Využití cloudového účetního systému přináší efektivnější správu, vedení účetnictví a ochranu vašich finančních údajů, a to vše s ohledem na hospodárnost a škálovatelnost.
Způsob, jakým malé a střední podniky přistupují ke správě svých financí, se v posledních letech dramaticky proměnil. Klíčovou roli v této transformaci hraje cloudové účetnictví.
Cloudové účetnictví nejenže pomohlo podnikům opustit zastaralé systémy, ale také nabízí řešení mnoha finančních komplikací spojených s tradičními metodami.
V současnosti mnoho společností postupně zavádí cloudové účetnictví, aby mohly plně využít jeho výhod a optimalizovat své finanční procesy.
Umožňuje vám spravovat veškeré finanční aspekty online, což je pro malé a střední podniky typické.
V tomto článku se zaměříme na cloudové účetnictví a jeho benefity pro malé a střední podniky.
Co je to cloudové účetnictví?
Cloudové účetnictví představuje online účetní službu, která vám umožňuje přístup k vašim financím a jejich správu prostřednictvím internetu. Místo softwaru nainstalovaného ve vašem počítači, je software umístěn v cloudové platformě.
V podstatě se jedná o software poskytovaný jako služba (SaaS) na bázi předplatného, kde platíte pravidelný měsíční poplatek. Tento software je funkčně podobný tradičním účetním programům, které se používají pro správu financí na vašem počítači.
Přechod na cloudové řešení vám tedy nepřinese žádné potíže při vedení účetnictví. Hlavní rozdíl spočívá v tom, že cloudové systémy jsou hostovány na vzdáleném serveru a jsou dostupné z jakéhokoli webového prohlížeče.
Díky tomu se vyhnete nutnosti instalace softwaru na každý firemní počítač a minimalizujete riziko ztráty dat v případě poruchy. Cloudové účetnictví nabízí vyšší flexibilitu a zabezpečení, protože účetní informace jsou uloženy v cloudu a máte k nim přístup odkudkoliv.
Navíc vám to usnadní i práci s distribuovaným týmem. Stačí, aby měl zaměstnanec přístup k internetu a může pracovat v stejném softwaru jako všichni ostatní.
Výhody cloudového účetnictví
Mnoho malých a středních podniků profituje z cloudového účetnictví, protože jim pomáhá řešit problémy spojené s tradičním účetnictvím. Mezi hlavní výhody patří:
#1. Snadná dostupnost
Hlavní výhodou cloudového účetnictví je přístup k firemním financím odkudkoliv na světě pomocí internetu. Vy a váš tým nejste při přístupu k finančním údajům omezeni na konkrétní počítače.
Cloudový účetní software je navržen tak, aby vyhovoval vzdáleným pracovním týmům. Sdílený přístup umožňuje vašim zaměstnancům přistupovat k potřebným informacím kdykoliv, bez nutnosti používat kancelářský počítač.
Snadná dostupnost zajišťuje flexibilní pracovní prostředí a neomezuje vás na práci pouze s jedním zařízením.
#2. Efektivita nákladů
Cloudové účetnictví může být pro malé a střední podniky nákladově efektivní díky modelu předplatného. Platíte měsíční poplatek, jehož výše se odvíjí od funkcí a počtu uživatelských přístupů.
U tradičního softwaru byste museli zaplatit vysoké počáteční náklady. Navíc byste museli investovat do hardwaru. Cloudové účetnictví tento problém řeší a umožňuje malým a středním podnikům vybírat si software podle svého rozpočtu.
#3. Úspora času
Integrace cloudového účetnictví vám ušetří čas oproti tradičnímu softwaru. Veškeré finanční informace, jako jsou tržby, transakce, nákupy a příjmy, se automaticky aktualizují z vašeho účtu do knih.
Nemusíte ručně zadávat všechny informace do účetnictví nebo používat tabulky, papírování a další opakující se úkoly. To vám ušetří čas, který můžete věnovat budoucím cílům.
#4. Škálovatelnost
S manuálním finančním zpracováním a komplikovanými programy bylo pro malé podniky obtížné škálovat. Cloudové účetnictví však tento problém řeší tím, že se přizpůsobí vašim potřebám.
Když firma poroste, nebudete muset investovat do podpory většího počtu uživatelů nebo integrace dalších funkcí.
Škálování se softwarem SaaS je snadné, protože nemusíte investovat do serverů a hardwaru.
#5. Uživatelská přívětivost
Můžete být skvělý podnikatel, ale nemusíte mít znalosti v účetnictví a financích. Proto je většina cloudových účetních softwarů uživatelsky přívětivá a snadno se ovládá.
Díky intuitivnímu systému a designu je vše snadnější. Nemusíte se obávat chyb při zadávání dat, protože tyto činnosti jsou automatizované. Cloudové účetnictví eliminuje nejasnosti, zbytečnosti a další finanční problémy a usnadňuje vedení účetnictví.
#6. Inteligentní a organizovaný systém
Cloudový účetní software automatizuje provoz a pomáhá firmám být organizovanější. Software správně organizuje vaše finanční údaje a strukturu, takže k nim máte vy i váš tým snadný přístup.
Na rozdíl od tradičního přístupu se nemusíte spoléhat na informace zaznamenané na papíře. Vše je dostupné v cloudu. Všechny informace, ať už se jedná o tržby, transakce nebo nákupy, se automaticky aktualizují a zobrazují ve vašem softwaru.
#7. Vylepšené zabezpečení
Přechodem na cloudové účetnictví získáte vyšší úroveň zabezpečení pro vaše finanční údaje. Tyto systémy mají řadu bezpečnostních funkcí, jako je šifrování, vícefaktorové ověřování, automatické zálohování a zabezpečené platby.
Cloudový software je méně náchylný k narušení dat a útokům hackerů než tradiční software. Navíc je software pravidelně aktualizován o nejnovější bezpečnostní záplaty, což minimalizuje bezpečnostní rizika.
#8. Rozšíření dosahu
Cloudové účetnictví umožňuje malým a středním podnikům rozšířit svůj dosah a vytvořit efektivní komunikaci mezi členy týmu díky přístupu k datům v reálném čase.
Podporuje to dobré vztahy mezi účetními a členy týmu. Umožňuje vám integrovat do softwaru různé nástroje, jako je CRM nebo správa projektů.
#9. Konkurenceschopnost
Díky automatizaci mnoha úkolů vám cloudové účetnictví uvolní čas, který můžete věnovat růstu vaší společnosti a dalším důležitým záležitostem.
Umožňuje vám investovat peníze a zdroje do různých aktivit, díky čemuž bude vaše organizace konkurenceschopnější. Zjednodušením mnoha úkolů vám pomůže překonat konkurenci.
Funkce, které je třeba hledat v cloudovém účetním softwaru
Při výběru cloudového účetního softwaru je důležité být ostražitý. Zde jsou některé funkce, které byste měli zvážit:
#1. Uživatelská přívětivost
Uživatelsky přívětivý software usnadní práci vám i vašemu týmu. Proto je důležité mít platformu, která je pro ně snadno pochopitelná a ovladatelná.
#2. Integrace s dalšími nástroji
S růstem vašeho podnikání budete potřebovat integrovat další finanční nástroje pro zefektivnění práce a zvládání větší zátěže. Vyberte si tedy software, který vám umožní integraci většiny důležitých nástrojů.
#3. Dostupnost mobilních aplikací
Zvolte si cloudový účetní software s mobilní aplikací pro snadný přístup.
Mobilní aplikace usnadní používání, protože budete mít přístup k aktualizacím pouhým klepnutím. Pro kontrolu výdajů nebudete muset otevírat notebook.
#4. Správa zásob v reálném čase
Software by vám neměl umožnit pouze přístup k objednaným zásobám, ale také k aktuálním skladovým zásobám v reálném čase.
Přístup v reálném čase je důležitý, protože můžete odhadnout své budoucí tržby a podle toho akumulovat zásoby. Tím ušetříte zdroje a zefektivníte správu zásob.
#5. Technická podpora
Mít software s dobrou technickou podporou je důležité pro plynulý pracovní postup.
Technická podpora by měla být k dispozici 24/7, aby uživatelé mohli okamžitě získat pomoc s řešením problémů.
Podívejme se na několik oblíbených cloudových účetních softwarů:
FreshBooks
Při výběru cloudového účetního softwaru nemůžete ignorovat FreshBooks. Jedná se o oblíbený software pro nezávislé pracovníky a malé a střední podniky. Je vhodný i pro jiná odvětví s významnými zdroji pro obchodní růst.
FreshBooks poskytuje přístup k mnoha výzkumům a zprávám s hlubokým přehledem o trhu. Nabízí funkce jako účetnictví, fakturace, správa klientů, odhady, sledování kilometrů, reporty, návrhy, řízení projektů a mzdy.
Software je nabízen ve čtyřech variantách předplatného: Lite, Plus, Premium a Select.
QuickBooks
QuickBooks vám pomůže zjednodušit finanční řízení, ať už provozujete výrobní, neziskovou, maloobchodní, restaurační, právnickou nebo jinou firmu. Tento známý cloudový účetní software pomáhá sledovat příjmy a počítat daně.
QuickBooks nabízí správu e-commerce, účtů, vytváření reportů, správu projektů, výpočet daňových závazků a mnoho dalšího. Poskytuje také praktické nástroje jako generátory faktur, kalkulačky pracovních výkazů a šablony výkazu zisku a ztráty. Můžete je integrovat do softwaru a snížit manuální práci.
K dispozici jsou čtyři plány předplatného: Simple Start, Essentials, Plus a Advanced spolu s 30denní zkušební verzí zdarma.
Sage
Sage je oblíbený cloudový účetní software pro malé a střední podniky. Je vhodný pro různá odvětví, jako je chemický průmysl, velkoobchod, stavebnictví, potravinářství a nápojový průmysl.
Sage nabízí unikátní funkce jako:
- Sage Intact pro pokročilé finanční řízení
- Sage X3 pro provozní řízení
- Sage Fixed Assets pro sledování obchodního majetku
Software nabízí interaktivní řídicí panel, který vám umožňuje sjednotit data a vytvořit si vlastní dashboard z 200 předdefinovaných prvků.
Xero
Xero je účetní software, který potřebujete ke zjednodušení práce, ať už provozujete malou firmu nebo jste účetní. Umožňuje sledovat projekty, spravovat výplaty, odsouhlasovat bankovní účet a spravovat výdaje.
Xero umožňuje spravovat klienty a účetní knihy, organizovat pracovní postupy a automatizovat různé úkoly. Nabízí také přísné zabezpečení dat.
Při výběru Xero máte k dispozici tři varianty předplatného: Starter, Standard a Premium, přičemž standard se považuje za nejlepší poměr cena/výkon.
Závěrečná slova
Cloudový účetní software je budoucností. Brzy po seznámení s jeho výhodami ho začnou využívat všechny malé a střední podniky. Jedná se o rozumnou investici, protože získáte výhody jako úspora nákladů, škálovatelnost, efektivní provádění úkolů a dostupnost.
Vyberte si cloudové účetní řešení pro svou firmu a užívejte si jeho výhod. Software vybírejte na základě funkcí, nákladů a dalších zmíněných aspektů.
Dále se podívejte na platformu online kurzů účetnictví pro každého.