Projektoví manažeři čelí výzvě dovést každý projekt a svůj tým k bezchybnému dokončení.
Klíčem k úspěchu je informovat všechny zúčastněné a předat vizi projektu formou poutavého příběhu. V tomto ohledu se ukazuje šablona projektového plánu jako neocenitelný nástroj!
Projektový plán umožňuje manažerovi projektů poskytnout zúčastněným stranám ucelený pohled na projekt, který je snadno srozumitelný. Hlavním cílem je dosáhnout plného zapojení všech zainteresovaných bez jakýchkoliv nejasností ohledně milníků projektu, jednotlivých úkolů, rozpočtu a konečného výsledku.
Jedná se vlastně o srozumitelné vyprávění, které zjednodušuje složitou technickou problematiku pomocí reálných příkladů. Na konci prezentace by mělo dojít k jasnému nastavení očekávání mezi všemi – ať už jde o zúčastněné strany, manažery nebo členy realizačního týmu.
Jako projektový manažer musíte mít pod kontrolou mnoho aspektů a projektový plán není výjimkou. Proto se zkušení profesionálové a projektové agentury často spoléhají na hotové šablony projektových plánů. Následující text nabízí detailní analýzu projektového plánu a představuje několik profesionálních šablon, které můžete využít.
Co představuje plán v kontextu projektového řízení?
Projektový plán představuje přehled nejdůležitějších aspektů projektu v jednoduché a podrobné formě. Je to transparentní a veřejně dostupný dokument, který projektoví manažeři mohou sdílet s veřejností nebo profesními kruhy, aby stručně popsali následující:
- Stručný popis cílů projektu.
- Klíčové výstupy projektu.
- Vzájemné závislosti úkolů projektu.
- Zásadní milníky projektu.
- Potenciální rizika projektu.
Použijte ho k vyprávění příběhu projektu před jeho zahájením i během realizace. Umožňuje vám sdílet plány na vysoké úrovni, nastavit realistická očekávání a zdůraznit nejdůležitější prvky nadcházející práce na projektu.
Proč je důležité vytvářet projektový plán?
Projektový plán slouží jako efektivní nástroj pro vyjádření záměrů a cílů projektu. Může být také upraven tak, aby poskytoval přehled o aktuálním stavu projektu a tempu jeho postupu. Níže najdete přehled důležitosti projektového plánu pro jakýkoli projekt:
#1. Řízení očekávání zainteresovaných stran
Šablona projektového plánu vám pomůže správně nastavit očekávání mezi majiteli projektu a zúčastněnými stranami. Představením stručného přehledu nákladů, zdrojů a časové osy usnadníte nadřízeným pomoc se zajištěním potřebných zdrojů pro váš projekt.
#2. Snadné předávání cílů a plánů
Projektové plány jsou obvykle vizuálně zpracované dokumenty s přehledným shrnutím na vysoké úrovni. Jsou tedy důležitým nástrojem pro rychlé předání klíčových informací zúčastněným stranám.
#3. Podpora rychlejšího rozhodování
Projektový plán přehledně definuje základní výstupy a cíle. Pokud během projektu dojde ke konfliktu v prioritách úkolů, můžete se vrátit k původnímu plánu a zjistit, kterému úkolu by měla být věnována přednost.
#4. Tvorba aktuálních snímků projektu
Klíčovou funkcí projektového plánu je vytváření různých aktualizovaných verzí v průběhu realizace projektu. Tyto zprávy mohou sloužit k prezentaci aktuálního stavu projektu způsobem, který je srozumitelný pro každé publikum.
#5. Komunikace s externími týmy
Projektové plány obvykle neobsahují důvěrné informace, a proto je lze bez obav sdílet s externími stranami zapojenými do projektu.
#6. Slouží jako připomínka
U každého projektu hrozí riziko, že se během běžných činností odchýlí od plánu. Měli byste však tým instruovat, aby se držel plánu projektu, a tak se vrátil k původnímu kurzu.
Výhody projektového plánu
Význam projektového plánu byl dlouhou dobu přehlížen, ale v současnosti je projektoví manažeři stále více oceňují. Zapojením projektového plánu do plánování projektu získáte oproti konkurenci následující výhody:
- Určení odpovědnosti za projekt
- Stanovení priorit a sladění cílů
- Efektivní koordinace
- Jasná vizualizace rolí
- Zřetelné vymezení cílů projektu
Součásti typického projektového plánu
Ideální projektový plán by se měl vejít na jednu stránku. Proto je třeba komponenty pro projektový plán vybírat obezřetně. Šablona projektového plánu by měla obsahovat následující prvky:
- Začněte přehledem časového harmonogramu projektu s klíčovými termíny, které nejsou flexibilní.
- Nezapomeňte uvést důležité milníky, kterých chce váš tým dosáhnout.
- Plán by měl vizuálně znázorňovat rozdělení rozpočtu a lidských zdrojů.
- Měly by být také zdůrazněny všechny očekávané závislosti úkolů.
- Projektový plán by měl obsahovat důležité kontaktní informace, zejména na externí konzultanty a dodavatele.
- Cíle, záměry a priority by měly být stručně popsány v několika větách.
Následuje seznam některých z nejlepších bezplatných šablon projektových plánů, které můžete použít.
Smartsheet
Smartsheet je známý poskytovatel softwaru jako služby (SaaS) pro správu práce a vzdálenou spolupráci na projektech. Jedním z nejnovějších nástrojů je intuitivní a upravitelný projektový plán pro profesionální projektové manažery.
Můžete použít libovolnou šablonu z této webové aplikace a průběžně ji aktualizovat. Tyto formáty jsou snadno dostupné, protože Smartsheet umožňuje stáhnout upravenou šablonu v různých formátech, jako je Word, Excel, PowerPoint, Dokumenty, Tabulky a Prezentace.
Mezi aktuální hotové šablony patří například:
- Příklad projektového plánu pro informační technologie (IT)
- Vzorový dokument projektového plánu pro více projektů
- Příklad 3letého projektového plánu
- Šablona agilního projektového plánu
Šablony jsou snadno dostupné, protože si platformu můžete vyzkoušet ve zkušební verzi a stáhnout si požadovaný dokument. Pokud zjistíte, že je platforma pro vaše projekty přínosná, můžete si pořídit i plné předplatné.
Office Timeline
Office Timeline je další populární platforma s kvalitními šablonami projektových plánů, které si můžete zdarma stáhnout. Tento nástroj vám pomůže transformovat komplexní data projektového řízení do jasných projektových plánů v aplikaci Microsoft PowerPoint.
Projektový plán můžete snadno a s jistotou prezentovat i před náročným publikem. Promyšlená vizuální struktura projektového plánu v tomto nástroji je snadno zapamatovatelná.
Dostupné šablony dokumentů plánu zahrnují:
- Vzorový dokument projektového plánu
- Šablona produktového plánu
- Šablona IT plánu
- Šablona strategického/obchodního plánu
- Šablona technologického plánu
Office Timeline zatím nenabízí přímé stahování šablon projektových plánů pro soubory Google Workspace, jako jsou Tabulky, Dokumenty a Prezentace. Šablony však můžete snadno otevřít na platformě Google, protože je vysoce kompatibilní se soubory Microsoft Office.
Aha!
Aha! šablony produktových plánů zkracují zdlouhavou úpravu šablon. Pomocí těchto šablon můžete začít prezentovat projektové plány, cíle a přehledy na vysoké úrovni během několika minut. V současné době je k dispozici 16 volně stažitelných dokumentů projektového plánu, které si můžete přizpůsobit vašemu projektu.
Ne všechny příklady projektových plánů jsou stejné, proto je třeba je používat uvážlivě. Některé jsou například vhodné pro prezentaci obchodních cílů projektu na vysoké úrovni, zatímco jiné se lépe hodí pro vydávání produktů, vysvětlení funkcí projektu atd.
Aha vám umožňuje stahovat soubory s plány ve formátech Microsoft PowerPoint a Excel. Pokud však potřebujete specializovaný nástroj pro tvorbu a vizualizaci projektových plánů, můžete si předplatit nástroj Aha.
Template.net
Template.net je dalším důvěryhodným zdrojem dokumentů s příkladem projektového plánu. Jeho bezplatné vzory vám pomohou vytvořit efektivní strategický plán projektu pro vaše podnikání. Poskytuje přístup k různým typům projektových plánů, od kreativních infografických návrhů až po agilní řízení projektů.
Pokud hledáte kvalitní šablony plánů zdarma, nemusí být tato stránka pro vás ideální. V současné době nabízí tento webový portál pouze dvě základní šablony projektových plánů.
Slite
Pokud si nejste jistí, kde začít s tvorbou profesionálního projektového plánu pro váš nadcházející projekt, můžete navštívit Slite a podívat se na jeho bezplatné šablony. Šablony vypadají vizuálně atraktivně a lze je snadno přizpůsobit. Navíc můžete použít webovou aplikaci Slite k úpravě šablony online s vaším kolegou na dálku.
Na rozdíl od jiných webových stránek se šablonami vám neumožňuje jednoduše stáhnout formát Word nebo Docs pro vlastní úpravy. Místo toho se bezplatná šablona otevře v editoru aplikace Slite, kde můžete použít různé komponenty k přizpůsobení dokumentu projektového plánu.
Bezplatná šablona obsahuje různé části, jako je název plánu, poslání týmu, pozadí projektu, čtvrtletní vizualizace plánu pomocí Ganttova diagramu a přehled plánu. Tyto sekce lze snadno přizpůsobit, protože jsou srozumitelné.
Kromě toho můžete také připojit soubory z Disku Google a doplnit tak projektový plán o další soubory z cloudu. Po dokončení úprav můžete dokument vytisknout nebo exportovat do souboru PDF.
Závěrečná slova
Projektový plán, který předložíte, by měl poskytnout ucelený obrázek projektu. Nemělo by jít jen o detailní rozpis zdrojů, úkolů nebo nákladů projektu. Zúčastněné strany mají k dispozici Ganttovy diagramy nebo jiný software pro řízení projektů, který jim umožní vizualizaci těchto detailů.
Pro vytvoření profesionálního plánu, který bude doprovázet původní projektový plán, můžete použít kteroukoli z uvedených šablon projektového plánu. Použitím šablon namísto vytváření plánu od začátku bude váš projektový plán jednoduchý a stručný.
Můžete se podívat na tyto nástroje a vytvořit krásné Ganttovy diagramy pro své projekty a mít tak náskok v plánování.