Projektoví manažeři mají jednoduchý úkol: vést projekt a tým do konce se 100% úspěšností.
Potřebují splnit tuto odpovědnost tím, že udrží všechny zúčastněné osoby ve smyčce a sdělují cíl projektu jako příběh. Zde přichází šablona plánu projektu!
Plán projektu pomáhá projektovému manažerovi poskytnout zúčastněným stranám pohled na projekt z ptačí perspektivy ve snadno srozumitelném formátu. Konečným cílem je zapojit všechny zúčastněné strany bez jakýchkoliv pochybností v souvislosti s milníky projektu, součástmi, rozpočtem a konečným cílem.
Je to prostě vyprávění, kde zjednodušujete technické materiály s příklady ze skutečného života. Na konci prezentace by mělo být jasné nastavení očekávání mezi zainteresovanými stranami, manažery nebo členy realizačního týmu.
Jako projektový manažer se musíte starat o spoustu věcí a plán projektu by neměl být jiný. To je důvod, proč různé zkušené agentury pro řízení projektů a profesionálové spoléhají na připravené šablony projektových plánů. Pokračujte ve čtení a najděte podrobnou diskusi o plánu projektu a některých profesionálních šablonách, které můžete použít.
Table of Contents
Co je to plán v projektovém řízení?
Plán projektu je snadno srozumitelný a podrobný přehled důležitých součástí jakéhokoli projektu na vysoké úrovni. Je to nedůvěrný a veřejně přístupný zdroj, který mohou projektoví manažeři sdílet s veřejností nebo profesní skupinou, aby rychle vysvětlili následující:
- Krátký snímek cílů projektu.
- Klíčové výstupy projektu.
- Závislosti úkolů projektu.
- Zásadní milníky projektu.
- Rizika projektu.
Použijte jej k předání příběhu projektu před a během zahájení projektu. Umožňují vám sdílet plány na vysoké úrovni, nastavit správná očekávání a zdůraznit životně důležité součásti nadcházejících prací projektu.
Důležitost vytvoření plánu projektu
Plán projektu je snadný způsob, jak vyjádřit cíle nebo záměry projektu. Někdy lze takové zprávy upravit, aby vysvětlily stav projektu a tempo postupu. Níže naleznete význam plánu pro jakýkoli projekt:
#1. Řízení očekávání zainteresovaných stran
Šablona plánu projektu vám pomůže nastavit správná očekávání mezi vlastníky projektu a zúčastněnými stranami. Když si stručně představíte náklady, zdroje a časovou osu, vaši nadřízení vám budou moci pomoci se zdroji potřeb vašeho projektu.
#2. Snadno sdělujte cíle a plány
Cestovní mapy projektu jsou obvykle ve vizuálních formátech s přehledem na vysoké úrovni. Jde tedy o důležitý dokument pro rychlé předání důležitých informací zúčastněným stranám.
#3. Podporujte rychlejší rozhodnutí
Plán vašeho projektu jasně popisuje základní výstupy a cíle. Kdykoli během projektu narazíte na konflikt priorit úkolů, podívejte se na původní dokument s plánem projektu, abyste pochopili, který úkol by měl být urychlen.
#4. Vytvořte aktualizované snímky projektu
Hlavním úkolem plánu projektu je vytvářet různé aktualizované verze v průběhu projektu. Tyto aktualizované zprávy můžete použít k poskytnutí nekomplikované prezentace o stavu projektu, které rozumí jakákoli úroveň publika.
#5. Komunikujte s externími týmy
Plány projektu obvykle neobsahují důvěrné informace o díle. Dokument tedy můžete komunikovat také s externími stranami zapojenými do projektu.
#6. Slouží jako upomínka
Jakýkoli projekt je spojen s rizikem, že se během pravidelných činností dostane mimo trať. Měli byste však instruovat svůj tým, aby se řídil plánem projektu, aby se stav vrátil na správnou cestu.
Výhody plánu projektu
Plán projektu byl dlouhou dobu podceňován nebo podceňován, ale nyní projektoví manažeři tento zdroj zdůrazňují. Pokud do plánování projektu zapojíte plán projektu, získáte oproti konkurenci následující výhody:
- Stanovte odpovědnost projektu
- Upřednostnit a zarovnat
- Koordinujte efektivně
- Jasně vizualizujte role
- Ujasněte si cíle projektu
Součásti typického plánu projektu
Plán vašeho projektu by se měl vejít na jednu stránku. Komponenty pro plán projektu proto musíte vybírat chytře. Do šablony plánu projektu byste měli zahrnout následující:
- Nejprve zahrňte přehled harmonogramu projektu s termíny, o kterých nelze vyjednávat.
- Nepřeskakujte zásadní milníky, kterých chce váš tým dosáhnout.
- Plán by měl také zdůrazňovat rozdělení rozpočtu a lidských zdrojů ve vizuální podobě.
- Zde by měly být také zvýrazněny všechny závislosti úloh, které očekáváte.
- Dokument plánu projektu by měl obsahovat důležité kontakty, zejména na externí konzultanty a dodavatele.
- Popište cíle, cíle a priority jako přehled na vysoké úrovni v několika větách.
Níže jsou uvedeny některé z nejlepších bezplatných šablon plánů projektů, které můžete použít.
Smartsheet
Smartsheet je známý poskytovatel softwaru jako služby (SaaS) pro správu práce a vzdálenou spolupráci na projektech. Jednou z jejích nejnovějších nabídek je intuitivní a upravitelná mapa projektu pro profesionální projektové manažery.
Můžete použít kteroukoli šablonu v této webové aplikaci a udržovat ji v průběhu projektu pro účely aktualizace. Tyto formáty jsou snadno dostupné, protože Smartsheet umožňuje stáhnout upravenou šablonu v různých formátech, jako je Word, Excel, PowerPoint, Dokumenty, Tabulky a Prezentace.
Některé z hotových šablon, které jsou dnes relevantní, jsou:
- Příklad cestovní mapy projektu pro informační technologie (IT)
- Ukázkový dokument cestovní mapy více projektů
- Příklad 3letého plánu projektu
- Šablona plánu agilního projektu
Kromě toho jsou šablony volně přístupné, protože si můžete platformu vyzkoušet jako zkušební a stáhnout si dokument, který potřebujete. Pokud zjistíte, že platforma je pro vaše projekty cenná, můžete také získat plné předplatné.
Časová osa kanceláře
Časová osa kanceláře je další oblíbenou destinací pro kvalitní šablony plánů projektů, které si můžete stáhnout zdarma. Tento nástroj vám pomůže při transformaci komplexních dat projektového řízení do jasných plánů projektů v aplikaci Microsoft PowerPoint.
Dokument cestovní mapy můžete snadno a s plnou důvěrou prezentovat před vysoce hodnotným publikem. Promyšlená vizuální struktura plánu projektu na tomto nástroji je snadno zapamatovatelná.
Dostupné šablony dokumentů plánu zahrnují:
- Příklad dokumentu cestovní mapy projektu
- Šablona plánu produktu
- Šablona plánu IT
- Šablona plánu strategie/obchodu
- Šablona technologického plánu
Od této chvíle Office Timeline nenabízí přímé stahování šablon plánů projektů pro soubory Google Workspace, jako jsou Tabulky, Dokumenty a Prezentace. Šablony však můžete snadno otevřít na platformě Google, protože je vysoce kompatibilní se soubory Microsoft Office.
Aha!
Aha! šablony produktových plánů zkracují časově zdlouhavou personalizaci šablon. Pomocí těchto šablon můžete začít prezentovat projektové plány, cíle a přehledy na vysoké úrovni během několika minut. V současné době je k dispozici 16 volně stažitelných dokumentů s plánem projektu, které si můžete upravit podle svého projektu.
Ne všechny příklady plánů projektu jsou stejné, takže je musíte používat moudře. Některé z nich jsou například vhodné k prezentaci obchodních cílů projektu na vysoké úrovni. Na druhou stranu, některé jsou vhodnější pro vydání produktů, vysvětlení funkcí projektu atd.
Aha vám umožňuje stahovat soubory s cestovními mapami ve formátech Microsoft PowerPoint a Excel. Pokud však potřebujete speciální nástroj pro vývoj a vizualizaci plánů projektu, můžete se přihlásit k odběru nástroje Aha.
Template.net
Template.net je dalším důvěryhodným zdrojem dokumentů s příkladem plánu projektu. Jeho bezplatné příklady můžete použít k vytvoření efektivního strategického plánu projektu pro vaše podnikání. Poskytuje přístup k různým typům dokumentů plánů projektů, od kreativních infografických návrhů až po agilní řízení projektů.
Tato stránka však pro vás nemusí být ideální, pokud hledáte vysoce kvalitní šablony roadmap zdarma. V současné době webový portál nabízí pouze dvě základní šablony projektových roadmap.
Slite
Pokud nevíte, kde začít s vytvářením profesionálního plánu projektu pro váš nadcházející projekt, můžete navštívit Slite a podívejte se na jeho bezplatné šablony. Šablony vypadají vizuálně skvěle a lze je snadno přizpůsobit. Kromě toho můžete použít webovou aplikaci Slite k úpravě šablony online se vzdáleným spolupracovníkem.
Na rozdíl od jiných šablon webových stránek vám neumožňuje jednoduše stáhnout formát Word nebo Docs pro vlastní úpravy. Místo toho otevře bezplatnou šablonu v editoru aplikace Slite, kde můžete použít různé komponenty pro přizpůsobení dokumentu plánu projektu.
Bezplatná šablona na displeji má různé segmenty, jako je nadpis cestovní mapy, týmová mise, pozadí projektu, čtvrtletní vizualizace cestovní mapy pomocí Ganttova diagramu a přehled cestovní mapy. Proto si tyto sekce můžete snadno přizpůsobit, protože jsou samozřejmé.
Kromě toho můžete také připojit soubory z Disku Google a doplnit tak svůj dokument plánu o další soubory projektu z cloudu. Po dokončení úprav můžete dokument vytisknout nebo exportovat jako soubor PDF.
Závěrečná slova
Plán projektu, který předložíte, by měl vykreslit velký obrázek projektu. Nemělo by jít pouze o detailní rozpis zdrojů, úkolů nebo nákladů projektu. Zúčastněné strany mají k dispozici Ganttovy diagramy nebo jiný software pro řízení projektů k vizualizaci těchto detailů.
K vytvoření profesionálního plánu, který se stane společníkem původního plánu projektu, můžete použít kteroukoli z výše uvedených šablon plánu projektu. Plán vašeho projektu bude také jednoduchý a výstižný, když použijete šablony namísto vytváření od začátku.
Můžete se podívat na tyto nástroje, abyste vytvořili krásné Ganttovy diagramy pro své projekty a předstihli plán.