Výběr zbraně pro maximální účinnost

Aplikace Airtable a Notion se řadí mezi špičkové nástroje, které usnadňují týmovou spolupráci a organizaci různorodého obsahu. Ačkoliv se na první pohled mohou jevit podobně, skrývají se mezi nimi zásadní rozdíly. V tomto komplexním průvodci si tyto rozdíly podrobně rozebereme, abyste se mohli lépe rozhodnout, který z nástrojů vám bude vyhovovat.

Správa dokumentů, poznámek a databází je pro jakoukoliv firmu náročná bez specializovaných aplikací. Dva nejpopulárnější nástroje v této oblasti jsou právě Airtable a Notion. Pokračujte ve čtení a zjistěte, který z nich je ten pravý pro vás!

Důležitost aplikací pro produktivitu a spolupráci

Aplikace zaměřené na produktivitu a spolupráci napomáhají firmám především tím, že sjednocují veškeré dokumenty, soubory, plány, reporty, kódy, nápady a brainstormingové nástěnky do jednoho zabezpečeného prostoru.

Z tohoto centralizovaného místa můžete zaměstnancům, externím spolupracovníkům a freelancerům umožnit přístup k obsahu, dokumentům a kódům na základě definovaných rolí. Všichni tak mohou pracovat na úkolech a odesílat dokončené soubory prostřednictvím jediné platformy.

Jaké jsou tedy přínosy této centralizace obsahu a dokumentů? Níže naleznete několik hlavních výhod:

• Snížení provozních nákladů díky eliminaci potřeby mnoha samostatných aplikací, které by jinak musely být pořízeny pro plnění úkolů, které zvládne jediná aplikace pro spolupráci.
• Zabezpečení obchodních tajemství a kódů, čímž se chrání důvěrné materiály.
• Snadné hodnocení výkonu zaměstnanců pomocí integrovaných nástrojů pro reportování.
• Přesné a spravedlivé vyplácení faktur freelancerům a externím spolupracovníkům.
• Správa jednoho nebo více projektů z jednoho sjednoceného řídicího panelu.
• Podpora vzdálené a hybridní pracovní kultury.
• Integrace s dalšími firemními aplikacemi, jako jsou CRM systémy, nástroje pro řízení projektů, cloudová úložiště, helpdesk systémy a software pro prodej vstupenek.

Co je Airtable?

Airtable je nástroj pro tvorbu pracovních postupů, který je založený na tabulkách a databázích. Jedná se o aplikaci bez nutnosti programování, což znamená, že kdokoliv může vytvářet a využívat aplikace pro spolupráci, řízení projektů, plánování událostí a publikování obsahu. Stačí se s aplikací seznámit během několika dní.

Airtable je ve své podstatě software pro relační databázi. Uživatelé však nemusejí psát žádné kódy nebo dotazy. Vše funguje pomocí vizuálního rozhraní, které je založeno na principu „táhni a pusť“. Uživatelé mohou vytvářet tabulky, řádky, sloupce a zadávat data, která lze dále filtrovat a třídit pro lepší analýzu.

Pro ještě větší usnadnění práce, Airtable transformuje databáze do přehledných aplikací. Týmy si tak mohou vytvářet vlastní aplikace a definovat rozhraní a pole, která potřebují pro svou práci. Nemusí tedy pracovat s rigidními aplikacemi vytvořenými externími vývojáři, kteří často nemají detailní znalosti o jejich specifické práci.

Díky těmto přizpůsobitelným aplikacím je automatizace pracovních postupů velmi jednoduchá. Například, jakmile někdo odešle pracovní verzi dokumentu, recenzent automaticky dostane upozornění, aby ji zkontroloval a schválil. Po schválení si pak může dokument převzít vývojář a nahrát jej na určené místo.

Co je Notion?

Notion je všestranný nástroj pro zvýšení produktivity, který je vhodný pro osobní, profesní i firemní využití. V podstatě se jedná o software pro řízení projektů, psaní poznámek a správu znalostí. Můžeme jej označit za digitální pracovní prostor podobný tomu, který nabízejí Google nebo Microsoft.

S Notion můžete vytvořit plán pro vývoj obsahu, databáze, produktu nebo aplikace. Dále můžete využít jeho robustní integrační funkce k sjednocení dokumentů, kódů a obsahu na jednom místě. Následně můžete tento projekt publikovat jako web Notion a umožnit týmu brainstorming, tvorbu obsahu a proces schvalování.

Základními stavebními kameny stránek v Notion jsou bloky. Blokem může být libovolné pole pro text, data, kód, odkaz nebo video z YouTube. Tyto bloky můžete vytvářet a upravovat pomocí jednoduchých pohybů myši. Pro vytváření webů nebo stránek v Notion proto nepotřebujete žádné znalosti kódování.

Airtable vs. Notion: Srovnání funkcí

Níže naleznete podrobné srovnání aplikací Airtable a Notion z hlediska jejich funkcí:

Uživatelské rozhraní a zkušenost

Uživatelské rozhraní aplikace Airtable se skládá ze dvou navigačních panelů: jeden se nachází na levé straně a druhý v horní části. Pracovní plocha se nachází uprostřed obrazovky. Na levém panelu jsou umístěny možnosti jako Domů, Všechny pracovní prostory, Oblíbené, Šablony, Marketplace, Vesmír a Import.

V horní nabídce naleznete přístup k vašemu účtu Airtable, oznámením a technické podpoře. Součástí horní nabídky je také vyhledávací lišta. Celkově je uživatelské rozhraní aplikace Airtable přehledné a čisté. Avšak jakmile začnete vytvářet databáze nebo pracovní prostory, stane se uživatelská zkušenost poněkud složitější.

Na rozdíl od toho Notion nabízí pouze navigační panel na levé straně. Díky tomu máte k dispozici více prostoru na obrazovce pro vaši práci. V horní části navigačního panelu se nacházejí stránky jako Pracovní prostor, Hledat, Aktualizace, Všechny šablony (pro váš pracovní prostor), Nastavení a členové, Nová stránka, Týmové prostory, Soukromé stránky, Šablony, Import a Koš.

Po výběru pracovního prostoru, stránky nebo databáze z levé strany se můžete dostat k jejich nastavení kliknutím na ikonu tří teček v pravém horním rohu. Tato nastavení zahrnují důležité funkce, jako je Uzamčení databáze, Získání upozornění, Kopírování odkazu, Historie stránky, Analýza stránky a Připojení.

Uživatelské rozhraní aplikace Notion nabízí oproti Airtable mnoho možností. Navíc je aplikace přehledně organizuje, takže během práce nebudete narážet na žádné potíže. Stejně jako u Airtable, i v případě Notion se uživatelská zkušenost stává složitější, když začnete vytvářet databáze nebo stránky.

Snadnost použití

Airtable i Notion vyžadují určitou dobu pro seznámení. Než tyto aplikace začnete efektivně používat pro organizaci obsahu a spolupráci, budete muset strávit nějaký čas učením a prozkoumáváním jejich rozhraní.

Pokud již máte zkušenosti s tabulkami, tabulkovými procesory a relačními databázemi, můžete s Airtable začít velmi rychle. Pro vytváření pracovních prostorů, pracovních postupů, rozhraní a aplikací můžete navštívit Marketplace, který se nachází na levém navigačním panelu.

Používání Notion je o něco jednodušší než používání Airtable. Začněte vytvořením nové stránky na postranním panelu. Poté si můžete stránku přizpůsobit přidáním šablon, tabulek nebo nástěnek. Případně můžete vytvořit týmový prostor pro organizaci všech dokumentů, stránek, webů a pracovních postupů.

Navigace a organizace

V aplikaci Airtable je Workspace hlavním prvkem navigace. Workspace vám umožňuje vytvářet databáze, rozhraní a automatizované pracovní postupy. Nejlepší způsob, jak začít s Airtable, je prozkoumat předem vytvořená rozšíření, šablony a skripty.

V rámci databáze (Base) můžete otevřít průvodce Začínáme a nastavit databázi podle pokynů od Airtable. Do databáze můžete přidávat datové tabulky, rozšíření nebo importovat obsah z externích zdrojů, jako jsou Salesforce, Excel nebo Tabulky.

Pracovní prostor je v Notion nejvyšším organizačním prvkem. Můžete si vytvořit vlastní pracovní prostor nebo se připojit k již existujícímu. Dále můžete vytvářet stránky pro sledování vaší práce, poznámek, návyků nebo jakéhokoli dalšího obsahu. Toto je nejjednodušší způsob používání Notion. Pro efektivnější organizaci si můžete vytvořit i týmový prostor. Notion automaticky sdílí stránky a databáze s členy týmu, pokud vytvoříte týmový prostor.

Souhrnná tabulka funkcí

Níže naleznete souhrnnou tabulku funkcí aplikací Airtable a Notion:

Integrace s aplikacemi třetích stran

Airtable nabízí možnosti integrace prostřednictvím nabídky Přidat nebo importovat. Aktuálně si můžete vybrat z 27 různých integrací. Mezi nejoblíbenější patří Asana, Box, GitHub a Disk Google.

Přístup ke všem integracím Notion získáte přes možnost Přidat připojení. Na stránce Můj účet se pak můžete dostat na stránku Procházet připojení v Galerii. V současnosti je k dispozici pro Notion více než 50 integrací, včetně špičkových firemních aplikací jako Slack, Figma, GitHub, Asana, Canva, Miro, Tableau, Zoom a Webex.

Bezplatná zkušební verze, ceny a plány

Ceny Airtable

Airtable nabízí bezplatný plán pro jednotlivce nebo malé týmy. Ten zahrnuje neomezený počet databází, až 5 editorů, editor rozhraní, omezení 2 GB pro přílohy a jedno rozšíření na databázi. Pro pokročilou automatizaci, zabezpečení a neomezené možnosti od Airtable je třeba zvolit jeden z placených tarifů:

• Airtable Plus za 10 $ na uživatele měsíčně (účtováno ročně)
• Airtable Pro za 20 $ na uživatele měsíčně (účtováno ročně)
• Individuální nabídky pro Airtable Enterprise

Ceny Notion

Notion také nabízí bezplatný tarif, který je však vhodný pouze pro jednotlivce. Historie stránek se každých 7 dní maže a je možné pozvat až 10 hostů s omezeným přístupem k databázím a stránkám Notion.

Pokud hledáte lepší produktivitu a možnosti spolupráce, podívejte se na následující placené možnosti:

• Notion Plus za 8 $ na uživatele měsíčně (účtováno ročně)
• Notion Pro za 15 $ na uživatele měsíčně (účtováno ročně)
• Individuální nabídky pro Notion Enterprise

Airtable vs. Notion: Srovnání na základě případů použití

Airtable i Notion jsou vhodné pro různé typy týmů, od malých firem až po velké korporace. Liší se však v možnostech jejich využití. Níže naleznete příklady použití pro Airtable a Notion, jak je navrhují sami vývojáři:

Řešení od Airtable

Obrázek: Airtable

Podle oficiální stránky Airtable Solutions nabízí tato platforma přizpůsobitelné databáze a aplikace pro marketing, produkt, operace, lidské zdroje, prodej a finance. Příkladem může být řešení pro marketingový tým, které je uvedené níže:

Toto řešení umožňuje sjednotit správu digitálních aktiv, materiálů pro kampaně a dodávky do jedné aplikace. Nabízí také následující stránky aplikací:

• Domovskou stránku pro kampaně, která obsahuje přehled, aktualizace, OKR a statistiky
• Další standardní stránky jako Rozpočet, Požadavky, Kalendář, Výroba a Aktiva
• Organizaci materiálů kampaně pomocí karet, sloupců nebo tabulek
• Značky pro úkoly a prostředky jako Schváleno, Nevyřízeno, Probíhá kontrola, Zamítnuto
• Integraci pro weby pro publikování reklam, jako je Facebook nebo Google Ads

Řešení od Notion

Obrázek: Notion

Naopak Notion nabízí méně řešení než Airtable. Podle webových stránek společnosti Notion, její řešení zahrnují stránky pro design, inženýrství, produktové a manažerské týmy. Nyní se podívejme blíže na stránku pro design:

Tato stránka umožňuje vytvořit jednotný pracovní prostor pro všechny kreativní návrhové projekty. Můžete sem importovat specifikace, aktiva a projekty a propojit je s dalšími weby Notion a nástroji třetích stran.

Řešení Design obsahuje tři webové stránky: Design wiki, Design docs a Design projekty. Web Design wiki slouží jako prostor pro kontextovou organizaci brainstormingu, komentářů, zpětné vazby, specifikací a náčrtů. Na webu Design projekty pak můžete vytvářet různé pohledy na projektové úkoly, například formou panelů Kanban, seznamů nebo tabulek.

Airtable vs. Notion: Který z nich potřebujete?

Nyní byste měli mít jasnou představu o tom, zda potřebujete Airtable nebo Notion. Níže naleznete shrnutí, které vám může pomoci s rozhodováním:

Použijte Airtable, pokud

• Váš tým se skládá z technických zaměstnanců a externích dodavatelů
• Vám nevadí omezená velikost příloh v úkolech
• Potřebujete automatizované aplikace pro různé úkoly
• Potřebujete ručně vytvářet reporty pro analýzu dat
• Vaše firma pracuje s velkým množstvím tabulek
• Potřebujete relační databázi pro tabulková data

Použijte Notion, pokud

• Váš tým intenzivně pracuje s texty, jako jsou poznámky, wiki a dokumenty
• Potřebujete vytvořit redakční systém na bázi Kanbanu
• Váš tým bude publikovat veřejné nebo soukromé stránky s přímým přístupem přes odkaz Notion
• Vytváříte systémy řízení projektů
• Vaše firma potřebuje zabezpečené centrální místo pro všechny dokumenty a soubory
• Pro brainstorming a tvorbu obsahu potřebujete umělou inteligenci

Airtable vs. Notion: Verdikt

Airtable a Notion jsou inteligentní nástroje, které se v mnoha ohledech liší. Nejedná se o srovnání stejných produktů. Obě aplikace jsou unikátní platformy pro zvýšení produktivity a spolupráce.

Zvolte Notion, pokud již používáte Microsoft Excel, Tabulky Google a systém pro správu relačních databází. Jelikož již máte specializované aplikace, můžete Notion použít pro správu obsahu, správu práce a spolupráci. S Notion mohou členové týmu jednoduše použít svůj webový prohlížeč pro přístup na web a začít vytvářet, kontrolovat nebo publikovat obsah.

Naopak, zvolte Airtable, pokud potřebujete automatizované webové aplikace pro specifické úkoly, jako jsou reklamní kampaně, prodej, nábor lidských zdrojů nebo zákaznická podpora. Pro efektivní spolupráci je však nutné do Airtable přidat i externí spolupracovníky.

Dále se můžete podívat na nástroje pro zpeněžení Airtable a Notion.