Google Workspace: Perfektní nástroje pro bezpečnou, efektivní a spolupracující pracovní kulturu.
Vzdálené nebo ne, nemůžete očekávat úspěch při práci v silech. A Google Workspace (dříve GSuite) je místo, kde spolupracujete v reálném čase.
Na základě předplatného je Google Workspace skupina několika aplikací, včetně:
GmailSheetsCloud SearchMeetSlidesJamboardChat FormsAdminCalendarSitesEndpointDriveKeepVaultDocsApp ScriptWork Insights
Samotné jsou to jednoduché aplikace, za které snadno najdete náhradu. Společně však mohou být nezbytným tmelem, který jste hledali, aby vám pomohl fungovat jako jeden podnik.
Nejprve uvidíme některé z těchto jednotlivých aplikací napomáhajících spolupráci, následovat budou vestavěné nástroje pro zabezpečení a správu.
Table of Contents
Gmail
Všichni používáme Gmail (bezplatný) od chvíle, kdy jsme poprvé položili své ruce na počítače. Obchodní aspekt Gmailu však takovým uživatelům zůstává skrytý.
Odesílání e-mailů je pouze jedním aspektem Gmailu, ale jiné, jako je integrace s Google Meet, Chat atd., z něj činí více, než se zdá na první pohled možné.
Můžete například přepnout na Chat a Meet z Gmailu a mít každou konverzaci na jednom místě s možností uložit nebo smazat historii po 24 hodinách.
Smart Compose vám navíc jako odesílateli e-mailů usnadní práci. Díky umělé inteligenci získáte návrhy při psaní e-mailů. Můžete také zapnout personalizaci pro větší přesnost, která se postupem času zlepšuje.
Další skvělá věc na Gmailu je filtrování spamu. Díky strojovému učení Gmail zadržuje více než 99,9 % spamu. I když je to vynikající funkce pro osobní zabezpečení, je stejně nebo více důležitá pro obchodní komunikaci.
Jako obchodní subjekt je však @vaše značka.com nejlepší e-mailovou adresou, kterou můžete získat, a používání @gmail.com je považováno za obecné.
Chcete-li tento problém vyřešit, můžete použít vlastní doménu a nechat Gmail mluvit o vaší firmě. Google Workspace také podporuje snadný přechod od starších poskytovatelů e-mailu, jako je Microsoft Outlook.
Pracovní prostor Gmail má také to, co můžete potřebovat pro úspěšný e-mailový marketing. Můžete těžit z předem navržených rozvržení, přidat vlastní chuť a použít vícenásobné odesílání k šíření zprávy velkému publiku najednou.
Google Chat & Spaces
Zde mluvíte se svými kolegy, sdílíte dokumenty, plánujete schůzky a můžete dělat věci bez použití jakékoli aplikace pro zasílání obchodních zpráv třetí strany, jako je Slack.
To se dělí na dvě části: Chat a Prostory.
Můžete předpokládat Google Chat podobně jako jakákoli aplikace pro zasílání zpráv, jako je Slack nebo WhatsApp. To podporuje komunikaci s jakoukoli interní nebo externí osobou pouze s účtem Google.
Kromě toho nabízí Chat také skupinové konverzace.
Prostory se naopak nejlépe hodí pro projekty. Například sekce Chat & Share ve Spaces jsou podobné kanálům Slack, kde můžete přidávat lidi, sdílet soubory atd.
Kromě toho můžete členům týmu přidělovat úkoly a sledovat jejich pokrok.
Ve službě Google Workspace existují dva typy prostorů. První je omezená a mohou se jí zúčastnit pouze přidaní členové. Druhý je určen pro celou organizaci, kde se kdokoli může připojit ke konkrétnímu prostoru pomocí odkazu.
Zde je oddělovačem mezi bezplatnými verzemi a L Workspace podpora integrace aplikací. Stovky aplikací (jako je Twitter, Asana, Zapier atd.) jsou k dispozici pro ovládání, aniž byste museli odejít.
Zajímavé je, že Google nasadil své zpracování přirozeného jazyka k vytváření souhrnů v chatech a prostorech. Tím se vytvoří krátká verze celé konverzace nahoře, abyste vše stihli jediným pohledem.
Google Meet
Google Meet je nativní náhrada Workspace za jakoukoli aplikaci pro videokonference třetích stran, jako je Zoom.
Google oznámil, že v budoucích aktualizacích přidá automatický přepis a shrnutí schůzek. To zajišťuje produktivnější setkání a udržuje každou konverzaci relevantní v pozdějších fázích.
Zdroj: Google
Doručování videa bude navíc těžit z chystaného obnovení portrétu, které pomůže zmírnit podmínky, jako je špatně osvětlené okolí, horší webové kamery nebo nestabilní sítě.
Podobně funkce, jako je světlo na výšku, vám poskytnou vzhled studiové kvality na online setkáních.
I když to bylo hlavně o videu, věci jako De-reverberation budou filtrovat ozvěnu a poskytují optimální zážitek z poslechu všem bez ohledu na prostorovou akustiku.
Zatímco Meet může hostit mnoho účastníků, někdy to nestačí pro gigantickou organizaci. V takových případech Meet zahrnuje funkce živého přenosu až pro 10 000 účastníků. Kromě toho se v nadcházejících aktualizacích bude moci každý, kdo přistupuje k živému přenosu, zapojit do otázek a odpovědí nebo průzkumů, což všem poskytne větší zapojení.
Ačkoli je Google Meet primárně bezplatný software pro videokonference, některé prémiové funkce jsou vyhrazeny pro placené předplatitele.
Mezi další výhody patří delší trvání schůzek (až 24 hodin), více účastníků (až 500), zvedání rukou, oddělené místnosti, ankety, připojení po telefonu atd.
Kromě toho inteligentní potlačení hluku, sledování docházky a nahrávání hovorů dělají z Workspace Meet jedinečný balíček sám o sobě.
Navíc můžete vytvořit samostatnou rezervační stránku, která vašim klientům pomůže najít časový úsek, který se nejlépe hodí k diskusi. A to se aktualizuje, kdykoli si někdo rezervuje čas, přičemž zmíní volné sloty.
Schůzky konané prostřednictvím Google Meet jsou zabezpečené na podnikové úrovni. Při přenosu je vše zašifrováno a sdílení obrazovky s účastníky je bezpečné beze strachu ze slídění. V pozdějších aktualizacích však budou uživatelé spravovat šifrovací klíče sami a mohou se rozhodnout pro end-to-end šifrované schůzky.
Dokumenty, Tabulky a Prezentace Google
To je maximum, které vy a váš tým jako organizace využijete.
Tyto nástroje umožňují až 100 lidem současně prohlížet, upravovat nebo komentovat jeden soubor na základě jejich úrovní oprávnění.
Tyto nástroje jsou integrovány se službou Meet a posouvají spolupráci na novou úroveň. Lidé tedy nejen mohou pracovat na stejném dokumentu, ale mohou se přitom vidět a mluvit spolu.
To omezuje velké množství pohybů tam a zpět a pomáhá provádět úpravy v reálném čase, abyste vytvořili to nejlepší za minimální dobu.
Kromě toho vám režim obraz v obraze umožňuje provádět multitasking a zároveň sledovat průběh jednání a skočit přímo kliknutím, když je čas jednat.
Zatímco většina funkcí je k dispozici pro bezplatné uživatele, Google Workspace má určitou výhodu.
Za prvé, úložný prostor se zdvojnásobí i v základní vrstvě, která se stává neomezenou pro vyšší předplatná a větší týmy (více než pět). Pro tým menší než pět může úložiště přidělené každému uživateli dosáhnout až 1 TB, což je výrazně více než to, co přichází s (15 GB) v bezplatné verzi.
Kromě toho lze dokument sdílet s celou organizací jediným kliknutím a umožnit tak jeho vyhledávání.
Další unikátní funkcí Google Workspace Docs je automatické shrnutí. I když je to vždy možné provést ručně, automatizace to usnadňuje volitelnými úpravami v případě potřeby.
Pokud jde o zabezpečení, Google plánuje pokrýt Dokumenty, Prezentace a Tabulky stejnou ochranou proti malwaru a phishingu jako v Gmailu.
To zajistí, že budete dostávat upozornění na jakýkoli takový odkaz nebo pokus, který může ohrozit vaši osobní nebo firemní bezpečnost.
Kalendář Google
Zdá se, že kalendář je ze všech nejméně používaný. Umožňuje však dokonalé plánování a zajišťuje, že se nebudete překrývat s nikým obsazeným slotem.
Nejlepší případ použití pro Kalendář Google slučuje kalendář všech, aby viděl očekávanou dostupnost. Kromě toho můžete vytvářet a sdílet kalendáře s uvedením konkrétních událostí, které mohou příjemci sloučit se svými vlastními.
Všechny schůzky nastavené v Kalendáři se navíc všude synchronizují, čímž se zabrání možným konfliktům.
Google Jamboard
Google Jamboards jsou digitální tabule, které vám pomohou zrodit nápady, které pohánějí inovace. Fungují jako sdílený prostor, kde lze kreslit, mazat, přidávat obrázky atd.
Tvůrce Jamboardu může ostatním umožnit jako diváky (s datem vypršení platnosti nebo bez něj) nebo editory.
Obsah Jamboardu lze také odeslat na fyzickou digitální tabuli, kterou si můžete zakoupit samostatně od Googlu.
Vše v Jamboardu, o kterém jsme dosud diskutovali, je však dostupné všem uživatelům s účtem Google. Rozdílem ve prospěch uživatelů Workspace je opět sdílení jedním kliknutím do vaší instituce.
Google Cloud Search
Google Cloud Search je exkluzivní funkce dostupná pro uživatele Google Workspace. Tento nástroj přináší do vaší firmy sílu vyhledávání Google.
Jednoduše řečeno, zde můžete okamžitě vyhledávat v celém úložišti obchodních dokumentů (jako jsou dokumenty, prezentace, tabulky atd.).
A nejlepší na tom je zjišťování dokumentů s řízeným přístupem. To znamená, že vaši zaměstnanci uvidí v cloudovém vyhledávání pouze dokumenty, ke kterým jim byl udělen přístup.
Kromě samostatného použití je cloudové vyhledávání úzce integrováno do aplikací Google Workspace, jako je Gmail, Dokumenty, Disk atd.
Ostatní
Protože je tato sekce zaměřena na spolupráci na pracovišti, zařadili jsme do této sekce ostatní aplikace Workspace.
Sejf Google
Sejf Google vám pomůže zachovat data specifická pro uživatele pro všechny aplikace Workspace, abyste neztratili přístup k ničemu, pokud daný uživatel opustí vaši organizaci.
Sejf můžete používat k ukládání zpráv z Gmailu, souborů na Disku, zpráv chatu (se zapnutou historií), nahrávek Google Meet a souvisejících souborů, Webů, dat Workspace Google Voice atd.
Sejf však uchovává pouze data, která mu přikážete. Kromě toho nebudou v úschovně dostupná data související s jakýmkoli smazaným uživatelem. V tomto případě Google předepisuje pozastavení uživatelů namísto jejich smazání.
Vault také nabízí přístup k datům na základě rolí.
Vault přesvědčivě zaznamenává každou aktivitu všech vašich zaměstnanců na jednom místě, které můžete exportovat pro právní nebo jiné účely.
Weby Google
Přestože je WordPress známý jako nejjednodušší způsob vytváření webových stránek, Weby Google je tou nejlepší možností, jak to udělat ještě rychleji.
A i když to můžete využít pro základní obchodní web, zazáří, když chcete předvést konkrétní projekt nebo vytvořit webovou stránku události.
To vše je drag-and-drop bez jakéhokoli dotyku kódování.
Weby také podporují použití vlastní domény, která dává webu vlastní identitu. Alternativně jej lze publikovat zdarma s obecnou webovou adresou poskytovanou společností Google.
Můžete také spolupracovat na jakémkoli webovém projektu vytvořeném pomocí tohoto nástroje. A konečně, všechny weby navržené prostřednictvím Webů jsou responzivní napříč zařízeními a rozlišeními.
Koncový bod
Endpoint vám pomůže spravovat zařízení zaměstnanců v případě odcizení, aby se zachovala citlivá firemní data.
Díky tomu můžete vynutit silná hesla a v závažných případech se rozhodnout pro vymazání zařízení nebo účtu. Koncový bod je multiplatformní nástroj, který chrání vaše obchodní informace v systémech Windows, Mac, Linux, Android, iOS a ChromeOS.
Navíc to můžete použít ke zpřístupnění konkrétních podnikových aplikací prostřednictvím Google Play nebo App Store společnosti Apple.
App Script
App Script je nízkokódová aplikační platforma Google, kterou můžete použít k rozšíření funkčnosti pracovního prostoru o HTML, CSS a JavaScript.
Cíl je jednoduchý: automatizovat nejjednodušší rutinní úkoly, které vám pomohou soustředit se na to, co je důležité.
Toto je předinstalované s Workspace API a má nativní integraci s více než 100 službami Google.
Google Work Insights
Toto je způsob, jak změřit přijetí Google Workspace pro vaši společnost.
Můžete vidět využití jednotlivých aplikací Google a porovnat je se staršími aplikacemi. Statistiky lze také nakonfigurovat tak, aby vám zobrazovaly data na úrovni týmu nebo skupiny nebo pro celou organizaci.
To však není omezeno na adopci. Místo toho si také můžete prohlédnout údaje o spolupráci pro aplikace Workspace. Získáte tak data související se sdílením dokumentů, společnými úpravami, schůzkami atd., což ukazuje, jaký dopad mají tyto nástroje na kulturu práce v reálném čase.
Data přesto nebudou bránit základnímu soukromí vašich zaměstnanců, protože jsou shromažďována jako souhrn pro tým deseti nebo více. U větších organizací však mohou administrátoři tento limit zvýšit.
Nakonec mohou administrátoři exportovat zprávy pro další analýzu a manažerská rozhodnutí.
Závěr
Zde je několik způsobů, jak vám Google Workspace může pomoci spolupracovat a pracovat efektivně.
Ale to není všechno. Máte také přístup ke službě Google Workspace Marketplace, abyste mohli dále zlepšit výstupy.
PS: Pomocí těchto nástrojů také můžete vyladit Google Workspace na jinou úroveň. Kromě toho si prohlédněte tohoto individuálního průvodce Google Workspace, kde zjistíte, jak může změnit vaši firmu jako samostatného podnikatele.