Milníky jsou významné události, které jsou životně důležité pro celý projekt. Projektoví manažeři používají šablony milníků k měření pokroku projektu.
Milníky také ukazují, jak dosáhnete cílů projektu, které byly stanoveny na začátku projektu.
Může to být jednoduchý a základní způsob, jak definovat milník. Každý v projektovém týmu však nemusí chápat milníky projektu stejně. Proto se můžete setkat s problémy se správou projektu, pokud členové týmu nejsou synchronizováni.
Aniž bychom ztráceli více času, pojďme se hlouběji ponořit do tématu projektových milníků. V tomto článku se dozvíte milníky, grafy milníků, šablony, výhody a další informace ve snadno srozumitelném jazyce.
Table of Contents
Co je to žebříček milníků?📈
Než se pustíme do grafů milníků, pojďme nejprve pochopit milníky. Milníky fungují jako kontrolní body k vyhodnocení postupu projektu, když projekt směřuje ke konečnému cíli. Milníky projektu můžete použít jako signály pro důležité fáze na časové ose projektu. Například:
- Datum zahájení a datum dokončení projektu.
- Předem plánovaná kontrola projektu klientem, třetí stranou nebo zainteresovanými stranami.
- Bod v projektu, kde musíte s investory projednat aktualizaci rozpočtu.
- Odeslání významného výstupu, jako je odeslání prototypu mobilní📱 aplikace týmu pro zákaznickou zkušenost, aby získal zpětnou vazbu od uživatelů během agilního procesu vývoje produktu.
Jsou zde milníky, takže si můžete jasně představit významné prvky zapojené do projektu. Také snadno ukáží, kde se nacházíte při vývoji produktu nebo životního cyklu projektu v libovolné konkrétní datum a čas.
Nyní je definování milníku snadné. Jedná se o nástroj pro řízení projektů pro vizualizaci milníků vývoje projektu nebo produktu. Software pro řízení projektů obvykle používá Ganttovy diagramy nebo jiné struktury časové osy projektu a vkládá tam milníky.
Milníky na časové ose projektu často obsahují důležité podrobnosti o milníku, jako je datum zahájení, termín dokončení, komu se má podávat hlášení a tak dále. Podobně jako Ganttovy diagramy, milníkové diagramy také využívají několik základních symbolů překrývajících se na časové ose projektu nebo kalendáři. Taková struktura poskytuje informace o skutečných a plánovaných datech dokončení milníků.
Symboly milníku mohou být svislá bílá šipka pro plánované dokončení a svislá černá šipka označující skutečné dokončení. Tvar bílého kosočtverce také označuje dříve plánované dokončení, které je stále datováno v budoucnosti, a tvar černého kosočtverce♦️ označuje dříve naplánované dokončení, pro které datum již uplynulo.
Proč jsou tabulky milníků pro projektové manažery nezbytné
Pokud jste projektový manažer nebo máte na starosti vývojový cyklus produktu, grafy milníků se vám budou hodit z následujících důvodů:
Sledování termínu
Rozdělení velkého projektu na části úkolů a milníků vám pomůže vytvořit mnoho termínů namísto jednoho. Projektový tým tedy vhodně pracuje na dosažení těchto cílů namísto čekání na poslední termín.
Udržujte důležitá data v centru pozornosti
Šablony milníkových grafů vám pomohou naplánovat váš projekt zohledněním nadcházejících dlouhých dovolených, schůzí představenstva, školení týmu atd.
Rozpoznejte úzká místa projektu
Úlohy vývoje produktu, které zahrnují závislosti na úkolech od externích partnerů nebo dodavatelů, se pravděpodobně dostanou do úzkých, protože s nimi váš časový plán řízení projektu nepočítá.
To je důvod, proč projektoví manažeři používají grafy milníků k zahrnutí externích faktorů, jako je potřeba dodávky dodavatele k předání úkolu k dalšímu milníku. Takto chytří projektoví manažeři udržují své projekty mimo patovou situaci.
Využijte svůj projektový tým
Projektoví manažeři používají milníky k rozdělení velkého projektu na malé části. Poté tyto milníky analyzují, aby zjistili, které dovednosti jsou nezbytné. Podle toho mohou týmu přidělovat milníky na základě svých dovedností.
Transparentnost ve financování
Projektové milníky jsou nepostradatelnou součástí při hlášení stavu projektu investorům. Pomáhá financujícím partnerům představit si, kam peníze jdou a jaký je předpokládaný výnos. Můžete tak přesvědčit finančníky a udržet tok hotovosti.
Proč jsou milníkové grafy lepší než tabulky
Níže je uvedeno několik nevýhod používání tabulek pro milníky projektu namísto nástroje pro graf milníků:
#1. Tabulkám chybí automatizace potřebná pro aktualizace připínáčků. Proto musíte projít desítky pracovních listů, abyste věděli o aktuálním stavu projektů a milníků. Poté musíte ručně psát e-maily a kontaktovat zdroj odpovědný za úkol.
#2. Tabulkové grafy milníků automaticky neupozorňují celý tým, když dosáhnete milníku. Musíte sledovat všechny pracovní listy a hledat dokončené milníky.
#3. Většina tabulkových aplikací nenabízí integraci s jinými nástroji pro řízení projektů, řízení vztahů se zákazníky (CRM), sledování času a videokonference. Proto, abyste mohli rychle prezentovat data nebo stavy projektu zúčastněným stranám, musíte před schůzkou projít mnoha přípravami.
#4. Většina tabulkových aplikací nenabízí pokročilé možnosti vytváření sestav kromě numerických výpočtů, grafů, grafů a tabulek. Naopak, specializovaná aplikace pro řízení projektů s milníkovými grafy nabízí specializované funkce pro vytváření zpráv, jako jsou grafy dohořívání, grafy rychlosti, kumulativní vývojové diagramy, grafy vyhoření atd.
Jak vytvořit milníkový graf
#1. Prvním krokem k vytvoření tabulky milníků je definování cílů projektu. Přístup k jakémukoli nástroji pro řízení projektů a vytvoření časové osy projektu. Také si budete muset zapsat cíle projektu do karet úkolů. Nakonec uveďte odhadované datum zahájení a datum ukončení vašeho projektu.
#2. Dalším úkolem je vytvoření seznamu úkolů pro projekt. Zaznamenejte si projektové úkoly v chronologickém pořadí. Například pro projekt vývoje webových produktů se musíte zaregistrovat u poskytovatele domény a hostingu a poté začnete pracovat na skutečném webu.
#3. Úkoly projektu musíte propojit s rozsahy nebo daty v závislosti na úsilí potřebném k dokončení těchto úkolů.
#4. Nyní musíte ve svém projektu určit milníky. Chcete-li zjistit, zda se komponenta projektu kvalifikuje jako milník, musíte si položit následující otázky. Pokud je odpověď na všechny otázky ano, je prvkem projektu milník:
- Je komponenta významným kontrolním bodem, který indikuje postup projektu?
- Ovlivňuje složka projektu termín?
- Potřebují účastníci projektu revidovat komponenty?
#5. Je čas vytvořit časovou osu projektu v aplikaci pro řízení projektů sestavením cílů, úkolů, výstupů, fází a milníků do logického pořadí. Během vytváření časové osy také identifikujete závislosti úkolů, které by mohly uvrhnout projekt do patové situace.
#6. Nakonec sdílejte tabulku milníků s projektovým týmem a zúčastněnými stranami. Můžete si také zapnout upozornění a e-maily, abyste mohli dostávat aktualizace projektu.
Určete milníky v produktovém managementu
Protože většina procesů vývoje produktů se řídí agilním rámcem, klíčová data již nejsou logickými milníky. Protože vaše produkty vycházejí nepřetržitě a vylepšení jsou také v reálném čase.
Proto by v produktovém managementu měly být milníky konkrétními cíli, kterých musí váš tým dosáhnout, když skončí vývojový cyklus nebo sprint. Zde je několik příkladů milníků pro správu produktů:
- Dosažení cíle klíčového ukazatele výkonu (KPI).
- Přidání nových funkcí do produktu
- Spuštění mobilní aplikace na novém trhu aplikací
- Umožnění prodejního a marketingového týmu
- Účast na konferenci nebo veletrhu a propagace produktu
- Začátek nebo konec fiskálního čtvrtletí
Zde jsou některé z nejlepších šablon milníků pro produktové manažery.
Zdarma šablony projektových milníků
Zkuste tyto Smartsheet šablony, abyste mohli zažít milníky různých provedení a typů. Šablony jsou k dispozici jako milníky projektů, časové osy projektů s milníky, milníky akvizice podniků, plány milníků atd.
Pokud plánujete řídit projekty nebo vývoj produktů pomocí těchto šablon, musíte stavy sledovat ručně. Důvodem je, že tyto šablony jsou založeny na formátech Microsoft Word, Excel a PowerPoint. Některé jsou k dispozici také v souborech PDF pro snadné zasílání zpráv o milníku projektu e-mailem.
Můžete začít se základní šablonou milníku. Obsahuje statický graf pro milníky a vizuální časovou osu. Statická tabulka obsahuje záhlaví, jako je příjemce milníku, komentáře, stav atd.
Milníkový graf
The Tabulka milníků Lucidspark umožňuje snadno vizualizovat klíčové cíle a milníky projektu. Graf je velmi jednoduchý a můžete si rychle uspořádat milníky projektu zadáním podrobností. Nemusíte investovat mnoho času do úpravy šablony.
Podle návrhu se jedná o matici 3 x 4 karet čtvercového tvaru. Sloupce zleva doprava představují milník 1, milník 2, milník 3 a konečný cíl. Horní až dolní řádky představují dodávky, kroky a data.
Můžete zkopírovat a vložit existující textová pole pro nadpis a popis, aby se přizpůsobily úkoly nebo výstupy, které představují milníky projektu. Kromě toho můžete pomocí funkce Dragline z tvaru propojit milníky s úkoly, fázemi, závislostmi atd.
Šablony grafů milníků
Pokud vy a váš tým spolupracujete na velkém projektu s mnoha úkoly, termíny a výstupy, můžete použít jednoduchý příklad tabulky milníků z Miro.
Hotový milníkový graf je vhodný pro sledování více projektů a úkolů pomocí statických grafů a vizuálních časových os. Návrh vám usnadňuje plánování důležitých událostí naplánovaných na konkrétní časové intervaly během životního cyklu projektu.
Příklad grafu milníku vám také umožňuje v reálném čase spolupracovat s týmem vývoje produktu prostřednictvím sdílení odkazů. Kromě toho můžete panel převést do režimu prezentace, pokud potřebujete prezentovat dosažené milníky účastníkům projektu.
Tvůrce Ganttových diagramů
Projektový manažer je přední nástroj PM, který vám umožní vytvářet Ganttovy diagramy s milníky projektu. Tyto grafy jsou k dispozici online, takže si můžete nastavit automatická upozornění, hlášení, hodnocení průběhu projektu a mnoho dalších.
Tento nástroj vám umožňuje snadno vizualizovat milníky v zobrazení seznamu, nástěnky a kalendáře projektu. Milníky jsou navrženy tak, aby dobře ladily s Ganttovým diagramem. Všechny milníky jsou označeny symboly diamantů na časové ose projektu.
Milníky můžete přidávat a přizpůsobovat z nabídky pásu karet Ganttova diagramu. Jakmile přejdete na Ganttovu stuhu, uvidíte symbol diamantu. Kliknutím na něj přidáte nový milník nebo upravíte stávající.
Milníky projektu
Vytvořit je další populární platforma pro profesionální šablony a diagramy. Můžete navštívit webovou stránku a získat přístup k některým skvělým šablonám milníků, kterým vývojářské týmy a zúčastněné strany snadno porozumí.
Pokud správně navrhnete milníkový graf pomocí Ganttových diagramů a časových os projektů, můžete graf použít jako centralizované místo pro správu projektů. Creately vám umožňuje živě spolupracovat s externími a interními zdroji. Kromě toho si můžete nastavit chytrá upozornění, abyste věděli, kdykoli někdo provede změny na nástěnce milníků.
Graf milníku projektu
Časová osa kanceláře je také oblíbeným místem pro doplňky, které fungují online nebo offline s vašimi oblíbenými aplikacemi Microsoft Office, jako jsou PowerPoint a Excel. Přestože je většina těchto nástrojů časové osy placená, můžete si stáhnout bezplatnou zkušební verzi, abyste si své milníky vizualizovali. Pokud považujete šablonu za přínosnou, můžete si zakoupit komerční licenci od Office Timeline.
Jeho milník obsahuje časovou osu projektu a základní symboly, jako jsou diamanty, kruhy a čtverce, které označují milníky. Časová osa projektu je v podstatě horizontální časový plán, na kterém se zobrazují milníky. Můžete přidat data milníku, jako je datum zahájení, popis, zdroje a datum ukončení.
FAQ
Liší se Ganttův diagram od milníku?
Ganttovy diagramy jsou jiné nástroje pro řízení projektů než milníky. Ganttovy diagramy vám řeknou, které činnosti musíte dokončit, abyste dokončili projekt.
Naopak, milníkový graf vám říká koncová data, do kterých musíte dodat konkrétní výstupy projektu nebo předložit zprávu.
Závěrečná slova
Milníky mají velký význam pro jakýkoli projekt v mnoha ohledech. Pokud jste projektový manažer a nemáte nastavené milníky projektu, je ten správný čas to udělat. Naopak, pokud jste členem projektového týmu a chcete nastavit milníky pro snadnou navigaci v projektu nebo procesech vývoje produktu, promluvte si s vedoucím projektu hned.
Zatím jste prošli jednoduchými základy milníků, milníků a jejich výhod. Také jste se naučili, jak jej vytvořit pro jakýkoli projekt nebo vývoj produktu. Kromě toho jsme vám představili několik nejlepších šablon milníků, které můžete začít používat hned teď, aniž byste ztráceli čas vytvářením jednoho od začátku.
Můžete si také přečíst článek Project Roadmap: Guide and Free Templates pro lepší podávání zpráv o projektu zainteresovaným stranám.