Řízení jakékoli firmy vyžaduje systematickou práci s denními prioritami, abyste dosáhli vytyčených cílů.
Efektivní správa úkolů je klíčem k tomu, abyste se soustředili na nejdůležitější aktivity a maximalizovali svou produktivitu.
I když to zní jednoduše, sledování rozsáhlých projektů může být náročné a aplikace tohoto přístupu na menší projekty je často ještě obtížnější.
Pro týmy s mnoha členy je nezbytné mít k dispozici kvalitní software pro správu úkolů.
Tento článek se zaměří na různé aspekty správy úkolů a na to, jak překonat výzvy, které s sebou software pro správu úkolů přináší.
Co znamená správa úkolů?
Správa úkolů představuje zásadní aspekt každého úspěšného projektu. Bez řádného řízení je téměř nemožné zajistit, aby všechny úkoly byly dokončeny včas a projekt se držel plánu.
Správný přístup k řízení projektů spočívá v zaměření se na dokončení prioritních úkolů a vytvoření přehledného seznamu úkolů, které na ně navazují.
Správa úkolů zahrnuje plánování, organizaci a stanovování priorit, s cílem dosáhnout stanovených milníků. To obnáší vytvoření seznamu úkolů, přidělení úkolů členům týmu a stanovení termínů. Stejně důležité je sledovat pokrok a v případě potřeby provádět úpravy plánu.
I když se může zdát řízení projektů a týmů jednoduché, v praxi se můžete setkat s mnoha výzvami.
Pojďme se podrobněji podívat na některé z těchto obtíží v oblasti správy úkolů.
Nejčastější problémy při správě úkolů
Řízení jakéhokoli projektu s sebou nese celou řadu nástrah.
Je nutné koordinovat a systematicky řadit velké množství úkolů. Zároveň musíte zajistit přidělování úkolů, komunikaci s týmem a dodržování termínů.
Podívejme se na některé běžné problémy, které se při správě úkolů vyskytují.
- Nedostatečná týmová spolupráce: Bez vhodného systému řízení je pro členy týmu obtížné efektivně spolupracovat na probíhajících i budoucích úkolech.
- Nekvalitní sdílení informací: Přesná a jasná komunikace tvoří základ úspěšného dokončení projektu. Díky ní mohou členové týmu efektivně spolupracovat a obchodní partneři mají aktuální informace o stavu projektu.
- Špatná organizace úkolů: Sledování přidělených úkolů v tabulkách Excelu a ověřování dokončených úkolů v případě zpoždění se může stát velmi komplikovaným.
- Konflikty v týmu: Úspěšné řízení projektů vyžaduje synchronizaci mezi vedoucími a členy týmu. Nedostatečné vedení, nedorozumění a špatná komunikace mohou vést ke konfliktům v týmu. Tyto konflikty pak mohou výrazně bránit v produktivitě a odvádět pozornost od práce.
- Nejasné přidělování úkolů: Absence systému řízení projektů vede k nejasnostem při přidělování úkolů. To může vést k přidělení úkolů členům týmu, kteří nemají potřebné dovednosti, a tím k selhání projektu.
Pro překonání problémů se správou úkolů můžete zvolit platformu, jako je Monday.com
Jedná se o cloudový pracovní nástroj, který umožňuje týmům vytvářet pracovní postupy a organizovat tok projektů.
Monday.com je plně bezkódová platforma, takže každý člen projektu může snadno provádět změny, jako je vytváření úkolů, stanovování termínů, určování priorit a přidávání komentářů.
Nyní se podívejme na některé z funkcí Monday.com, které vám pomohou lépe organizovat projekty.
Vizuální řídicí panely
Panely Kanban v Monday umožňují vám i vašemu týmu vizualizovat, kde se projekt v daném okamžiku nachází.
Pomocí časových os, kalendářů, grafů a dalších zobrazení můžete sledovat průběh projektu od začátku až do detailů.
Nástroje pro práci s daty v Monday vám umožňují stanovovat priority úkolů, sdílet soubory a vizuálně kontrolovat stav práce jednotlivých členů týmu. Můžete tak lépe rozhodovat o dalším postupu ve vašich projektech.
Díky uživatelsky přívětivému rozhraní můžete rychle vytvářet vlastní řídicí panely a nastavovat rozpočty.
Automatizace
Monday.com nabízí rozsáhlé možnosti automatizace bez nutnosti psát kód. To vám ušetří čas strávený na zbytečných schůzkách a s manuálními aktualizacemi e-mailem. Místo toho můžete vytvářet pracovní postupy pro různé týmy a synchronizovat termíny úkolů s Kalendářem Google.
Monday můžete také propojit s oblíbenými automatizačními aplikacemi třetích stran, jako je Zapier, a vytvářet vlastní spouštěče. Pokaždé, když se spustí událost, se automaticky vytvoří nová položka na vašem panelu v Monday.
To znamená, že se vyhnete manuálnímu vytváření úkolů. Velmi jednoduché!
Integrace
Monday chápe potíže, které mají projektoví manažeři s kombinováním oddělených komunikačních kanálů.
Aby se předešlo těmto neustálým přesunům, Monday nabízí bezproblémovou integraci s oblíbenými komunikačními nástroji, jako je Slack, Microsoft Teams, Outlook a mnoho dalších, pro zlepšení pracovních postupů.
Například integrace s Gmailem vám umožňuje převádět e-maily na úkoly a průběžně informovat tým o probíhajících konverzacích.
Kanban a Ganttův diagram
Kanban je vizuální metoda, která zefektivňuje pracovní postupy vašeho týmu.
Umožňuje zobrazovat data v přehledném sloupcovém formátu a usnadňuje rychlé rozhodování. Navíc je pro členy týmu snadné ji používat a synchronizovat změny v reálném čase.
Kanban panely jsou skvělým způsobem, jak sledovat iterace a nevyřízené položky, a tak mít přehled o milnících.
S pomocí Ganttových diagramů můžete proměnit tabulky v inteligentní vizuální panely, které vám pomohou sledovat důležité údaje, milníky a závislosti. Můžete si tak být jisti, že vše proběhne včas a podle stanovených standardů.
Případy použití Monday.com
Když už víte, jaké jsou funkce Monday, podívejme se, jak můžete Monday.com používat pro realizaci projektů.
Vývoj softwaru
Správa cyklů sprintů a dodržování agilní metodologie je pro vývoj softwaru zásadní.
Existují termíny pro probíhající úkoly a je potřeba zefektivnit i plánované úkoly. Aby byl tým efektivní, je nutné upravovat a stanovovat priority úkolů v reálném čase.
Monday vám pomůže plánovat, stanovovat priority a spravovat sprinty, vytvářet plány a sdílet vizi produktu s klíčovými účastníky. Můžete také automatizovat přidělování úkolů a schvalování návrhů produktů a integrovat je s nástroji, jako je GitHub.
Marketing a plánování obsahu
Firmy tráví spoustu času vytvářením marketingových kampaní.
Tento proces obvykle zahrnuje schvalování nápadů, tvorbu kreativních materiálů a časté schůzky s copywritery a grafiky za účelem provedení změn.
S Monday.com můžete sledovat všechny marketingové kampaně na jednom panelu. Vizuální tabule vám pomohou rychleji se rozhodovat a udržovat všechny členy týmu v synchronizaci ohledně změn a plánů kampaní.
Místo psaní e-mailů o změnách můžete přímo zapisovat do souborů, abyste se vyhnuli neustálým aktualizacím stavu. Navíc se můžete zdarma připojit k oblíbeným aplikacím, jako je Adobe Photoshop, Acrobat a dalším.
Lidské zdroje a provoz
Díky systému řízení zaměstnanců v Monday mohou týmy HR sledovat průběh náboru a usnadnit proces přijímání nových zaměstnanců.
Bez řádného systému řízení zaměstnanců by HR potřebovalo asistenta, který by řídil každodenní schůzky, plánoval pohovory a sledoval denní výkon zaměstnanců.
Kromě toho Monday nabízí hotové šablony pro HR pro sledování docházky, dovolené a uchovávání informací o zaměstnancích. Můžete dokonce integrovat platformy jako Slack, LinkedIn a Gmail a automaticky importovat data zaměstnanců.
Prodejní CRM platforma
Monday.com slouží jako centralizovaný systém pro komunikaci s vašimi klienty. Můžete používat software CRM pomocí integrace s vaším e-mailem, vytvářet e-mailové šablony a odesílat e-mailové odpovědi z jediného řídicího panelu.
Kromě toho můžete automatizovat opakující se prodejní úkoly, jako jsou telefonáty a schůzky, nastavovat připomínky a sledovat odeslané e-maily pro generování nových potenciálních zákazníků.
Stejně jako každý jiný nástroj Saas dostupný na trhu, i Monday.com má své výhody a nevýhody. Ačkoli výhody převyšují nevýhody, je důležité se s nimi seznámit před rozhodnutím, který nástroj si vybrat.
Nejprve se podívejme na výhody Monday.com.
Výhody
- Monday.com má snadno srozumitelné rozhraní, je poměrně jednoduché na používání a lze jej bez problémů škálovat s růstem vaší společnosti.
- Jedním kliknutím můžete přepínat mezi různými zobrazeními vizualizací, jako jsou Ganttův diagram, Kanban, kalendář a časová osa.
- Monday poskytuje předpřipravené šablony pro plánování kampaní, registraci zákazníků, správu kontaktů, správu úkolů, sledování docházky a mnoho dalších.
- Je to spolehlivá platforma pro organizaci informací o projektech, spolupráci s týmy, přidávání a přidělování úkolů a zpřístupnění projektů všem v organizaci.
- Vestavěná integrace s oblíbenými komunikačními nástroji, jako je Slack, Zoom, Shopify, Gmail, Kalendář Google, Dropbox a mnoho dalších.
Nevýhody
- Mobilní aplikace se často nesynchronizuje s webovou aplikací v reálném čase, takže je potřeba několikrát aktualizovat, abyste měli aktuální zobrazení.
- Omezená automatizace s funkcí sledování e-mailů a e-mailů není dostupná prostřednictvím Pulse.
- I když je k dispozici mnoho integrací, základní cenové plány nenabízejí úplnou integraci funkcí se Salesforce a dalšími oblíbenými platformami třetích stran.
- Základní plány nemají důležité funkce, jako jsou soukromé desky, automatizace a mnoho základních integrací. Některé další softwary pro správu úkolů nabízejí tyto funkce ve své bezplatné verzi.
Monday.com je k dispozici v pěti cenových plánech, ze kterých si můžete vybrat:
Individuální plán
Pokud rozjíždíte firmu a máte v týmu jen dva členy, můžete využít bezplatnou verzi Monday.com.
V rámci individuálního plánu máte přístup až ke 3 panelům, více než 200 šablonám, 20 typům sloupců a komplexní dokumentaci.
Základní plán
Základní plán je nejlepší volbou, pokud jste malý tým. Je cenově dostupný a za pouhých 8 USD na místo/měsíc můžete spravovat týmové aktivity.
Základní plán zahrnuje prioritní zákaznickou podporu, neomezený počet diváků zdarma a přístup k funkcím individuálního plánu.
Standardní plán
Standardní plán je nejoblíbenější pro spolupráci s vaším týmem a zvýšení celkové produktivity.
Tento cenový plán vám poskytuje přístup k zobrazení časové osy a Ganttovým diagramům, zobrazení kalendáře, automatizaci procesu nastavení a integraci platforem.
Plán Pro
S plánem Pro v Monday můžete zefektivnit složité procesy a získat přístup ke všem funkcím Monday.com.
Cena tohoto plánu je 16 USD na místo/měsíc a umožňuje vám vytvořit řídicí panel, který v sobě může kombinovat až 10 panelů.
Podnikový plán
Podnikové plány vám pomohou škálovat procesy automatizace a integrace. Můžete vytvořit řídicí panel, který v sobě kombinuje až 50 panelů.
Přestože Monday.com patří k nejlepším softwarům pro správu projektů, existují i další podobné softwary Saas, které můžete vyzkoušet.
Zde je seznam našich tří nejlepších alternativ k Monday.com.
Clickup
ClickUp je další skvělý software pro správu projektů, speciálně navržený pro vzdálené týmy. Je to snadno použitelná platforma, která nabízí téměř všechny funkce dostupné v Monday.com.
ClickUp pomáhá vašemu týmu zůstat produktivní a organizovaný a bez námahy spolupracovat na vizuálních tabulích. Členové týmu mohou vytvářet sprinty, chatovat, přidělovat úkoly, přidávat komentáře a dokumenty, přidělovat zdroje, nastavovat termíny a dostávat oznámení o všem na jednom místě.
Wrike
Wrike je řešení pro projektové manažery, kteří potřebují pomoc se shromažďováním a organizací požadavků projektu, vytvářením projektových plánů a vizualizací harmonogramů v Ganttově diagramu.
S Wrike je snadné provádět změny projektových plánů v průběhu práce a všechny zúčastněné týmy budou dostávat upozornění o všech změnách.
Smartsheet
Smartsheet je vynikající volbou, pokud hledáte cloudovou aplikaci připravenou pro podniky, která vám pomůže se správou práce a spoluprací. S miliony uživatelů po celém světě je Smartsheet důvěryhodný mnoha společnostmi.
Aplikace Smartsheet připomíná tabulkový procesor, takže je snadno použitelná a známá mnoha lidem. Je vhodná pro sledování úkolů, prodejních kanálů, plánování úkolů a zefektivnění obchodních procesů.
Smartsheet můžete používat pro automatizaci pracovních postupů, spolupráci na obsahu, správu projektů, evidenci aktivit, plánování, sledování dat v reálném čase a další.
Shrnutí
Pokusili jsme se poskytnout stručný přehled o Monday.com a o tom, jak vám může pomoci efektivně zefektivnit vaše obchodní úkoly.
Doufáme, že vám náš článek pomohl a jste připraveni snadno organizovat vaše projekty v Monday.com. Je to uživatelsky přívětivý, přístupný a důvěryhodný nástroj pro stovky firem po celém světě.
Tak na co ještě čekáte? Vyzkoušejte Monday.
Můžete také prozkoumat nejlepší způsob, jak řídit vaše prodejní aktivity pomocí CRM modulu v Monday.