Efektivní správa zásob pomocí čárových kódů v Excelu a Google Sheets
Hledáte spolehlivý způsob, jak sledovat své zásoby a automatizovat nákupní procesy? Chcete generovat a spravovat čárové kódy efektivně? Pak jsou pro vás čárové kódy v Excelu a Google Sheets ideálním řešením.
Od patentování čárových kódů Normanem Josephem Woodlandem a Bernardem Silverem uběhlo více než půl století. Přesto jsou čárové kódy stále nezbytné pro rychlé a efektivní čtení dat na spotřebních produktech i firemním majetku. Technologické společnosti neustále vyvíjejí nové varianty těchto základních kódů.
V současnosti firmy automatizují tvorbu, tisk a dekódování čárových kódů pomocí sofistikovaných aplikací, jako jsou Excel a Google Sheets. Přečtěte si dále a zjistěte více o čárových kódech, jejich využití a dalších možnostech.
Co je to čárový kód?
Čárový kód je strojově čitelná reprezentace čísel a znaků, která se skládá z čar a mezer.
Pomocí čárových kódů mohou čtecí zařízení identifikovat označené produkty v databázi zásob nebo maloobchodního prodeje. Tyto obrázky obsahují černé čáry a bílé mezery. Šířka a tvar čar se může lišit v závislosti na typu čárového kódu, standardu a symbolice.
Černé čáry jsou obvykle rovnoběžné s bílými mezerami. Toto uspořádání připomíná princip Morseovy abecedy, která byla inspirací pro vznik čárových kódů.
Čárové kódy obvykle obsahují číslice a písmena. Délka dat závisí na konkrétním standardu. Například čárové kódy Industrial 2 of 5 mohou obsahovat 2 až 30 znaků.
Jak funguje čárový kód?
Základem fungování čárového kódu je tvar a šířka rovnoběžných černých čar. Různá šířka černých pruhů obvykle představuje číslice 1 a 0. Pro zobrazení číslic od 0 do 9 musí být černé pruhy uspořádány specifickým způsobem.
Vzor černých pruhů a odpovídající data jsou definovány standardem čárového kódu.
Mezi oblíbené standardy čárových kódů patří:
- Univerzální kód produktu (UPC)
- Evropské číslo výrobku (EAN) používané v Evropě
- Kód 39, používaný americkým ministerstvem obrany
- Kód 128, používaný v B2B průmyslu
- PDF417, určený pro identifikační karty
Uspořádání černých pruhů je definováno algoritmem, který je uložen v systémech maloobchodního prodeje, softwaru pro sledování zásob a podobně. Pro čtení kódu je potřeba pouze čtečka.
Čtečky čárových kódů používají laserové světlo, obvykle červené nebo zelené. Uvnitř čtečky je optický převodník, který mění světlo na digitální signál.
Při skenování čárového kódu čtečka snímá odražené světlo a převodník signálů dekóduje vzor černých čar a bílých mezer na data.
Aplikace pro čárové kódy: Tabulky Google
Tabulky Google nabízejí bezplatnou online platformu pro rychlé vytváření čárových kódů. Pokud provozujete menší obchod, online prodej nebo pracujete na volné noze a hledáte ekonomický způsob sledování zásob, systém čárových kódů v Google Sheets vám bude plně dostačovat.
Google Sheets nabízí různé vzorce, písma a tiskové funkce pro generování hromadných čárových kódů.
Aplikace pro čárové kódy: Microsoft Excel
V případě, že vaše firma využívá sadu Microsoft 365 pro dokumentaci a správu obsahu a preferujete jednotné prostředí, můžete pohodlně používat Excel pro generování a tisk čárových kódů.
Excel nabízí různé druhy písem čárových kódů, nastavení tisku a další funkce pro rychlé vytváření čárových kódů pro všechny potřeby.
Čárové kódy Excel
Čárové kódy v Excelu jsou standardní kódy, které firmy používají. V tomto případě však využíváte funkce a vzorce Excelu k převodu dat do formátu čárového kódu. Mnoho firem vytváří kompletní systémy čárových kódů právě pomocí Excelu.
Takové systémy obvykle zahrnují:
- Databázi produktů a sledovacích čísel
- VBA kód pro automatizaci generování čárových kódů
- Přednastavené tiskové parametry
- Porovnání dat s databází po naskenování čárového kódu
Příklady použití čárových kódů v Excelu
Sledování zásob
Sklady generují a umísťují štítky s čárovými kódy na skladové položky. Při příchodu nových položek ze závodu nebo při přesunu skladových položek do distribučních center skladníci skenují čárové kódy.
Sledování majetku
Firmy označují svůj majetek, jako jsou počítače, notebooky, monitory, stoly, židle, pomocí čárových kódů. Při inventuře stačí naskenovat štítky s čárovým kódem a porovnat data se seznamem majetku.
Zpracování faktur
Faktury jsou často dodávány s předtištěnými čárovými kódy. Tým účetního oddělení může skenováním kódu rychle zpracovat a zaznamenat fakturu.
Maloobchodní prodej
Obchody s potravinami využívají čárové kódy pro rychlé vystavování faktur, sledování zásob a prevenci krádeží.
Sledování pošty
Jedno z nejdůležitějších využití čárových kódů je v poštovním systému. Na každém kontrolním místě pohybu zásilky je čárový kód skenován, což umožňuje sledování zásilky.
Hromadná korespondence
Firmy často využívají čárové kódy při hromadné korespondenci k odesílání informací o produktech prodejcům nebo zákazníkům.
Nemocnice RCM
Systém řízení příjmového cyklu nemocnice vygeneruje čárový kód při přijetí pacienta. Pacient dostane náramek s čárovým kódem.
Personál nemocnice pak skenuje čárový kód během celého pobytu pacienta v nemocnici při kontrolách, testech, operacích atd. RCM tak automaticky spravuje dokumentaci pacienta.
Hypertextové odkazy na webové stránky
Pokročilé čárové kódy, jako jsou 2D QR kódy, jsou oblíbené pro propojení s mobilními aplikacemi, webovými stránkami a dalším obsahem pomocí URL odkazů.
Výhody používání Excelu pro čárové kódy
Úspora nákladů
Vytvořením a automatizováním systému pro tvorbu čárových kódů v Excelu můžete ušetřit za samostatný software pro čárové kódy.
Zvýšená přesnost
Pečlivě vytvořené a označené čárové kódy v Excelu zajišťují vysokou přesnost při sledování a správě položek.
Žádná nebo minimální křivka učení
Protože vaši zaměstnanci již znají Excel, budou se snadno orientovat i v systému pro vytváření čárových kódů v Excelu. Nemusíte své zaměstnance školit v používání zcela nové aplikace.
Okamžitá dostupnost dat v Excelu
Při použití systému čárových kódů v Excelu jsou naskenovaná data okamžitě k dispozici ve vašem souboru Excel. Zaměstnanci tak ušetří čas strávený importem dat do Excelu.
Integrace
Většina nástrojů a systémů pro generování čárových kódů v Excelu je kompatibilní s dalšími aplikacemi Microsoft, jako jsou Word, PowerPoint nebo Publisher.
Jak hromadně vytvářet čárové kódy v Excelu
Stáhněte a nainstalujte písma čárových kódů
Nejnovější verze Excelu by měly obsahovat několik písem pro čárové kódy. Pokud je nemáte, můžete si je stáhnout z webových stránek jako Dafont. Můžete si také zakoupit font čárového kódu s komerční licencí.
Po stažení postupujte následovně:
- Rozbalte soubor a dvakrát klikněte na soubor BarcodeFont.ttff.
- Klikněte na tlačítko Instalovat, čímž přidáte písmo do operačního systému.
Vytvoření systému pro generování čárových kódů v Excelu
#1. Otevřete Excel a vytvořte dvě záhlaví sloupců: ID produktu a Čárový kód.
#2. Pod záhlavím Čárový kód zkopírujte následující vzorec:
„*“&A2&“*“
#3. Klikněte na buňku se vzorcem a poté vyberte písmo BarcodeFont z části Písmo na panelu nástrojů.
#4. Zkopírujte tuto buňku (B2) a vložte ji do 10-20 řádků dle potřeby.
#5. Zadejte libovolné alfanumerické znaky do sloupce ID produktu. V buňkách ve sloupci Čárový kód se automaticky vytvoří odpovídající čárové kódy.
#6. Zvětšením velikosti písma ve sloupci Čárový kód získáte čárové kódy vhodné k tisku.
Výše jste se seznámili se základními informacemi o čárových kódech a manuálním vytvářením čárových kódů v Excelu.
Pokud chcete mít spolehlivý a škálovatelný systém pro sledování zásob, můžete zvážit následující nástroje a aplikace pro generování čárových kódů:
TBarCode Office: TEC-IT
TBarCode Office je moderní doplněk pro Microsoft Word a Excel. Doplněk si můžete bezplatně stáhnout. Po stažení nainstalujte doplněk do Excelu a Wordu pro práci s čárovými kódy.
Ve Wordu můžete generovat čárové kódy pro rozesílání a hromadnou korespondenci. Čárové kódy můžete také tisknout a lepit na produkty. V Excelu vám tento doplněk umožňuje generovat čárové kódy hromadně a tisknout je.
Doplněk je kompatibilní s Microsoft Office 2007 a novějšími verzemi a je vhodný pro 32bitové i 64bitové systémy Windows. Není však kompatibilní s počítači nebo notebooky bez systému Windows.
Pro automatizaci systému čárových kódů v Excelu pomocí VBA si můžete stáhnout TBarCode SDK ze stejného portálu. SDK také podporuje programování v Microsoft Access.
ActiveBarcode: doplněk pro Excel
Dalším oblíbeným doplňkem pro čárové kódy v Excelu je ActiveBarcode. Po úspěšné instalaci se v Excelu objeví nová záložka s možností pro tvorbu, úpravu, automatizaci a tisk čárových kódů.
ActiveBarcode nabízí dobrou zpětnou kompatibilitu s Microsoft Office. Doplněk můžete nainstalovat i do verzí sady Microsoft Office z roku 2000. Podporovány jsou i všechny nejnovější verze Microsoftu. Vyžaduje 32bitový nebo 64bitový počítač se systémem Windows, není kompatibilní s počítači macOS.
Mezi klíčové vlastnosti tohoto doplňku patří:
- Možnost umístění čárových kódů do libovolné části tabulky v Excelu
- Přesné nastavení velikosti čárových kódů v palcích nebo centimetrech
Doplněk se snadno integruje s různými typy tabulek v Excelu. Díky propojení s buňkami můžete automatizovat tvorbu čárových kódů. Změní se data v buňce, změní se i čárový kód.
Software pro čárové kódy: ConnectCode
Barcode Software je samostatná aplikace pro počítače s Windows 10 a 11. Aplikaci si můžete stáhnout zdarma z Microsoft Store. Běží stejně jako jakákoli jiná aplikace pro Windows, ale hlavním rozdílem je, že Barcode Software odesílá data čárového kódu do souboru Excel.
Pro použití této aplikace je tedy nutný software Excel. Alternativně můžete výstupy exportovat do PDF, Wordu, Accessu a dalších grafických aplikací. Aplikace nabízí tři vestavěná písma čárových kódů:
- Průmysl 2 z 5
- Kód 39
- POSTNET
Můžete tedy vytvářet pouze čárové kódy ve výše uvedených třech standardech. Nemůžete generovat čárové kódy v jiných formátech, jako je UPC nebo EAN. Jedná se o vhodnou aplikaci, pokud vaše firma podporuje výše uvedené tři standardy čárových kódů.
Generátor čárových kódů v Excelu: Tech Nitya
Generátor čárových kódů od společnosti Tech Nitya pro Excel je doplněk, který je třeba nainstalovat. Po správném nastavení můžete generovat čárové kódy hromadně jediným kliknutím. Nástroj nabízí různé typy komerčních licencí.
Pokud hledáte licencovaný nástroj pro neomezené komerční využití, tento doplněk byste měli zvážit. Mezi hlavní přednosti nástroje patří:
- Uživatelsky přívětivé rozhraní pro návrh čárových kódů.
- Možnost plného přizpůsobení čárových kódů.
- Podpora standardních kódování pro mnoho typů čárových kódů, jako jsou EAN13, UPCA, Interleaved2of5, ISBN atd.
- Podpora formátů pro poštovní služby, jako je SingaporePost, SwissPostParcel, USPS OneCode, Postnet, Australia Post a další.
Tento nástroj je kompatibilní s jakoukoli verzí Microsoft Office od roku 2007. Navíc můžete své čárové kódy exportovat do aplikace Microsoft Word.
Závěrečné slovo
Čárové kódy jsou velmi užitečné pro správu zásob, majetku a další. Technicky zdatní lidé je považují za způsob datové komunikace v kódech, které nejsou na první pohled čitelné.
Ať už používáte čárové kódy pro komerční účely nebo jako koníček, potřebujete software a nástroje pro automatizaci jejich generování. Můžete použít čárové kódy v Excelu nebo Google Sheets vytvořením manuálně.
Pokud nechcete používat komerční aplikace, je možné generovat čárové kódy manuálně. Pokud však hledáte rychlejší úpravu a produkci čárových kódů v Excelu nebo jiných tabulkových aplikacích, můžete vyzkoušet některou z výše uvedených aplikací třetích stran.
Pokud se vám tento článek líbil, možná vás budou zajímat i další doplňky pro Excel a Google Sheets pro malé a střední podniky.