Jak využít Gemini pro zjednodušení práce v Google Sheets: Klíčové poznatky

V dnešní digitální době je správná manipulace s daty nezbytná pro úspěch různých projektů a podnikání. Google Sheets se stal populárním nástrojem pro práci se spreadsheety, a to díky svým pokročilým funkcím a schopnosti automatizace. I když je Google Sheets mocným nástrojem, psaní složitých vzorců pro pokročilou analýzu dat může být pro mnoho uživatelů výzvou. To vše se však mění s integrací Gemini, umělé inteligence od Googlu, která promění způsob, jakým pracujeme s daty na této platformě. Tento článek vám ukáže, jak může Gemini zjednodušit psaní vnořených IF vzorců, automatizaci hledání dat a vytváření časových a datových vzorců, což vám ušetří spoustu času a úsilí.

Klíčové poznatky

• Gemini zjednodušuje psaní vnořených IF vzorců pro pokročilou analýzu dat v Google Sheets.
• Gemini může automatizovat vyhledávání dat v Google Sheets a ušetřit čas při hledání hodnot.
• Gemini může pomoci vytvářet datové a časové vzorce v Google Sheets pomocí odkazů na vestavěné funkce od Googlu.

Jak přidat Gemini do Google Sheets

Chcete-li získat přístup k této funkci, je nutné se přihlásit do Laboratoří Google Workspace. Pokud žijete v jedné z podporovaných zemí a oblastí, je to velmi snadné. Tento krok můžete přeskočit, pokud již máte přístup do Laboratoří Workspace.

Chcete-li začít s Geminim ve Workspace, přihlaste se na webových stránkách Laboratoří Workspace. Zaškrtněte políčka na spodní části stránky pro přijetí podmínek služby a zásady ochrany soukromí, a poté klikněte na Odeslat. Pokud jste se jednou přihlásili do Laboratoří Workspace, ale zvolili jste odhlášení, nebude vám umožněno se znovu přihlásit se stejným účtem.

Účastníci programu Google One AI Premium mají také přístup k Geminimu v Google Workspace spolu s několika dalšími funkcemi. Při dalším otevření Google Sheets by měl být zobrazen následující okno.

1. Psání vnořených IF vzorců

Funkce IF umožňuje testovat konkrétní podmínku a definovat hodnotu, kterou se má vrátit, pokud je podmínka splněna, a jinou hodnotu, pokud není. Můžete upravit své IF prohlášení pomocí logických operátorů AND, OR a NOT, a dokonce vnořit více IF prohlášení do sebe pro složitější analýzu dat v Google Sheets. Však, vnoření je dvojsečný meč. Technicky zvládne spoustu těžké práce, ale může být dost obtížné na použití, pokud teprve začínáte s funkcemi a vzorci. Nicméně, s Geminim jako vaším pilotem můžete psát dlouhé, vizuálně složité vzorce, které dělají přesně to, co chcete.

Nejprve otevřete tabulku v Google Sheets. Klikněte na ikonu ve tvaru diamantu „Zeptej se Gemini“ vedle tlačítka „Sdílet“ a měl by se zobrazit postranní panel. Gemini analyzuje obsah tabulky a představí shrnutí.

Vložte svůj požadavek do textového pole ve spodní části postranního panelu. Pro výpočet známek školní třídy jsem zadal následující požadavek: Vytvořte vnoženou IF vzorec, který může vypočítat známku studentů na základě jejich výsledků. A je 90 a více, B je 80 až 89 a tak dále.

Gemini úkol splnil na první pokus a vytvořil vzorec, který fungoval perfektně. Ikonu Vložit pod vzorcem můžete použít k jeho přidání do tabulky.

2. Automatizace vyhledávání dat

S Geminim už nemusíte psát horizontální nebo vertikální vyhledávací vzorce. Můžete využít schopnost Geminim analyzovat data vaší tabulky a odpovídat na požadavky na základě jeho porozumění. To znamená, že můžete formulovat své dotazy v přirozeném jazyce a dostat požadované výsledky s menším časem a úsilím.

Pokud mám v tabulce dvě tabulky, základní a vyhledávací, mohu požádat Geminina, aby našel související hodnotu pro položku v mé základní tabulce.

Chcete-li zjistit adresu Marka Twaina, zadal jsem následující požadavek: Najdi adresu Marka Twaina v tabulce od F4 do G9. Gemini vrátil následující vzorec: =FILTER(G4:G9, EQ(F4:F9, “mark twain”)), což mi dalo adresu, o kterou jsem měl zájem. To se může zdát triviální v tabulce s několika položkami, ale může to změnit hru, když pracujete s tisíci položkami.

Existuje několik tipů a triků pro AI vyhledávání, ale nejdůležitější je být co nejvíce popisný a konkrétní.

3. Vytváření datových a časových vzorců

Gemini může automaticky odkazovat na všechny vestavěné funkce pro datum a čas od Googlu při vytváření vzorců na požadavek. S Geminim mohu do své tabulky přidat aktuální čas, zjistit počet dní mezi dvěma daty, převést neformátovaný text na datum a používat další funkce pro datum a čas, aniž bych je musel nějak zapamatovat.

Například následující požadavek přesně vrátí vzorec pro výpočet rozdílu mezi dvěma daty: Vypočítejte počet dní mezi koncovými a počátečními daty pro každý úkol v projektu.

4. Funkce pro manipulaci s textem

Kromě vytváření datových a časových vzorců může Gemini také provádět operace manipulace s textem v Google Sheets. Gemini může extrahovat konkrétní text z řádku, převádět text na čísla a naopak, a formátovat text, aniž byste museli psát jakékoli vzorce. Může také generovat nový text na základě požadavků, poskytovat návrhy pro validaci dat a shrnovat text ve vaší tabulce v rámci stejného pracovního postupu.

Můžete dokonce odkázat na svůj Gmail inbox a soubory v Google Drive ve svých požadavcích, například: Vylistujte předměty posledních třech e-mailů odeslaných [jednotlivci]. Shrňte klíčové body v [název souboru] na Drive.

Klikněte na Soubory pod odpovědí, abyste mohli vidět soubory, které Gemini použil ve své odpovědi.

5. Vytváření vlastních funkcí

Vlastní funkce jsou skvělým způsobem, jak rozšířit vestavěné funkce Google Sheets. Zahrnuje to psaní kódu v Google Apps Script, což je proprietární cloudová platforma pro skriptování pro Google Workspace. Pokud máte nápad na vlastní funkci, ale postrádáte pokročilé dovednosti programování, můžete svůj koncept popsat Geminimu a nechat AI vygenerovat kód za vás. Například jsem použil Geminina k vytvoření jednoduchého skriptu, který převádí stopy na centimetry. Gemini také může zvládnout složitější úkoly, jako je překlad jazyků nebo získávání aktuálních informací z internetu.

I když Gemini rozhodně není dokonalý, podle mých zkušeností úspěšně generuje správné vzorce asi v sedmi z deseti případů. I přes své nedokonalosti je to významný časový úsporný nástroj a může dokonce sloužit jako cenný učební nástroj. Nicméně, pokud často potřebujete psát vzorce, není náhrada za zvládnutí základních funkcí Google Sheets. Gemini je mocný asistent, ale porozumění základům bude vždy klíčem k tomu, jak co nejlépe využít své tabulky.

Shrnutí

Gemini přináší revoluci do způsobu, jakým používáme Google Sheets. S jeho pomocí můžete snadno psát vnožené IF vzorce, automatizovat vyhledávání dat a vytvářet komplexní datové a časové vzorce bez nutnosti pamatovat si nejrůznější funkce. Zlepšete svou produktivitu a ušetřete čas při práci s daty a zefektivněte své workflow díky inovacím, které Gemini nabízí. Je to jedinečný nástroj, který je užitečný nejen pro začátečníky, ale i pro pokročilé uživatele Google Sheets.