který se používá hlavně s jinými nástroji řízení obchodních procesů. Používá se také s technikami Six Sigma pro hodnocení voleb pomocí určitých kritérií a rozhodování, kam by se obchodníci měli zaměřit.
Ať už je projekt jednoduchým úkolem nebo složitým, který bude trvat roky, můžete nástroj použít pro oba scénáře. Navíc to není jen nástroj pro stanovení priorit úkolů pro podniky. Freelanceři, sólo podnikatelé a profesionálové mohou také využít tento nástroj z pracovních nebo osobních důvodů.
Někdy mohou mít účastníci projektu problém při rozhodování, který úkol by měl mít prioritu. K vyřešení těchto problémů funguje matice priorit jako vědecký základ pro výběr správného úkolu se správnou hodnotou a naléhavostí.
Matice priorit může mít různé podoby v závislosti na složitosti projektu a hodnotících kritériích. Některé jsou například jednoduché jako kvadranty mřížky 2X2 s „Hodnotou“ vynesenou proti „Nákladům“. Naopak, některé mohou být velmi složité v návrhu a provedení, když spojíte matici priorit s metodologií Six Sigma.
Six Sigma matice priorit
Metodika řízení Six Sigma je neúplná s nástrojem matice priorit. Vzhledem k tomu, že Six Sigma je o analýze mezer, neustálém zlepšování procesů a eliminaci plýtvání, matice priorit dokonale zapadá do tohoto přístupu řízení.
V tomto procesu matice priority porovnávají více než jednu datovou sadu, alespoň dvě, a používají vážená kritéria k seřazení úkolů pro důraz. Vzhledem k tomu, že matice priority Six Sigma vyhodnocuje více datových sad, konečný nástroj se stává více než jen kvadrantem 2X2.
Skládá se z:
- Výstupní proměnné jako záhlaví sloupců v horní části grafu
- Zadejte proměnné jako řádky na levém panelu
- Vážené skóre, procento, pořadí a stavy na pravé straně tabulky
- A vypočítané vážené skóre ve spodní části záhlaví sloupců
Když použijete absolutní metodu Six Sigma pro prioritizaci projektových úkolů, můžete se logicky rozhodovat. Také všechny zainteresované strany mohou dosáhnout konsensu při používání Six Sigma.
Podle Lynne Hambleton, přední obchodní konzultantky, vývojářky strategií a autorky, mohou mít matice priority Six Sigma tři různé typy. Autor v ní uvedl následující Truhla s pokladem metod, nástrojů a osvědčených postupů růstu Six Sigma rezervovat:
#1. Když jsou důležitější proměnné s vyšším skóre, musí být volbou kritéria konsensu. Bere v úvahu všechny vstupy člena týmu, aby vytvořil model založený na konsensu s číselným skóre.
#2. Kombinovaná matice je spíše tabulka příčin a následků a také matice priorit. Tato metoda počítá účinky všech proměnných na druhou.
#3. Full Analytical Criteria je nejsložitější nástroj pro stanovení priorit Sig Sigma, který využívají především manažeři projektového portfolia k hodnocení více projektů a jejich dopadů na model obchodních příjmů a vztahy s klienty.
Výhody matice priorit
#1. Uspořádání velkého množství úkolů podle jejich důležitosti a hodnoty je snazší s prioritními maticovými nástroji. Vzhledem k tomu, že není snadné zapamatovat si všechny úkoly velkého projektu, oddělování důležitých položek od méně důležitých se může stát dohady, pokud tento nástroj nepoužíváte.
#2. Na rozdíl od jiného softwaru je tento nástroj přizpůsobitelný. Během projektu může celý tým sedět a přidávat další proměnné nebo některé odebírat podle úkolů. Proto najdete mnoho různých typů prioritních matic.
#3. Pro nové projekty můžete použít matice priorit existujícího projektu. Jednoduše vytvořte šablonu tohoto nástroje a aktualizujte váhy, kritéria, proměnné, úkoly atd., když se projekt změní.
#4. Tento nástroj je snadno srozumitelný všem spoluhráčům, dokonce i těm, kteří nejsou technicky zdatní. Stačí zadat seznam úkolů, skóre a kritéria. Nástroj se postará o zbytek.
#5. Tento nástroj pracuje s objektivitou ve svém středu, a proto podniky mohou ztratit osobní zátěž, která přichází s manuální prací.
#6. Projektoví manažeři a vlastníci mohou pomocí tohoto nástroje efektivně delegovat své úkoly na podřízené a maximalizovat využití přidělené pracovní síly.
Kdy použít matici priorit
Tomuto nástroji můžete důvěřovat, když:
- Upřednostňování složitých úkolů, lístků nebo problémů zahrnujících několik proměnných, vůči nimž je třeba tyto položky posuzovat.
- Vyhodnocování vstupních dat pro hodnocení chyb, lístků, úkolů, projektů atd., pro přiřazení hodnocení.
- Plánování obchodních nebo osobních projektových úkolů efektivním způsobem s cílem včasného dokončení.
- Návrh jednostránkového dokumentu, který vizualizuje klíčové oblasti zájmu projektu.
- Vhodné delegování úkolů na členy týmu bez destabilizace harmonogramu projektu.
- Podpora spolupráce v rámci projektového týmu.
Pokud vás zajímá, pro koho bude tento nástroj užitečný:
- Práce z domova personál, který se stará o kancelářské úkoly a domácí práce.
- Nezávislí pracovníci a dodavatelé musí ocenit své projekty a podle toho plnit úkoly.
- Mikro, malé, střední a velké podniky hodnotí projekty na základě obchodní hodnoty.
- Projektoví manažeři, kteří dohlížejí na více než jeden projekt a projektový tým.
Jak používat matici priorit
Pokud chcete tento nástroj používat efektivně, musíte plně porozumět prioritním maticovým kvadrantům:
Kvadrant 1
- Úkoly s vysokou hodnotou vyžadují malé úsilí, ale dopady jsou vyšší než jiné.
- Úkoly tohoto obdélníku jsou naléhavé a kritické, proto je dokončete co nejdříve.
Kvadrant 2
- Velké projekty vyžadují více úsilí a výsledný dopad je také vysoký.
- Většinou tyto úkoly nepřicházejí s termínem.
- Pro tyto projekty byste měli stanovit rozumné milníky a pravidelně dosahovat milníku.
Kvadrant 3
- Často se jedná o úkoly s nízkou námahou a nízkým dopadem.
- Kdykoli je to možné, delegujte tyto úkoly na své podřízené nebo kolegy.
Kvadrant 4
- Tyto úkoly příliš nepřispívají k obchodní návratnosti investic (ROI), ale vyžadují velké úsilí.
- Tyto úkoly byste měli dokončit později než ostatní kvadranty.
- Můžete také chtít improvizovat svůj obchodní proces, abyste takové úkoly úplně odstranili.
Jakmile pochopíte kvadranty, je čas použít matici priorit:
#1. Vyberte si projekty nebo úkoly z matice, která se váží podle proměnných a zvolených kritérií.
#2. Položky vybrané z matice budou mít pro vaši firmu automaticky skutečnou hodnotu. Zkontrolujte však znovu, abyste se vyhnuli finančním ztrátám.
#3. Vyberte si další úkol z matice priorit podle pořadí úkolů. Tento nástroj bez námahy funguje jako aplikace pro plánování projektů.
#4. Pokuste se použít software nebo šablonu matice priorit k udržení souborů matice priorit. Vaše zúčastněné strany mohou rychle zkontrolovat vaše pracovní priority. Kromě toho můžete šablonu v budoucnu znovu použít.
Osvědčené postupy matice priorit
#1. Vyberte kritéria hodnocení úkolů nebo problémů prostřednictvím vhodného brainstormingu vlastníka projektu, manažera, členů týmu a koncových uživatelů.
#2. Použijte proces analytické hierarchie (AHP) k vytvoření jasného a silného konsenzu mezi zúčastněnými stranami. Poté nastavte vážená kritéria, kterým může každý důvěřovat.
#3. Proces bodování by měl být vysoce spolupracující. Můžete použít různé nástroje, jako jsou online formuláře a tabule, abyste dosáhli shody na subjektivním posouzení matice priorit.
Nyní je čas podívat se na některé nástroje a šablony, které vám mohou pomoci s prioritními maticemi:
Smartsheet
Smartsheet je celosvětově uznávaný nástroj pro správu pracovního prostoru a projektů, který obratně a úspěšně využívají různé velikosti podniků. Pokud vaše pracoviště již má předplatné této cloudové aplikace, můžete snadno použít její centrum řešení pro řízení projektů k vytvoření snadno použitelné tabule pro prioritizaci produktů.
Jakmile se ocitnete v Centru řešení aplikace Smartsheet, najdete různé projektové desky, jako jsou finance a účetnictví, klienti a zákazníci, lidské zdroje atd. Ve skupině vývoje produktů byste měli najít potřebnou matici priorit.
Pokud nepoužíváte žádné předplatné od Smartsheet nebo nechcete vyzkoušet jeho zkušební plán, není třeba se obávat. Smartsheet také nabízí základní matici priorit, kterou si kdokoli může stáhnout a použít z jakéhokoli důvodu, který považuje za vhodný. Stačí navštívit tohoto úředníka Šablony Smartsheet portál knihovny. Získáte 2 až 3 šablony, které si můžete stáhnout ve formátu souboru Excel, PDF nebo Word.
Miro matice priority
Miro je dalším důvěryhodným a spolehlivým řešením, které přináší několik podnikových aplikací na jednom místě, jako je tabule, hybridní pracovní prostor, schůzka na dálku, kreslení vývojových diagramů, plánování projektů atd. Navíc se jedná o vysoce kvalitní úložiště pro různé šablony řízení času a projektů. jako myšlenkové mapy, Kanban boardy, servisní plány, prioritní matice atd.
Jakmile navštívíte jeho knihovnu šablon, vyhledejte „Prioritizace“ a objevíte použitelné šablony prioritní matice, jako jsou šablony prioritních metod 2X2, 3X3 a RICE (dosah, dopad, spolehlivost a úsilí).
Tyto šablony je třeba upravit v rámci kreslicího plátna Miro. Na rozdíl od Smartsheet nemůžete šablonu jednoduše stáhnout a použít ji v excelovém sešitu. Místo toho můžete desku exportovat do různých formátů, které lze sdílet, jako jsou JPEG, PDF, CSV a soubory kompatibilní s JIRA.
To není vše! Miro je vysoce uznávaný pro online spolupráci na plánování projektů a brainstorming. V šabloně prioritní matice Miro proto získáte řadu nástrojů pro připojení, jako je hlasování, režim prezentace, psaní poznámek v reálném čase, chat, videochat a sdílení vývěsky online.
Šablona matice Eisenhower: Evernote
Evernote je jednou z předních aplikací na psaní poznámek, která má také synchronizaci dokumentů, skenování dokumentů, organizování kalendářů, zefektivnění úkolů atd. V souladu s ostatními dosud zmíněnými nástroji nabízí Evernote také řadu šablon pro podnikání, domácnost, osobní život a pracovní účely. Jednou z takových šablon je Eisenhower Matrix.
Eisenhowerova matice, podobná matici priorit, se již dlouho používá v obchodních procesech k upřednostňování úkolů, na kterých záleží nejvíce. Je to prostě kvadrant 2X2, kde seřadíte své povinnosti na základě jejich hodnosti nebo důležitosti a naléhavosti.
Například sloupec na levé straně obsahuje dvě naskládaná záhlaví sloupců: Urgentní + Důležité a pod ním Naléhavé + Nedůležité. Nyní má sloupec na pravé straně také dvě svislá záhlaví sloupců naskládaná na druhém: Důležité + Není naléhavé a Není důležité + Není naléhavé.
Šablonu v aplikaci Evernote si můžete přizpůsobit prostřednictvím zkušební verze nebo placeného předplatného.
matice priority Google Workspace
Pokud vás váš kód organizace nebo zásady použití firemní aplikace omezují v rámci ekosystému Google Workspace, musíte to zkusit Prioritní matice, vyvinutý společností prioritymatrix.com. Jedná se o specializovanou aplikaci Google Workspace Marketplace vyvinutou se zdroji od společnosti Google, jako je modul aplikace Google Cloud a tak dále.
Jeho intuitivní uživatelské rozhraní (UI) poskytuje rámec pro stanovení priorit. Priority týmu můžete také sdělit pomocí pohledů na projekty pro spolupráci. Některé z jeho pozoruhodných funkcí jsou:
- Delegování úkolů
- Správa úkolů
- Řízení více projektů
- Integruje se s Gmailem, Diskem Google, Dokumenty Google atd.
- Řazení úkolů pomocí pokročilého filtrování
Stručně řečeno, tento nástroj pomáhá vám a vašemu týmu soustředit se na správný úkol. Jedná se však o aplikaci založenou na předplatném. Po skončení bezplatné zkušební verze si musíte zakoupit předplatitelskou licenci, abyste mohli nástroj nadále používat.
Doposud jste se dozvěděli, že prioritizační matice je oblíbeným nástrojem pro řízení času pro rozhodování. Mnoho jednoduchých i složitých projektů využívá tento nástroj k vědeckému rozhodování, které úkoly vyžadují okamžité zaměření a které lze ponechat stranou pro pozdější provedení.
Koncept a věda za touto technikou jsou pevné. Vede váš tým k maximalizaci souladu úkolů s cíli vašeho projektu. Aby to bylo ospravedlněno, nástroj používá k hodnocení úkolů vážené bodování. Využití matice priorit by však mohlo selhat kvůli:
- Naučte se vhodná kritéria pro použití nástroje
- Správně zvážit tato kritéria diskusí s klienty
- Spolupráce v reálném čase a zvyk spolupracovat
- Vytvoření dokonalé šablony, která by mohla fungovat ve většině projektů
S koncepty vysvětlenými v tomto článku a bezplatnými nástroji matice priorit bude pro vás mnohem snazší vyzkoušet si implementaci v samostatných nebo týmových projektech.
Možná vás také bude zajímat nejlepší software pro řízení procesů, který má potenciál řídit obchodní růst.