K uzavření platné smlouvy již není nutný tradiční ruční podpis. Služba Zoho Sign vám umožňuje podepisovat dokumenty elektronicky, což šetří váš čas, peníze i úsilí.
V dnešní době, kdy papírové dokumenty ustupují do pozadí, je přechod na elektronické podpisy naprosto logický krok. Elektronické podpisy jsou nejen rychlejší a pohodlnější, ale také šetří životní prostředí.
Ačkoli je na trhu k dispozici mnoho softwarů pro digitální podpisy, měli byste si vybrat spolehlivé a cenově dostupné řešení, jako je právě Zoho Sign.
Co je to digitální podpis?
Digitální podpis je metoda používaná k ověření autenticity a integrity digitálních dokumentů, programů nebo zpráv. Využívá kryptografii k ochraně dokumentu před neoprávněnými změnami a falšováním identity. Digitální podpisy jsou v mnoha zemích, včetně Spojených států amerických, považovány za právně závazné.
Proč potřebujete digitální podpis?
Úspora času i financí
Tradiční proces zpracování dokumentů pro podpisy zahrnuje jejich přípravu, tisk, skenování a odesílání poštou dalším stranám. Někdy trvá i několik týdnů, než se dokumenty podepsané vrátí zpět. S digitálními podpisy ušetříte čas i peníze, protože tyto kroky jsou eliminovány.
Efektivita a bezpečnost
Digitální podpisy fungují jako bezpečnější alternativa ke klasickým podpisům na papíře. Není nutné tisknout, skenovat ani posílat fyzické dokumenty. Navíc se snižuje riziko padělání.
Dostupnost
Pro jakýkoli druh dokumentů vyžadujících vzdálený přístup, nebo v globálním měřítku, je digitální podpis velmi praktický. Umožňuje stranám bezpečně podepisovat dokumenty z libovolného místa, čímž se zvyšuje efektivita podnikání.
Pozitivní firemní image
Používání papíru pro podpisy dokumentů má také dopad na životní prostředí. S digitálními podpisy můžete tento dopad minimalizovat a budovat tak image firmy šetrné k životnímu prostředí.
Právní platnost
Digitální podpisy jsou v mnoha zemích právně platné stejně jako vlastnoruční podpisy. Ať už se jedná o smlouvu, dohodu, elektronickou transakci nebo jakýkoli jiný právní dokument, digitální podpisy zajišťují jeho autenticitu a integritu, aby mohl být u soudu uznán jako právně závazný.
Integrita
Digitální podpis také pomáhá zachovat integritu digitálního dokumentu. Využívá kryptografické algoritmy k vytvoření jedinečné hash hodnoty. Pokud někdo dokument upraví, hash hodnota se změní, což bude důkazem provedení změny.
Automatizace pracovních postupů
Tradiční papírové podpisy vyžadují koordinaci a manuální dohled, aby bylo zajištěno správné podepsání dokumentů a ochrana důvěrnosti dat. Navíc hrozí zpoždění, chyby a porušení zásad. Přechod na digitální podpisy znamená standardizaci a automatizaci pracovních postupů, které jsou konzistentní a bez chyb.
Jak vám Zoho Sign pomůže s digitálními podpisy?
Pokud stále spoléháte na klasické podepisování firemních dokumentů perem a papírem, je čas přejít na Zoho Sign. Tento software umožňuje bezpečné podepisování a správu obchodních dokumentů z jakéhokoli místa na světě, a to jen několika kliknutími.
Tato komplexní aplikace pro digitální podpisy vám usnadní těžkopádný proces ručního podepisování dokumentů. Můžete tak získat právně platné a nezfalšované dokumenty, které po podpisu již nelze změnit. Software také umožňuje ověřit totožnost podepisujícího a podepisovat dokumenty odkudkoli s maximální právní jistotou.
Nyní se podívejme na hlavní funkce Zoho Sign.
Snadné podepisování a odesílání
Zoho Sign nabízí intuitivní způsob podepisování a odesílání dokumentů k digitálnímu podpisu. Před odesláním dokumentu můžete snadno nahrát soubor, přidat příjemce a umístit pro ně pole formuláře. Pro podepsání stačí otevřít odkaz zaslaný e-mailem, zadat ověřovací kód (pokud je vyžadován) a dokument podepsat.
Bezproblémová správa dokumentů
Správa dokumentů na této platformě je rovněž velmi jednoduchá. Umožňuje vám kontrolovat stav dokumentu a na základě toho podnikat další kroky. Zoho Sign také nabízí kompletní auditní záznamy. Můžete si prohlédnout celou historii provedených akcí a u dokumentů bez nevyřízených úkolů získat potvrzení o dokončení.
Opakovaně použitelné šablony dokumentů
S funkcí šablon v Zoho Sign nemusíte vytvářet nové dohody od začátku pokaždé, když je potřebujete. Uživatelé tarifů Professional a Enterprise si mohou vytvořit šablony pro prodejní smlouvy, pracovní smlouvy a pravidla sociálních sítí, které budou často používat.
Po vytvoření šablon můžete tyto šablony prohlížet a upravovat pro každou jednotlivou situaci, měnit vlastnictví, vytvářet SignForm (k dispozici pouze správcům organizací) a odstraňovat šablony. Šablony zůstanou ve vašem účtu, dokud je sami nesmažete.
Hromadné odesílání dokumentů
Zoho Sign vám umožňuje odeslat jeden i více dokumentů více příjemcům současně pomocí funkce hromadného odeslání. Tato funkce je dostupná pouze v tarifu Enterprise a je vhodná například pro personalisty, kteří potřebují podepsat aktualizované firemní směrnice od všech zaměstnanců.
Podpora integrace s Open AI
Pokud máte placené předplatné Zoho Sign s datovými centry v USA a platný uživatelsky vygenerovaný klíč API OpenAI, můžete využít ChatGPT a integraci OpenAI prostřednictvím asistentky AI Zoho Zia. S touto integrací budou vaše dokumentová data sdílena s Open AI, což vám umožní získat například souhrn dokumentu.
AES a QES
Uživatelé všech placených tarifů s datovými centry v USA mohou získat certifikáty AES (Advanced Electronic Signature) pro své podpisy prostřednictvím společnosti TrustFactory se sídlem v Jižní Africe. Pro získání této funkce se uživatelé musí zaregistrovat u TrustFactory a tuto integraci nastavit.
Zoho Sign také spolupracuje se společností Uanataca SA, která je poskytovatelem služeb ověřování identity se sídlem v EU. S pomocí této společnosti mohou uživatelé tarifu Enterprise podepisovat dokumenty prostřednictvím QES (Qualified Electronic Signature).
Mobilní aplikace Zoho Sign
Pokud jste často na cestách, můžete si do svých mobilních zařízení nainstalovat aplikaci Zoho Sign pro Android nebo iOS. Tyto aplikace jsou stejně efektivní pro podepisování, sledování a odesílání dokumentů, i pro správu šablon.
Zoho Sign API
Zoho Sign také nabízí API pro integraci digitálního podpisu do jakékoli aplikace. Bez ohledu na požadavky vašeho projektu, můžete snadno použít vzorový kód ve vašem preferovaném programovacím jazyce.
Flexibilní a škálovatelné API můžete implementovat během několika minut. Všechny dokumenty podepsané pomocí těchto API jsou 100% soudně přípustné. Standardní protokol OAuth 2.0 zajišťuje nejvyšší úroveň zabezpečení.
Integrace s předními platformami
Pravděpodobně ve své firmě využíváte různé obchodní a komunikační nástroje. Zoho Sign lze integrovat s předními aplikacemi, jako jsou Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents a Integromat.
Generování reportů
Správci organizací mají přístup k podrobným reportům generovaným Zoho Sign pro všechny dokumenty podepsané a odeslané prostřednictvím vašeho účtu. K dispozici jsou také filtry kategorií pro typ dokumentu, stav dokumentu (dokončeno, zrušeno, odmítnuto, vypršelo), platnost dokumentu a historii aktivit.
Ve výchozím nastavení se generují reporty za posledních 30 dní; můžete si však vytvářet reporty na týdenní a měsíční bázi. Reporty si také můžete stáhnout do vašeho počítače ve formátu CSV.
Ceny Zoho Sign
Jednotlivci mohou využít bezplatný tarif Zoho Sign, který jim umožňuje podepsat pět dokumentů měsíčně. Pokud máte větší potřeby, můžete si vybrat ze standardních, profesionálních a firemních tarifů, které začínají na 10 USD/uživatel/měsíc.
Zoho Sign nabízí 14denní bezplatnou zkušební verzi, kde si můžete vyzkoušet všechny funkce tarifu Enterprise. Nabízí také jednoduchý a transparentní plán API pro digitální podpisy s platbou podle využití.
Závěrem
Digitální podpisy nabízejí nejen pohodlí při vzdáleném podepisování dokumentů, ale také poskytují další úroveň zabezpečení proti neoprávněné manipulaci. Je to ekologický proces, který eliminuje papírování a umožňuje sledování pro účely auditu.
Zoho Sign je cenově dostupná aplikace pro digitální podpisy, která vám umožňuje vytvářet dokumenty a odesílat je ostatním k rychlému podpisu. Tento software je vhodný pro malé i velké firmy, i pro osobní použití při vytváření právní dokumentace.
Firmy se také mohou rozhodnout využít i další aplikace od Zoho, jako jsou Zoho Assist a Zoho Payroll.