Šablony projektových plánů pomáhají týmům dosáhnout cílů díky lepší produktivitě, spolupráci a efektivitě.
Když projekt běží hladce, aniž by vynechal jediný krok, všichni zapojení do procesu, od členů týmu po manažery, mají na tváři vítězný úsměv.
Při zahájení projektu existuje mnoho procesů a úkolů, od brainstormingu a produkce až po monitorování projektu a analýzu zpráv.
Týmy se musí postarat o každý jednotlivý detail, aby projekt udržel správný směr, jako je domlouvání schůzek, přidělování práce, přijímání zpětné vazby, zlepšování pracovního postupu a tak dále.
Pokud vše děláte ručně, může to být trochu složitější a časově náročné.
Ale pomocí šablon plánů projektu můžete zefektivnit každý proces a uchovávat záznamy na jednom místě. To vám dává jasný plán, který ukazuje, kde začít a který úkol má prioritu.
Každý tak ví, co je potřeba udělat a do jaké doby musí celý projekt dokončit.
Výsledkem je, že můžete urychlit pracovní postup a rychle dosáhnout cílů při měření kvality.
Pojďme si porozumět několika věcem o plánu projektu, jeho základních složkách, výhodách, některých doporučeních a nedoporučeních a nejlepších šablonách plánů projektu.
Table of Contents
Co je projektový plán?
Plán projektu definuje dokument nebo excelový list, kde můžete uchovávat všechny klíčové detaily svých projektů, včetně dat zahájení a ukončení, milníků, vlastníků, úkolů, termínů atd. Umožňuje členům vašeho týmu spravovat své úkoly podle dostal pokyny, aniž by vynechal jediný krok.
Dokonalý plán projektu obsahuje prohlášení o vaší práci, seznam zdrojů, harmonogram projektu, strukturu rozpisu práce a samozřejmě plán rizik. Pomáhá předcházet velkému úsilí a nadměrnému rozpočtu.
Co myslíte šablonou plánu projektu?
Šablona plánu projektu je nástroj, který funguje jako stavební kámen pro vaše projekty s vysokou hodnotou. Použití těchto šablon vám usnadní práci, abyste mohli začít s plánem projektu. Šablony plánu projektu zahrnují příklad přiřazení, značky úkolů, oddíly, kartu priority a další.
S plánem projektu jako plánem komponent může váš tým porozumět projektu do hloubky a dosáhnout cílů. A dobrá šablona plánu projektu pomáhá nastínit výstupy projektu, harmonogram a rozsah.
Jaké jsou nejdůležitější součásti projektového plánu?
Projektové plány se mohou projekt od projektu lišit, ale všechny obsahují víceméně stejný druh informací. Dokonalý plán projektu obsahuje:
- Shrnutí, které shrnuje informace o celém projektu na jedné stránce
- Cíle projektu, které nastiňují konečný cíl projektu
- Klíčové odpovědnosti, které nastiňují role každého jednotlivce v týmu
- Klíčové výstupy a úkoly, které zdůrazňují nejnutnější výstupy i úkoly v rámci projektu
- Dostupné zdroje, abyste měli jistotu, že máte všechny zdroje k dokončení projektu, a v případě potřeby přidáme další
- Analýza rizik pomáhá identifikovat možná rizika ještě před zahájením projektu a podle toho sestavit plán
- Klíčové milníky identifikují metriky, které potřebujete k měření pokroku projektu
- Navrhovaný termín projektu zobrazuje odhadovaný čas pro každý úkol, výstup a milník.
- Podrobnosti rozpočtu ukazují navrhovaný rozpočet projektu
- Pohotovostní plány
- Komunikační strategie, které je třeba udržovat po celou dobu trvání projektu
- Strategie hodnocení pro hodnocení úspěšnosti a neúspěchu projektu
Proč je plánování projektů klíčové?
Člověk, který je odborníkem na zpracování projektů, může říci, co je potřeba k řízení celého projektu. Ve světě technologií se však věci změnily. Nyní najdete mnoho nástrojů, jako jsou šablony projektových plánů, pro snadné plánování projektu od začátku.
Pojďme se podívat na výhody používání šablon pro plánování projektů.
Zlepšuje týmový výkon
Když mají manažeři dokonalé plány pro své projekty, mohou sledovat každého člena týmu na základě jeho úkolů a termínů. Povzbuzuje váš tým k efektivní práci.
To funguje zejména tehdy, když pracujete na dlouhých projektech, kde týmu může postrádat motivaci. Pomocí šablon projektových plánů může váš tým sledovat svůj pokrok a učit se z chyb, aby dosahoval lepších výkonů. S jasným obrazem všeho může váš výkon výrazně vzrůst.
Zvyšuje produktivitu
Když pracujete na projektu bez důkladného plánování projektu, budete muset přemýšlet o tom, jaké kroky podniknout dále a jak daleko jste se v projektu dostali. Ale s plánováním projektu budete znát přesný stav vašeho projektu a co dělat dál. Tímto způsobem ušetříte čas a tvrdou práci, což má za následek vyšší produktivitu.
Lepší týmová spolupráce
Dokonalý nástroj pro plánování projektů řekne všem v týmu přesně, co je potřeba udělat v časové ose, aby bylo dosaženo cíle. Všichni členové týmu jsou tedy na stejné stránce, což manažerovi umožňuje snadno přidělovat role, vyhodnocovat pokrok a výkon a hledat oblasti zlepšení. Týmy mohou také snadno komunikovat mezi sebou s úplnými detaily, které mají.
Zvyšuje kvalitu projektu
Pokud kvůli jasně stanovenému plánu nedochází k žádným nejasnostem nebo pochybnostem, můžete pracovat s důvěrou. Každý den, kdy začnete svůj úkol, víte, kde začít a co skončit ve stejný den. Pracujete podle toho a dokončete práci včas. V dokonalém plánování projektu existuje také časová rezerva, kterou si musíte uvědomit, pokud potřebujete znovu udělat nějaký úkol.
Co dělat a co nedělat projektového plánování
Co dělat:
- Myslete na nový vývoj
- Buďte podpůrným členem
- Chraňte svůj tým před zbytečným rušením
- Zůstaňte pozitivní během celého projektu
- Udělejte si čas, který potřebujete na dokončení svých úkolů
- Stanovte si cíle a pracujte na nich
- Převzít zodpovědnost
- Stanovte si milníky a termíny
Ne:
- Neignorujte špatné zprávy
- Snažte se při plánování zbytečně neriskovat
- Vyhněte se sdílení jakýchkoli plánů před diskusí
- Zabraňte svému týmu, aby se zapojil do zbytečných věcí
- Nikdy nepropadejte panice z výsledku; dál se zlepšovat
Nyní se podívejme na některé z nejlepších šablon projektových plánů.
Smartsheet
Získejte úplný seznam šablon s Plán projektu Smartsheet pro Microsoft Word. Šablony můžete použít k řízení, vedení a správě probíhajícího projektu. Použití jednoduchých šablon plánů projektu vám pomůže sledovat podrobnosti projektu, spravovat časové osy a vizualizovat stav projektu.
Smartsheet vám pomůže uchovat všechny důležité podrobnosti ve formě dokumentu, jako jsou data zahájení a ukončení, podrobnosti o rozpočtu, potřebné zdroje a další, pomocí snadno použitelné a komplexní šablony. Jedná se o cloudovou platformu, která umožňuje vašemu týmu dobře plánovat, spravovat každý detail projektu a odesílat zprávy.
Stanovte si svůj hlavní cíl, identifikujte akce potřebné k dosažení tohoto cíle a pomocí šablony akčního plánu přiřaďte osobu, která je zodpovědná za každý úkol. Kromě toho můžete úkolům přiřadit prioritu, vypsat data a stav zobrazení, aby se projekt posouval kupředu.
Se Smartsheetem nikdy nezmeškáte žádný krok v průběhu projektu. Profesionálně navržené šablony mohou udržet vaše interní a externí zainteresované strany, vyšší management a klienty v obraze v každé fázi projektu.
Smartsheet nabízí šablony, se kterými byste rádi pracovali, jako je plán provádění projektu, jednostránkový plán projektu, plán projektu k tisku, plán agilního projektu, plán projektu výstavby, plán řízení programu, tabulka milníků, kontrolní seznam projektu, seznam úkolů projektu, sledování, zpráva o stavu a další.
Vyzkoušejte Smartsheet zdarma a potěšte svůj tým komplexními šablonami.
Wrike šablony
Odstraňte bariéry, dosáhněte svých cílů a najděte si ve svém projektu lepší přehlednost Wrike. Tento robustní nástroj dokáže změnit způsob, jakým jste plánovali svůj projekt, a pomůže vám dělat vše, co máte na dosah ruky.
Získejte snadno 360stupňovou viditelnost, výkonnou automatizaci a spolupráci mezi odděleními. Wrike nabízí různé šablony, které vám dále pomohou nastavit cíl, milníky a termíny pro projekt tím, že každému členu přidělí úkoly.
Šablona komunikačního plánu vám pomáhá strukturovat kritické informace v průběhu projektu tím, že definuje, kdo je za co zodpovědný, co obsahují a jaká je frekvence. Pomocí této šablony můžete udržovat zúčastněné strany aktuální.
Šablony Wrike nabízejí efektivní přístup ke správě vašeho projektu rozdělením složitých projektů na zvládnutelné. Můžete přiřadit termíny, sledovat pokrok vizuálně a doručit svůj projekt v rámci rozpočtu a času. S pomocí šablon pro plánování projektu můžete také spravovat příchozí požadavky prostřednictvím formuláře a sledovat celkový výkon pomocí přehledných zpráv.
Spusťte Wrike zdarma.
TemplateLab
TemplateLab nabízí 48 profesionálních šablon pro Microsoft Excel, Word a PDF pro plánování a realizaci vašeho projektu. Ať už se jedná o plánování projektu událostí, plánování renovace domů, plánování přestavby kuchyní nebo plánování IT projektů, v šabloně získáte vše, abyste mohli efektivně řídit projekty.
Pomocí těchto šablon můžete určitě vidět, co tam je a co bude následovat. Můžete si stanovovat cíle, identifikovat výstupy, plánovat plány, vytvářet podpůrné plány v případě nouze, řídit komunikaci, lidské zdroje atd. TemplateLab vám také pomůže snadno dokončit věci v daném časovém rámci a rozpočtu.
Pomocí šablon plánování projektu můžete definovat každý hlavní úkol, poskytnout rámec pro kontrolu a kontrolu managementu a odhadnout požadované zdroje a čas. Při vizualizaci šablon podle vašich preferencí pochopíte, co zahrnout do kterého řádku nebo sloupce, abyste získali dokonalé přehledy.
Můžete si stáhnout vzorové šablony projektového plánu ve formátu PDF, abyste viděli, jak vše bude vypadat při spuštění projektu. TemplateLab také nabízí bezplatné šablony plánů ve formátu Word, Excel nebo PDF, které vám pomohou plánovat vaše projekty.
Monday.com
Začněte s hotovými šablonami, které nabízí Monday.com pro lepší plánování projektů ve vaší organizaci. Jeho centrum šablon nabízí různé šablony pro různé podniky, odvětví a týmy.
Přeneste milníky, termíny, rozpočet, zúčastněné strany, úkoly a další na jednom místě, abyste mohli dokonale naplánovat a spravovat každý aspekt projektu. Sledujte pokrok a ujistěte se, že žádné úkoly nemohou uniknout. Pomáhá vám také porozumět toku fází s různými pohledy, abyste mohli sledovat příchozí termíny.
Můžete vytvářet skupiny podle fáze nebo kategorie projektu a poté je upřesnit tak, aby ukazovaly týmové a individuální vlastnictví. Kategorizujte každý úkol na základě priority a stavu, aby váš tým měl jasný přehled o všem, co potřebuje vědět.
Integrujte se se svými stávajícími obchodními nástroji a synchronizujte termíny, soubory a mnoho dalšího, díky čemuž bude vaše práce snadná a rychlá. Můžete jej také integrovat s Gmail, Dropbox, Excel, Jira, Kalendář Google, Outlook a Disk.
ClickUp
Ať už plánujete jednoduchý nebo složitý projekt, ClickUp vám nabízí nejužitečnější šablony pro dokonalé plánování projektu, takže vám nikdy nic neunikne. Poskytuje také předem připravený dokument, který vám pomůže uspořádat různé prvky projektu do jednoho dokumentu.
Šablona Roadmap vám umožní informovat členy vašeho týmu o časové ose projektu v kompletní vizuální podobě. Nastíněte očekávání a propojte určené úkoly pro lepší zážitek. Šablona rozpočtu vám také pomůže snadno vizualizovat výdaje a naplánovat budoucí rozpočet.
Šablony ClickUp vám dávají jistotu při upřednostňování plánování projektů, stavu organizace a dalších. Uspořádejte si pracovní postupy, termíny a soubory, abyste se mohli soustředit na vytváření práce. Nabízí také šablonu Ganttova diagramu, která poskytuje jasný obraz projektu.
Začněte používat šablony zdarma.
Dále se podívejme na nějaký software pro správu projektů, který vám umožní snadno spravovat celý projekt.
Monday.com
Spolupracujte, spravujte a plánujte jakýkoli projekt s pondělím, od základních projektů až po ty složité. Umožněte členům svého týmu vydat ze sebe to nejlepší, propojte každou pohyblivou část vašeho projektu do jediné platformy a zajistěte větší dopad k dosažení vašich cílů.
S tímto softwarem pro správu projektů můžete dokonce spravovat více projektů. Pondělí.com vám umožňuje vytvářet řídicí panely, porozumět úzkým místům, znát rizika, přidělovat úkoly svým týmům a další, abyste se mohli pohybovat rychleji.
Automatizujte schvalování projektů a stanovte priority úkolů, abyste ušetřili drahocenný čas a úsilí. Získáte také přizpůsobitelné formuláře pro okamžité vytváření položek na deskách a snadné sledování věcí na cestě. Můžete také sledovat výkon a snadno činit efektivní rozhodnutí.
Vyzkoušejte si jednotlivé projekty zdarma a pochopte jejich použití.
Smartsheet
Vítejte v novém světě správy práce s aplikací Smartsheet, která vám umožní spravovat vaše projekty, automatizovat procesy a škálovat podnikové programy na jediné platformě. Poskytuje sadu pracovních postupů, řídicích panelů, sestav a zobrazení pro sledování a zachycení vašich plánů, plánů a zdrojů.
Společnosti všech velikostí mohou snadno a s jistotou škálovat a poskytovat nejvyšší možnou hodnotu s požadovanými šablonami a nástroji. Smartsheet se také integruje se softwarem, který již ve své organizaci používáte. Je to užitečné pro IT profesionály, designéry a další, kteří jsou závislí na projektech.
Najděte potřebné zdroje a začněte řídit svůj projekt od začátku.
Týmová práce
Spusťte svůj důležitý projekt pomocí softwaru pro správu projektů Teamwork. Umožňuje vám zobrazit vše od začátku do konce na jednom místě, abyste mohli snadno spravovat projekty.
Získejte pokročilé funkce, které chcete pro správu svého projektu, od sledování času až po alokaci zdrojů a rozpočtování. Přidejte Desk, Chat, Spaces nebo CRM k nastavení řízení projektu hladce, abyste měli ještě lepší zážitek.
Začněte svou bezplatnou zkušební verzi ještě dnes a zvyšte svou produktivitu a ziskovost.
Závěr
Řízení projektů od začátku do konce je pro organizace náročné. Používejte nejlepší šablony a software pro plánování projektů k plánování a provádění svých projektů s větší flexibilitou, snadností a jistotou. Pomáhá vám ušetřit čas a snížit námahu a duševní stres.
Můžete se také podívat na některé šablony plánů projektu.