Správa úloh je s těmito 11 nástroji snadná

Software pro správu úloh je efektivní pro koordinaci vašeho týmu a urychlení vašeho projektu k dokončení.

Zlepší vaši externí a interní komunikaci a pracovní postup na pracovišti, i když se hromadí nové projekty nebo se mění vaše priority.

Jde o to, že jak vaše firma roste, organizace úkolů a jejich správa se stává složitější. Vyžaduje hladkou spolupráci mezi zaměstnanci, odděleními a týmy, aby byla zajištěna včasná práce.

Tento zpráva říká, že 80 % všech zaměstnanců stráví téměř polovinu celého pracovního týdne přepracováním kvůli špatné komunikaci. Stejná zpráva zdůrazňuje, že 46 % vedoucích firemních týmů připouští, že dokončení projektu v termínu je jejich největším problémem.

Naštěstí byl vynalezen software pro řízení projektů, který tyto problémy řeší!

Zpráva také říká, že software může ušetřit v průměru 498 hodin zaměstnanců ročně. To znamená, že se nemusíte potýkat s chaotickými řídicími panely, nudnými tabulkami, snadno ztratitelnými lepicími poznámkami, potížemi s upřednostňováním úkolů a vyhledáváním a tříděním e-mailů.

V tomto článku vám představím některé z nejlepších nástrojů pro správu úkolů, abyste mohli využít sílu automatizace a efektivně řídit projekty pomocí efektivní komunikace.

Takže, začněme lov!

Ale předtím,

Co je software pro správu úloh?

Software pro správu úloh je organizovaný nástroj pro identifikaci, přidělování, správu a sledování úkolů pro vás a váš tým.

Dodává se s intuitivním ovládacím panelem, kde můžete vidět všechny klíčové informace o tom, kolik úkolů máte v ruce, jejich úrovně priority, časové rozpětí a termíny pro každý z nich. Pomůže vám upravit pracovní plány na základě dostupnosti práce a ušetří vás zmatků.

Existuje mnoho funkcí, přizpůsobení a integrace, které vám moderní správci úloh poskytují, takže můžete dokončit svůj projekt, aniž byste se vyčerpali.

Efektivní organizace úkolů

Váš tým a vy můžete každý den pracovat současně na více projektech. Zahrnuje projektové úkoly, příspěvky na sociálních sítích, HR aktivity, faktury, účetnictví, plánování schůzek a seznam by mohl pokračovat dál a dál. Je to mnohem snazší než to, co jste dělali jen s perem a papírem nebo s excelovými listy.

Být informován o termínech

Více projektů znamená více termínů, což může způsobit zmatek. Software pro správu úkolů to však usnadňuje díky jasným termínům, které se zobrazují u každého úkolu na vašem řídicím panelu. Můžete také sledovat pokrok každého z nich a spravovat všechny úkoly a dílčí úkoly.

A i když zapomenete termín, nebojte se. Je to proto, že mnoho nástrojů pro správu úkolů přichází s automatickými upozorněními na termíny prostřednictvím e-mailů, abyste vy a mohli jednat, když je ještě čas.

Efektivní spolupráce

Můžete procházet nápady se svými týmy v reálném čase a vyzvat členy týmu k akci. Nemusí to být dlouhá schůzka, aby zabil čas vašeho týmu. S elegantním a chytrým řešením, které nabízí software, můžete dělat vše.

Nyní je tedy čas podívat se na náš špičkový software pro správu úloh.

pondělí

Spravujte své projekty efektivně, od základních úkolů až po komplikovanou správu portfolia, s pomocí pondělí. Kromě všech základních funkcí tento nástroj pro správu úkolů zahrnuje alokaci zdrojů, milníky projektu, časovou osu a řízení rizik.

Prohlížejte si své projekty pomocí robustních Ganttových diagramů a spravujte věci, měňte a kontrolujte své závislosti, výchozí stav a milníky v každém kroku životního cyklu projektu. Převádějte poznatky do skutečných akcí a čiňte obchodní rozhodnutí v závislosti na datech v reálném čase.

Můžete přinášet data z různých programů a projektů a následně je kreativně centralizovat v jediném pohledu. Aktuální, živá data vám pomohou řídit vaši pracovní zátěž na základě vaší současné kapacity a podle toho alokovat zdroje. Rychle nastavte vlastní automatizaci, abyste dostávali upozornění na správu úkolů, schvalování rozpočtu atd., a zůstaňte informováni o aktuálním stavu projektu.

Spojte všechny členy svého týmu na společné platformě a prolomte komunikační bariéry a srovnejte je, aby se váš projekt posunul kupředu rychleji. Přizpůsobte si pracovní postupy pomocí metod jako Agile, Sprinty, Waterfall atd. na základě potřeb vašeho projektu.

Stav projektu můžete také na první pohled zobrazit pomocí jejich uživatelsky přívětivých řídicích panelů, které umožňují jasný obraz. Pondělí podporuje výkonnou integraci s nástroji, jako je Kalendář Google, MS-Excel, Slack, Teams, Zoom, LinkedIn, Zapier a další. Začněte s tímto nástrojem v pondělí se 14denní zkušební verzí ZDARMA.

ClickUp

Přizpůsobte si vše a spravujte své úkoly jako profesionál pomocí nástroje ClickUp bohatého na funkce. Pomáhá vám provádět rychlé opravy a přehazovat úkoly na základě nových požadavků projektu. Díky chatu v reálném čase usnadňuje zadávání úkolů a týmovou komunikaci.

ClickUp můžete také přizpůsobit, aby byl flexibilní podle vašich potřeb s nejmenšími detaily, které vám pomohou dokončit projekt. ClickUp umožňuje více příjemců, klasifikovat úkoly na základě priority a umožňuje navrhovat pracovní postupy a pak je duplikovat, kdekoli chcete.

Sledování času můžete využít k zastavení a spuštění času pomocí globálního časovače vestavěného s úkoly. Zobrazte svůj úkol v mnoha rozvrženích, jako je zobrazení seznamu, zobrazení desky, zobrazení kalendáře, zobrazení pole, zobrazení Ganttova zobrazení, zobrazení formuláře, zobrazení vložení, zobrazení aktivity, zobrazení mapy, zobrazení tabulky, časová osa, myšlenkové mapy a jako dokument , chat nebo pracovní zátěž.

Pomocí příkazů lomítka aktivujte místní nabídky a efektivně upravujte úkoly s ohledem na jejich podrobnosti, volte možnosti formátování, vkládejte nebo připojujte soubory atd. Získáte také opakovaně použitelné šablony úloh k vytváření procesů a událostí.

Mezi další zahrnuté funkce patří úkoly filtrování, vyhledávání a řazení; řízení opakujících se úkolů; panel nástrojů s více úkoly, definovaná hierarchie, panely úkolů, vykreslování přetažením, zmínky o úkolech a koncepty; dílčí úkoly, kontrolní seznamy, hromadné přeplánování, správa portfolií a eposů, podporuje webhooky a další.

ClickUp vykazuje vysokou dostupnost až 99,99 % za poslední 1 rok a nabízí špičkové soukromí a zabezpečení. Podporuje masivních 1000+ integrací s nástroji, jako jsou Toggle, Chrome, Google Drive, GitHub, Zapier, Calendly, Salesforce, Slack, Intercom a další.

Wrike

Zlepšete své včasné dodání a zjednodušte si pracovní zátěž pomocí Wrike jako softwaru pro správu úloh, kterému v celosvětovém měřítku důvěřuje více než 2,3 milionu uživatelů. Rozdělte práci na malé spravovatelné části pomocí přizpůsobených procesů a zobrazení.

Umožněte spolupráci v reálném čase ve sdíleném prostoru a uspořádejte všechny informace o projektu, aktualizace a rozhodnutí. Vyhněte se stavovým schůzkám tím, že nabídnete komplexní zprávy a viditelnost projektu celému týmu a vašemu klientovi. Přizpůsobte si řídicí panel, abyste mohli vytvářet důležité seznamy úkolů a automaticky třídit úkoly podle priority a termínu.

Stanovte si termíny, ohlašujte pokrok a diskutujte o podrobnostech pomocí síly automatizace ke zvýšení rychlosti doručení. Snižte počet úkolů správce pomocí vlastních formulářů požadavků a označování spoluhráčů, které potřebujete pro úpravy, dotazy nebo kontextové požadavky.

Snižte počet e-mailů a vraťte se tam a zpět stejným procesem pomocí nástrojů pro spolupráci v aplikaci. Plánujte projekty, definujte výstupy a dělejte lepší rozhodnutí, aniž byste museli psát objemné e-maily.

Ať už si vyberete Agile nebo vodopád, Wrike se dokáže rychle přizpůsobit během několika sekund, kde můžete jasně vidět úkoly v různých zobrazeních, jako jsou Ganttovy diagramy, kalendáře, Kanban boardy atd. Omezte cykly v procesu kontroly projektu díky vestavěným řešením nátisku abyste měli zpětnou vazbu v plném kontextu, ujistěte se, že klienti mají nejnovější verze souborů, snadno diskutovali o změnách a opravovali problémy v reálném čase.

Vytvářejte přizpůsobené sestavy během několika minut pomocí šablony nebo je vytvářejte od začátku s cennými statistikami, které můžete sdílet a exportovat. Kromě toho můžete rozdělit výkon a pokrok pro jednotlivé členy a tým jako celek.

Připojit Wrike s nástroji, které již používáte, jako je Gmail, Teams, Slack, SAP, Box, Salesforce, Mailchimp, Facebook, Twitter a mnoho dalších.

Smartsheet

Smartsheet je nástroj pro správu úloh, který používají přední hráči napříč odvětvími. Jeho řídicí panel projektového řízení shromažďuje vše do jediného řídicího panelu, který usnadňuje plánování a spolupráci.

Tento nástroj je poháněn automatizací práce, kde můžete nastavit spouštěče pro automatizaci opakujících se úloh. Kromě toho si můžete vše vizualizovat v zobrazení Gantt, kanban board, karta a mřížka, abyste získali klíčové podněty preferovaným způsobem.

Navíc je vybaven reporty v reálném čase, které poskytují tolik potřebné informace pro případné opravy kurzu.

Smartsheet můžete také integrovat s obchodními nástroji, které již možná používáte, jako je Disk Google, Slack, Microsoft Teams, Salesforce atd.

A můžete si to vyzkoušet zdarma na 30 dní a zjistit, proč je to nástroj pro správu úkolů, který si volí více než 90 % společností ze 100 Fortune.

Týmová práce

Vytvářejte úkoly s bezkonkurenční granularitou a také přizpůsobením na základě vašeho cílového použití Týmová práce. Poskytuje vám plnou viditelnost a schopnost odhalit úzká místa a opravit je ve vašich plánovaných a přidělených úkolech.

Kontrolujte své úkoly přidáváním značek, správným přidělováním, odhadem času a nastavením termínů. Vizualizujte si, jak váš tým tráví čas na různých úkolech, prohlédněte si seznamy položek a strategicky rozhodujte o odhadech. Pomocí šablon zefektivněte pracovní postup a automatizujte opakující se práci, abyste snížili tlak na správce a osvědčené postupy správy rozsahu.

Nabízejí různé šablony, které vám mohou pomoci ušetřit čas, urychlit práci a zlepšit procesy. Tyto šablony jsou určeny pro správu projektů a úkolů a pro přihlášení klienta k podpoře lepších obchodních vztahů.

Teamwork nabízí mobilní aplikace, takže můžete pracovat odkudkoli, bezkonkurenční zákaznickou podporu a hosting v Severní Americe, Austrálii a Evropě. Udržují vysoké bezpečnostní standardy pro ochranu vašich dat. Integruje se s HubSpot, Dropbox, QuickBooks, Zapier, Xero, Disk Google, Slack a další.

Paymo

Dokončete projekty včas a pracujte na více úkolech současně s jistotou Paymo. Pomáhá plánovat úkoly s klíčovými detaily, efektivně spolupracovat se svým týmem a snadno sledovat průběh úkolů.

Seskupuje úkoly tak, aby byly strukturované, a přidělujte je spoluhráčům několika kliknutími. Pokud jste manažer, mějte své úkoly a podřízené z ptačí perspektivy. Přiřaďte stav priority různým úkolům, jako je nízká, normální, vysoká nebo kritická, a pokračujte v práci efektivně a dokončete je v daných termínech.

Paymo nabízí podrobné zobrazení úkolů pro chatování se spoluhráči v reálném čase. Můžete se rozhodnout, kdo může dostávat upozornění na aktualizace. Připojte soubory z Disku Google nebo z počítače a bez problémů je uspořádejte do svého projektu. Můžete si také prohlédnout soubory přímo v prohlížeči a stáhnout je.

Paymo poskytuje typy zobrazení, jako je Kanban Board, Simple, Gantt Chart, Calendar a Table, takže si můžete vybrat ty, které jsou vhodné pro váš projekt. Můžete dokonce přidat pokročilé filtry pro přizpůsobení zobrazení úkolů. Vytvořte a připojte milníky do svého seznamu úkolů a označte klíčové úspěchy v životním cyklu projektu.

Nikdy nezmeškejte termíny splnění úkolů nastavením upozornění, která vás upozorní e-mailem, když nastane zadané datum. Proměňte opakující se úkoly nebo projekty na šablony a vyhněte se jejich vytváření od začátku. Máte také možnost duplikovat projekty s vybranými prvky.

Ásana

Správa úkolů a jejich sledování se zjednoduší, pokud ano Ásana po tvém boku. Pomáhá vám řídit vše od začátku, delegovat úkoly na členy týmu a stanovovat konkrétní termíny, aby bylo zajištěno včasné dokončení vašich projektů.

Tento nástroj vám umožňuje stanovit priority úkolů, aby každý ve vašem týmu pochopil, které úkoly je třeba dokončit jako první. Tímto způsobem může váš tým plánovat věci a přitom být efektivní a produktivní. Asana pomáhá zlepšit spolupráci sdílením souborů, nápadů, zpětné vazby atd., což umožňuje spoluhráčům přístup ke klíčovým informacím, když je potřebují. Získáte působivé funkce, včetně zobrazení několika úkolů, jako jsou:

• Zobrazení seznamu umožňuje zmapovat úkoly v seznamu a uspořádat podrobnosti na jednom místě
• Zobrazení tabulek pro organizaci práce na nástěnce jako nalepovacích poznámek, takže můžete rychle procházet fázemi.
• Zobrazení kalendáře pro zjištění překrývání a mezer v plánu úkolů, abyste mohli rychle provádět úpravy.
• Zobrazení časové osy pro zmapování práce na konkrétní časové ose, kde můžete zobrazit vztah mezi různými úkoly a sledovat je, i když se vaše plány změní

Mezi další funkce patří odesílání neomezených zpráv, protokoly aktivit, úložiště souborů o velikosti 100 MB/soubor, spolupráce s maximálně 15 členy, zobrazení příjemců a termínů dokončení, stručný přehled a přehled projektu, integrace sledování času a více než 100 dalších integrací s vaším každodenním životem. aplikace.

Mobilní aplikace Asana je k dispozici také v App Store a Google Play, takže můžete spravovat úkoly odkudkoli a provádět rychlé změny v reálném čase. Základní cena ásan je navždy ZDARMA.

Jejich placené plány začínají od 10,99 USD (při ročním účtování) za další funkce, jako jsou intuitivní řídicí panely, vlastní pole, pokročilé vytváření sestav a vyhledávání, neomezený počet spolupracovníků, formuláře, pravidla, administrátorská konzole, milníky a další.

Představa

Jeden z nejlepších správců úloh na tomto seznamu je Představa, nesporně. Pomáhá vám plánovat, provádět a sledovat vaše projekty na jednom místě a zároveň usnadňuje hladkou spolupráci s vaším týmem. Udržujte svůj tým v souladu se společným plánem projektu, abyste se vyhnuli zmatkům.

A kdykoli dostanete nápad, můžete jej sdílet a nechat si úkoly zdokumentovat v databázi, takže realizace vašeho projektu se urychlí. Notion vám umožňuje přizpůsobit vše a přidat a definovat vlastnosti databáze pro generování produktivního pracovního postupu.

Data můžete prohlížet různými způsoby – jako nástěnku, kalendář, tabulku nebo je filtrovat podle vlastností. Sbalte svou práci dohromady, přičemž každá položka má samostatnou stránku. Poskytne čerstvé plátno pro každý úkol a můžete také vytvořit stránku uvnitř stránky a uložit související úkoly na jednom místě.

Přidejte užitečné informace do projektů, vytvořte další databázi, sledujte dílčí úkoly, přidejte filtry pro zobrazení úkolů a snadno přepínejte mezi projekty. Zahajte konverzace, pište komentáře a pozvěte kolegy, aby pokročili v práci bez ohledu na to, do kterého místa nebo časového pásma patří.

Notion vám umožňuje pracovat na stejném projektu současně s ostatními spoluhráči, což umožňuje spolupráci v reálném čase. Upozorňují vás na zmínky a komentáře k projektu, takže můžete rychle reagovat na svůj tým a ušetřit čas strávený kontrolami stavu nebo schůzkami.

Začněte s Notion, který je k dispozici také jako webová aplikace a aplikace pro stolní počítače, kterou si můžete stáhnout pro Mac, Windows, iOS a Android. Je bezpečný a zajištěný díky šifrování SSL a 100% cloudové architektuře chráněné čtvrtletním auditem VPC a zabezpečením. Kromě toho také zahrnuje jednotné přihlášení SAML do jejich podnikového plánu, které vám pomůže spravovat přístup uživatelů ve velkém.

Todoista

Použití Todoista zvýšit vaši jistotu, že všechny vaše projekty postupují správnou rychlostí a dokončují se včas díky efektivní správě a organizaci úkolů. Prohlížejte si své projekty jasně a sledujte každou aktivitu, takže věci snadno ovládáte a nezmeškáte žádnou aktualizaci.

Využijte „rychlé přidávání“ k zachycení úkolů, jejich uspořádání během několika sekund a zapamatování si termínů s opakujícími se termíny. Zaměřte se na správné věci stanovením priorit úkolů, rozhodováním o dalším postupu, vytvářením dílčích úkolů a sekcí a přidáváním oblíbených položek, abyste měli na paměti hlavní projekty, filtry nebo štítky.

Sdílejte svou pracovní zátěž delegováním úkolů, zpřístupněním klíčových informací všem pomocí komentářů a sledováním změn. Stanovte si cíle denně nebo týdně a vizualizujte si hmatatelný pokrok a trendy produktivity. Tento nástroj je dodáván s Todoist Karma, která vám uděluje body, když splníte úkoly a udržujete své pruhy, a můžete také zobrazit pokrok v barevných grafech.

Uspořádejte projekty s jednoduchým nebo podrobným rozvržením; přetáhněte a umístěte úkoly, kam chcete. Todoist také nabízí krásné šablony, takže si můžete rychle připravit plán produktu, program jednání, týdenní recenze atd.

Integrujte Todoist s aplikacemi, které používáte, takže nemusíte procházet z jedné aplikace do druhé; zde můžete vše centrálně organizovat. Můžete jej propojit s 10+ aplikacemi a pluginy, včetně Dropbox, Alexa, Google Calendar atd.

Trello

Trello je slavný nástroj pro správu úkolů, který si více než milion týmů všech velikostí vybralo ke správě svých projektů, spolupráci a zlepšení grafu produktivity. Funguje jedinečně, aby splnil požadavky i jednotlivců na velké podniky. Pro zjištění rozdílu můžete začít používat nástěnku Trello, karty a seznamy.

Úlohy můžete rozšiřovat a přizpůsobovat pomocí přidaných funkcí, jak týmová práce postupuje. Trello nabízí intuitivní funkce pro schůzky, události, projekty a stanovování cílů. Nástěnka Trello vám pomáhá přiřazovat úkoly, nastavovat časové osy, nabízí metriky produktivity, kalendáře a více zobrazení a zobrazuje statistiky.

Karty Trello použijte k organizaci práce, jejich sledování a sdílení se spoluhráči. Můžete otevřít kartu, abyste našli kontrolní seznamy, přílohy, termíny odevzdání, konverzace atd. Zaměřte se na věci, na kterých záleží, a nechte automatizaci, aby se postarala o zbytek s Trello, které obsahuje „služebník“, který snižuje únavné úkoly nebo klikání.

Využívá příkazy Natural Language Processing (NLP), které vám umožňují automatizaci bez kódu. Vylaďte specifické potřeby propojením Trello s výkonnými aplikacemi, jako je Confluence, Dropbox, Evernote, Slack, Google Drive a další. Stáhněte si aplikaci Trello do smartphonu se systémem iOS nebo Android, abyste ji mohli kdykoli bez problémů používat.

nTask Manager

Pokud jde o software pro řízení projektů, společnosti obvykle sledují nástroj pro analýzu, plánování, spolupráci a řízení každodenních úkolů. Proto přichází nTask Manager, populárně známý jako výkonný software pro řízení projektů. Má potenciál zjednodušit plánování projektu pro tým a zefektivnit závislosti úkolů, správu zdrojů, finanční shrnutí, plánování projektu a výstupy.

nTask Manager je nabitý několika funkcemi, jako je správa schůzek, sledování problémů, seznam úkolů, časové rozvrhy, řízení rizik a tabule Kanban. Také je možné integrovat nástroj s jejich oblíbenými aplikacemi pro úspěch projektu.

Nástroj je nabitý funkcemi, jako jsou:

• Rozpočtování a finanční shrnutí
• Plánování projektu
• Nastavení milníku
• Přidělení zdrojů
• Propojte projekty a přiřaďte úkoly
• Předběžné šablony desek
• Vlastní stavy
• Neomezené Kanban desky
• Připojte dokumenty a komentáře
• Více zmocněnců
• Priorita a stav úkolu
• Nastavení skutečného termínu splatnosti a plánovaného data
• Progress Line
• Závislosti úkolů
• Vytváření dílčích úkolů

nTask nabízí větší flexibilitu a efektivitu při správě úkolů a udržení pozornosti. Pomocí tohoto nástroje lze také zlepšit možnosti rozhodování nastavením závislostí a přidáním úkolů. Cílem je nabídnout transparentnost mezi členy týmu, zachovat odpovědnost a zlepšit týmovou komunikaci.

Nástroj je ideální pro sledování času stráveného plněním úkolů a generování výkazů pracovních výkazů. Dodává se s automatickým časovačem, ručním zadáním času, odesláním časového rozvrhu a schválením/vyjmutím časového rozvrhu. Uživatelé mohou také získat aktuální informace o opakujících se schůzkách, synchronizovat schůzky s kalendářem, sledovat rozhodnutí nebo akce a diskutovat o poznámkách nebo agendě schůzek.

Závěr

Správa projektů se s příchodem nástrojů pro správu úkolů stala mnohem jednodušší. Vyberte si proto kteroukoli z nich, abyste mohli vytvářet úkoly, přidělovat je členům týmu, sledovat jejich pokrok, efektivně spolupracovat a shromažďovat poznatky.

Jsem si jistý, že byste pomocí softwaru dokončili více projektů včas s vysoce kvalitními dodávkami.