Google Workspace: Dokonalé nástroje pro bezpečnou, efektivní a kooperativní pracovní prostředí.
Ať už pracujete na dálku, nebo ne, nemůžete očekávat úspěch, pokud pracujete izolovaně. A Google Workspace (dříve G Suite) je platforma, kde můžete spolupracovat v reálném čase.
Google Workspace je služba založená na předplatném, která zahrnuje sadu různých aplikací, mezi které patří:
Gmail, Tabulky, Cloud Search, Meet, Prezentace, Jamboard, Chat, Formuláře, Administrace, Kalendář, Weby, Koncový bod, Disk, Keep, Vault, Dokumenty, App Script a Work Insights.
Samostatně se jedná o jednoduché aplikace, za které lze snadno najít alternativu. Společně ale mohou být nepostradatelným prvkem, který vám pomůže fungovat jako jednotný podnik.
Nejprve se podíváme na některé z těchto individuálních aplikací pro podporu spolupráce, a následně na vestavěné nástroje pro zabezpečení a správu.
Gmail
Všichni používáme Gmail (bezplatnou verzi) od prvního kontaktu s počítačem. Nicméně obchodní funkce Gmailu zůstávají pro běžné uživatele skryté.
Odesílání e-mailů je jen jedna z funkcí Gmailu. Integrace s Google Meet, Chat a dalšími funkcemi z něj ale dělá mnohem víc, než by se na první pohled zdálo.
Například můžete z Gmailu přepnout na Chat a Meet, a mít tak veškerou komunikaci na jednom místě, s možností ukládání nebo mazání historie po 24 hodinách.
Funkce Smart Compose navíc usnadňuje odesílání e-mailů. S pomocí umělé inteligence získáte návrhy textu při psaní e-mailů. Můžete také aktivovat personalizaci pro zvýšení přesnosti, která se postupem času zlepšuje.
Další skvělou funkcí Gmailu je filtrování spamu. Díky strojovému učení Gmail zachytí více než 99,9 % spamu. I když je to skvělá funkce pro osobní bezpečnost, je stejně důležitá pro firemní komunikaci.
Pro podniky je ovšem adresa @vaše_značka.com tím nejlepším řešením, protože @gmail.com se považuje za běžnou adresu.
Pro vyřešení tohoto problému můžete použít vlastní doménu a nechat Gmail reprezentovat vaši firmu. Google Workspace také umožňuje snadný přechod od starších poskytovatelů e-mailu, jako je například Microsoft Outlook.
Gmail v rámci Workspace nabízí vše, co potřebujete pro úspěšný e-mailový marketing. Můžete využít předem navržené šablony, přidat vlastní prvky a posílat hromadné e-maily velkému počtu příjemců najednou.
Google Chat & Spaces
Zde můžete komunikovat s kolegy, sdílet dokumenty, plánovat schůzky a spravovat pracovní záležitosti bez použití aplikací pro firemní komunikaci třetích stran, jako je například Slack.
Toto se dělí na dvě části: Chat a Prostory.
Google Chat si můžete představit jako jakoukoli jinou aplikaci pro zasílání zpráv, například Slack nebo WhatsApp. Podporuje komunikaci s interními i externími uživateli s účtem Google.
Chat navíc nabízí možnost skupinových konverzací.
Prostory se naopak nejvíce hodí pro projekty. Například sekce Chat & Share v Prostorech je podobná kanálům Slack, kde můžete přidávat uživatele, sdílet soubory atd.
Dále můžete přidělovat úkoly členům týmu a sledovat jejich postup.
V Google Workspace existují dva typy prostorů. První je omezený a mohou se ho zúčastnit pouze přidaní členové. Druhý je určen pro celou organizaci, kde se kdokoli může připojit ke konkrétnímu prostoru pomocí odkazu.
Rozdílem mezi bezplatnou verzí a verzí Workspace je podpora integrace aplikací. Pro ovládání je dostupných několik stovek aplikací (například Twitter, Asana, Zapier atd.) bez nutnosti opustit aplikaci.
Zajímavé je, že Google využívá zpracování přirozeného jazyka k vytváření shrnutí chatů a prostorů. Tím se generuje krátká verze celé konverzace, abyste měli přehled o důležitých věcech na první pohled.
Google Meet
Google Meet je nativní náhrada Workspace pro aplikace pro videokonference třetích stran, jako je Zoom.
Google oznámil, že v budoucích aktualizacích přidá automatický přepis a shrnutí schůzek. Díky tomu budou schůzky efektivnější a všechny důležité informace zůstanou relevantní i v pozdějších fázích.
Zdroj: Google
Kvalitu videa navíc zlepší nadcházející funkce vylepšení obrazu, která zmírní problémy jako například špatné osvětlení, nekvalitní webkamery nebo nestabilní připojení.
Podobně funkce jako například studiové osvětlení vám zajistí profesionální vzhled během online schůzek.
I když je prioritou video, funkce potlačení ozvěny zajistí optimální zážitek z poslechu pro všechny, bez ohledu na akustiku daného prostoru.
I když Meet dokáže hostovat velké množství účastníků, pro obrovské organizace to nemusí stačit. V takových případech Meet nabízí možnost živého vysílání pro až 10 000 účastníků. Navíc v budoucích aktualizacích se každý, kdo sleduje živé vysílání, bude moci zapojit do sekce otázek a odpovědí nebo průzkumů, což zvýší angažovanost.
I když je Google Meet primárně bezplatný software pro videokonference, některé prémiové funkce jsou vyhrazeny pro platící uživatele.
Mezi další výhody patří delší trvání schůzek (až 24 hodin), větší počet účastníků (až 500), funkce zvednutí ruky, oddělené místnosti, ankety, připojení prostřednictvím telefonu atd.
Inteligentní potlačení hluku, sledování docházky a nahrávání hovorů dělají z Workspace Meet jedinečný balíček.
Navíc si můžete vytvořit samostatnou rezervační stránku, která vašim klientům pomůže najít čas, který jim nejvíce vyhovuje pro diskuzi. Stránka se aktualizuje, když si někdo zarezervuje čas, a zobrazuje volné sloty.
Schůzky vedené prostřednictvím Google Meet jsou zabezpečené na firemní úrovni. Během přenosu je vše šifrované a sdílení obrazovky s účastníky je bezpečné bez obav z odposlouchávání. V budoucích aktualizacích ale uživatelé budou moci spravovat šifrovací klíče sami a vybrat si možnost šifrování od začátku do konce.
Dokumenty, Tabulky a Prezentace Google
Toto jsou nástroje, které vy a váš tým jako organizace budete používat nejvíce.
Tyto nástroje umožňují až 100 lidem současně prohlížet, upravovat nebo komentovat jeden soubor, v závislosti na jejich úrovni oprávnění.
Tyto nástroje jsou integrovány se službou Meet, což posouvá spolupráci na novou úroveň. Uživatelé tedy nejen mohou pracovat na stejném dokumentu, ale mohou se u toho vidět a komunikovat.
Tím se eliminuje zbytečné posílání souborů tam a zpět a umožňuje provádět úpravy v reálném čase, abyste dosáhli nejlepších výsledků v co nejkratším čase.
Navíc režim obraz v obraze vám umožní provádět více úloh současně, sledovat průběh jednání a aktivně se zapojit kliknutím, když je to potřeba.
I když je většina funkcí dostupná pro bezplatné uživatele, Google Workspace nabízí některé výhody.
Za prvé se úložiště zdvojnásobí i v základní verzi, a je neomezené pro vyšší předplatné a větší týmy (více než pět členů). Pro tým s méně než pěti členy může úložiště na uživatele dosáhnout až 1 TB, což je výrazně více než (15 GB) v bezplatné verzi.
Dále můžete dokument sdílet s celou organizací jediným kliknutím a umožnit tak jeho snadné vyhledávání.
Další unikátní funkcí Google Workspace Docs je automatické shrnutí. I když je to vždy možné provést ručně, automatizace usnadňuje práci a umožňuje volitelné úpravy v případě potřeby.
Co se týče zabezpečení, Google plánuje pokrýt Dokumenty, Prezentace a Tabulky stejnou ochranou proti malwaru a phishingu jako u Gmailu.
Díky tomu budete dostávat upozornění na jakýkoli odkaz nebo pokus, který by mohl ohrozit vaši osobní nebo firemní bezpečnost.
Kalendář Google
Zdá se, že kalendář je ze všech aplikací nejméně používaný. Umožňuje ale dokonalé plánování a zajistí, že se vaše schůzky nebudou překrývat s obsazenými termíny.
Nejlepší využití Kalendáře Google je v kombinaci s kalendáři ostatních, abyste viděli jejich dostupnost. Navíc můžete vytvářet a sdílet kalendáře s uvedením konkrétních událostí, které si příjemci mohou sloučit se svými vlastními kalendáři.
Všechny schůzky nastavené v Kalendáři se synchronizují všude, což eliminuje možné konflikty.
Google Jamboard
Google Jamboards jsou digitální tabule, které vám pomohou zrodit nápady a podpořit inovace. Fungují jako sdílený prostor pro kreslení, mazání, přidávání obrázků atd.
Tvůrce Jamboardu může udělit ostatním přístup jako divákům (s nebo bez vypršení platnosti) nebo jako editorům.
Obsah Jamboardu můžete také odeslat na fyzickou digitální tabuli, kterou si můžete zakoupit samostatně od Googlu.
Vše, co jsme zmínili o Jamboardu, je dostupné všem uživatelům s účtem Google. Rozdílem ve prospěch uživatelů Workspace je opět sdílení dokumentu jedním kliknutím v rámci vaší instituce.
Google Cloud Search
Google Cloud Search je exkluzivní funkce dostupná uživatelům Google Workspace. Tento nástroj vám dává k dispozici sílu vyhledávání Google ve vaší firmě.
Jednoduše řečeno, zde můžete okamžitě vyhledávat ve všech obchodních dokumentech (jako jsou dokumenty, prezentace, tabulky atd.).
A nejlepší na tom je, že umožňuje vyhledávat dokumenty s řízeným přístupem. To znamená, že vaši zaměstnanci uvidí v Cloud Search pouze dokumenty, ke kterým mají přístup.
Kromě samostatného použití je Cloud Search úzce integrován do aplikací Google Workspace, jako je například Gmail, Dokumenty, Disk atd.
Další
Protože je tato sekce zaměřena na spolupráci na pracovišti, zařadili jsme do ní i ostatní aplikace Workspace.
Google Vault
Google Vault vám pomůže zachovat data specifická pro uživatele ve všech aplikacích Workspace, takže neztratíte přístup k žádným datům, i když daný uživatel vaši organizaci opustí.
Vault můžete použít k ukládání zpráv z Gmailu, souborů na Disku, zpráv chatu (se zapnutou historií), nahrávek Google Meet a souvisejících souborů, Weby, data Google Workspace Voice atd.
Vault ale uchovává pouze data, která mu zadáte. Kromě toho v úschovně nebudou dostupná data související se smazaným uživatelem. V takovém případě Google doporučuje pozastavit uživatele, než jej smazat.
Vault také nabízí přístup k datům na základě rolí.
Vault zaznamenává všechny aktivity vašich zaměstnanců na jednom místě, které můžete exportovat pro právní nebo jiné účely.
Weby Google
I když je WordPress známý jako nejjednodušší způsob vytváření webových stránek, Weby Google vám umožní vytvořit web ještě rychleji.
I když ho můžete využít pro základní obchodní web, nejvíce vynikne, když chcete představit konkrétní projekt nebo vytvořit webovou stránku pro událost.
Vše probíhá metodou drag-and-drop, bez nutnosti jakéhokoli kódování.
Weby také podporují použití vlastní domény, která dává webu vlastní identitu. Alternativně ho lze publikovat zdarma s obecnou webovou adresou poskytovanou společností Google.
Můžete také spolupracovat na jakémkoli webovém projektu vytvořeném pomocí tohoto nástroje. Všechny weby vytvořené pomocí Webů jsou navíc responzivní na různých zařízeních a rozlišeních.
Koncový bod
Koncový bod vám pomůže spravovat zařízení zaměstnanců v případě odcizení, a chránit tak citlivá firemní data.
Díky tomu můžete vynutit silná hesla a v závažných případech se rozhodnout pro smazání zařízení nebo účtu. Koncový bod je multiplatformní nástroj, který chrání vaše firemní informace v systémech Windows, Mac, Linux, Android, iOS a ChromeOS.
Navíc ho můžete použít k zpřístupnění konkrétních firemních aplikací prostřednictvím Google Play nebo App Store společnosti Apple.
App Script
App Script je platforma pro vývoj aplikací s minimem kódu, kterou můžete použít k rozšíření funkčnosti pracovního prostoru pomocí HTML, CSS a JavaScriptu.
Cíl je jednoduchý: automatizovat nejjednodušší rutinní úkoly a umožnit vám soustředit se na to, co je důležité.
Tato platforma je předinstalována s Workspace API a má nativní integraci s více než 100 službami Google.
Google Work Insights
Toto je nástroj, který vám pomůže změřit přijetí Google Workspace ve vaší firmě.
Můžete vidět, jak se jednotlivé aplikace Google využívají, a porovnat to se staršími aplikacemi. Statistiky si můžete nastavit tak, aby zobrazovaly data na úrovni týmu, skupiny nebo celé organizace.
To se ale netýká jen míry používání. Můžete si také zobrazit údaje o spolupráci v aplikacích Workspace. Získáte tak data o sdílení dokumentů, společných úpravách, schůzkách atd., což vám ukáže, jaký dopad mají tyto nástroje na reálnou pracovní kulturu.
Data přesto neporušují základní soukromí vašich zaměstnanců, protože se shromažďují souhrnně pro tým o deseti nebo více členech. U větších organizací ale administrátoři mohou tento limit zvýšit.
Nakonec administrátoři mohou exportovat přehledy pro další analýzu a manažerská rozhodnutí.
Závěr
Zde je několik způsobů, jak vám Google Workspace může pomoci spolupracovat a pracovat efektivně.
Ale to není všechno. Máte také přístup k Google Workspace Marketplace, kde můžete své výstupy ještě vylepšit.
PS: S pomocí těchto nástrojů můžete Google Workspace vylepšit na další úroveň. Prohlédněte si také individuálního průvodce Google Workspace a zjistěte, jak může změnit váš podnik.